商业管理公司招标管理规定及实施细.doc

文件编号：JZYSY-BB-CG-004-A
签发机构：佳兆业集团制度评审委员会
颁布日期
2011-05-19
文件名称：佳兆业商业管理公司招标管理规定及实施细则
负责单位：商管总部人力资源及行政部

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佳兆业商业管理公司招标管理规定及实施细则
1．目的
为规范商业管理公司总部、地方商管及项目部招投标管理程序，确保发包项目符合公司要求，提高公司招标采购工作效率，加强招标采购的风险管理，降低采购成本，以合理低价选择最满意的合作方，特制定本管理规定。
2．适用范围
本规定适用于商业管理公司总部、地方商管及项目部五万元以上设计类、工程施工类、综合服务类、企划推广类、行政类、其他类项目招标及管理工作。
3．职责
采购职能部门需本着全面招标、整体招标、严格审查、阳光作业、合理低价、公平公正的原则进行招标。
4．管理细则
4.1商业管理公司总部、地方商管、项目部单笔采购或合同金额五万元以上的设计类、工程施工类、综合服务类、企划推广类、行政类、其他类服务必须实行招标，确定合作单位。所有招标应采用公开招标或邀请招标的方式，须保证三家以上（含三家）的投标单位参与竞标。但下列情况除外：（1）某些已经过公司审批确定了长期合作伙伴关系的项目；（2）某些垄断性行业项目；（3）某些单项造价在五万元以上的零星项目；（4）工期要求极为紧急的项目。不采取招标方式直接发包的供方由采购职能部门从公司确认的合格供方名录中选取，会同相关部门协商确定后报招标评审小组，由招标评审小组最终确定项目供方。
4.2招标采购程序
4.2.1设计类（指工程设计）项目招标采购程序
收到业务部门发予的采购事项审批（以《文件审批单》形式报批，需包含但不限于①财务部审核的费用预算、②设计任务书）后，于16个工作天内完成招标及合同签订工作，工作时限如下：
供方考察（2天）、供方资格审批（1天）、招标文件审批（1天）、发标及回标（以8天计）、开标及定标审批（2天）、合同签订（2天），共计16天时间。
4.2.2工程施工类（含整改）项目招标采购程序
收到业务部门发予的采购事项审批（以《文件审批单》形式报批，需包含但不限于①财务审核的费用预算、②施工方案——平面图纸、施工图纸、工程量清单、主材清单及效果图等）后，于15个工作天内完成招标及合同签订工作，工作时限如下：
供方考察（2天）、供方资格审批（1天）、招标文件审批（1天）、发标及回标（以7天计）、开标及定标审批（2天）、合同签订（2天），共计15天时间。
4.2.3综合服务类（含代理公司、顾问公司、咨询公司等）项目招标采购程序
收到业务部门发予的采购事项审批（以《文件审批单》形式报批，需包含但不限于①财务审核的费用预算、②项目基本资料——项目简介、PPT、策划定位报告等）后，于18个工作天内完成招标及合同签订工作，工作时限如下：
供方考察（2天）、供方资格审批（1天）、招标文件审批（1天）、发标及回标（以10天计）、开标及定标审批（2天）、合同签订（2天），共计18天时间。
4.2.4企划推广类（含整合推广、媒体代理、广告制作、影视动画制作、模型制作、印刷、礼品、活动策划等）项目招标采购程序
收到业务部门发予的采购事项审批（以《文件审批单》形式报批，需包含但不限于①财务审核的费用预算、②项目基本资料——根据采购事项不同，可包括项目简介、PPT、策划定位报告、推广方案、平面图纸、项目效果图等）后，于16个工作天内完成招标及合同签订工作，工作时限如下：
供方考察（2天）、供方资格审批（1天）、招标文件审批（1天）、发标及回标（以8天计）、开标及定标审批（2天）、合同签订（2天），共计16天时间。
