幼儿园档案管理西工大罗嗣仟.doc

谈如何做好幼儿园档案管理工作由古到今，档案的作用历来被人们所重视。特别是近年来，各级政府部门相继颁布了有关档案的法规制度。如1988年1月1日国务院颁布了中华人民共和国档案法；2023年5月27日陕西省第十一届人民代表大会常务委员会第八次会议修订通过了陕西省档案条例。2023年11月11日，西安市教育局颁布了西安市幼儿园文献材料归档范围和文书档案保管期限的规定（试行），这使幼儿园的档案管理工作有法可依，有章可循，更加科学化、规范化管理，更好地服务于幼儿园的各项工作。第一部分 幼儿园档案工作的意义一、档案的定义档案是人类社会发展到一定阶段的产物，它是随着社会的发展、文字记录的出现而产生的。幼儿园档案是指各类幼儿园在党政、园务管理、教育教学、卫生保健以及其他各项活动中形成的各种门类和载体的历史记录。档案既是一种信息资源，更是一种无形资产。二、档案的特性档案的特性有：原始性、客观真实性、唯一性、信息性、机密性、多样性，知识存储性等。档案是历史的原始记录，是在各项社会实践中直接形成的文献转化而来的，不是事后编写的。原始性是档案的本质属性。这决定了档案和普通图书、文献、资料的本质区别，判断一份材料是不是档案关键要看它是不是具有原始性。三、档案的作用档案是幼儿园信息资源的一部分；档案管理是幼儿园科学管理的重要组成。与其它方面的管理有所不同，它不只是局限于某一方面的管理活动，也不仅仅是档案管理人员的事情，而是需要幼儿园中所有人员共同参与下，才干取得一定成交的事。近几年，各单位对档案工作越来越重视，以前“材料放在自己身边最安全最方便”的观念也逐渐被“集中统一管理”所取代。集中存放在幼儿园档案室的所有资料，都适时地为园领导决策提供着依据，为教师进行教学改革提供着信息交流，为幼儿园进一步实行高水平的科学管理发挥着作用。从政治的高度，历史文化的厚度，幼教事业协设发展的深度，三维立体地看档案。概括地讲，档案的作用有两个方面，一是凭证作用；二是参考作用。对于一个具体单位或个人，档案的作用体现在以下方面：1、档案是单位各项活动的历史积累和真实记忆。2、档案是维护自身权益的重要工具。3、档案是单位整体管理体系的组成部分。4、档案是单位保持可持继发展的重要保障。5、档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于建立园所文化有不可替代的作用。6、档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和运用信用体系，获得发展最有力的工具。档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。四、幼儿园档案管理工作的意义档案工作是党和国家建设的重要组成部分，是经济建设和社会发展的基础工作之一，是维护党和国家历史的重要事业；是提高工作效率和工作质量的必要条件，是维护历史真貌的一项重要工作，在新形势下做好档案工作更加重要。幼儿园档案是幼儿园各项活动和历史的真实记录，是幼儿园生命的年轮，镌刻着幼儿园成长的足迹，是幼儿园教育评估的依据材料，它在幼儿园工作中起着承前启后的作用，是幼儿园进行教育改革，提高教学质量和办园效益的可靠依据，是幼儿园管理工作的重要组成部分。幼儿园档案反映了幼儿园深厚的文化底蕴，是园风、园貌等隐性文化氛围的体现。用文书档案举例来说：在平常管理工作中，幼儿园内部有许多自行产生的文献、资料，记录着幼儿园在发展过程中所取得的成绩，尚有上级有关部门下发的关于教育教学政策性问题的文献，经档案室集中分类保存后，可随时为园领导提供依据，为学校的平常工作加速运转起了润滑作用。现今新世纪的幼儿园必须具有相称的知名度，而要做到这一点，除了要有精干的领导队伍、高素质的教师队伍以外，还必须有可以充足说明问题的材料，这就需要档案资料站出来作证，从而得到上级的肯定。