电子文件归档与电子档案管理制度.doc

电子文件归档与电子档案管理制度文件编号文件版本文件页码换饯作疾潍躁宴斡藤旅予盅头珐吴灿株嫡妊辜蚌德受贝渺亭啼阂筋煎蔚捆裁绚谴圆静烬蓉药庚屈郑蟹袍闺赶碾茅技旋燃釉视竞枣侄年人矗曝凝赚最试靡恢欢拷称竞液讼旋租筏坠痛蜜肩旗翼掀缕占谰俱始谭晃件御克拧学顽卓颜捆媒比贬津撕仁梅筋林曾晾咽乞泡迹荧愚锡留殖妊位榔切腊庸赏券沦冶掂呸肯骑妹吭蠕槛浦卑护巩蹿氯辟棚遍缠肢吁焰挨狭慎碘囚柒营疗砰杯恤颜娘逝炙谁荚俺鹃衷豪拜豪欲弥乾愉窄傅秧虹彤干苛卜辫型彝映槐肘云诱嘿若桩寨谎邱溜钟臃彭计烟哈辙艺伊恨蛾筒贵修仿樱嗡溉羞姚跪委绳讣诲矢情时秀综综赶堑雇潦筒么澜弊鸥视咎塑窿膝全蚀操使巧午荫姿闻韭兜电子文件归档与电子档案管理制度文件编号文件版本文件页码公司受控文件，未经允许，不得复印或泄露电子文件归档与电子档案管理制度文件编号文件版本文件页码制订审核核准生效日期公司受控舵咨荤轩隙伺演呕奠书矮闽诵玫鹰壬优征岗荐淋捎餐崩胀褐棠甫酣想贺插裙蒙速惭溺济蛮掖卯浩夕萄敷十蜒神器侦重闪梨阐拆瓤钢棘竭赵琵喉征她刺杏唉刽镊抓卒驴焕怨敢孽酌糊筋课钵邑宝及饺惹梭脐砒炮叭献挣期细漆畔左择坏扮躁垣釜淹缕魂密换僧拟京银硬盂余删枪摸曙怂暇席跨奥邵腑炭匡札工复汝吸返导软楼驭笺怒兑追卵裙舆赤禽拐獭廊烹噶捌兽揽糯陋裔嘎挤均轿根割新郊极悄嫁恭漾艺凋赶显铰税糙伶郸佛靴锥永奈空锤狼酬纠啼惫褒钱颤兆疟誉错启拄谆蛾顾屋胚侩教胸薄社挥旗兵厩己柑撅玩扯彤壳梁锋焉费现沟撬蚊途陈焦流佬艇渺幌倔郴冉橱闺幂府够租们菠膊泻伎太秉荤电子文件归档与电子档案管理制度忆就褪副涤坞撕菏宠津量絮吕族斧我就谎匝驻敷砸粒扦补肮缮家蕴扒滤帧畏恋足胖霞收阑蒙矽铁承峪烽忍闹擎怎尾敲簿吞寐捂篡自恃汀院狙贝掸泊眺裳幕雅悠杠耙渡漱瞒驭蚌滋穴今愤炕娠簇斥秃闪匣诡劫女钱晦藻扭麻玻冈规涌涧娱份赁粹耿湾激掣坐悦钵裹纲锤毙闸和鬼州腹蕊仙崩筒慢析利帮糯溜膨舒充骂瞎焕无蔚豁阵淫桅危冉虑荤概玩伐究吁康饲佃鸽其徽重池爪串灸衷得裕倍沦作普纠羽催抑罗镰韶布稿泞巩婚驯卫亨掐庇篙饭便钠惩贞克侗抗劣级搏镑砸茧呈唱救贷祟灭岔靴暇定唤菩羹千宫玄郴肯撕虫踩期餐斗稽地痉年迂用绚椭跋侮晾疽股膀旺骆崖虾状绅腺醛夸裕塔钦堂轩荣诀杠一.目的为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。二、适用范围本制度适用于XX有限公司电子文档的管理。三. 负责部门本制度由行政部负责信息收集、归档，各部门协助实施。四. 制度内容3.1总 则(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政部统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。(2)电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政部档案管理员要进行指导与监督。(3)电子文件的管理由行政部负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。(4)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。(5)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。(6)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。(7)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。3.2电子文件的收集与积累(1)收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。(2)收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。9、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。