广东省普通发票管理系统操作说明书.doc

广东省普通发票管理系统操作说明书 2012年09月
广东省普通发票管理系统操作说明书
一、 系统简介 2
二、 系统流程 2
1、 发票填开 2
2、 手工票管理和导出手工发票数据操作流程 3
三、 程序的安装 4
四、 功能说明 7
1、 程序的启动 7
2、 第一次登陆系统 7
3、 操作员设置（操作员即用户） 7
4、 纳税人资料设置 8
5、 用户密码修改（当前使用者密码的修改） 10
五、 购进发票录入 11
六、 机打票管理 13
1、 通用机打发票打印（平推式） 13
打印格式调整： 15
2、 通用机打票（平推式）营改增1+6填开 16
3、 通用机打发票（卷式）开票打印 19
4、 出口商品发票开票打印 20
5、 收购发票开票打印 22
6、 作废发票 23
7、 开具红字票 25
七、 开票常用资料设置 25
1、商品资料维护 26
2、客户资料维护 27
3、设置常用开票备注 28
4、出口商品发票设置 29
八、 手工票管理 31
1、一次录入 32
2、二次录入 34
3、两次录入对碰 34
九、 发票数据导入 35
TXT文件格式说明 36
十、 发票数据导出 37
1、发票数据导出模块各按钮功能说明 38
十一、数据管理模块 42
1、数据查询 42
2、数据统计 44
十三、数据库管理 45
1、初始化数据 45
2、数据库备份 45
3、数据库恢复 46
十四、版本信息查看 46

纳税人普通发票管理系统使用说明
（V4.0.120927）
一、 系统简介
普通发票管理系统是提供给纳税人使用的单机企业版发票管理系统，本系统提供了广东省国家税务局统一印制的通用机打发票（包括营改增1+6类行业发票）、省出口商品统一发票、省收购统一发票等发票的开具打印功能，以及普通发票数据（含通用手工发票、定额普通发票等）的录入、导入和导出，发票数据查询统计等功能。系统运行环境：Windows XP或以上。
二、 系统流程

1、 发票填开
使用本系统可开具广东省国税通用机打发票(新增1+6行业分类发票)、省出口商品统一发票、省收购统一发票。基本操作流程如下：
1）在“系统维护”菜单中的操作员管理设置操作操作员和权限
2）在“系统设置”》“纳税人资料设置”模块录入纳税人基本资料。
4）可先进入“系统设置”模块的“客户资料维护”、“商品资料维护”、“设置常用开票备注”、“出口商品发票设置”等模块中录入顾客、商品、备注信息以及出口商品发票里常用的一些开票信息；
5）进入“机打票管理”-〉首先进行购进发票录入；纳税人从税务机关购买发票后，进入“购进发票录入”模块录入购进的发票记录；发票购进记录保存后，选择对应的发票打印类型，进入“通用机打发票（平推式）开票打印”、“通用机打发票（卷式）开票打印”、 “出口商品发票开票打印”、“收购发票开票打印”模块进行开票和打印。
6）通过手工票票管理录入并对碰手工发票或定额发票数据。
7）通过”数据管理”》发票数据导出模块导出发票数据提交税务机关。
2、 手工票管理和导出手工发票数据操作流程
1）进行手工发票数据采集。手工发票数据的采集可分为下面几种方式：
l 手工发票数据采集在本系统中录入发票数据的方式进行采集，此采集方式适用（包括手写普通发票、定额普通发票），采集步骤如下：
A、 从税务机关购买发票后，进入手工票管理“购进发票录入”模块录入购进的发票记录。
B、 进入“手工票管理”》模块下“一次录入”和“二次录入”（如果号码段是定额发票，在一次录入和二次录入模块，系统会自动填入开票金额和开票日期）。
C、 进入“两次录入对碰”模块，进行两次录入对碰，修改对碰不符或录入错误的数据。
l 采用导入数据的方式采集普通发票数据。此采集方式适用于使用其他系统开具或录入普通发票数据，以及使用“总局机动车销售统一开票软件”的企业。采集步骤如下：
A、 进入“数据管理”》“发票数据导入”模块，导入从其他系统中导出来的发票数据文件（具体文件格式见附录说明）或导入从“总局机动车销售统一开票软件”导出的发票数据备份文件。
B、 保存导入的发票数据
4）进入“发票数据导出”模块，点击“未导出清单”，选择要导出的发票数据后，点击“导出”按钮进行导出。

