各类费用报销管理规定.docx

郑州杰瑞斯通信技术有限公司 各类费用报销管理规定各类费用报销管理规定一、各类费用报销标准为严格控制支出，加强费用管理，本着合理、节约的原则，根据财务管理制度及公司的有关规定，制定本制度。二、月度资金使用管理1、月度资金的申请财务部门每月制定月度资金费用预算。 2、月度资金用来列支以下费用：2.1水电物管费：指公司实际发生的水电费，物业管理费用、暖气费等。2.2办公费：指公司各部门日常办公所需的消耗品以及为办公而发生的各种杂项费用，如办公文具、纸张、饮用水、印刷表格、标书装订等。2.3邮电费：指公司所发生的电信费用如网络费用等(电话费除外)以及各部门发生的邮寄费（如民航快递、EMS）。2.4电话费：指公司实际发生的电话费用。2.5差旅费：2.5.1差旅费-出差补助费：指公司出差公干人员的伙食及话费补贴(特指出差定额补助)。2.5.2差旅费-交通费：指公司出差公干人员在出差目的地所发生的在途交通费。2.5.3差旅费-住宿费：指公司出差公干人员在出差目的地所发生的住宿费，按照公司规定超额部分不予报销。2.6市内交通费：指公司所在地市的市内交通费。2.7小额业务招待费：指公司为业务经营的合理需要而支付的业务费用。包括餐饮、娱乐、招待客户住宿费等。仅限于人均费用在30元以下或总额300元以下的餐饮和活动开支。超过300元的应提前告知赵总，并发邮件给赵总，抄送综合部王王娜，王淑娟。2.8车辆使用费：指公司勘测、施工、维护需要租用车辆所发生的费用，具体包括汽油费、路桥费等其他费用。2.9车辆租赁费：指公司统筹租赁车辆所发生的租赁费。2.10房屋租金：指公司租用办公场所、仓库等所发生的租赁费。2.11运杂费：指公司支付的发货、换货、退货、货物移库等运杂费。包括货物保险费以及航空运费，民航的快递费在“邮电费”中列示。2.12修理费：指办公设备的修理维修服务费等。三、专项资金使用管理1、专项资金的申请财务部门每月制定专项资金费用预算。专项资金以事先借支方式从财务部门借款。各办事处根据需要填写完备的专项费用申请表和借款单，经公司经理审核，签字确认后转财务审核，由财务部门统一拨款。2、专项费用用来列支以下费用： 2.1大额业务招待费：所有的购物开支及人均费用在50元以上或总体500元以上消费。超过300元的应提前告知赵总，并发邮件给赵总，抄送综合部王王娜，王淑娟。2.2外包工程费：工程外包，支付给工程队费用。2.3自购材料费：自行购买材料。2.4其他费用：特指平进平出支付给第三方费用。2.5办公低耗品采买费：购置包括照相机、硬盘、U盘、打印机、传真机、电话、测试手机、测试卡等所发生的费用。2.6员工电话补助费：指公司员工话费补助。3、申请专项费用时，必须严格按照用途选择适用申请表格，所有项目填写完整。对填写不完整的申请表，不予处理。专项费用在申请的限额内专款专用，专项核销，超支部分必须报请公司经理批准。4、如业务暂停办理，所申请的专项费用应及时退还公司财务部门。 移动电话费报销的规定（一）、公司话费基本标准：1) 总经理：基本上限为350元/月，特殊情况下超出标准的按照实际话费总额的90%。2) 副总经理：基本上限为300元/月，特殊情况下超出标准的按照实际话费总额的90%。3) 部门经理（含项目经理）：基本上限为200元/月，特殊情况下超出标准的按照实际话费总额的85%。4) 经理助理或部门主管：基本上限为150元/月，特殊情况下超出标准的按照实际话费总额的80%。5) 其他同事：基本上限为100元/月，特殊情况下超出标准的按照实际话费总额的75%。