合同管理制度-DCSS-ZD-007.doc

Ref.DCSS-ZD-009
Date: 2011-7-11
To: 全体
From: 办公室
Subject: 关于颁布《合同管理制度》的通知

目的：为规范公司民事经济合同的管理，防控合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。

范围： 本制度适用于公司所有对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括销售合同、采购合同、租赁合同、外包合同、运输合同、服务合同、人事合同等。

生效日期：2011-7-20

文件解释权部门：办公室

附件：合同管理制度

2011年7月11日

合同管理制度
1. 目的
为规范公司民事经济合同的管理，防控合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。

2. 适用范围
本制度适用于公司所有对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括销售合同、采购合同、租赁合同、外包合同、运输合同、服务合同、人事合同等。

3. 合同管理过程中的角色职责
角色
职责
销售员
1.准备销售合同并提交审批
2.准备填写销售合同审批的相关信息
3.按审批意见修改销售合同
销售经理
1.审核业务员填写的合同审批相关信息是否正确和完整
2.重点审核产品清单，价格，付款条件，项目验收等条款，对合同完整性、正确性负责，对整体合同的风险进行初步评估。
采购员
1.准备采购合同并提交审批
2.准备填写采购合同审批的相关信息
3.按审批意见修改采购合同
4.对销售合同中外购产品进行采购成本核算。
采购部经理
1.审核采购员填写的合同审批相关信息是否正确和完整
2.重点审核外购产品清单，价格，付款条件，项目验收等条款，对合同完整性、正确性负责，对整体采购合同的风险进行初步评估。
法务员
1.负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查
2.经济合同纠纷的处理
档案管理员
1.对合同进行归档管理
2.对合同进行扫描并归档
3.审核所需会签的人员是否都发表意见，根据意见决定是否盖章，不符合要求的禁止盖章
财务部
付款条件、付款方式审核
人力资源专员
1. 准备人事/租赁合同
2. 协助人事合同的签定，租赁合同按审批意见修改
3. 人事合同的提交办理
人力资源部经理
审核填写的合同相关信息是否正确和完整，对合同完整性、正确性负责，对整体合同的风险进行初步评估。
项目管理委员会责任人
对项目合同确定及最终签审。

4. 合同的签订
4.1 合同的主体
4.1.1 订立合同的主体必须是公司，禁止以部门名义或者个人名义擅自签订合同。
订立合同前，应当对对方的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
4.1.2 公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。
4.2 合同的形式
4.2
4.2.1 订立合同，除即时结算的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。
4.2.2 “书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件 等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。
4.3 合同的内容

4.3.1
4.3.2 对方的名称、地址：合同抬头、落款、公章以及对方提供的资信情况载明的当事人的名称、 住所应保持一致。
4.3.3 合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、产地、等 级等详细内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸等作为合同的附件。
4.3.4 数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物体数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、验收单、发票等）。
4.3.5 质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号。
4.3.6 价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
4.3.7 履行期限、地点和方式
A. 履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；
B. 合同履行地点应力争作对本方有利的约定，约定具体地址；
C. 买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如验收单、托运单、仓库保管员签单等等。
4.3.8 合同的担保
合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
4.3.9 合同的解释
合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
4.3.10 保密条款
对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
4.3.11 合同联系制度
履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
4.3.12 违约责任
根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。
4.3.13 解决争议的方式
解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。
4.4 合同签订、审批流程
4.4
4.4.1 签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度4.1条对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。
4.4.2 所有合同的审批应遵循管理流程执行。
4.4.3 法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由办公室或人力资源部专员依法及时办理。
4.4.4 合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管复印件外，所有原件应当随合同审批表交存公司档案管理部备案存档。
4.5 合同印章管理
4.5.1对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章，并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。单份合同文本达两页以上，须加盖骑缝章。
4.5.2公司的合同专用章由办公室专人保管，授权委托书由办公室专人保管，销售人员或其它人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书出差，特殊情况，须由总经理批准。
4.5.3合同盖章应遵循印章管理制度执行。（附《公司印章管理制度》）
4.6合同授权体系
合同类型
市场营销中心
项目管理委员会
采购部
办公室
财务部
人力资源部
总经理
销售合同
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采购合同

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外包合同
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服务/顾问合同

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合作合同
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租赁合同

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人事合同

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5. 合同的变更、解除
5.1 在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协 议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内做出书面答复。
5.2 存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同
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5.1
5.2
5.2.1 因不可抗力致使不能实现合同目的；
5.2.2 在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
5.2.3 对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
5.2.4 对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；
5.2.5 法律规定的其他情形。
5.3 变更或解除经济的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；
5.4 变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理；

6. 合同的履行
6.1 公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。
6.2 在合同履行过程中，对公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。
履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。
履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或发票，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。
6.3 在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司相关部门负责人，并报总经理。
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6.2
6.3
6.3.1 经营状况严重恶化；
6.3.2 转移财产，抽逃资金，以逃避债务；
6.3.3 丧失商业信誉；
6.3.4 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；
6.4 债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认；
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6.2
6.3
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6.1
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6.3
6.4
6.4.1 在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权 债务；
6.4.2 在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。

7. 经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
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7.1 合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决；
7.2 合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意见或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。
对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司办公室和总经理。
7.3 公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司办公室。

8. 合同的日常管理
8.1 合同编号应到办公室统一索取完成。
8.2 合同编号规则： “公司缩写”-“合同类型编号”“年号”—顺序号
例如采购合同：DCS—C2011 —001为2011年采购合同第1号。采购合同 C
销售合同 S
外包合同 W
合作合同 H
人事合同 HR
其他合同 O
8.3 合同模版应遵循公司VI及已有模式对应完善（详细请参照各类合同模版）
8.4 合同专用章、授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向上级领导反映声明。
8.5 已签订合同的送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购门人员应自行保管好；重要资料应将原件交公司办公室档案管理员随合同保管。
8.6 合同经办人员与公司终止劳动关系前应把有关材料名片、委托书移交完毕，经公司有关部门确认后方可办理有关手续。
8.7 合同经办人员与公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司人力资源部应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。
9. 考核与奖惩
9.1 公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司办公室负责本制度执行情况的监督考核。
9.2 对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。
9.3 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：
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9.1
9.2
9.3
9.3.1 未经授权批准或超越职权签订合同；
9.3.2 为他人提供合同专用章、授权委托书；
9.3.3 应当签订书面合同而未签订书面合同。
9.4 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：
9.4
9.4.1 因工作过失致使公司被诈骗；
9.4.2 公司履行合同未经对方当事人确认；
9.4.3 遗失重要证据；
9.4.4 发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；
9.4.5 合同专用章、授权委托书遗失未及时报案和报告；
9.4.6 其他违反公司相关制度的。
9.5 公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。
10. 合同归档
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10.1 除劳动合同及行政事务协议外，所有销售合同、采购合同、合作协议（合同）等一律由办公室负责编号管理归档。
10.2 由档案管理员负责将合同扫描备份电子档，合同原件借阅需填写【借用合同登记表】
10.3 合同原件保存的时间不少于15年。

11. 合同管理流程图

修订文档历史记录
日期
版本
修订说明
修订人
审核人
批准人
2011-7-11
1.0
初稿

各部门负责人

1.1. 合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
1.2. 合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责