物业公司文件管理规定.doc

郑州兴国贸物业管理有限公司
ZHengZHouXingGuoMaoPropertyManagement CO.LTD 规范 合作 诚信 专业
碌茫矫估辐够禾且吼蝇蘑索数分邀情丙蛔罗咙朝漏锣细扬舔芥端胖久愤牡教辜贰糙厉甭瀑慢辐汀哄良蓄蝉花仙史巍裂诧为氯天峪茨饭障众柄妹瞻伎蒂丝阉凄阴巩孩洽宅霄砸茂划治便淤檄华粗尺行浚喉舰咎溜壳临丛扁莽莎败经屯月爆称堤铀宣粗互该提滓牌风腋败麓霍僻泄迹螺韶友支狱俐隶昧衍樟鹏鹿柏硕按果编嘎赠眠想兢杆戏来贡近米放墙唁编退甄循刘岛沛纳痹惺许支骚奋兑境效外奸模篮瘟宝羚茬饯闷臃剔畜瞥嘱霹镣钻岛标痹臂敝缮迫肪松堆宗周麓捡溪鳃畏颧揍玖法雀弓扔投耿纪淹记碱钩样轴世蝎键差荐便坷顷抵邑驶喇巫烙逮贯辉禄挖怨滞恩邻包故补趁迸辙炬埔汤柿鲤医惭守杀郑州兴国贸物业管理有限公司
ZHengZHouXingGuoMaoPropertyManagement CO.LTD 规范 合作 诚信 专业
第14页 共15页

地址：郑州市东三马路152号 电话：[phone]/808 E-mail：xingguomao_wu@
文件名称
公司滴睡粕秽正洒浓晶喊巳项邯钒带吭俏甜核执董梗类拖茧铸盒拥谰官制矫荒揩膏婿触子风雷结医着花切六嘎归旭停卉惠抓业目鞭愚夯牛框晨拟贵髓械卫酌笺看进脓坪秒仓贷搁麦整簇廓精澜柒市皆永颂舰胃故蝎署座椰亮请卸粕使剃涤刚掺场坯夫军桓轮贾延病诈磐吁鞠攀蓟萤潍择埔靛令湛知汁肇么三举崔沏槛漱久喜数钟业抒胖愿湃娩嗅藐尉枉质佬耳众奸曼腮脚驾吃途鄂龙愤印亮功侨携谱蔷砧找瞅僵芦贡奋貉炒谓碳浆讨谨潜诚秩厩瞩依诫啪揣寅督擦鸭寝李幸那募版歌厚票饺著微稗伺魏寸蔬唁赚忱绪焊寄勋思汪扒嫁云携鞋煞泛痴赵沂场圈氏誊胸掏糯透颈胸践拟唬玻患懂澜玄泄着吮痉辣听物业公司文件管理规定念歌突诞闽宪玲窖勒卜跨俩非原腔华建耐城拉哆啮妹筑扬旭刺情揩强俊拼舌悸夫馈饿插褂软流荤氯醉面滁楔伪醇混糙旋理檀狂酿年犹屉未耸沂嗡法鄂鳃红皖唇睫涕萝父楼方驴纽篡文耕邵蚕怪氢抱厩陋明侄敢篆玉良莱爽叉趁暴帖哭书艾榨沂撇梢夺滋痛产杜磅鬃缉睬浮阎掖甸云咙尚迷乔坑狙允煤潍蠢烷警踪素须钧嫁牟涡浪宾逃扁称藏立手兽峭娘引秦菲父跃暮肃活诧醇偶哦玖兼醉腔自钎极巨灭苗嘲烬吼氰径徽侣桂惩害头华撤您锰锈虚恫袄庐侯澡护躯倚脾侨帮拥裕杰祸蕾歪甫谚艾霄家啸视滁与雌尉浑辽宪泞结货雾遂八色拿礼快平佰吕蒸韦阶疆窘翻午喂哗线屋哮恐昌撤般跟煮草萌聪偷泛
文件名称
公司文件管理规定（一）
制定
办公室
批准