财务报销话费时的计算方法： 个人实际报销话费金额=上月个人实际交纳的话费帐单话费基本上限标准。注：话费当月超过公司标准的情况应提前发邮件给赵总，抄送综合部王王娜，王淑娟说明原因。（二）、司机话费报销标准：1、基本标准；100元/月财务报销话费时的计算方法：个人实际报销话费金额=上月个人实际交纳的话费帐单话费基本上限标准。（三）、仓库保管话费报销标准：根据每月话费清单，按不超过70元/月的话费标准报销。 差旅费报销规定差旅费具体包括车船费、旅馆费、出差市地交通费等三大部分，报帐人按具体规定要求统一填写差旅报销单，经项目经理或部门经理签字、主管副总、财务审核、总经理签批方可到出纳处报帐。 报销标准：1、 住宿费项目元/人天出差100元/天/房间（两人及以内同住）分公司总（副）经理住宿标准三星级宾馆一下，实报实销1、公司人员出差到有办事处的地市原则上不再报销住宿费。2、特殊情况报部门经理、主管副总、总经理审批。2、 出差津贴：项目元/人天备注驻点所在地市出差及驻点地正常工作8下县开展各项工作驻点所在地市之外20到驻点所在地之外开展各项工作驻点地市之外临时驻点10连续同一地区出差时间超过15天 可搭乘的交通工具 一般情况尽量乘做火车、汽车，特殊情况(如时间紧、路途太远)须乘飞机由部门经理、主管副总、总经理逐级审批。 特殊情况界定各二级办事处日常费用根据月度费用预算及申请支付。公司宿舍人员的水电费、煤气费、电视收视费等由入住宿舍人员负担，公司不予报销其费用。 计算出差补助天数的规定1、出差人员按照车票时间，在“出发时间”和“到达时间” 栏认真填写起止时间，如车票没有注明时间，按照实际情况如实填写；2、出差时间当天往返者，超过4小时（含4小时）按1天计，少于4小时按半天计；出差时间超过1天以上者，按照出发及返回当日的累计小时和中间天数计算出差时间， 出差中间天数按照实际出差天数计算，出发及返回当日累计小时超过36小时（含36小时）以上，按照2天计算；累计小时少于36小时超过24小时(含24小时)按1.5天计算;累计小时少于24小时，按照1天计算。 市内交通费报销规定（含驻地、出差地）1、根据工作需要应乘坐公交，除以下特殊情况原则上不允许乘做出租车。 运输贵重和携带不方便的物品； 办理紧急业务和陪同重要客人，须经经理或分管经理(部门经理)事先批准； 无公交车或不方便诸如加班至晚9：00、不通公交车、外遇恶劣天气等特殊情况； 分公司经理特许其他情况。2、报销出租车费须在单据后填写业务事由、交通路线、单次金额，经办人等。3、报销出租车费在单据前面填具交通单，统一在上面注明交通时间、路线、事由、金额等。 应酬费报销规定1、公司原则上在商务应酬、物业协调、公司聚会等才允许发生应酬及礼品费用；2、项目助理或主管人员招待客户的礼品费及应酬费如计划超出150元的应事先经项目经理或部门经理批准；项目经理或部门经理招待客户的礼品费及应酬费如计划超出300元的应经公司总经理批准；3、单位用餐标准每人控制在50元之内，陪同人员控制在30元之内，且陪同人员不得超出2人；4、工程人员在外维护、施工、勘测等情况，原则上不予发生应酬费，如发生应遵循上面规定；5、公司所有人员报销应酬费均应填具应酬单，上面填写陪同人员、招待人员人数及简要资料、应酬事由等。6、出差在外发生应酬费，发生一次从当日出差补助中扣除10元。 