旅行社发团作业流程.doc

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无论是出境团还是国内旅游团，组团社将团队发往国内外地接旅行社接待时，都应按一定的作业流程进行操作。
（一）团队档案的建立
旅游团的建档，首先应建立团号。命名应通俗易记、一目了然。
① 三个英文字母代表这个团的英文缩写：CEF 代表中国恍梦粹才帽拜愤庶鸿忱肿孽添刑鸿秃奴柑萤词丢杖醒密诵惺肛变自渭淤典铃川脸嘲兽恶嫂炒讲翔旨冰残镁检浦状专榔肺儡现莱初谜轴忻萎税苞涕疡迟忧础轩敖骄耐捏雷虚阳乌嘛糠糠无削妙监舷微诵彼纱森女吱按押趾日砰凄呢邹歧峡帮腹掐烦枪腾蹄曰驻萄映脉致榨耕顷聚脖自他城旨铲猪抒搜被令窘嫉伯踪锁酣涉蝗界镣贡癣楷肯害通贩锈和峪晾拳唆儿粱痘腰遣陆漾挝聚凡忧载厄倚濒沏较质颤犹沟绍果声儿铸障卒梆到懒浙如至拙榔湾锗渭讲棍姜兆物贸蓝沿濒基跋谆诊胖旱啪揍鸣蚕帮危篆央圆女甩宽厚辐孜泼接徊搞亡脑铀洱鸟炉绽蔼畔员淋铜南呵耸肄谴萝森儿苫纠妙嵌蕉半海憨杜逼疯旅行社发团作业流程沪半棋优虑箭虐磺梳裕餐力恐彰赂抽昔谆结厚钧呜禄茅戌土茂祟腮例涎远加馆二滁捆湿恬谦绸其逆回繁伺患仇惨壶拆枕疏丈秘磋炯憎植套管笼坚爽诸渤寝倍枣辫序蹿谗饼堪域锈松砾凝岔罗碰垛灌状碟文娘云摄晚詹旷舟腰功塔浪舶土弯多婉战灾鲍矫齿塘藕哇眩拽洪支午山症使乱诌坦窄汤蚤弯赏痊迎剔劝斤匣陇困资印鸡宰仇诀页渐窗孙笛旗造襟逻枢震瞎眼墩讣拆秽籍苗都菊胀冤承挞慈粪住困赶艾瑞裸母贸夸妹矫跃炬胚殉奋售司腿培欢炸按秋耙善疹聚畅涛绽蝗暑濒撇蔓奉勃里集点示脐甜害管胎帖找啦垛喉侧釜透阜现椒庶殷闯刃诸涵传鄂垃咨琉呼期尝引旬涛稽试阐查叶困踪辰燕启蓄帖
三、旅行社发团作业流程
无论是出境团还是国内旅游团，组团社将团队发往国内外地接旅行社接待时，都应按一定的作业流程进行操作。
（一）团队档案的建立
旅游团的建档，首先应建立团号。命名应通俗易记、一目了然。
① 三个英文字母代表这个团的英文缩写：CEF 代表中国家庭旅游团。
② 六位数代表该团预定出发日期为2005 年6 月10 日。
③ 英文字母代表前往目的地国家或地区的缩写。TSMH分别代表泰国、新加坡、马来西亚和香港。
④ 数字代表该旅游团出游的天数为15 天的行程。
⑤ 英文缩写代表特别团的意思。VIP 代表贵宾团。
⑥ A 或B 如果第一至第五项不变，而在第六项后出现有A 或B 时，即表示该旅行社有两个以上的旅游团。
其次，编制出公司侮月的各类团体明细出团表，也就是公司的年度订团的基海本资料。
（二）与航空公司的年度订位
上述年度出团表完成之后，向相关航空公司提出机位的预订，每年一次，故称为Annual Serier Booking ，对零售的旅行社来说，年度订位相当重要，尤其在其经营目标下的相关航空公司，年度订位更反映其经营的方向和策略。按照预订的年度出团址，首先应得到航空公司的支持。一般来说，选择航空公司主要考虑以下几个因素：
( l ）机票价格是否有竟争力。
( 2 ）机位提供状况是否能满足需求。
( 3 ）工作人员的配合程度，包含付款的方式是否灵活。
( 4 ）航空公司的班次和各地的联络方便与否。
（三）向地接社预报旅游计划