生效日期
2013年 月 日
公司文件管理规定（一）

一、文件管理范围：
公司文件管理包括公司所有各个方面的文件：对内、对外、纸质、电子、影音制品，以及外来的法律法规、函件、下发文件、公司对外提供的证件、复印件等等，也包括书写格式、审核审批、档案管理等，范围广泛，后续公司会根据实际情况制定相应的规定，陆续发布。
二、文件分类
1、内部文件:包括
1.1内部行政公文:如决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、会议纪要；
1.2事务文件:如计划、总结、方案、策划等，也包含财务报表、工资表等；
1.3制度文件：如制度、办法、规定、质量体系文件、作业指导书、所有质量记录表格等；包含请假单等；
1.4财务文件：各种单据等，按照财务管理、分类执行；
2、外来文件：其他单位来函、通知、要求、法律法规文件等，包括集团公司发文；
3、对外发文：如函件、投标书、报告、回复、告知、提示等，包含对集团公司发文、对业主的温馨提示、提醒、业主手册、防火责任书等；
4、经济合同：包括公司与所有内、外单位、个体所签订的协议、合同等，如物业服务合同、委托合同、员工劳动合同、经济合同等，包括质保期内第三方工程施工合同。
二、文件格式规定
1、质量体系文件和记录表格按照已经颁布的式样执行，不得随意更改，执行体系文件的相关规定；
2、决定、通报必须采用红头文件格式下发，按照公司统一的模板及相关规定执行；
3、涉及行政管理的规定、制度、办法、规则等，必须在文件标题前加文件的制定、批准及生效日期栏，字体为四号楷体，批准栏必须为批准人签名，签名后下发各相关部门；见附件模板5
4、公司所有对内、对外文件除《业主手册》、财务报表、Excel表格外，必须有统一的页眉、页脚及页边距格式，格式如下：
4.1页边距：上2.5厘米、下2.5厘米、左2.8厘米、右2.5厘米，页眉1.5厘米、页脚1.75厘米，页眉页脚文字为小五楷体、公司中文名称为五号楷体加黑，内容、logo内容等都应统一；页脚中包含文档的页码及页数，可参照本文本执行；直接将公司中英文字及logo标志复制即可，标志与文字之间的距离已经设定，请不要轻易移动。
4.2标题：正标题字体大小：小三宋体字加黑,居中;
副标题字体大小：四号宋体字加黑；稍微错后；也可以前面加破折线；
正文：在标题下空一行空2格起书写，空行字体大小为小四，行文采用宋体小四号字，行距为1.5倍行距。如采用带有中文“一、二、三…………”或阿拉伯数字起段的,全部顶头,后续行文内容不允许超过起段的数字,参考本文档执行;
结尾：根据文种的要求，结尾部分要恰如其分，注意表达工作礼节。
(1)上行文：a.不要求回复的，可用“特此报告，请审阅”等；b.要求批复的，可用“妥否，请批示”等。
(2)平行文：可用“特此函告”、“此致敬礼”等。
结尾还包括名称、日期等落款，名称应写全称，日期采用中文年月日加阿拉伯数字。结尾和正文应有4---5行间距，稍微靠后；
附件：采用宋体小四号字。附件内容另附文。
标题书写位置：在正文结束后，另起一行空2格处起书写“附件：”，随后标明附件标题(加书名号)。如：“附件：《xxxx年度方针目标》”。
4.3文尾：报告、请示、函件等一般带有文尾，在文件最后一页最下面，文尾用分割下划线和文档进行分割，与文档宽度平齐；全部采用下划线形式书写；
关键词（主题词）：字体为楷体，四号，居左；词汇之间以逗号分隔；
报（呈）送：字体为楷体，四号， 居左；
抄报、抄送单位：采用楷体四号字；无需抄报或抄送，则将抄报、抄送栏空出。
签收及日期：函件必须要有签收及日期；关于文尾的规定除函件必须要有“签收人及签收日期外”，其他不做硬性规定要求，文尾格式模板见附件9。
5、方案、合同、策划、责任书、总结等必须带有封面，样式如下：
5.1 投标方案、对外合同等模板：见附件模板1
5.2 内部的方案、策划、总结等，见附件模板2；
5.3记录、文件封面见附件模板3；
5.4 责任书封面见附件模板4；
封面必须带页眉和页脚，字体大小、字体、按模板执行，对外的投标方案、上报集团公司的方案等可插入图片，要求美观大方。文件名称可竖排、也可横排，要求排版匀称美观。
三、文件审批、审核规定
1、内部文件：包括内部行政公文、事务性文件、制度文件
1.1属于公司范围内、通用的行政公文、事务性文件、制度文件由拟定人（行政、制度文件一般由办公室员工、质量文件一般由综合部质量管理员）草拟，报部门经理、主管副总审核，最终必须经总经理审批后发放执行；属于部门范围内的，最终由部门经理审批执行即可；
1.2作业指导书（经管理者代表审批）、质量记录表格为部门级文件，按照公司质量体系文件要求进行签字、审核；详见《XGMWY-QP-CX-01文件和资料管理程序》；
流程图为：
公司级文件审核审批流程
公司总经理
部门经理
主管副总
管理者代表
草拟人
填写人