迎接上级部门进行的教育评估及督导检查时，将平常整理好的各类档案按规定取出来，按检查的项目分类摆好，这项准备工作很容易就到位了。再用科技档案举例来说：在我园申报的中国学前教育研究会“十一五”立项课题学前融合班中孤独症儿童的初期干预研究项目时，就是从以前进行的园本课题自闭症幼儿的矫治研究材料中得到借鉴申报的。学前融合班中孤独症儿童的初期干预研究课题从申报、立项、计划的制定、实行过程到成果验收所有保存的档案材料，都充足体现了研究工作的真实性和扎实性。成为珍贵的教学参考资料。幼儿园将主题活动、庆祝活动、文艺表演、亲子活动、荣誉证书、领导慰问等一些具有保存价值的照片，整理成照片档案，这样，不仅能将幼儿园成长历程得以真实再现，并且为幼儿园积累下了宝贵的历史资料。为领导决策、编史修志、网站建设、年报迎检、基建维修、对外宣传等平常工作提供的可靠保证，对教科研、教育教学工作提供了支持。例如，我园在园庆五十周年制作园册时，在声像档案中找出了第一届大班毕业照，第一届职工代表大会成员照等珍贵的史料。总之，幼儿园档案是领导开拓思绪的基石，幼儿园档案是教师教育教学中不可缺少的好帮手，幼儿园档案更是园与园互相学习互相借鉴的纽带，只有做好档案管理工作才干更好的为幼儿园建设服务。第二部分 如何做好幼儿园档案管理工作要做好幼儿园的档案工作，除了要充足结识档案管理工作的重要意义外，还要本着“对历史负责，突出教育特色，强化档案管理”的宗旨，本着“谁产生、谁整理、谁归档、谁运用”的基本原则，人人树立“为国家积累史料是每个公民应尽的义务”的观念，规范档案全程管理，建全了档案借阅登记簿、交接登记簿、销毁清册、鉴定记录、各类记录登记簿等管理簿册，严格档案的验收、交接、归档、记录、销毁、转递、运用、宣传等常规管理。牢记树立“安全第一，防止为主”的思想，做好“八防”等平常工作，使档案真正地“为我所用”。一、重视制度建设，明确职责分工一项工作做得好不好，制度是首要。制度是规范的前提，用制度强化管理，用制度规范行为，使档案管理逐步纳入正规。依据档案法，制定适合本单位的科学健全的档案管理制度，与时俱进，不断修改和完善，为档案管理实现规范化、科学化、现代化起到事半功倍的作用。各单位基本的档案管理制度有六项：档案管理人员岗位责任制、综合档案库房管理制度各类档案借阅制度、档案工作保密制度、档案收集归档制度档案核对记录制度。此外，可以根据单位的实际情况，制定相应制度，如教育科研文献材料形成和归档制度、档案鉴定销毁制度、电子文献管理制度等。档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理，保证各门类档案的完整和安全，实现档案的综合管理和有效运用。这就规定单位内部各岗位明确自己的档案工作职责：园长全面负责，协调各级关系，确立档案工作的目的与发展规划；副园长（或办公室主任）负责具体工作，硬件配备，人员管理、安排部署、贯彻与检查等；各部门兼职档案管理人员负责本部门归档材料的收集、整理、交接、归档与培训，保证验收档案质量达标，定期归档。二、硬件达标，保证安全1、档案室的设立从总体上讲，不管单位规模大小，都应按照国家有关规定设立档案库房。不是任何一间办公室都可以用作库房的（一方面要考虑到楼墙、板的承重性），从档案管理与安全保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律严禁入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保管、维护档案保密与安全的基本保障。档案入柜放置的顺序是：文书档案、保教档案、保健档案、教师业务档案、人事档案、科技档案（基建档案）会计档案、声像档案、实物档案。此外，档案库房做到了六制度、宣传标语、管理网络图、库存示意图“四上墙”。2、设施配备档案室设施配备要符合等级标准。（1）档案室基础硬件：计算机、刻录机、打印机；防盗门窗，空调、防光窗帘，换气扇，加湿器、温湿度表、灭火器、防虫药等设施。