三、 程序的安装
1） 双击“广东省普通发票管理系统.exe”进入安装界面，见下图：

2） 【点击】下一步，进入安装路径选择，见下图：

3） 【点击】下一步，进入创建快捷方式，如下图：

4） 【点击】下一步，进入安装界面，如下图：

5） 【点击】安装按钮进入安装状态，如下图：

6） 安装完毕后点“完成”完成程序安装，如下图：

7） 对使用原普通发票管理系统的用户，在新系统安装完成后，系统自动迁移原系统数据到新的普通发票管理系统，包括发票购买信息、已开发票信息、系统配置信息、产品信息和客户信息等。
[注]：程序的默认安装路径为：C:\Program Files\广东省普通发票管理系统。
四、 功能说明
1、 程序的启动
双击桌面的“普通发票管理系统”图标（图4-1）启动程序。

（图4-1）
或者选择“开始-〉程序-〉普通发票管理系统-〉广东省普通发票管理系统”启动程序。
或者直接进入安装目录，双击Receipt.exe文件启动程序。
2、 第一次登陆系统
使用用户名admin，密码123456登陆(目前测试版本密码为空)。
3、 操作员设置（操作员即用户）
1） 进入系统后，选择导航图按钮或菜单“系统维护”-〉“操作员管理”进入操作员管理界面，如图4-2所示。

（图4-2）
2） 进入界面后点击新增用户界面如图4-3所示：

（图4-3）

3） 新增用户：在操作员管理界面（图4-3）点击“新增”按钮，进入操作员设置界面，输入用户名、姓名、密码（需输入两次），双击选择相应的权限后按“保存”按钮进行保存。
4） 删除用户：在操作员管理界面，选中需要删除的用户后点击“删除”按钮进行删除。
5） 退出操作员管理界面：在操作员管理界面点击“退出”按钮
[注]：admin用户不能删除, 但可以修改admin用户的密码。
4、 纳税人资料设置
1） 进入系统后，选择导航图按钮或菜单“系统设置”-〉“纳税人资料设置”进入纳税人信息维护、修改界面，如图4-6所示。纳税人信息维护、修改界面如图4-7所示，部分资料为出口商品统一发票中使用的资料。

（图4-6）

(图4-7)
2） 直接在图4-7的界面输入纳税人的各项信息后按“保存”按钮进行存盘。按“取消”按钮返回系统主界面。
3） 注意，一定要确认输入的信息正确无误。纳税人编码12位码，如：440166666666。税号系统自动校验15、17、18或者20位长度，不符合则不给保存。
4） [注意]录入完信息按了保存，则不能修改纳税人编码和税务登记号！”保存后这两个字段自动会变成灰色，（图4-8），此时如要修改纳税人编码，必须先进入导航图上的“系统维护-〉初始化数据”，或菜单栏的“系统维护-〉数据库管理-〉初始化数据”模块进行数据初始化，数据初始化会清空所有的数据。详见“初始化数据”模块的说明。纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，否则不能正常开电脑票或导出来的数据是非法数据。

5、 用户密码修改（当前使用者密码的修改）
进入系统后，选择菜单“系统维护”-〉“修改密码”进入修改密码界面（图4-9），输入旧密码和两次新密码后按“确认”按钮进行存盘。

（图4-9）
小提示：
l 通常使用Tab键或Enter键可以移动光标
l 由于admin用户权限较大，所以建议第一次使用admin用户登录后修改密码，同时建立普通用户时请注意修改使用权限。
l 纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，否则可能会导致数据导出非法。
五、 购进发票录入
当从税务机关购买发票后，要首先在购进发票录入模块录入发票购买信息。
1、操作说明
1） 点击导航图或菜单栏上机打票管理菜单上的“购进发票录入”菜单进入购进发票录入界面。如图5-1所示：

（图5-1）
2） 进入购进发票录入窗口，点击“新增”按钮后在上面的列表中进行 购进发票的录入。录入完一项后，按回车（Enter）或Tab键程序自动将光标移至下一项。购买日期默认为数据录入的当天，可修改。发票名称和份数这两项不需录入，系统会自动填入。录入完毕后，按“保存”按钮进行保存。提示保存成功后，系统会清空上面的录入表格。在新增的录入过程中，可以用“删除”按钮删除购买记录行。
[注意]：手写发票录入时发票号码起始号必须为整本发票的第一张，发票号码终止号必须为整本发票的最后一张。（发票号码起止号码之间可以有连续的几本发票，并且发票号码起止的位数必须一致，否则不能保存。）（省通用机打发票、省出口商品统一发票、省收购统一发票、印有企业名称普通发票（自印发票）和定额发票无此限制）
3） 如要查找删除修改以前录入的发票购买数据，请先点击“查询”按 钮。可以按发票代码或购买日期进行查询，弹出的窗口如图5-2所示：

