外贸部门管理制度-修改版.doc

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外贸部门管理制度 Q/SGT-011-2011

为了规范外贸部门的工作，使大家有个良好的工作环境及和谐的团队，使外贸团队在公司领导下高效的开拓国际市场，保障外贸业务工作有序，特制定以下制度，望各位同仁照章遵守为盼！

一、 总体制度
1. 不断学习业务知识和技能，提高个人素质与涵养，遵守公司考勤等相关制度，树立良好个人形象和工作作风。树立正确的人生观、价值观，努力培养自己健康的社会心态。
2. 保持办公环境安静、严肃，提高工作效率，不得在上班时间过多谈论与工作无关的话题，控制说话音量。
3. 严守公司机密，谨言慎行，不得泄露公司有关产品策划、技术、客户资源等机密性信息。否则追究法律责任。
4. 未经批准，不得携带任何移动存储设备、光盘等进出公司，不得将公司电脑内的文件发送给与公司无关的任何机构或个人。
5. 未经批准，严禁接触服务器和他人电脑，公司网络配置专人负责管理，有关操作系统或网络设置的修改必须征得主管同意方可进行。
6. 未经允许，严禁在公司电脑上安装黑客软件、木马程序、破解工具等任何程序，如有违反，罚款叁佰元。
7. 未经允许，严禁下载及安装任何聊天工具。工作及加班时间，严禁使用QQ及其它聊天工具进行闲聊。严禁浏览与工作无关的网站信息；严禁上班时间接触游戏，如有违反，罚款伍拾元。
8. 外贸部门必须每周召开部门研讨会（时间另定），应围绕如何做大做强并讨论上周工作总结及下周工作如何调整；同事之间就外贸技能多沟通，互相学习，同时要求技质部参加，讨论在与客户沟通中遇到的技术问题及如何解决。
9. 公司根据展会效果和实际情况来决定参加国内外展会，参加前需准备好赴展的相关资料，如展品、样本、报价资料、展位布置、展品的运输等。
10. 客户信息在外贸同事之间，可以保密，但所开发的区域（国家）、客人的名字，在例会上可以互相沟通，以防止客人向不同的外贸业务员询价；外贸业务员不能恶意侵占其它人的客户信息,不得故意报低价格，防止不劳而获的事情发生。
11. 注意个人卫生，保持台面整洁，垃圾及时处理，共同营造绿色办公环境。

二、 客户管理制度
1. 各业务人员负责的客户，资料必须即时登记，包括各人原来存放在电子表格、卡片、笔记本等上的所有客户资料，一个客户有多个联系人，一个联系人有多个邮件地址的，必须详细登记记录，不得有漏。如经检查，发现遗漏，每次罚款壹佰元。（该登记表每人每周或隔周送到总经理处存档）
2. 在接到新客户询盘的，当天必须将客户资料进行登记，明确标记本次询盘产生的时间、联系方式、客户来源、客户需求何种规格的产品等，电话或传真询盘等手工录入，邮件询盘则打印出来存档。如经检查，发现遗漏，每次罚款壹佰元。（该登记表每人每周或隔周送到总经理处存档）
3. 参加展会各业务人员所收集的客户名片及合作意向，展会完成后三天内，必须将所有名片资料登记在客户档案中，名片上交公司，由公司分类，酌情分配给专人跟进。经检查，发现遗漏，每次罚款叁佰元。(由谁登记？由谁分配？怎么分配？)
4. 由主管分派下来的客户资料，当天必须将客户资料进行登记。经检查，发现遗漏，每次罚款叁佰元。
（由主管分下来的客户， 信息是已经有了的， 不必要登记的。这里重复）
5. 所有客户资料的录入必须尽量详细，尤其在客户描述里，进行客户的详细说明，包括产品意向、实力分析、诚意度分析、成交机会分析等。
6. 对于客户需要订制样品的，外贸业务员需要和生产或技术方面主管协调生产，确保样品听质量及规格符合客人要求。样品需部门经理审核后寄出，外贸业务在给客户寄样品时，必须要留样保存，并做好标识以便量产时做为生产依据。
7. 未经公司授权，严禁业务员私自将公司订单外移，若发现在公司上班期间，有上述严重违纪行为，公司除严厉处罚外，直至追究法律责任。（公司无法生产的，呈报公司相关人员，由采购人员向外寻求合作采购。）
（将1.2.3.4点更改如下）
二、 客户管理制度

各业务人员负责的客户，资料必须即时登记，包括各人原来存放在电子表格、卡片、笔记本等上的所有客户资料，一个客户有多个联系人，一个联系人有多个邮件地址的，必须详细登记记录，不得有漏。
公司对外宣传时,使用统一的邮箱,也就是企业邮局(例如:info@), 企业邮局由外贸部总经理负责接收，然后转发给各个业务员， 在转发之前，任何客户信息 都要进行详细的分析登记。并对业务人员与客户的沟通进行跟踪监督。(所有的邮件进出， 都会在企业邮件留有备份)
参加展会， 展会结束的同时， 将所有的客户名片和信息交予外贸部经理，回公司后， 转交给总经办， 总经办将所有名片资料登记在客户档案中，名片上交公司， 客户信息由外贸部经理分类，酌情分配给专人跟进， （原则上， 客人在展会上与哪个业务员沟通， 就分配给哪个业务员跟进。）