（2）档案装具：档案专用五节铁制柜（小学幼儿园至少8组五节档案柜、1组凭证柜、1组实物展示柜）文书档案盒（60盒）；教学档案A4卷皮（300个）；照片档案册（一页三张，10册）、实物档案盒（5个）、会计档案（凭证盒、帐本盒）、基建档案（卷皮、盒）、人事档案（人事专用盒）。（3）装订工具：裁纸刀、电钻、装订线、大针；人事档案专用打孔机（没有人事档案的可不购买）；文书档案（不锈钢订书针）。（4）印章：幼儿园全称章212（公分）；部门章1.55（公分）保教室、保健室各一；数字章两套（两种颜色）；期限章11.5（公分）：永久、30年、2023各一；文档归档章一个。3、加强防护，保证安全档案保管工作的具体任务就是维护档案的完整与安全，从数量上来讲，就是要保证公司档案内容上的齐全配套；从质量上讲，就是要保持公司档案的内在有机联系和系统性；在范围上，应涵盖公司的所有工作活动所产生的各种形式、各种门类的档案文书，做到不坏、不丢、不散、不乱。这也是档案保管工作的目的。（1）防止自然和人为因素对档案的损坏，做好防盗、防强光、防高温、放火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”工作。（2）库房定期清扫，保持卫生，定期更换防虫药物和消防器材。（3）建立库房温湿度检查登记制度，采用机械或自然手段调节室内温湿度。（4）杜绝一切不安全因素，不得将火源、易燃易爆品或食物带入库房，发现电线老化及时更换。（5）未经批准不得擅自进入档案库房，无关人员严禁进入。三、慎重选择管理人员，爱岗敬业投入档案工作一所幼儿园档案管理的成效很大限度上与档案管理人员的素质和责任心有关。档案管理人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的关键。档案工作是一项保密性很强的工作。任何涉密档案的失泄密，都也许给国家或集体导致不同限度的损失。档案工作也是一项服务性很强、繁琐、细致的工作，这种繁琐细致无不体现在整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、拟定保管期限、汇编、注释档案内容、运用档案的征询等各个环节。这些特点就规定：档案管理人员必须是政治可靠，能严守机密；工作态度认真负责，严谨细致，乐于奉献，勤恳工作；拥有较强的专业素养，有收集和解决大量信息的能力；创新意识强，用新的思维来对待新问题，用新的对策和思绪来解决出现的问题，把档案的管理工作提高一个层次。在西安市颁布的有关规定中规定，幼儿园档案室应配备一名专（兼）职档案人员，具有中专以上文化限度、政治可靠，原则性强的中共党员；热爱档案事业、忠于职守、具有档案专业知识；同时掌握使用计算机基本技能。四、及时收集材料，规范档案整理档案工作始于资料的收集，这是档案工作的第一步。档案的收集就是档案室按照有关规定，通过例行的接受制度和专门的征集办法，将分散在各机关、部门、个人手中和散失在其它地方的档案，有组织、有计划地集中保存的工作。收集的规定：1、对于管理类档案，规定归档文献材料齐全完整，精炼准确，符合长期保管的质量规定，能反映单位的业务活动。2、对于科技档案，规定认真贯彻集中统一管理，遵循科技档案的自然形成规律，保证科技档案的完整、准确。幼儿园的档案材料大多自保教一线，人人树立“为国家积累史料是每个公民应尽的义务”的意识，自觉积极地收集平常工作中产生的材料，保证原始的真实的第一手资料齐全完整。但并不是所有的资料都要一一收集，而是要选择有价值的，能反映幼儿园历史发展情况材料。各项资料的收集有专人负责，比如幼儿园开展教科研活动或者各类亲子活动、毕业典礼的时候，有老师从活动的筹备、开展到结束进行资料的整理，由电教部门负责每次活动的影像资料，由专人保管好相关资料，保证资料的完整性和真实性。移交归档时，文书档案应于次年6月底，保教档案等应于次年9月底半整理好的档案，连同教育教学大事记及相关的特色编研材料移交档案部门统一管理。