生活补助报销规定1、根据我公司内部人员实际状况，不予统一用餐，给予发放8元/人/天的补助即午餐补助：2、所有出差人员、驻点人员可根据实际天数和相关标准报销一定补助，补助标准参见差旅费规定的相关标准；3、出差、驻外地等其他情况，补助标准参见差旅费规定的相关标准； 物料管理规定：1、室内工程站点领料、退料：一个站点一清算，不允许私自调货、串货，原则上由公司综合部对物料进行保管，各二级办事处或驻点由其自行保管但归公司综合部统一管理调度；在客户验收时如发现站点所安装物料与实际用料不符，将追究相关人员的责任。2、维护及其它用料：申请人员对所用维修物料，必须做好详细的记录并于3天内提交清单给公司综合部存档。物料的数量，应先申请计划再发放物料（同资金的管理）。3、工程借用、客户订货物料：固定资产、低值易耗品、工具的管理规定1、公司配置的工作所需仪器、仪表、电脑（含台式和手提）等属于固定资产的设备，应派专人负责管理；设备上标示、型号、编码及部门要保持清晰、完整；公司或部门长期使用的设备要每季度与公司综合部固定资产管理员核对一次，临时使用的设备要不定时核对。使用期间如设备发生故障，要及时交回公司维修，避免因查原因而长时间影响正常的工作，维修完毕后按故障原因及金额再依据是否正常故障来划分责任。对人为造成的故障损失将按照设备价或设备维修价由当事人负责赔偿。 2、公司配置的办公桌椅、床、热水器、电视机等金额在200-2000元之间的属于低值易耗品的物品，属公用物品的（传真机、热水器等）应派专人负责管理，属个人使用的物品（桌椅、床等）由其本人负责管理。出现故障要尽量自行处理解决。每季度与公司综合部固定资产管理员核对一次。 3、公司将依据办事处的实际需要统一配置2套工具（含安全用具），需新增或更新工具的应先申请再购买，更新换下的旧工具要交回公司综合部。 4、上述三类设备物品的领取、退回都由部门经理统一办理手续，部门经理如授权他人领取、退回，需先电话通知综合部固定资产管理员，事后要补齐手续。 5、固定资产由公司统一采购、调配、使用；低值易耗品原则上在当地购买，但必须先申请，审批后方可购买；零星工具的购买同低值易耗品，整套的工具由公司统一采购。各类费用单据粘贴规范为规范公司财务管理，特对公司费用报销的合理性、规范性、及时性、准确性、作如下规定： 合理性所取得的原始单据必须合理、真实、手续完整，费用及材料类票据必须为正式发票，发票内容、金额填写完整、准确、真实；往来结算可以开具收据。原始单据上方须有经手人、验收人（限于购物料）、批准人签名并且注明业务事由，特殊情况证明人、验收人、批准人可一人。 规范性原始单据须粘贴在报销单（差旅费报销单和凭证粘贴单）的后左上方或前左上方，并且粘贴整齐不准超出四方界限，原始单据较大的以报销单的左方和上方为齐平线，下方和右方可以折叠起来。粘贴单据必须使用公司统一票据。所有单据按以下类别粘贴：1、办公费：购入的各种文具用品、小额度办公设备及各类表单的印刷费、复印费用，资料的打包整理费;2、邮电费：办公用电话费、传真费、资料的邮寄费、手机话费、入网费；3、交通费：市内交通费（出租车费、市内交通车费）、短程办事车费（汽油费、路费、停车费、过桥费、养路费）；4、交际应酬费：招待客户、供应商及有关单位用餐、住宿、旅游费或招待用品等；5、运杂费：运输货物、材料等运杂费，具体指包车运费、地服费、托运费等；6、水电费：办公室用水费及电费；7、租赁费：办公室租赁费、租车费、宿舍租赁费；8、材料费：采购工程用材料 ；9、其他：无法归属的费用。10、车船费：出差长途火车费、客车票费、机票费等；11、旅馆费：出差住宿费；12、市内交通费：出差市地市内交通费。 及时性与准确性为保证费用归属的及时与准确性特作如下规定：1. 出差人员回公司后，应及时报销费用清欠借款。2. 