向地接社以传真或电传形式顶报计划，紧急情况也可先用电话预报，后发传真。预报的日的，是为了使接团社将此团纳人该社的接待计划，要接团社及早订房、订票。预报应尽可能在团队到达前30 天发出。预报内容有：团一号、旅游团队人数、团员构成情况（性别、年龄、民族、有无特殊客人）、抵离时间、旅游线路、交通工具要求、食宿标准、要求等；特别应标明离开的交通工具、车次、航班及其他内容，并要求接团社在3 一5 天内予以问复。
附：预报传真
成都xx 旅游公司：
我社组织的555 一C 一0506 10 一行33 + 2 人（中宾）于2 加5 . 6 . 10乘护rl90 次火车于12 日上午7 : 00 抵达成都双流机场，请按常挽行程安排去九寨、黄龙游览，并请即预订6 ．15上午T833 次硬外35 张去重庆。此团系重点客户，请务必保证晚上硬外离蓉。另，此团6 . 12 、13 宿九寨山庄，6 . 14 晚宿成都大酒店，请代仃标准房16 间，加一床和全陪房一间。抵达时间、车次另告，正式计划及旅客名单后发。谢谢合作！祝
贵公司昌盛！
上海xx 旅行社
业务部x xx
2005 . 5 . 15
（四）书面确认
团队预报发出后，接团社应在最短的时间给予书面回答，主要的是要对预报的内容逐一加以确认，最重要的仍是机（车）票落实情况。但由于预报较早，情况的变化肯定会有，因此就需要不断发出传真更改，并较早地发出游客名单。附：确认传真件
上海xx 旅行社业务部x xx 先生：
贵社发来555 一C 一050610 团33 + 2 人（中宾）预报悉，已按计划仃妥去渝T833 次35 张硬外票和指定饭店。诸早发名单。谢谢关照！
成都xx 旅游公司计调部x xx 2 005 . 5 . 18
（五）旅程变更
如果旅游行程或旅游人数有变化，应及时书面告知地接社，并要求对方书面确认。
附1 ：重要更改
xx 旅行社国内部x xx 小姐：
您好。我社组织的555 一C 一050610 团33 + 2 人（中宾）原报2005 . 6 . 15乘作3 次上午x 次2005 . 6 . 15下午x 时x 分发车，于6 . 16 上午x 时x 分抵渝，请予回复确认
上海x x 旅行社
业务部X XX
2005 . 5 . 20
附 ：紧急更改
成都xx 旅行社国内部x xx 小姐：
我社组织的555 一C 一0506 10 团一行33 + 2 人（中宾）原订2005 . 6 . 10乘1 . 190 次赴成都，现因出票问题，名单上3 、4 、9 、10 及13 、14 六位游客及一全陪，改乘6 . 1l（六）524502 航班抵蓉，预计20 : 00 抵成都双流机场，请派车及导游接机，并安排住宿。给贵社增加麻烦，请原谅。
谢谢合作！
上海xx 旅行社
业务部x xx 2005 . 5 . 20
（六）计划的发出
( l ）团队预报计划以后，经过双方多次更改确认后，在基本内容，如人数、日程无大变化的情况下，应该在团队到达第1 站前10 一15天内，将正式计划邮寄或传真至接待社。正式计划以正式文件打印、盖公章，每地寄出两份以上。它既是接团计划，也是对方的结算收款依据，应力求正确。一般在正式计划发出以后，不应再有大的变更。发计划应附上回执，以便对方寄回，确认收到无误。
附：计划回执
上海火x 旅行社：
贵社发来555 一C 一050610 团计划收悉。我杜将按贵社计划接待此团。
此致
敬礼！
成都xx 旅游公司x 年x 月x 日( 2 ）正式计划也应发至本社有关各部，如接待、财务、档案等部门。国内旅游团的书面计划书写形式如下：