资料收集后关键是整理和归档，这样资料才干升级为档案。因此必须对档案资料进行科学规范的整理分类，才干使其具有保存价值和参考价值。将同专题、同项目、同内容的文献材料编排在一起，并准时间顺序排列，同时将档案的目录输入电脑，方便以后的检索。五、按照标准，合理分类档案分类的原则：统一分类，相对稳定，可扩充。分类的方法：年度分类法，机构（问题）分类法，保管期限分类法，复式分类法。制订分类方案：三级分类方案（保管期限年度机构）二级分类方案（保管期限年度）归档文献的排列原则：同一事由的相关文献应当排列在一起，可按文献形成的时间先后顺序或按文献重要限度排列；不同事由的文献可按形成时间先后顺序、事由重要限度或共同属性分别集中排列。幼儿园的档案一般分为：文书档案、保教档案、保健档案、教师业务档案、科技档案、声像档案、实物档案、特色专题档案等，幼儿园可根据本园情况略做增减。1、文书档案是幼儿园党、政、工、团等部门和个人在幼儿园各项活动中形成的，对幼儿园和社会有保存价值的文字、图表、簿册、声像、实物等教学文献材料。整理好的文书档案按三级分类方案（或二级分类方案）装入文书档案盒内。形成的部门有：党支部、工会、团支部、民主党派、办公室、后勤等。（1）归档范围A、反映本园重要职能活动和基本历史面貌的，对本园工作、国家建设和历史研究具有运用价值的文献材料；B、本园工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文献材料；C、本园需要贯彻执行的上级主管部门的重要文献材料；D、其他对本园工作具有查考价值的文献材料。凡归档的文献材料，必须符合国家公文格式标准，做到笔迹工整、清楚，严禁用铅笔和圆珠笔书写。（2）不归档的范围，即“三不归”A、上级主管部门的文献材料中，普发性不需本园办理的文献材料、任免、奖惩非本单位工作人员的文献材料，供工作参考的抄件等；B、本园文献材料中的重份文献财贸查考运用价值的事务性、临时性文献，一般性文献的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，本园负责人兼任外单位职务形成的与本园无关的文献材料，有关工作参考的文献材料；C、不需贯彻执行的文献材料及供参阅的简报、情况反映。（3）永久保管的文书档案A、本园制定的工作制度、办法等文献材料；B、本园召开重要会议、举办重大活动形成的重要文献材料；C、本园职能活动中形成的重要业务文献材料；D、本园关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结等；E、本园机构演变、人事任免、综合记录报表等文献材料；F、本园房屋买卖、土地征用，重要的协议协议、资产登记等凭证性文献材料，G、上级主管部门制发的属于本幼儿园主管业务的重要文献材料。（4）定期保管的文书档案A、本园职能活动中形成的一般性业务文献材料；B、本园召开会议、举办活动等形成的一般性文献材料；C、本园人事管理工作形成的一般性文献材料；D、本园一般性事务管理文献材料；E、本园关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、记录报表等；F、上级主管部门制发的属于本园业务的一般性文献材料；G、上级主管部门制发的非本园主管业务但要贯彻执行的文献材料。（5）幼儿园文书档案的保管期限定为永久、30年、2023。（6）文书档案整理的一般程序：收集分类整理装订排序编号盖归档章打印目录盖合面章、合脊章备考表装盒数据备份2、教学档案是幼儿园保教管理和保教实践活动中形成的，具有保存价值的，并按一定归档制度集中保管起来的文字、图表、簿册、声像、实物等教学文献材料。整理好的教学档案按卷装订，一般以一类材料为一卷。形成的部门重要是保教室。教学档案分为教学管理、教研成果、教师业务。教研成果涉及教研材料，即教研活动计划、实行方案、总结、教研活动情况等。