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外贸部管理制度
第一章. 外贸部职能
部门名称:
外贸部
直接上级:
总经理
部门本职:
组织, 完成公司的年度销售任务.
一.主要职能:
1. 制定年度销售计划, 进行目标分解, 并执行实施;
2. 管理,督导外贸部正常工作运转, 正常业务运作;
3. 建立各级顾客资料档案, 保持与顾客之间的双向沟通;
4. 合理进行外贸部的预算控制;
5. 制定业务人员的行动计划, 并予以检查控制;
6. 配合企划部作好木屋的推广, 促销;
7. 收集市场信息;
8. 做好合同尾款的回收;
9. 做好销售服务工作, 促进,维护与客户的关系;
10. 组织,完成各类产品的销售.
二.外贸部职能说明书
A. 外贸部经理
直接责任:
1. 分析市场供应, 需求, 成交量等竞争状况. 正确作出市场销售预测报批;
2. 拟定年销售计划, 分析目标, 报批并督导实施;
3. 根据发展规划合理进行人员预备, 配备;
4. 汇总市场信息, 提报调整, 修改建议;
5. 关注所辖人员心态变化, 及时沟通处理;
6. 编审销售预算, 并对预算做过程控制, 降低销售成本费用;
7. 组织建立完成的客户档案, 确保业务人员离职后客户不丢失;
8. 指导, 巡视, 监督, 检查下属;
9. 定期向上级述职汇报;
10. 向直属下级授权, 布置工作;
11. 制定部门工作程序, 和规章制度, 报批通过后实行;
12. 制定业务员的的职务说明, 并界定其工作范围;
13. 负责业务员的工作程序的培训, 执行和检查;
14. 参加公司例会和有关销售业务会议;
领导责任:
1. 对外贸部工作目标的完成负责;
2. 对外贸部设置,人员合理性负责;
3. 对公司商誉负责;
4. 对销售指标的制定和分解合理性负责;
5. 对外贸部给企业造成的影响负责;
6. 对所属业务员的纪律行为, 工作秩序, 精神面貌负责;
7. 对外贸部预算开支的合理性分配负责;
8. 对外贸部工作流程的合理设计, 正确执行负责;
9. 对外贸部负责监督的制度执行情况负责;
10. 对外贸部所掌握的企业秘密安全性负责;
主要权利:
1. 有外贸部的代表权;
2. 有对部门所属员工及各项工作的管理权;
3. 有向总经理报告权;
4. 对销售的现场指挥权;
5. 对所属业务员工作的监督检查权;
6. 对所属业务员工作争议的裁判权;
7. 对所遇业务员的管理,业务,业绩的考核权;
8. 对销售预算内经费的支配权;
9. 一定范围内的价格优惠权;
10. 一定范围内的突发事项的处理权;
B. 业务人员:
直接上级: 外贸经理
工作职责:
1. 严格执行销售程序, 规范销售;
2. 严格执行行为规范, 热情服务;
3. 对个人洽谈的客户, 负责售后跟踪及售后反馈及时汇报;
4. 对个人发生的订单, 负责催收尾款;
5. 接受客户异议和意见, 及时上报, 并协助经理处理;
6. 做好销售统计工作, 填报各项流程表格;
7. 听从经理的指挥, 执行经理发布的其他命令;
8. 完成公司下达的销售任务;
第二章 日常行为规范
1. 在工作时间切在办公室内,长时间接打私人电话,或者接待私人探访 超过30分钟;
2. 在办公室大声喧哗, 在非吸烟区抽烟;
3. 办公桌脏,乱,差或破坏清洁卫生,乱扔垃圾;
4. 工作时间睡觉;
5. 将个人情绪带入工作, 对客户或同事无礼;
6. 在工作中看与工作无关的书报杂志或网站;
7. 事先未通知且无充足理由的迟到超过10分钟;
8. 在未经允许的情况下用公司电话拨打私人长途或播伐168等信息号码;
第三章 外贸部保密制度
一. 对公司的保密事项保密;
二. 对产品的以下资料保密;
1. 原材料成本;
2. 总成本;
3. 平均价;
4. 已成交的低于折扣价;
5. 已成交的客户(客户声明不保密的除外)
三. 对部门内情况的保密;
1. 部门保密级管理文件;
2. 销售率;
3. 业务相关的表格;
4. 内部教材;
5. 注明保密的一切受控文件;
6. 内部分配情况;