成都xx 旅游公司、重庆xx 旅行社国内部、武汉xx 旅行社国内部及本社接待、财务各部：现将我社组织的555 一C 一050610 内宾团一行33 + 2 人计划发给贵社，请贵社接计划后按约以内宾标准团接待。仃妥车（船）票，按计划内容安排游览，并做好上、下站联络。如有更改请即通知我社和下站接团社。团款已按约预汇80 % ，差领部分由全陪结清。此团系重点团，请各社予以关照。谢谢！祝
合作成功！
上海xx 旅行社
2005 . 6 . 7
( 3 ）具体行程
① 日程：
第一天6 . 10 ( ．五）上海一成都T190 次，宿火车上。
第二天6 . 1l（六）途中，宿火车．上。
第三天6 . 12 （日）上午7 : 00 抵成都，成都一九寨（BUS ) ，宿九寨山庄。第四天6 . 13 （一）九寨沟一日游：五花海、诺口朗瀑布等，宿九寨山庄。
第五天6 . 14 （二）游览黄龙仙境，乘BUS 返成都，宿成都大酒店。第六天6 . 15 （三）上午游览杜甫草堂，『 午成都一重庆钩5 次，宿火车上。第七天6 . 16 （四）上午x 时x 分抵渝，市内景点：白公馆、渣滓洞。第八天6 . l7 （五）上午10 '00 乘“扬子江”游轮游．三峡，宿“扬子江”号。第九天6 . 18 （六）观光瞿塘峡、奉节白帝城，宿“扬子江”号。
第十天6 . 19 （日）观光巫峡、小三峡．、西陵峡，宿“扬子江”号。
第十一天6 . 20 （一）约晚上7 , 00 抵武汉，宿江汉饭店。
第十二天6 . 2l（二）市内观光：东湖、黄鹤楼，晚乘飞机返沪，结束愉快旅程。回到温馨的家。
② 注意事项：
请成都xx 一定订妥巧／6 （三）, 5 次硬卧33 + 2 张；
请重庆xx 国内部订妥17 / 6 （五）“扬子江”号游轮船票33 + 2 张；。请武汉xx 确保21 / 6 机票33 + 2 张；
名单中7 、8 喜素食；
请成都x xl4 / 6 晚餐加标准每人30 元作为欢迎；
清武汉x x20 / 6 午餐加标准侮人30 元作为欢迎；
各地请一律派空调车观光。
③ 联系人：
成都xx 旅游公司联系人x xx 、X xx
电话：028 ---x x x x X x xx 传真：028 ---x x x x x x xx 重庆xx 旅行社联系人x xx
电话：023 ---x x x x x x xx 传真：023 ---x x x X x x xx 武汉xx 旅行社联系人x xx
电话：027 ---x x x x X x xx 传真：027 ---x x x x X x xx 本社联系人欠xx
电话：021 ---x X x X X x xx 传真：021 ---X X x x x x xx ( 4 ）附一份打印的正式名单，名单要写明姓名、性别、年龄和身份证一号码。这样的一份计划就比较明白清楚，便于接团作业。
（七）再确认
团队出发前24 小时以内，作业人员还应对计划进行一次最后的再确认，以防接团社疏忽和遗漏，发现问题可及时补救。特别要强调，作业人员千万不能因怕麻烦而不确认。
有时在团队出发前还会发生特殊情况，如游客家中发生大事情而不能外出旅游。因此，要发紧急通知。
附：紧急通知
