流程与管理规范一(合同审批流程与相关管理制度).doc

北京保吉安（集团）有限公司 牧业产业部销管中心 7/4/2024 7:57:45 上午
一、合同审批流程
销管管理中心
其它部门
基地销售中心

销售人员与经销商填写合同，经销商盖章后将文档传回公司给对接销售内勤

销售内勤准备好我方所配套的附件，填制合同审批流转单。

部门审核

基地销售中心
负责人审核

销管中心
负责人审核

宏博牧业总经
办负责人审核

基地销售内勤回传合同给经销商。留存合同做备案统计。

销售人员督促经销商履行合同

合同原件一份给宏博牧业档案管理负责人备案、一份存档销管中心

二、制式合同样本与填写说明
1、合同的文字填写必须用黑色碳素笔或签字笔；
2、合同不许有空格，如空格中无内容的需以斜杠封空；
3、销售方式填写为“指定渠道经销”方式；加盟方式填写为“指定区域代理”方式。
4、系列产品前必须填写具体产品品类，如：鸡头、翅中、胸肉、鸡腿、鸡心、鸡爪，不可以填写‘全部产品’类似的文字；
5、所有的数字填写必须大写；
6、如经销商为个人的，除签字外必须按手印；
7、任何经销商如果同时运作两个或两个以上渠道必须每个渠道签署一份合同；
三、合同附件说明
1、经销商合同附件包括：企业营业执照、税务登记证、卫生许可证、法
人授权书、法人身份证复印件（正反两面、要在显要位置签字）
2、我方合同附件包括：企业营业执照、税务登记证、工业生产许可证、清真生产准营许可证
3、双方的补充协议（见样板）
4、所有附件必须加盖公章或合同专用章，并加印骑缝章

四、补充协议样版
补充协议
甲 方：河北宏博牧业有限公司
乙 方： 北京**商贸有限公司
甲乙双方就乙方在 北京 区域经销甲方产品进行合法销售合作合同未尽事宜，本着友好协商、互惠互利的原则，补充内容如下：
1、对渠道界定的补充： 乙方的授权指定渠道为北京商超的华堂、华润、物美三个系统和新发地批发市场，乙方的销售不可以超出上述约定系统，否则以违约行为论处。
2、对产品界定的补充：乙方只可以在规定区域和渠道内销售甲乙双方指定的鸡类产品，商超产品只可以在商超系统销售，不可以在批发市场销售。
3、对合同签定的补充：鉴于春节期间乙方资金紧张、商超无法入货，本合同有效期自2011年2月15日开始生效， 2月15日合同生效时乙方如支付首批订货款，如乙方2月15日前没有订货，此合同失效，甲方将另行招募经销商。
4、其它约定的补充：

此补充协议一式四份，作为经销合同的补充部分，双方各执两份，与经销合同具有同等法律效力。
甲方： 乙方：
签字盖章 签字盖章
年 月 日 年 月 日

五、合同审核审批权限与时限要求说明
1、合同审核审批权限依次为直接上述领导、基地销售中心负责人、销管中心负责人、宏博牧业总经理；
2、对于没有超出制式合同内容和政策内容的合同不再需要宏博牧业总经理签字，销管中心签字后即可生效；
3、对于超出制式合同内容和招商政策内容的合同必需经宏博牧业总经理签字方可生效；
4、合同审核流转单的审核时限要求为：
（1）、基地销售中心在接到合同流转单后8小时内签署完成；
（2）、销管中心的审核时限为48小时内签署完成；
（3）、宏博牧业总经理审核时限为72小时内签署完成；
（4）、对于未在指定时限内完成合同审核的每次给予 200 元的失职处罚；
六、合同的保管
1、合同审核完毕后（一式四份），由对应部门销售内勤负责给经销商邮寄2套签署完毕的合同。
2、另外的两套，一份留存宏博牧业档案管理负责人做备案，另一份保管在销管中心总务内勤处做备案；
3、合同转移过程中每个环节都需要签署文件转移签收单，以确保合同的安全和遗失破损责任的追踪；（重要文件转移签收单见附件）
4、合同属于公司机密性文件，由专人保管并建立合同档案，在未经最高领导人许可的情况下，任何人不得借阅和对外传阅，否则以泄露公司机密行为论处。如需使用合同，请到相应部门统计专员处领用复印件。复印件在未经申请审批核准情况下不得借出使用，否则以违规行为处理，并追究因此而造成的相关责任。
七、重要文件转移签收单
重要文件转移签收单
姓名：******** 部门：销管中心 岗位：统计专员（总务内勤）
序号
文件名称
文件性质
转移性质
份数
/套数
对接人确认
时间
1
****经销合同
原件
接收
1套
***业务
2012-1-5
2
****经销合同
复件
转出
1套
***业务
2012-1-16
3

4

5

备注：
1、此表格公司所有员工要人手一张，对于重要文件的接收和转出必须双向
作记录和确认，以备查实。
2、此表针对文件不仅限于合同，如薪酬制度等机密文件也属于高度管理的
文件，收转必须记录和登记。
3、所有人员需要收转重要文件时，双方必须同时出具此表，并同时在对方处确认和本人处记录对方确认才为有效。
八、合同章的使用说明
1、合同章管理人员要见到完整的合同签署申请审批流转单才可以使用合同章
2、每次使用后要做详细登记，
次数
时间
文件名称
页数/印章数
套数
骑缝
1

2

九、合同审批流转单
合同审批流转单
申请人

部 门

职 务

申请日期

合 同 概 况
甲方

乙方

主要
内容

合同提起部门
（直属领导）
审定人： 日期： 年 月 日
部门负责人
审核意见
审定人： 日期： 年 月 日
销管中心负责人
审定人： 日期： 年 月 日
宏博牧业总经理
审定人： 日期： 年 月 日
附 件
1、□ 合法资质复印件（加盖公章） 2、□ 产品报价单
3、□ 经销代理支持政策 4、□ 甲方退换货管理规定
5、□ 甲方窜货管理规定及违规处罚
6、□ 甲方产品价格管理规定及违规处罚
7、□ 年度销售计划书及双方协商签署的补充协议
备 注

十、重要文件借阅申请单
申 请 人

所属部门

岗位职务

文件名称

使用时间
月 日至 月 日
借阅用途

部门最高领导人

年 月 日
销管中心最高领导人

年 月 日
营销中心
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责