4.2.5行政类（含IT、办公用品、清洁用品、绿化、旅游等）项目招标采购程序
需进行招标的行政类采购包括以下2类：
战略采购：包括办公用品、办公耗材、电脑及各类办公网络设备、订购机票、名片印刷、饮用水等需建立长期合作关系的采购。
零星采购：包括单笔采购金额大于50000元的办公家具、日常电器及维修用品、礼品及活动用品、其他行政采购等。
收到业务部门发予的采购事项审批（以《文件审批单》形式报批，需包含但不限于①财务审核的费用预算、②需求物料清单——数量、规格、型号等）后，于13个工作天内完成招标及合同签订工作，工作时限如下：
供方考察（2天）、供方资格审批（1天）、招标文件审批（1天）、发标及回标（以5天计）、开标及定标审批（2天）、合同签订（2天），共计13天时间。
4.2.6其他类
不包含于以上五点的招标采购内容，属于其他类采购范围。
收到业务部门发予的采购事项审批（以《文件审批单》形式报批，需包含但不限于①财务审核的费用预算、②明确的采购需求——采购内容、基本技术要求等）后，于15个工作天内完成招标及合同签订工作，工作时限如下：
供方考察（2天）、供方资格审批（1天）、招标文件审批（1天）、发标及回标（以7天计）、开标及定标审批（2天）、合同签订（2天），共计15天时间。
4.3招标的一般规定
4.3.1地方商管、项目部、相关职能部门提出招标项目计划，按照程序报批；
4.4成立招标评审小组
4.4.1招标计划审批完成后，需成立招标评审小组；小组成员由采购职能部门负责人及经办人、相关项目或部门负责人、财务部负责人、公司高管（设计类及工程施工类需成本职能参与），人数为3人以上为奇数；
4.4.2采购职能部门为招标工作的组织部门，负责对外联系、组织开标、组织评标、价格洽谈、招标文件起草、组织考察、合同文件的起草、合同条款的洽谈及合同的签订、主持招标答疑等。
4.5招标文件制作及投标人资格审查
4.5.1采购职能部门负责招标文件的制作；
4.5.2招标文件由招标说明书、投标报价清单、报价说明书、材料（设备）技术质量要求、各类服务的内容及服务质量要求、工程设计施工方案（施工图纸）、合同范本、材料样板等组成。
4.5.3招标说明书的主要内容
4.5.3.1项目总说明：主要说明该招标项目的总体情况，列明发标、截标、开标、评标、定标时间及地点等。
4.5.3.2项目投标须知：细述招标要求，包括投标保证金、图纸资料费的收取、技术要求及质量要求、结算办法、付款条件、工期要求及对投标单位的资质、合格条件要求等。
4.5.3.3投标文件编制和递交要求：投标文件根据内容不同分二部分分别密封。
4.5.3.3.1第二部分——投标人对招标人技术条件的回应、营业执照、企业简介、资质等级、生产技术力量、服务团队介绍、业绩、质量保证措施和服务承诺等（简称技术标）。
4.5.3.3.2第一部分——投标人对招标文件及合同范本的回应，包括投标报价清单或投标报价书（简称商务标）；
4.5.4招标文件之合同范本为无标的合同。
4.5.5按《供方评审及控制程序》对投标人资格进行考察，并确定合格供方。
4.6招标文件审批
4.6.1采购职能部门负责《供方资格审批表》及招标资料等招标文件的报批工作，报批程序参照《集中采购操作指引》及责权手册说明。
4.7发标、回标及开标
4.7.1发标
4.7.1.1采购职能部门在招标文件、投标单位资质审查表经过相关负责人会审后，即可进行修改打印和组织发标工作。
4.7.1.2目标成本大于100万的招标采购项目，在发放标书时需按规定向投标单位收取投标保证金，投标保证金按照目标成本的百分之五计取；招标工作结束后，未中标单位可即刻全额退还，中标单位在签订合同后或第一次供货后全额退还。严重违反招标程序和纪律，及中标后悔约的单位将没收其投标保证金。