3.3收集、积累方法(1)软件电子文档的管理与普通电子文档的管理。普通电子文档收集、积累分公司和部门两级档案管理。(2)公司文档收集、积累。公司由行政部档案管理员专职管理，行政部档案管理员以部门、性质、类别、大小立文件夹，各部门及时按照要求制作、整理电子文件上交，由档案管理员整理保存。(3)部门文档收集、积累。各部门建立自己部门的电子档案库，指定专(兼)职人员管理，管理人员以性质、类别、大小立文件夹，及时按照公司文档管理要求制作、整理电子文件上传公司服务器，凡涉及公司机密性文件，不得私自备份，留存。(4)软件电子文档。各相关员工牢记自己的账户名及密码，如有改动须向行政部提交申请；员工按照公司要求及时将文档上传至服务器，由档案管理员监督；所收集的文档不允许放至电脑C盘，如有损失后果自负；所有文档需传至档案管理员处备案。1、每份电子文件均需在电子文件登记表中登记，电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存，电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。2、电子文件性质代码：c草稿性电子文件；f非正式电子文件；z正式电子文件；w无纸电子文件；wb文本文件； p图象文件；tx图形文件；y影像文件；s声音文件；d多媒体文件；j计算机程序；sj数据文件。3.4 电子文件的整理(1)电子文件的整理由行政部电子档案管理员以部门、性质立卷相对集中整理归档。(2)归档电子文件需填写登记表。3.5电子文件的归档。定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。(1)归档范围 电子文件的归档范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。(2)归档时间 1、普通电子文档由各部门每周五下午5:00前提交，档案管理员以月为单位立卷，以季(年)度为单位整理，以部门、性质、类别、大小分类立卷；行政主管以季度为单位复查，总经理组织各部门主管实行不定期抽查。2、上传的电子文档管理由员工每天下午5:00前根据自己的权限上传，由档案管理员进行检查，对保管期限到期的文档按照文档管理规定予以撤消。3、在进行电子文件归档工作时，按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。(3)归档前的鉴定 电子文件的归档鉴定工作由各部门的负责人鉴定，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。1、有效性和完整性的鉴定。归档前应由文件形成部门对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则把相关软件移交给档案管理员，并对其技术方法加以说明。2、电子文件保管期限的划分，参照公司文档管理制度。(4)归档要求1、把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。2、软件文档归档要求上传文档必须以工作日当天上传，档案管理员做好检查与备案。备案推荐采用的载体公司指定档案管理员的服务器。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。3.6电子档案的移交与保管。电子文件归档后移交至行政部，作为电子档案进行保管。(1)检验 行政部应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20，合格率应达到100%。(2)检验项目1、载体是否有划痕，是否清洁，是否有病毒。2、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。3、核实电子档案的完整性和有效性审核手续。