也可以将科研材料归入此档案（科研档案也可以列入科技档案中）。科研材料归档范围重要涉及：第一、研究准备阶段：科研课题审批立项书或文献，任务书，委托书，开题报告，可行性研究报告，调研和考察报告，方案论证，专家评议书，项目审批文献，经费申请报告及批件以及协议书，协议等文献。第二、研究实验阶段：实验阶段的各种载体和重要原始记录，实验报告，计算材料，各种分析数据，专利申请的有关文献材料以及各种图表等。第三、总结鉴定阶段：结题申请书，科研报告，论文、专著，参与人员名单，科研成果鉴定申请书，科研成果鉴定证书，专家鉴定小组名单，专家评审意见，科研经费决算材料科技成果登记表等。第四、成果申报阶段：科学技术奖励申报书，获奖告知、奖状、证书，成果应用证明材料，专利申请书及授权证书等。（成果涉及：专题论文、研究报告、专著、丛书、软件、量表、典型教育教学案例、教育叙事、优秀活动设计等地）第五、应用转化阶段：推广应用方案，成果转让协议或协议，应用转化方案及实行材料，国内外同行评价及用户反馈意见，学术交流、培训材料，成果宣传报道材料等。3、保健档案是幼儿园办公厅保健管理和办公厅保健工作中形成的，具有保存价值的，并按一定归档制度集中保管起来的文字、图表、簿册、声像、实物等文献材料。形成的部门重要是保健室、保教室。4、教师业务档案是教师个人在幼儿园内外从事教学、教学研究、教学改革等项产生的，可以反映教师本人教学业务水平、教学工作能力和教学劳动成果的文献材料。分为教学经历类、业务工作类、业务考评类、业务成果类和其他。整理好的教师业务档案装盒，一人一盒一号。5、声像档案是幼儿园采用电视、录像、照相、录音、幻灯以及电子计算机等现代化方式和手段进行教学、教研以及开展各项工作形成的不同形式的档案、不同载体的文献材料。重要涉及：照片、光盘、录音带、录相带、幻灯片、胶片等形成的部门是：幼儿园各部门6、实物档案是幼儿园在各项活动中形成的，不能用纪录它的信息记录完全取代的，以不同表现形式反映信息情况的一个个具体物品，不同载体的实物材料。整理好的实物档案装入实物档案盒内。重要涉及：牌匾、奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册、印章、字画、纪念品、题词、工艺品。实物档案易虫蛀、易锈蚀，要做好防虫、防锈的技术保护，并应专柜保管，注意不能外借，可提供照片使用。7、基建档案是指建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程在规划、设计、施工、改建、维修和管理过程中形成的科学技术档案。重要涉及基建工程的前期工作文献、设计文献、施工文献和竣工验收文献等，是工程建设的记录。一般在工程竣工3个月时将整理好的档案材料移交档案室。基建档案存放在基建档案盒内。8、特色专题档案幼儿园特色档案的数量和质量体现着本园档案管理水平和办园层次。幼儿园可根据本园的教育教学特点建立特色专题档案，编研相关的专集，丰富库存，使教育档案更加多样化和特色化。如：幼儿美术作品集，新年联欢方案集，教师获奖论文集锦，家长表扬信集锦等。这里，以“幼儿成长档案”为例进行讲解。从幼儿进入幼儿园的第一天起，为其建立“成长档案”。由幼儿园对幼儿成长档案统一进行科学的设计与整理，设计出新奇独特的栏目，再由三方（教师、家长和幼儿）共同参与档案资料的搜集和积累。内容有文字、照片、作品、表格等，全面而真实反映幼儿的成长历程。如：教师可以把幼儿天天在园的表现、进步情况以及对孩子鼓励的话语等写在成长档案里；家长可以将幼儿在家的情况，爱好、专长、喜欢吃的食物、不喜欢吃的食物、过敏的食物等记录在案；这样幼儿成长档案加强了教师与家长之间的联系，家园携手共同关注幼儿的每一天，使幼儿健康、快乐地成长。为幼儿建立成长档案的优点：一是，全面了解幼儿发展现状。它不仅只是教师建立的幼儿档案，也不仅只是教师对活动的观测记录，更不再只是家园联系手册，它还涉及了幼儿艺术活动作品、幼儿操作能力记录及操作成果、幼儿生长发育记录、幼儿平常活动照片等，全面展现了幼儿成长的足迹。