销售内勤岗位说明书-2.doc

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办公室内勤工作管理
1.考勤管理、前台接待、电话接听。
2.销售人员出差准备
3.客户信息管理
4.

办公室内勤岗位职责
1协助销售经理完成各类信息的收集、录入、汇总、分析工作。
2负责对销售订单的审核工作，同时开据出库单。
3负责销售统计及分析工作，按进做好日报、月报、年报，报销售经理。
4负责本部门文件的收发工作及部门资料的档案管理工作。
5负责本部人员的评估汇总工作。
6完成本部门的行政事务性工作，为本部人员提供后勤服务。
销售内勤考核
1、按照公司规定的工作时间出勤，严格遵守公司的各项规制度，若发现违规行为，按公司规定处理。
2、对部门内的文件及档案管理要做到及时、准确，如发现档案丢失、泄露，则扣罚当事人X元；情节严重者予以辞退。
3、开据出库票据时要仔细、认真、负责，若由于出库票据开出错误，造成公司利益受损，则扣罚X元。
4、销售内勤要及时、准确的完成各项统计报表，并上报部门经理，如发现工作拖拉、报表数据严重失实，则扣罚X元。
销售内勤工作职责
对于一个公司来讲，销售内勤的工作是销售人员内外交流的桥梁，是客户联系的纽带，起着举足轻重的作用，因此销售部门所有工作都要经过双人或多人复核制，确保万无一失。
1 与外勤的联系
1.1 每周工作小结的收集并整理，及时上报领导（各办事处每周一10：30之前以传真或E-MAIL形式将小结传至公司）
1.2 外勤费用的申请、借款、核销事宜
    依据公司营销管理制度准确有效开展业务人员销售费用的会计核算、管理、服务，如出差费用的结算、报销、工资奖金的核算等工作。
1.3 外勤与公司的信息交流
1.3.1 公司对外勤指示的传达（要及时、到位）
1.3.2 接受外勤工作中的信息，及时反馈给领导
1.3.3 月底负责各办事处费用销售明细表的核对
1.3.4 协助业务人员回款，提供应收帐款及其相关信息
1.3.5 按要求进行市场信息收集并提供信息简报，以邮件方式报公司销售经理
1.4 外勤所需资料的整理(双人或多人复核)
1.4.1 日常材料（包括办公用品、名片、彩页等的准备）
1.4.2 商业开户首营公司资料、首营品种资料
1.4.3 协助销售人员编写商务文档，编制投标文件、各地物价备案材料
2 对寄件、发货、开票、商业伙伴等的管理
2.1 文件、材料、样品、彩页…等(双人或多人复核)
2.1.1 寄出材料的登记、查收、核实
2.1.2 样品领用、发放的登记
2.1.3 寄出方式的选择
2.2 商业公司的材料的登记、归档（证照、GSP证书、开票信息）
2.2.1 对各商业公司，上官方网站进行核实（国家食品药品监督管理局）。
2.2.2 接、发、处理、保管一切商务来电来函及文件。对客户反馈的意见进行及时传递、处理。建立客户档案，并定期进行回访。
2.3 购销合同的存档、登记
    对合同执行情况进行跟踪、督促，建立每个合同的《合同履行一览表》，编制每个月、季、年度合同履行情况的统计表。将结果报销售部经理、总经理，及通报给销售工程师。根据需要，合同执行情况可反馈给顾客。
2.4 发货(双人或多人复核)
2.4.1 发货申请后，填写发货指令单（发货申请以传真、邮件、电话等形式）
2.4.2 发货前需确认发货合同或协议，对方资质备案，记录供货金额
2.4.3 发货时确认随货附同批厂检报告（出库单、合同等）
2.4.4 确认发货方式的选择，发货时限的选择，以及货物的跟踪
2.4.5 领导签字后，由发货员送至仓库主管发货并登记、记录、查收
2.4.6 根据公司的营销政策建立核算总帐及明细帐目，按时登记明细帐目
2.5 开票(双人或多人复核)
2.5.1 开票申请后，填写开票申请单（开票申请以传真、邮件、电话等形式）
2.5.2 开票前需确认开票品种、单价及数量，对方资质、开票信息等
2.5.3 发票开好后，登记发票面值、开票公司名称、品种、发票代号，以及申请人和收件人
2.5.4 双人复核发票后，将其寄出（发票要单独寄出，或附上出库单、合同等，发票不能随货同行）
2.6 月底协助财务部核对销售清单合同及发货情况，确保市场部和财务的统一
2.7 对所发货物、样品、资料等注意定时查件
2.8 内勤人员出差
    内勤人员也需要定期出差，定期拜访客户。出差前需将部门内部的工作落实下来，且要到位，出差期间电话开通，便于联系。内勤人员的出差费用和补贴按公司规定执行。
3 销售部内部管理
3.1 对日常材料的复印、盖章等的工作
3.1.1 及时复印好日常所需资料，包括公司资质资料、品种资料等。
3.1.2 掌握和使用印章并审核，记录和传达重要电话内容，负责收发各类电报、信函，以及书面或电话形式通知的行政会议。
3.2 彩页、名片印制，快递费用结算等的工作（包括向公司财务借备用金，月底结算）
3.3 公司对外业务的交流（包括选择公司业务合作伙伴）
    负责制定销售计划以及销售计划的督促、落实；负责商业客户业务往来和登记管理，负责商业客户档案的建立和保管，负责各类政策文件、销售合同、数据资料的保管；以及一些物流公司的筛选。
3.4 每日公司邮箱、公司QQ、医药招商网站的管理和维护
3.4.1 每天登陆公司邮箱，及时查收公司邮件和整理邮箱
3.4.2 QQ在线，及时在线沟通、回复
3.4.3 医药招商网站的维护
目前我公司免费注册的医药招商网站已有20个，比如中国医药网，百度虫医药网等。我们需要对网站中的信息进行及时的更新。同时定期对其中的产品进行升级维护，使产品能够尽量显示在首页，有利于代理商查看到我公司的产品。
3.5 组织内勤定期开部门会议，总结工作，并做好记录
3.6 协助准备各项材料
4 对外招商
4.1 各地广告的发布（网络、媒体、期刊、报纸等）
认真做好有关后勤的宣传工作，做好摄影、拍照及有关资料的收集、保存归档，及时宣传报道后勤动态。
在一些医药招商论坛上，我们可以免费发布自己的招商广告，并进行及时跟踪；同时我们可以加入各个地区的招商群，定时发布一些招商信息。
4.2 负责招商信息的代理、回馈、联系
    负责重点客户的拜访、服务工作，通过拜访、随访及时了解政策法规和市场动态，及时反馈，为公司制订销售策略提供信息。
4.3 对招商合同的定制（与办事处主任对分包销售合同的制定）
4.4 电子商务
    定期整理、汇总各地区代理商所做品种的医院；对于每个月的新增客户进行及时更新汇总。
4.4.1 在网上查找代理商信息
充分利用中国医药营销联盟和易药论坛中有大量免费的信息。通过不断筛选代理商信息，查找到我们所需要的、有价值的信息。同时，我们还需要在不同网站上不断查找更多、更好的免费代理商信息。
4.4.2 主动短信和电话招商
通过代理商信息的汇总，在短信平台上发短信宣传公司产品；代理商可以根据品种或地区进行分类，主动与代理商联系；并定期电话回访；同时加强产品的学术支持，给代理商提供强大的产品信息服务
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