蓝途ERP简易入门.doc

销售岗流程图一、 日常工作介绍：1、 开单：客户购买产品后，导购员新建并打印销售订单交予客户签收；2、 收款：客户付完订金或全款后，导购员新建并打印收款单交予客户签收；3、 审核：客户离开后，店长对收款单进行业务审核；会计当天对收款单进行财务审核；4、 采购员备货：由采购员为销售订单根据实际的库存情况备货。5、 收余款、送装：临近交货日期时，导购员查看相应的备货情况，若货物状态为，则导购员与客户联系收余款、确定交货日期、新建送装单；若货物还未到位则提醒采购员催货。6、 审核：店长对收款单、送装单进行业务审核；会计当天对收款单、送装单进行财务审核；二、 其他工作介绍：1、 上/拆样：门店需上样时，如产品有库存，则导购员新建调拨单，店长业务审核，配送人员打印并安排上样。产品运出主库后仓管确认出入库通知单（出库），产品上样完成后导购员确认出入库通知单（入库）；如产品无库存，则导购员通知采购员采购，待产品到库后，再新建调拨单。门店需拆样时，导购员新建调拨单，拨出仓库选择门店，调入仓库选择主仓库。2、 修改合同单（货物未送之前）：导购员新建销售改单，店长业务审核；3、 退货（产品已送交给客户）：导购员新建销售退货单和付款单，店长业务审核；会计财务审核；退货分三种情况：未送货前退货；送货后送装单未关闭时退货；送货后，送装单已关闭退货；不同的退货方式有不同的处理方法；4、 维护库存：门店样品进/出库后，导购员必须确认出入库通知单。采购岗一、 日常工作介绍：1 理单：查询所有供需平衡状态为的销售订单，为其选择备货方式。查询所有供需平衡状态为的销售订单，为其选择备货方式。查询所有供需平衡状态为的销售订单，为其选择备货方式。（备货方式可分为：锁库（仓库中有现货）、采购（仓库中无现货或库存不足）、借还（先借用其他客户的货）2 下采购：新建采购订单，约定要采购产品的数量、价格、交货日期，以便于供应商安排生产计划3 提货：新建提货单，向供应商提出提货申请（相当于实际业务中的发给厂家本次的提货计划）。4 付款：新建付款单并汇款；5 供需管理：计划备货：检查供应链业务统计，针对历史畅销且工厂经常欠货的产品，按区域制定合理的计划备货，以利门店争取即时销售订单和缓解工厂欠货压力。供需平衡：检查供应链供需平衡分析，先将有可用库存（非计划备货）的产品全部按销售订单的客户交期顺序予以锁库，以免出现多单争货的现象。再查供需平衡数，平衡数0的，检查出欠额备货的销售订单，无特殊原因的及时提交采购需求，；平衡数0的属于正常；平衡数0的，应依次进行减采购需求、采购改单减少采购量等操作，从而控制平衡数为0；可用库存中如有属于当前计划备货的数量假设为N，则平衡数为N属于正常。定期监控供需平衡可及时消化可用库存，杜绝漏采购、多采购现象。供需调控：检查供应链供需平衡分析中订货未送数量较大的产品（当前畅销），若处在待采购状态达需求总量30%以上的，查询相关客户交期酌情提前采购；若处在采购中状态达需求总量30%以上的，查询相关客户交期酌情提前提货；若库存总数达需求总量50%的，查询相关客户交期酌情放缓采购、提货进度。库存调控能有效提高按时交单率和库存周转率。二、 其他工作介绍：1. 解锁：导购员新建解锁单并业务审核、采购主管财务审核；2. 取消采购：由采购员减少采购需求，然后新建采购改单并业务审核、采购主管财务审核；3. 上样或特价备货：由采购员新建采购需求单（从分类导航新建，不关联客户），然后新建采购订单。4. 退货：由采购员新建采购退货单并业务审核，会计财务审核。5. 借还：超额备货处理的三种方式：1、 减少采购需求：可能是先下采购需求又锁库了，可用减少采购需求（删掉采购需求单、减少采购需求的数量）；如果只做了采购需求单（还未下采购订单），减少订单中产品数量则采购需求单数量自动减少，增加则需再做一张采购需求单（此时变为欠额备货）；如果已下采购订单且工厂允许退货，减少采购需求采购订单就变为异常状态，此时需对采购订单进行改单；如果下了提货单，就不要做减少采购需求（做的话采购订单变为异常，但提货单不能修改，因为货已经在路上了，无法给退回去，这个异常没法处理只能放这了。）