4.7.1.3投标保证金由公司财务部收取，财务部不得将该笔费用改为它用。
4.7.2招标答疑会
4.7.2.1原则上所有项目均应召开招标答疑会；
4.7.2.2招标答疑会由采购职能部门组织，通知所有投标人参加，相关专业技术人员和商务人员进行答疑；
4.7.2.3招标答疑会上所有投标单位的提问及答疑人员的答复均应向所有投标单位公开；
4.7.2.4答疑纪要在答疑会当天或第二天由采购职能部门编制，答疑纪要应及时发送给所有招标文件收受人，答疑纪要为招标文件的组成部分。
4.7.3截标
4.7.3.1所有投标人均应在截标时间前投标。原则上，超过截标时间送达的标书为废标。
4.7.3.2标书通常由 “技术标”、“商务标”二部份组成，一些项目还要加上投标样板。为区别，所有投标人应在标书上贴上标签，注明标书内容、投标单位、参投项目、样板编号等。
4.7.3.3为加强招标的严肃性，招标部门应采取密封投标方式，所有投标人的标书均应密封并在封口上加盖密封章。
4.7.4开标、评标
4.7.4.1开标分为技术标和商务标；
4.7.4.2开标评分表由采购职能部门编写，所有评审小组成员签名确认；
4.7.4.3所有评审小组成员认真研读招标技术方案、考察报告与评分表，了解清楚招标项目的技术要点，讨论确定评标要点，统一评标标准；如因招标项目的特殊性需对标准评分表进行调整，须统一意见并签名确认；
4.7.4.4原则上技术标通过评审的，方可进行商务标的开标；
4.7.4.5评标过程中如发现两份标书雷同或有证据证明为串标的，两份标书均应判为废标；
4.7.4.6评标过程中如发现投标资料有弄虚作假行为的，标书应判为废标；
4.7.4.7凡有判定废标的，应经评标小组集体同意，且应提出明确证据；
4.7.4.8技术标评标的内容为
4.7.4.8.1投标人资质情况；
4.7.4.8.2投标人考察实况；
4.7.4.8.3投标人技术标标书；
4.7.4.8.4投标人样板评定。
4.7.4.9对一些技术含量不高、产品规格清楚及工程类项目可采用以价格为主的方式竞标，竞投人缴纳一定数额的竞投保证金，以最低报价中标。
4.7.4.10按照招标文件规定的时间组织召开开标会。
4.7.4.11组织召开评标会，根据对比分析结果对各投标单位进行评分，评标过程填写《开标评审表》。
4.7.5定标及合同的签订
4.7.5.1经过开标、评标得出中标单位，采购职能部门负责填写《定标审批表》提交招标小组进行审批，《开标评审表》作为《定标审批表》的附件一并提交。中标单位经招标小组审批通过后方可定标，向中标单位发出《中标通知书》。
4.7.5.2合同的拟订、审批和签订
4.7.5.2.1若招标条件发生变更，包括招标要点或投标单位的变更，由变更提出部门填写《招标条件变更审批表》提交招标小组审批通过后方可实施。
4.7.5.2.2若出现开标后招标的主要内容发生变更、新增投标单位、多个投标单位放弃投标或投标单位有弄虚作假、串通抬价等情形，采购职能部门可组织填写《废标审批表》，经招标小组审批通过后宣布原招标为废标，向所有投标单位发出《废标通知书》。
4.7.5.2.3定标审批表等记录及修改拟定的合同经责权手册对应责任人审批后，即刻可以发放中标通知书和与中标单位签订合同。
4.7.6招标结果复议
4.7.6.1所有项目在定标后，原则上不能改变中标结果；
4.7.6.2特殊情况需改变中标结果的要进行复议，复议项目需经招标小组一致通过。
4.7.6.3复议条件
4.7.6.3.1中标单位不能按中标价履约的；
4.7.6.3.2确定中标单位后，合同条款不能接受的；
4.7.6.3.3招标结果终审未通过的。
4.7.7招标项目样品的验收、封存及管理
4.7.7.1样品验收
4.7.7.2样品库的建立(实物\电子)
4.7.7.2.1标项目的样品分为两大类：一类是招标用的样品，一类是中标单位的中标样品。