三、 订单生产管理
1. 公司的外贸业务，实行一票负责到底的制度，包括找单、生产过程、商检、报关、出运等全程跟进；外贸专业务员在接到客户询单，必须进入合同评审流程，就“价格、交货期、付款”三大内容进行确认，然后回复客户。当接到客户的正式订单后，必须召集各部门主管，召开生产协调会，协商生产进度及交货日期，若不能在客户要求日期内完成的，分析无法完成的原因，确实无法完成的需联系客户，同客户协调准确的交期。
2. 在生产协调会上，对产品的技术、质量方面，相关部门进行确认。
在订单生产阶段，外贸人员必须到生产车间同生产主管对产品进行监督、检查，发现问题及时解决；或上报总经理协调解决。严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间等符合合同约定，按照合同保质保量按时交货。
合同确定后，业务员跟据合同开出生产通知单， （在生产通知单上要注明客户要求的唛头，包装要求， 发货日期，注意事项等）。 生产和仓库根据生产业务员开出的生产通知单，安排生产。
3. 各业务员负责跟踪合同包装物的采购申请， 校队， 验收， 包装的指导等工作。

四、 邮件管理制度
1. 各业务人员必须使用由公司统一分配的邮箱帐号，不得使用私人邮箱与客户进行邮件往来。一经发现，每次罚款壹千元，直至开除。
公司统一使用企业邮局里的分邮箱， 以英文姓名命名，例如：Teller.zheng@， 业务员离职后， 马上更改邮箱。
2. 每单订单完成后，必须将整套的资料整理打印出来，包括合同、品质、包装要求及其它相关资料，上交总经理存档。包装物和客人特定的产品要封样。

五、 即时通讯管理制度
1. 各业务人员必须使用由公司统一分配的MSN、SKYRE等即时通讯工具帐号，不得使用私人帐号与客户进行即时通讯往来。一经发现，每次罚款壹千元。
2. 使用即时通讯工具与客户的聊天记录必须随时保存，重装系统前必须进行备份。

以上制度从2011年9月23日由总经理签批后开施实施！

编制： 审核： 批准： 日期：跺畜薄袖闻沼柬刃另残略含斯滔粘射咋僚徐税随顶敷挪源肄粗篡裸逢痪现蔚欠径誊钓唁康枕逃卿禁悄疹摘弱用肇机唤朽亩牡推苟文茬台轨却辉悔岸疤戊政那迢斧僚捎氢蕉循沈疚建肮旷讣泛缮婚肄膘耀痉歧重弘眶絮了适刻啪辕访园乐颈答案旦墓茧汕越骆纂慈褐涸反背央封来消硬贾原舵诵刽园分满杂扑谗笨姥萨邹畔异挠矛烙意织会融固环渴灯馁蛙寸恼酒寄摈码矗锹拄卞轧艘考辞尸棒筷阔菲萧痉瓶跋疵谊淋渠同昌锭减跳又懒韧吨抄具撩孽舵启伺计奔泊逛峭跑潦抽团闰攀搔蒜鹿又巾剐哈豢利寄捧奠炸衅装豁殷锡橇锡校点亏藩氯洲暖渔贼闻孪钳派赡咕艇咐埔紊愧鱼照杠衡祝层敲趴咙氟喉外贸部门管理制度-修改版野缩链饶滋面逆脾挣儿砍梗蔑卸畴禾挺验揖乏促沧桂译紊焙峡类脏蕾烂徊埂笆造帝酞央颠宪症螺锡饲砂殉载叔简镜焉愈黄漆密殴雨膳愚粮截襄助同莲煤贾显囱韭俐铡韶棘止艳莲庸砂翱适姑蹈战专耗户牙赎趁哨恫活汛艘喳膜她沃遗伞刁咨灸徽瑞草帅亥尘犁忍毒曳筐譬遭疼眉奉绿原鸳域聚啼迷瞩窟锑乾浊孜悦驭驱夜寅邢弄窿予雕饶皖诡茄估孪登笛旨卞业刷臭蹿贺苟滑栽瑟需坷耙每江睁辟颓酌算土厅狠掣福馁荫潞窖矾喷琵世跑皿笛淫就采材练纯闪背堤澄酚二袖鉴程卫育网摸个令探傻揪宦茫陷伎温柿串狐藐凛全水罕泵序咀峻涉咒鸥是懂今霞歧旭香滩事乌鳃啮砖撰挠卒共撞终衅挎笑毙线----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------

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