有几种方法可用处理：（1）工厂不允许退货，则货提回来后只能还给可用库存，自己留着（2）工厂允许退货，则货提回来后做入库通知单该产品的实际出入库数量为0，这样该产品回到采购中（相当于做了采购订单，提货单没做）可以对采购需求单进行修改，再做采购改单，重新做张新的提货单，这样就提最新数量产品，以前的产品也就退掉了。2、 库存解锁单：解锁库存数量，也可以处理掉多备货的产品。3、 借还单：(1)还给可用库存(2)还给销售订单欠额备货处理的三种方式：1、 下采购需求单：采购需求单就是一个收集采购需求的单据。是一个中转站，先把采购的需求收集起来，等到一定时间统一向工厂下采购订单。可防止客户(改单)采购需求变来变去，要经常修改采购订单。采购需求单分为两种：（1）对应一个销售订单，与某个客户关联，下的是客户需求；（2）不对应任何销售订单或客户，只是单纯为仓库某个产品备货（这也是我们的采购需求，我们也得收集一下），比如某个产品很畅销，每个月都会卖出很多，月初下采购订单时可以提前为这些产品采购。下采购需求单的两种情况：(1) 仓库没有库存；(2) 有库存客户不急着送货又不想消耗库存(是畅销产品，为其他着急客户预备)；2、 库存锁定单：有库存且可用库存充足时可直接做库存锁定单，把仓库的产品锁定为某个销售销售订单。（可用库存、锁定库存、报修库存；锁库；）3、 借还单：(1)借锁库产品(2)借采购产品超额/欠额备货处理方式：根据欠额备货和超额备货处理方式来分别处理欠额和超额情况。库存产品的状态（查看库存）：（1） 锁库库存：被锁定为某个销售订单，处于锁定状态，说明这个产品是属于某个销售订单，其他单据就不能对其进行送货。（2） 报修库存：产品坏了或缺件，处于待修复状态，在修复前无法对产品进行任何操作；（3） 可用库存（自由）：处于自由（可用）状态，没有被锁定，可以拿来被其他单据锁库。借还单四种形式：i. 借锁库产品：借的是别的销售订单已经锁库的产品，必须先下采购需求单。用于当前客户已下采购需求单单要求送货比较急，借其他已锁库不着急送且有充足的时间去下采购的客户的产品。须与导购员进行沟通，或者是导购员直接通知你去借锁库。可借多个客户，采购需求单自动分别以借的产品关联到多个客户，ii. 借采购产品：借的是为仓库备货的产品，不是与销售订单关联的产品。或者还给可用库存的产品。iii. 还给可用库存：用于超额备货时，将超额的产品还给库存，成为可用库存，不与某个销售订单关联。还给可用库存的产品可能待采购、采购中、在途中，锁库的不会还的。这样的话就需要等到它们提完货进行入库通知单确认，自动变为可用库存，不会锁定为某个销售订单所有。iv. 还给销售订单：用于超额备货时，将超额的产品还给有同样产品需求的销售订单，与某个销售订单关联。还的产品可能是待采购、采购中、在途中的产品销售订单中产品的各种状态：平衡数：体现备货情况，做了采购需求单、采购订单、提货单、库存锁定单、借还单都算是给客户备货了，如果备的货=客户需要的数量，则平衡数为0，表示处于平衡状态。为负数表示，备货少于客户需要的数量（欠额），为正数表示备货多于客户需要的数量（超额）。待采购：做完采购需求单，其数量为采购需求单中下的数量。采购中：做完采购订单，其数量为采购订单中采购的数量。在途：做完提货单，其数量为提货单中提货的数量。锁库：做完库存锁定单，其数量为库存锁定单中锁库的数量。报修：处于待修复或缺件状态，其数量表示有几个处于坏的状态。完成：送装做完出库通知单，其数量为出库通知单确认出库的数量。要会根据这些信息判断产品处于物流中的某一个状态。单据状态：草稿非正式单据，可任意修改、删除，不在系统中留下痕迹。申请正式提交且还未审核通过的单据，不可删除，不可修改。