单据财务审核完毕不符规定者退回本部门，经主管副总经理、总经理签批后予以报销；不符公司规定的经财务部门退回；3. 签批后的单据，财务根据所收单据金额开具收据记帐联入帐，收据联退回本人；4. 费用报销严格执行“上笔不清，下笔不报”，费用报销人根据收到的收据和退回单据及时与财务核对金额并上报下次支款计划。5. 费用粘贴注意事项、报销原始单据时，根据真实、有效、金额无误的各类发票，认真填写“费用报销单”，并按行次简要的写明报销用途。发票印章要齐全，须有收款单位发票专用章；事业单位的收据，要有财务专用章。报销金额大小写要一致。同时规范大写用字，如：“零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、”。且大小写均不可涂改。以下情况需另附专项申请表或说明:外地出差、市内打车费、业务招待用餐费、礼品费、物业协调费、自购辅材、民工费、车辆租赁等。、填写报销单据或签字时，用黑色钢笔或签字笔填写。不可用铅笔、圆珠笔等填写。小写金额首数字前应加“￥”；大写金额首数字前加“U”，数字为零时需在数位上填“零”。3、借据填写时应注明、日期、借款用途，人民币大写金额与小写金额一致，且金额首数字前不得留空，领导及借款人必须签字。借支的物业协调费及电费还应注明协调站点名称金额及所属运营商。4、各办事处在购买备品备件、材料，以及领用所需材料时，应先由该部门经理签字，例如办公用品、固定资产需综合部签字，自购辅材需物料小组签字。5、报销单填好后，由各部门经理初审并签字，经财务再审核无误签字后，交由公司领导签字后，方可给予报销。6、报销单据粘贴，可按票面金额的大小或按单据票的大小，按顺序一排排，一行行，在粘贴单上自左至右靠上整齐粘贴。做到干净、平整、排列整齐。事由、单据张数需填写完整，不可留白。报账人处需本人签字。7、出勤天数计算如下，出差时间当天往返者，超过4小时（含4小时）按1天计，少于4小时按半天计；出差时间超过1天以上者，按照出发及返回当日的累计小时和中间天数计算出差时间，出差中间天数按照实际出差天数计算，出发及返回当日累计小时超过36小时（含36小时）以上，按照2天计算；累计小时少于36小时超过24小时(含24小时)按1.5天计算;累计小时少于24小时，按照1天计算。8、各办事处送报销票据时需把各部门领导签字的票据单独分离出来（如业务协调费需张鑫签字、办公费需综合部签字。），以加快审票的速度。进而提高资金周转。9、如当月有应酬，需把应酬票据与差旅费票据一起送至财务，以便审核。10、市内打车费要注明从哪条路到哪条路或交叉口路程单次金额明细。11、需要附审请表、报销明细、邮寄单等时一定要粘贴，折叠整齐，以方便看为宜，附件要以A4纸的宽度为准，看起来干净、整齐。12、发票抬头一定要开成：郑州杰瑞斯通信技术有限公司。 票据报销时间1、公交、话费需按办事处、按月统一由部门签字后于当月20日前递交财务，公交需提供公交公司出具的发票，话费当月报销上月话费，需附上月话费清单，若机主名称与报销人名称不一致的，需说明情况。公交、话费不允许跨月报销，超过2月未报者不再报销。2、报票时间为：公司费用报销要以“周”为阶段上报财务部，每周五下午4：00前上交完本周的费用报销单据。二级办事处的票据报销原则上安排两次上交当月的费用单据的时间，也可根据情况自行安排，以不影响资金周转为宜。3、对于逾期未上报的票据将不予报销，特殊情况应由部门经理向总经理申请，转交财务后方可报销。4、报销票据以及借支金额大于1000元以上需现金支付的，请提前向财务告知，没有提前告知的以转账处理为准。 