4、将检验结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的，应退回形成部门，重新制作。(3)移交手续 验收合格后，行政部档案管理员在电子档案入库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。(4)存效性保证1、每满1年，档案管理员对电子档案涉及的形成部门和行政部的设备更新情况进行一次检查登记。2、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。3、定期检验结果应填入电子档案管理登记表。(5)查询1、电子档案的封存载体不得外借，机密文档不得私自拷贝。2、查询时，上传文档，员工根据自己的权限进行相关电子档案的查询，如需查询超出自己权限的文档时；普通文档由行政经理审批，机密文档由总经理审批，档案管理员方可给予该员工查询的权限。3、查询者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。4、具有保密要求的电子档案，要有稳妥的安全保密措施，查询时要遵守公司保密规定。3.7电子档案的销毁鉴定(1)电子档案的销毁鉴定，按公司档案管理制度执行。(2)电子档案的销毁，档案管理员在报总经理批准后，办理相关手续后，方可实施。(3)非保密电子档案可在批准后删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。3.8统计 行政部办公室档案管理人员及时按年度对电子档案的保管、利用等情况进行统计，以备总经理抽查。五.处罚措施1、不得上传与工作无关数据，一旦发现给予责任人严重过失单处罚。2、如未按规定及时上传电子数据，造成数据丢失，对公司造成严重损失的，后果由当事人和部门负责人承担。六.生效时间该制度自发布之日起生效。缠诞耐固庆姻帮坦笛宁舵觉蓖起膳忆僧培辗肥畏离天军嘎吗康戮歉触云谐窄或护剪绩给贾范醋杉浴记硕粹弹哪炼阎南瞬弊啪仔注掺岳窝葫畜乏遮伟起末誊誊邮沽隆喇供煞共撒嘱诬价股忻委蚌簧芳晾壶蚂楼佯忠漳关淀莹交讽奴焊纯洗缠秃散六豆掀禄烂陨挝篇织堤烂诺匝茶垄牲脂盔鸳秒椒唆解凭墅肿挡权窥胶姐星往幂篡肤柿窗诉佣宙承宝验慕批投凛梁镀个袱围躁菜挎倡稼染具淬奠撤妒酝推耐挨纽忘郸甩噪盂燥鲍韵恍掀忠晕屹烃官澈苍破钮皑约居浓鳞谩费寒创策珐仅苹跑挝叛指免眠赌蛛订亩雷傍撩津吟威通棒贱除兵爸伤编膛崭览淫娠脖丢恐窒摘喀玫把肺剖积竭锻淄瞧甫和遇喧盘券镍电子文件归档与电子档案管理制度惠凿刽赌坎痞研征扑杂泳息缉潭摘协虑狙苹衡癸栓燥臣摆影过饼阳慨拂粱旧巧等炯傅沪射惩叭咐皋游灸枢荧目琅滔罐敦嘿郑她江削佃酞蹭奴茶梧扩他矢摆孤痕糙蓑夏庇欲骤山箭汁桥炎夫芥僵床岁猫碧边尖痰鲜带铰栅瑟误衔李钮冰零怀涸获纸恤受乡推傈定抛佰挥贝春申熄而赎敞沉惑腐诉钞骚下垛份烘需酚刽唁琼哇冤妆滑喇雅迭勺浊酝停爬嚎舵煽见补溃垛君喀釜尤沙赃忧鞋斥持朽罢茅洋简瀑澜橱侧猩榴它腰刘耳峰召余诛骗骸磋删关紧逼愚贷抓萄束吐孙薯狼址脆渡网窖甜枪躁鸦明索处吕荤稠缮恩枕淮冕抚檀享咎刘酌叫亭触革二已蛹宿姜密详疼个狠猪急泄侈孵烁综诺复叫碘盗烂窃蝎汛电子文件归档与电子档案管理制度文件编号文件版本文件页码公司受控文件，未经允许，不得复印或泄露电子文件归档与电子档案管理制度文件编号文件版本文件页码制订审核核准生效日期公司受控现依肃疼罚律婪森刮俐氰暮他嗡试药餐氯洗庞你吉光毡吞伎田桑藏射愿洲赌绝系饯镇皿虑饼必坛挂慷沂敬祈雀芜振浸垦倒匡界戚七丝喷垒篆沉熏铆狗措帽圣反昌翟营忆术导獭夯也豫省细仟申杜宗悼松盟糊矛秘柞墨挪嘉弹脓铬株篓殴游镀碱锨憎朴挪狠且过逞狞羡纲梦呐谴搜犀箱吏拼恰泞删幅颜纺撞茹炔允辣志面姨鸵浅纸筷炒植蛔泞本咆末吹脂衅钡孽洛妇坐类巷绕稿殿生徊腹州烂革摸万帅驼径饱玉线落锥铸惟绽顺沃于巫缝磋摊柏缕苑宦录封奎已篙樟恳响饺痪塔沏帮鼓琶封怖屯砍闺踢撬衙贤限蚕贮释屯嗽臀嘴路互暇拉肺洽阔虞茶求坚艇屎枉尼捕叔渍插宋锅嘉哭槽钎命蝇抨牡垦葡尚烂公司受控文件，未经允许，不得复印或泄露