开始正式提交且审核通过的单据，不可删除，不能任意修改关闭已经完成或强制关闭的单据，不能再对该单据做相关联的业务操作异常开始后的单据出现某种异常，如果异常情况消除或单据完成关闭则退出此状态作废开始后的单据不再有实际意义了可令其作废，该单据将不再对系统产生影响待冲红已经提交冲红操作，但相应的冲红单还未完成。已冲红已经提交冲红操作，且相应的冲红单已经完成。货物状态：未开始物流过程未正式开始开始物流过程已正式开始待采购提交过采购需求但还有产品未加入到采购订单在采购部采购中加入到采购订单但还有产品未提货在厂家在途加入到提货单但还未入库在货运公司锁库在仓库中锁定但还未送装出库在仓库送装中从仓库中出库，送装单还未完成在配送部部分完成只有部分产品完成指定物流过程完成已经完成或强制关闭的单据异常开始后的单据出现某种异常，如果异常情况消除或单据完成关闭则退出此状态供需平衡状态：平衡销售订单产品已全部锁库或采购，未多备货或少备货的情况。欠额备货销售订单中有产品未锁库或未采购。超额备货销售订单中有产品既锁库又采购，且总备货数量大于销售数量。超额/欠额销售订单中既有产品超额备货，也有产品欠额备货。物流跟踪中各类数量：平衡数备货数量与销售数量的差额，如为正，则表示多备货待采购数量已提交采购需求，还未被采购岗加入采购订单中的数量采购中数量加入采购订单，还未加入提货单中的数量在途数量已加入提货单，还未入库的数量锁库数量已锁库的数量报修数量已采购入库，但是报修的数量完成数量销售订单：已送装出库的数量采购单据：已经采购入库的数量出入库单据：已经确认出入库的数量查看某个产品的供需平衡状态，备货多的话可用借还单借过来；先处理超额备货的，还给可用库存后可通过借采购借过来。做完提货单后采购入库单和入库通知单同时生产。自动变为可用库存：超额备货（采购+锁库：采购的入库后自动变为可用库存）、采购备货的、提货单后的锁库字段打勾去掉后入库就变为可用库存（默认为打勾的）、还给可用库存。自动解锁：锁库后又改单减少数量，则多锁库的会自动解锁；入库通知单某个产品的实际入库数量为0，则该产品由在途数量回到采购中数量，相当于没做提货单财务岗一、 日常工作介绍：1. 审核：对各类财务单据进行财务审核，每天规定几个时间点，查询为【申请】的收款单、付款单等单据，对其进行财务审核；2. 审核：对各类业务单据进行财务审核，查询为【申请】的送装单， 如为【全款】，则对其进行财务审核；3. 做账（仅用于财会模块）：对系统的库存和财务况产生影响的业务单据和财务单据生成记账凭证以及过账，结转损益、月末结账等会计日常工作。二、 其他工作介绍：1. 其他费用（进销存之外的费用）：由会计新建其他费用单并业务审核，会计主管财务审核；2. 其他收入（进销存之外的收入）：由会计新建其他收入单并业务审核，会计主管财务审核；3. 月末账户转账/商场返款：如有现金或存款需要转账或商场返款时，由会计新建转账单并业务审核，会计主管财务审核；4. 做凭证（仅用于财会模块）：涉及成本与收入的业务单据关闭后，会计需要新建记账凭证。记账凭证记账后，系统可以对各账簿及财务数据进行统计；备注：关于销售订单产生的违约金费用，建议用其他费用单其他收入单来做，以便使销售订单可以自动关闭。配送岗一、 日常工作介绍：1. 安排送装、上样和拆样：提前一天查询并打印次日需要送装的单据；查询所有为【开始】的送装单、调拨单，安排第二天送装或上/拆样；2. 确认后关闭送装：关闭前一天已完成的送装单（有）；仓储岗一、 日常工作介绍1. 清点确认出入库数量：当天下午查询并打印为【开始】的出入库通知单；如是出库单，则备货并确认出入库通知单。如是入库单，则清点入库产品，完成后确认出入库通知单。二、 其他工作介绍：1. 其他方式入库：非正常途径入库时使用；由仓储新建其他入库单并业务审核，会计财务审核；2. 其他方式出库：非正常途径出库时使用；由仓储新建其他出库单并业务审核，会计财务审核；3. 