4.7.7.2.2第一类样品是使用单位确认的招标标准样品。由使用单位对需招标的材料样品进行确认，并贴上标签送成本及采购部进行招标，以此作为投标报价和投标样品评定依据。标签上应注明材料名称、规格、型号、工程名称、确认单位名称等。招标中，投标单位在投标时应严格按照样品要求进行报价和提供本厂产品样品。招标工作结束后，该样品由使用单位收回或送样品存列室封存。
4.7.7.2.3第二类样品由投标单位在投标时送达或由中标单位在招标结束后送来。对第一种情况，招标部门在组织技术标评定时对样品进行评定，其评定结果将作为技术标指标之一。合格样品必须贴上标签，标签上应注明材料名称、规格、型号、工程名称、评定人员单位及参加人员签名。原则上样品合格的单位才能参加经济标的开标。招标工作结束后，招标部门立刻通知中标单位再提供合格样品一式多套（具体数量视项目需要而定），比较合格后对所有样品进行封存，除使用单位各保存一套外，其中一套样品送到陈列室封存。
4.7.8资料与信息管理的规定
4.7.8.1投标结束后，采购职能部门应做好项目招标资料、投标文件、《供方资格审批表》、《招标文件审批表》、《答疑会纪录》、《开标评审表》、《定标审批表》及相关会议纪要等的收集、整理、归档、保管工作。
4.7.9招标、评标纪律
4.7.9.1招标系统的工作目标是，以“少花钱，多办事、办好事”为宗旨，在保证质量的前提下，在公平公正、合理竞争的原则下，为了提高经济效益，降低成本，实现公司的成本控制管理目标，而精心选择优秀的合作单位及材料、设备供应商。
4.7.9.2招标系统工作人员应本着实事求是、客观公正、严谨保密的工作态度，做到招标工作标准化、规范化，不断提高招投标工作效率。
4.7.9.3开标会议必须在评标成员全体人员参加下进行，如有特殊情况不能到会的，须事先征得招标小组其他成员的一致同意，并指派所在部门的人员代为参加，由其代为行使权利。
4.7.9.4评标成员应当客观、公正地履行职务，遵守职业道德，对所提出的评审意见能承担个人责任。
4.7.9.5评标小组成员必须严格遵循实事求是、客观公正、谨慎评价、诚实廉洁、保守机密的职业操守。应对有关会议上的资料承担保密责任，任何情况下不得泄密，否则按公司有关制度处罚。
4.7.9.6投标单位不得打听或通过任何途径知道标底等有关内容，投标书及资质、资信证明和印章等不得弄虚作假。
4.7.9.7招标人员必须保持自身廉洁，慎重地使用在履行工作职责时所获取的资料，不能为了任何个人的利益，也不能以有损于公司利益的方式滥用上述资料。
4.7.9.8招标人员必须注意保存、保护招标中提取、收集到的招标资料的完整性，不得毁损、遗失、丢弃上述资料。
4.7.9.9招标人员在招标工作中与投标单位接触时应时刻注意保持公司对外形象，注意自己的言行及工作方式，做到耐心、细致、谨慎。
5．附则
5.1本制度自颁布之日起施行，未按本制度规定执行造成的延误由业务部门自行承担。
5.2有关招标审批权限请参照《集中采购操作指引》及公司责权手册。
5.3本管理办法由商业管理公司拟定，其解释权归商业管理公司所有，本管理办法从颁布之日起实施。
5.4非固定金额类采购如商业代理公司等，由业务部门结合项目实际情况自行完成。
5.5相关合同款项支付，应由地方商管、项目部、相关职能部门根据项目阶段性进展发起付款申请，采购职能部门按合同条款予以办理付款。
6．质量记录及表格
6.1《供方资格审批表》

6.2《招标文件审批表》

6.3《答疑会纪录》

6.4《开标评审表》

6.5《定标审批表》

6.6《中标通知书》本页为著作的封面，下载以后可以删除本页！

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