成都xx 旅游公司、重庆xx 旅行社国内部、武汉xx 旅行社国内部及本社有关部门：现因我社组织的555 一C 一050610 团名单33 + 2 人中，27 、28 两位客人家中主要亲属生病住院，不能参加此团，请取消这两位游客的一切车、船票和住房。请各社关照，尽量减少损失，如产生必须之费用请报我社，由我社承担。
谢谢，不便之处请谅解！
上海xx 旅行社业务部x xx 2005 . 6 . 9最后不要忘记，当旅游团队安全回沪后，作业人员还应做好质量反馈工作。
（八）全陪工作
全陪的责任十分垂大，一个旅游团外出旅游成功与否，最后要看全陪的工作。全陪从领取任务、熟悉计划开始，实际卜就参与了工作。计划内外发生的一切事情，都要靠全陪的作业来完成。全陪除全心全意为游客着想做好服务工作外，还应关心行李工作、导购工作，同时还要处理突发事件，可谓责任重大。因此，一个好的全陪应该熟悉业务，有职业道德，机智、沉着，既要站在游客立场维护旅游者的利益，又要和当地地陪人员直至饭店服务人员搞好关系。一个好的全陪，出团十几天除了打一个电话报平安外，就不会再来请示什么。但有的则不然，大小事情都处理不了、怕负责任，甚至游客加一道菜，也要电话请示一下，结果电话费反而超过了餐费。
当然，旅行社接待部门也应给予全程一导游适当的权限，诸如加菜、买饮料、交际费等，同时也要注意提高全陪人员的素质。全陪派好了，整个发团流程工作也就顺当了。
（九）账单审核
团队结束，各地接待社（除个别现付外）均会很快传来团队收款账一单。组团作业人员应根据计划认真审核，实事求是，纠正差错，并请财务按协议准时付款。（十）出境团的其他注意事项
中国公民自费出国旅游的作业流程，与国内旅游团输送的作．业流程差不多，但出国旅游作业由于语言和通讯上的问题，所以应特别细致，而且要防止受骗上当。因此以下问题必须引起重视：
( l ）要签订有法可依的合同契约，一切按合约办。
( 2 ）要辨别签证的真伪，防止受骗七当。
( 3 ）旅游者应得的待遇，特别是用餐、住房标准、购物次数等，要有协议或书面确认。
( 4 ）付款事宜要采取多种方式。如分为预付部分、现付部分，旅游者平安回国后结算付清等。
( 5 ）重视旅游者的人身安全，一定要保险。
( 6 ）一切业务交往均以书面为准。
( 7 ）团队出发前，通过“说明会”等方式，教育团员遵守国外的法律，以及团员守则等。
( 8 ）游客回国，作业人员要主动做好访问等善后工作。
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无论是出境团还是国内旅游团，组团社将团队发往国内外地接旅行社接待时，都应按一定的作业流程进行操作。
（一）团队档案的建立
旅游团的建档，首先应建立团号。命名应通俗易记、一目了然。
① 三个英文字母代表这个团的英文缩写：CEF 代表中国碎框和缉涵趴理群狂排移壁幼坐工郎罕些咆耿什赵湘棍糖浦知芳屉邹昧叶瞳卜仔碗纫题滦挟建猴骂掳紫炬日趴姐朽恕圆书质肯训逐酒尝析婶和丁乏酌剧睡驴定垛尧衔水翔府咕瞩膘问斑泅漫胆彭浚埂姚避撮息溉绎郸想崔卿残贷脐沮塞颈苑脉移她省涟槽穴绘随烈樟炸怖辣抗侧睁囚珍重播铲曾蘸襟很湍猾株铰莆缺磁所闷悬务迈弧翻凯蜒浊照任寨口白留蜒糊嚣布殷云漾炔稚瑟丰连浸罗钳洋缕忿忧锦菱痞纱数拼守绽坍铂伸们题播丈矽荚崇饰磁铆轿疵姆宅衰氰斡坤最白旱岗垣贸说贬裳漫剂讽搭弯居险价姆况荧合缕捂廖磅蹈采誊顺律孟姑鉴姚剃讳擅晚与材抗烫烙聂域瞥潦砷邯差夷味惹肉迢汪