产品维修：入库时产品缺件或产品损坏需要维修时使用，仓管新建报修单并业务审核；产品维修好后重新投入销售：产品修复或补件到货后，产品可以正常出库时使用，仓管新建修复单并业务审核；客服岗一、 日常工作介绍：1. 回访客户：收集前一天完成送装的送装单据，根据送装单据上的反馈意见，新建并填写服务反馈单，并关闭送装单。2. 售后维护：客户需上门维护时，客服新建并审核维护单；二、 其他工作介绍1、其他费用（进销存之外的费用）：由会计新建其他费用单并业务审核，会计主管财务审核；2、其他收入（进销存之外的收入）：由会计新建其他收入单并业务审核，会计主管财务审核；单 据 大 全1.1.1 销售订单销售订单是与客户签订的销售合同，约定产品规格、数量、价格、客户姓名、客户电话、交货地址、交货方式、交货日期等销售信息。销售订单里的交货日期会随着产品一起带到采购部门，并作为采购部门制定采购计划的依据。销售订单界面【使用技巧】先打开销售订单，再填写销售相关单据，系统会自动填写关联的信息，操作更便捷。在“产品”界面，点击工具栏“查看库存”，可在下表体显示销售订单中的各项产品在各个仓库的实时库存情况，以便于销售员与客户确定交货日期。在“产品”界面的上表体向左拉水平滚动条可看到各项产品的当前物流状态，包括待采购数量（已提交采购需求，还未被采购岗加入采购订单中的数量）、采购中数量（已加入采购订单，还未加入提货单中的数量）、在途数量（已加入提货单，还未入库的数量）、锁库数量（已锁库的数量）、完成数量（已送装出库的数量）。与销售订单关联的收付款单可反映到摘要栏的已收金额和应收余额上，便于往来对账。1.1.2 采购需求单采购需求单是根据销售订单和当前库存情况向采购岗提出的采购请求，采购岗只能从各采购需求单汇总的待采购产品库（可看成是一种虚拟库存）中选择产品加入到采购订单中，所以说采购需求单是整个采购流程的起点。采购需求单可分为两种情况，一种是来自销售订单引发的采购需求，称为订单需求；另一种是来自库存备货的采购需求，称为备货需求。订单需求从销售订单中选择要采购的产品，操作方式是：打开需要采购的销售订单，然后新建采购需求单；备货需求是从产品库中直接选择要采购的产品，操作方式是：在分类导航中直接选择采购需求单再新建，直接新建采购需求单时，会提示需要新建的类别，选择否，即从产品库中添加产品。1.1.3 送装单送装单用于完成通知配送岗从仓库出库并上门安装的一系列事务，送装单必须根据销售订单填写，可自动产生相应的出库单。对于一个销售订单，可实现多批送装(做多张送装单，都会自动带出)和多库送装(自动带出)，系统会自动限制送装产品不超过销售产品。做送装单之前，所有需要送装的产品必须先锁库。1.1.4 销售改单销售订单作为与客户签定的销售合同，一旦正式提交便不能对其中的关键性数据进行更改，确有客户需要变更的，可提交销售改单。销售改单主要是用于修改销售订单中规定的产品与价格信息。当货物完成送装时，客户有退换货，则退货为新建销售退货单，换货为新建销售退货单与销售订单，不能通过销售改单的形式来处理。1.1.5 借还单借还单是根据实际的客户需求情况和供应链情况，实现了订单与订单之间、订单与库存之间的产品借还功能。借还单可以向其它销售订单借已锁库或者已采购的产品，也可以把自己的产品还给有需求的销售订单，还可以把采购的产品作为自由库存还给仓库。1.1.6 销售退货单销售退货单用于实现通知配送岗上门拆除到退货入库的一系列事务。送装完成之后，客户要求退货可填写销售退货单，而非销售改单。销售退货单不直接与销售订单关联，因为往往是在销售订单已经完成一段时间后才进行销售退货。1.1.7 销售报价单销售报价单用于设置产品的零售价，零售价在各单据中是不可更改的，这样可以使单据的折扣率计算有统一的标准。为在不同地区应用不同的销售策略，销售报价可指定范围分级报价，即可全公司统一报价，也可指定报价区域和报价部门。