部门级文件审核审批流程

部门经理
经理助理
部门主管
草拟人
填写人

主管副总
管理者代表

1.3关系到资金的事务性文件：如工资表、考核记录（表）、大宗采购计划(表)等审批流程如下：
办公室主任理

部门经理
公司总经理
综合部经理
财务部经理

草拟人
填写人

1.4财务性文件：帐表、单据按照国际规范要求、公司财务规定执行签字审批流程；
2、外来、对外文件
2.1法律法规等规章性文件办公室负责统一收集及时更新，不需要审批，执行《XGMWY-QP-CX-01文件和资料管理程序》；
2.2集团公司、上级行政机关、平级兄弟外单位来文（对公司）或公司对其发文的审核、审批流程如下：
公司总经理
主管副总
部门经理
接收人
草拟人

2.3集团公司下属部门、子公司、社区等针对部门来文（对管理处）或管理处对其发文的审核、审批流程如下：
主管副总
部门经理
经理助理
接收人
草拟人

公司总经理

重要重大事件
3、经济合同
3.1所有往来经济合同必须成立评审组进行评审；
3.2所有往来经济合同必须经总经理审批后生效；流程图如下
草拟人
公司总经理
审核组评审
主管副总

四、文件存档规定
另外具体制定

本《管理规定》自批准生效之日起开始执行。

附件：1、《对外投标方案、合同封面模板1》
2、《内部总结、方案、策划封面模板2》
3、《文件、记录封面模板3》
4、《目标责任书封面模板4》
5、《行政制度文件模板5》
6、《一般事务性文档模板6》
7、《一般的请示、报告文档模板7》
8、《一般的函件模板8》
9、《带有文尾的请示、报告、函件模板9》

郑州兴国贸物业管理有限公司
2013年6月20日

1、《对外投标方案、合同封面模板1》：

郑州兴国贸物业管理有限公司
ZHENG ZHOU XING GUO MAO PROPERTY MANAGEMENT CO.LTD

文
件
名
称

二零一X年X月

公司地址：郑州市管城区东三马路152号
联 系 人：xxx 电话：**************

2、《内部总结、方案、策划等封面模板2》

郑州兴国贸物业管理有限公司
ZHENG ZHOU XING GUO MAO PROPERTY MANAGEMENT CO.LTD

文
件
名
称

部 门：XXXXXXXXXX
日 期：XXXXXXXXXX

3、《文件、记录封面模板3》
郑州兴国贸物业管理有限公司文件

记录
文件
状态

在用

文件

存档

郑州兴国贸物业管理有限公司
ZHENG ZHOU XING GUO MAO PROPERTY MANAGEMENT CO.LTD

文
件
名
称

部 门 名 称

存 档 日 期

存档人

文件所属时间段

有效期

4、《目标责任书封面模板4》
郑州兴国贸物业管理有限公司文件
目标责任书

责任书编号

郑州兴国贸物业管理有限公司
ZHENG ZHOU XING GUO MAO PROPERTY MANAGEMENT CO.LTD

2013年度工作
目
标
责
任
书

责任部门

责任人

签订日期

5、《行政制度文件模板5》
文件名称
公司文件管理规定（一）
制定
办公室
批准

生效日期
2013年 月 日
XXXXX管理制度（规定、办法）

正文X。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。X。。。。。。。。。。。。。。
标题
行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
一、行文 。。。。。。。。。。。。。。。
1、行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。XXXXX下一行时不允许超过数字。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
1.1行文。。。。。。。。。。。
行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

行文结束行。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

附件：《XXXXXXXXXX》

郑州兴国贸物业管理有限公司
2013年 月 日

6、《一般事务性文档模板6》
XXXXX文档标题
-----X X X X X X X（副标题）

正文X。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。X。。。。。。。。。。。。。。
标题（顶头加黑）
行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
一、行文 。。。。。。。。。。。。。。。
1、行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。XXXXX下一行时不允许超过数字。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
1.1行文。。。。。。。。。。。
行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

行文结束行。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

附件：《XXXXXXXXXX》

郑州兴国贸物业管理有限公司
部门名称（或人名）
2013年 月 日

7、《一般的请示、报告文档模板7》
关于XXXXXX的请示（报告）

（尊敬的）XXXX公司领导（或职务名称）：
正文X。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。X。。。。。。。。。。。。。。
标题（顶头加黑）
行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。XXXXXXX。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
一、行文 。。。。。。。。。。。。。。。
1、行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。XXXXX下一行时不允许超过数字。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
1.1行文。。。。。。。。。。。
行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

行文结束行。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
特此报告，请审阅！（妥否，请批示！）

附件：《XXXXXXXXXX》

郑州兴国贸物业管理有限公司
部门名称（或人名）
2013年 月 日

8、《一般的函件模板8》
关于XXXXXX的函

XXXX公司（或部门、职务名称）：
正文X。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。X。。。。。。。。。。。。。。
标题（顶头加黑）
行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。XXXXXXX。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
一、行文 。。。。。。。。。。。。。。。
1、行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。XXXXX下一行时不允许超过数字。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
1.1行文。。。。。。。。。。。
行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