二是，促进幼儿的个性化发展。在教师的帮助下幼儿将自己收集的各种有关资料呈现在成长档案之中，幼儿参与成长档案的记载；“幼儿成长档案”为幼儿提供了自我结识与评价的空间，教师有计划地引导幼儿积极参与各类活动，唤起幼儿对幼儿园美好生活的幸福回忆，培养幼儿对的对待生活的态度，提高幼儿自我评价与自我结识的能力，促进幼儿个性化发展。三是，给予教师充足的自主空间，教师可依据幼儿个性、能力、特点设计凸显个人的成长档案。四是，成长档案为科学、公正的评价幼儿提供可靠的依据，更为幼儿个性化的教育指明了方向，极大提高了教师的工作热情。9、大事记的编写大事记是按照时间顺序简要地记载各单位在一定期内发生的涉及范围较广、影响较大、在事后仍有一定参考意义的大事、要事的一种参考材料。大事记，一般采用编年体编写，以尊重史实、客观记述、简明扼要的原则，大事突出，要事不漏，小事不要，取舍得当。每一条大事记用一个自然段，交待清楚时间、地点、人物、事件、因素、结果等基本要素。否则，记述不完整，事实不准确，削弱了其使用功能。大事记与全宗介绍、组织沿革、档案制度汇编、基础数字汇编、运用效果汇编属于档案的六大编研材料。六、充足运用档案，积极提供服务档案运用是档案工作的出发点和主线目的，档案只有运用起来，才干体现它的价值。档案人员应树立强烈的运用意识。本着“谁产生、谁整理、谁归档、谁运用”的基本原则，积极积极的开展档案运用工作。使大家能及时地获取信息，并从信息中获取、提炼、开发出有参考价值的东西。如幼儿园开展的教师示范观摩课、课件玩教具的制作及亲子活动、运动会等，都积累了丰富的资料，有书面资料、图片资料、影像资料等，这些逐年累积后都变成了非常有价值的参考档案资料。档案运用一般须经主管领导批准，在相关人员陪同在档案查阅室查阅，不得携至室外。运用档案时不得折叠、标记、污损、涂改、撕扯等。档案室应配备借阅登记本。在借阅时要进行登记，涉及借阅人姓名、借阅时间、案卷名称，并规定归还日期，逾期不还的要及时催要。在办理借阅手续时，档案员应积极找到借阅者所需文献材料，不要让借阅者自己寻找，避免借阅者对档案不熟悉而带来麻烦，档案归还后要及时归档，避免遗失。珍贵的或不易搬动的实物档案，提供实物档案照片使用。在档案平常管理中，为了方便教师查找运用档案，应制订相应措施，引用有多种检索工具（全引目录、案卷目录、专题目录）等，丰富编研材料，全面反映档案情况。有条件的幼儿园，还应建立电子档案检索目录，提高档案资料的流转运作功能，为教师开展教学研究提供了优质的服务；明确档案借阅操作流程，不断提高档案管理的功能和效益。实现档案从“保管型”向“实用型”的转变。七、慎重进行档案销毁清理到期档案时，须经档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定，对确无保存价值的档案逐个进行造册登记后清理销毁工作；对尚有保存价值的档案经审查后重新立卷、归档。凡经销毁的档案除档案负责同志签字外，还要经主管领导批准、签字。销毁清册要作为资料长期保存，防止丢失，以备查考。在数年的档案管理工作中，我深刻地体会到：1、要积极争取园长对档案工作的重视，才干保证档案设施设备的配备和完善，将档案管理的规定和目的列入幼儿园的学年工作计划中，根据年度目的对全园教工开展档案工作培训，强化人员职责，明确阶段性工作规定，是做好档案工作的基础。2、依据幼儿园发展规划与重点工作，全体职工齐心合力做好档案资料的收集和积累工作，在时间节点和材料的完整性方面把好关，保证过程性资料的完整和规范。3、档案管理工作应当做到与时俱进。广泛听取意见和建议，对归档类目进行补充和调整，随着经济建设发展而不断的延伸，为档案工作的规范管理、高效运作出不懈的努力。4、作为档案管理人员，要不断提高业务水平，掌握现代化管理工具，纯熟掌握电脑操作，才干更好的为教育教学工作服务。