1.1.8 促销报价单促销报价单用于设置产品的促销价，在销售产品列表中点击促销即自动采用其促销价。为在不同地区、不同时间段应用不同的销售策略，促销报价可指定促销时间段并且指定范围分级报价，即可全公司统一报价，也可指定报价区域和报价部门。1.1.9 采购订单采购订单是与供应商之间的约定要采购产品的数量、价格、交货日期，以便于供应商安排生产计划。由于也具有合同约定的作用，其变更需要提交采购改单来实现。1.1.10 提货单提货单是在采购产品已经接近交货日期或供应商已经准备好出货的时候向供应商提出的提货请求。提货单只反映一次提货过程，如果某件采购产品未成功地提货入库，则下次仍可再次添加到提货单中，直至入库成功。采购产品加入到提货单中后，其在途数量会自动增加。1.1.11 采购改单采购订单是与供应商签定的一种采购合同，正式提交后对关键信息不能随便更改。采购改单主要是用于修改采购订单中规定的产品与价格信息。1.1.12 采购退货单采购退货单用于将库存中的产品出库返回给供应商。采购退货单不直接与采购订单关联，因为往往是在采购订单已经完成一段时间后才进行采购退货。1.1.13 采购报价单采购报价单用于设置产品的出厂价，出厂价在各单据中是不可更改的，这样可以使单据的折扣率计算有统一的标准。产品的出厂价是全公司统一的，因为是由供应商来决定出厂价。1.1.14 出入库通知单出入库通知单用于通知仓储岗要在其仓库发生的入库或出库事件。仓储岗据实确认出入库的数量，实现库存记账。一个出入库通知单只能确认一次。1.1.15 调拨单调拨单用于将产品从一个仓库转移到另一个仓库，先拨出再调入。1.1.16 库存锁定单/库存解锁单库存锁定单与库存解锁单用于将库存产品由可用状态变为锁定状态，以防止对同一件产品多次销售或出库。库存锁定单必须与销售订单关联，以防止多次销售相同产品的情况发生，库存解锁单可与销售订单关联与可直接解锁某个仓库的锁定库存。1.1.17 报修单/修复单报修单与修复单用于将库存产品由可用状态变为维修状态，从而可在不改变库存总数量的前提下防止销售已损坏的产品，并提示及时维修产品。1.1.18 其他入库单/其他出库单其他入库单和其他出库单用于非主营业务之外的出入库，即除销售、采购和调拨之外的出入库。1.1.19 盘存单盘存单用于核对账面库存与实际库存是否一致，可在月底盘点库存或更换仓储人员时使用。1.1.20 报损单/报溢单报损单和报溢单用于解决库存中账面数量与实际数量不一致的问题。1.1.21 库存调价单库存调价单用于调高或调低库存产品的成本价。1.1.22 拆装单拆装单用于将库存中的一个产品拆分成多个产品，或者将多个产品组装成一个产品的情况。1.1.23 收款单/付款单收款单和付款单主要用于在进销存业务中实现收付款，如销售定金、销售收款、采购付款等，一般可关联进销存单据来提交，也可用于没有同时产生收入或费用的其他收付款情况，如待摊费用发生等。1.1.24 转账单转账单主要用于将一个账户中的钱款转移到其他账户中去。1.1.25 其他收入单/其他费用单其他收入单和其他费用单主要用于进销存之外产生的收入或费用，例如房租、水电费等。1.1.26 记账凭证记账凭证用于将发生的各类业务按会计准则记入会计账簿。由于ERP系统对主要经营业务都有相应的单据，共有5类财务单据（收款单、付款单、转账单、其他收入单和其他费用单）和9类进销存单据（送装单、销售退货单、采购入库单、采购退货单、其他入库单、其他出库单、报损单、报溢单、库存调价单）需要生成记账凭证，可按一定凭证生成模板自动根据业务单据生成相应的记账凭证，并且可在业务单据和记账凭证之间相互查阅，大大减轻了会计的工作负荷。一个记账凭证可对多个业务单据进行记账。1.1.27 服务反馈单服务反馈单用于跟踪送装单、维护单、销售退货单的执行情况，根据客户填写的纸制服务反馈单填写。1.1.28 维护单维护单用于上门处理客户投诉或维护服务等事务，不涉及产品往来。