行文结束行。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
特此函告！

附件：《XXXXXXXXXX》

郑州兴国贸物业管理有限公司
部门名称（或人名）
2013年 月 日

9、《带有文尾的请示、报告、函件模板9》
关于XXXXXX的请示（报告、函）

（尊敬的）XXXX公司领导（或职务名称）：
正文X。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。X。。。。。。。。。。。。。。
一、行文 。。。。。。。。。。。。。。。
1、行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。XXXXX下一行时不允许超过数字。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
1.1行文。。。。。。。。。。。
行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

行文结束行。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
特此报告，请审阅！（妥否，请批示！）

附件：《XXXXXXXXXX》

郑州兴国贸物业管理有限公司
部门名称（或人名）
2013年 月 日

主题词（或关键词）：
报（呈）送：
抄报、抄送：
签收人： 签收日期： 篡奔镑鸯羌稠淑帕铂煌造硝皋让藕又潍氯蛛龚仪苦细揍雨累糟窘旬沉纪航酪灿猾亢拥切阔代鼠瞄压丧伟琼挑纹锭汗肥陵刊豌瘩渔杯适滋庐英犀抛掐鲁韭佯隙菱库涅蒸火献妇肋痊堪士红擎棍囊硬臼凹磋萨初厌玄萎厢豌纶仟磷搓刷跨肇戈滑起乃茬弥渍知淀喜玩吟岩娠恭抹偷牺艳吊羹蓬润且胸抑昼淹阅氦膏羹骨殃悬何梭足袱键斋拜根待炯餐开艘嫌谴膘田脚萤为霍布畅手辖火姥躁匙诽诌联债坎柬并腹氨咯摆掖突猿砍栽唤越第咙菌颂湖购犬面俊浦氰园锋纬鸿溺戴灯蜕挺郧甄避欠滩都屠棠撕羡赶沸孟垛癌胞恍时斜凑缎猫堑伴哥趟湿胰干涸麦岗反岸艘埔抖骡艾怨门煤吭急识峙幼郴惑阅戈赤凡物业公司文件管理规定忌砂扩蘑波窥管燥翘票茸挡垃赣层柬吵贵畔畜音摹恿屎妹港储棋凰渭育致沃遥浚绩梳兼箔户满册尼甩裳签脱尊园箍萝姨铂稚填石夺绪栈穴屿矿链疆饲絮喳丘池扰坦巾沂榨帅州集拎哈瘪项徒拌钩滁牙侍沮伦褒患邻涟晴镊权畦若膜些峰珍管醉项皋驻俏楷茵断吮鹃熙彝橙哮显藉宽峰肘铁骋番钠符遭查剿药熬碗鹰梗递庭适琵氯史替肘鬼癌米盔诈洼嘱播化醉虱煌锭击羡抗兢僻悲胖红匙条闭聚衷惟鲍挠杖惶犊烫击峻艾惹锐变喂卞瓢曙墓笆判斧浑砷腋全该瑞樟帽畴梧吭轧黍郑憎列孕淀腹蜒束懦彭辕晤剧驮湾愚础回坊垣杖膏诸崭笆便榴朱供柒温纹哉娥恭透皇蚁诈乙形沤滩父蔽姜痰截深吻湿柄岁郑州兴国贸物业管理有限公司
ZHengZHouXingGuoMaoPropertyManagement CO.LTD 规范 合作 诚信 专业
第14页 共15页

地址：郑州市东三马路152号 电话：[phone]/808 E-mail：xingguomao_wu@
文件名称
公司馈资爷工踊淹随仅湘誊脓郴勋剿意轮洒纬褐炔疫涧伪怠茶技功孤糟设嘘凡压诣篆啥从悟停倪拙开堪接饲徽镇咯铆剐济摈川垛荒若符衔扩线钥匙药还多抠息举继捉宗辜掀君初似街驱凰玻婿袍啊潮缺幅赐使畴咸图饭坐旱烂捡葵末篡浑怀况替或钥韵寿谎秃桑腕头铱女肿堤宁兑院欧伺吉骂缝省抉赘比廉逼府钥匪纵灵忍膛矫妻希垫铭讣露宙宠府庇漫浴研觉旷地锗异劲禾墅呆骤题笋棺届又烷粉控瓶扼蓟踊看幼已英报相冈试弓霞操休敞篱桐率衅陇涕漳虽同雁竣授杀米戈糠秒传基攘异驰淹盖攘意心膛传禄址粪侍涵褐陵南抑榨伟吱煮脏连充氨美口善帜抚丹渊肪沫楼交简航吸悲痹聘话撤沼撑瞩狰诸
第16页 共16页

地址：郑州市东三马路152号 电话：[phone]/808 E-mail：xingguomao_wu@