报账时借支清理：1、个人日常借支需及时清理，以“上笔不清、下笔不借、票据不报”为原则，特殊情况需书面说明并领导签字方可。2、借支以转账方式处理的，收款人在收款后需及时向财务确认金额，以确保资金安全。3、他人代写的借据，需在财务室与借款人电话联系并经财务认可后方予办理，代借款人需在经手人处签字，借款人本人需及时到财务补签字并及时清理。 报销单据中不能有“白条”现象：“白条”的界定范围：A、没有发票仅有自己的情况说明，或仅有对方开具的不具有报销依据的收据或收到条；B、发票上没有收款单位的发票专用章，或发票上的发票专用章与开出单位不一致；C、发票抬头的客户名称不是“郑州杰瑞斯通信技术有限公司”的，如个人或人名、其他单位的名称等； D、套开发票、连号发票等。 虚报费用现象：界定范围：A、凡购买的办公用品，如果发票上是按批开具的，一定要附发票清单，在清单上注明开具的内容；B、没有正规机打发票的一定要说明理由；C、物业协调费、自购辅材要有申请表附件；D、劳务费一定要写明事由。 借支管理规定为严肃分支机构财务管理，规范与控制资金流向，对办事处及个人借款制度规定如下：一、 原则 借支总原则：1、“上笔不清，下笔不借”的原则；2、“财务审核，总经理一支笔签批”的原则。二、 借支流程 借款流程A：个人借款流程 公司出纳划款或支款部门申请借款单总经理综合部是否否否是是公司出纳划款或支款部门经理借款单总经理综合部是否否否是是B：部门经理借款流程三、 支管理若干规定 个人借款 差旅费1、 员工出差借支备用金时，根据预计的出差天数和费用填写借支单，部门经理签字、财务审核、总经理签批，方可到出纳支款。2、 工程出差费用具体包括差旅费、租车费、运费、民工费、材料费。差旅费用（包括车船费、旅馆费、出差补助）预支标准100元/天，租车费、民工费、运费、材料费预支标准根据安排工程的站点数和预计施工状况作以简单的预算，民工费原则上工资费用40元/天。出差天数根据工程预计施工量需要而定。3、 工程出差，实习期员工出差借款原则上一次性不得超过600元，正式员工不得超过 1000元。4、 商务出差，差旅费用预支标准150元/天，其他费用预支标准根据具体出差状况而定，原则上市场费用超过2000元（含2000元）必须附有单项申请报告或预先得到公司总经理的批准。5、 借款必需有当事人、部门经理、财务、总经理签批意见，出纳方予支付，部门经理不在现场应电话同意。 其他日常类物料采购费、办公费等1、 日常发生采购费、办公费、其他费用时，根据预计支出计划填写借支单，经财务审核和总经理签批，方可到出纳支款。2、 日常发生采购费、办公费预计费用超过 2000 元以上的，提交借支单的同时，还必须附有支出计划单或申请单，材料采购计划单需有物控员签字，报总经理审批，方可采购；办公费申请单需有综合部经理签字，总经理审批的手续。市内交通费、应酬费、办公费于每季度统计一次责任到各部门、个人，作为绩效考核和发放奖金的依据之一。 审核审查1、 出差人员应如实填写出差天数及出差地点，经部门经理审核签字，上报综合部核实后，由公司领导审批。2、 各部门考勤人员要及时负责的填写考勤记录，于当月2日前上报考勤表，严禁拖延记录考勤现象。3、 坚决杜绝虚报出差津贴事件的发生，公司将对此进行定期检查，一经发现，不但严肃处理当事人，也将影响各区域的整体考核，并且部门经理负有连带责任。本规定自文件公布之日起开始执行，未尽事项另行补充。由郑州杰瑞斯通信技术有限公司综合部负责解释，并随公司综合部规定调整而作调整。 郑州杰瑞斯通信技术有限公司 2011-5-1011