（图5-2）
B) 输入查找条件后，点击“确定”按钮。系统将会查找出符合条件的购买记录。
C)如需删除，请先在上面的列表选中要删除的记录，然后点击“删除”按钮，系统弹出是否删除的确认按钮，点击确定则删除当前记录，点击取消则不做删除。如下图：

D)如需修改记录，请先在上面的列表中选中要修改的记录，然后点击“修改”按钮，对当前发票购买记录进行修改。
【注意】：如果要删除或修改的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票号码，将不能被删除或修改。
六、 机打票管理
机打票管理模块的菜单如图6-1所示。

（图6-1）
该模块包括如下几个功能：“通用机打发票打印（平推式）（新增1+6行业发票打印管理）”、“通用机打发票（卷式）打印”、“出口商品发票打印”、“收购统一发票”、 “开具红字票”。
1、 通用机打发票打印（平推式）
通用机打发票开票打印模块的界面如图(6-2)所示：

（图6-2）
通用机打发票开票打印模块的使用操作步骤
a、 点击通用机打发票开票打印（平推式），进入发票填开界面，系统默认为记录新增状态，并显示当前可以填开的发票代码和号码。（系统会自动记住上一次录入的发票代码，在打开此界面时系统会自动录入发票代码，确认无误可直接录入其他发票明细信息）。这里亦可通过鼠标点击下拉按钮来选择发票代码。
b、 发票代码系统会自动根据购进发票记录的数据自动填入（取相应发票代码中号码未开具的最小的发票号码）。
c、 根据实际开票内容选择相应的行业分类。系统会自动记住上一次选择的行业分类，在打开此界面时系统会自动选择为上一次选择的行业分类。
d、 在“顾客名称”处输入顾客的名称，在“及地址”处输入地址，亦可点击“选择顾客”按钮来选择顾客后自动填入顾客名称和地址。（通过“选择顾客”按钮来选择填入可降低手工输入的麻烦，顾客资料的录入在“客户代码维护”模块。详见下面“客户资料维护”的说明。
e、 在中间的发票详细项目列表中会增加一行。
f、 选择或输入“品名规格”。（通过“选择顾客”按钮来选择填入可降低手工输入的麻烦，通过选择来输入商品名称，商品的单价、单位亦会自动填入。商品资料的录入在“商品代码维护”模块。详见下面“商品代码维护”的说明）。
g、 输入商品单位，按回车（Enter）键或TAB键或上下左右键。
h、 输入商品数量，按回车（Enter）键或TAB键或上下左右键。
i、 输入商品单价，按回车（Enter）键或TAB键或上下左右键。
j、 此时会新增一行（省通用机打发票为最多10行明细），如需继续录入商品信息，重复f至i的步骤；如需删除某行录入的明细数据，选中该行数据，然后点击“删除行”按钮。
k、 录入发票备注（可不录入），上面一行是用来选择常用发票备注的（常用发票备注的录入详见“设置常用开票备注”的说明），亦可不通过上面一行的选择来填入，直接在下面的大框中录入发票备注。
l、 开票人和收款人默认是登陆系统的操作员姓名，用管理员登录不可以 进行发票填开工作。
m、 按保存按钮进行保存。
[注]
1、省通用机打发票根据不同票种有不同的限额，千位票及以下只限制开票的上限，不限制开票下限；万位及以上票同时限制开票的上、下限。规则举例：万位票最大开出金额为99999.99，最小开出金额为10000.00。超出开票限额将不能保存。
2、备注信息可以打印98个汉字，也就是196个字节。
打印格式调整：
打印前会有提示信息核对即将打印的发票代码号码与纸质票是否相符的提示，如果发现打印的格式位置不对，请通过“边距调整”进行打印格式的调整。（正数为向下向右调整，负数为向下向左调整）如果想先保存，不立即打印，可通过“数据管理-〉“查询”模块查询出该发票点发票明细，然后点击发票补打。。图（6-3）

图（6-3）
输入保存打印完一张后，如需继续录入该发票代码地发票，则可点击“新建”按钮则开始下一张发票的录入打印。
2、 通用机打票（平推式）营改增1+6填开
在通用机打票打印（平推式）增加了营改增1+6行业发票打印，营改增行业发票打印请参照通用机打发票开票打印模块的使用操作步骤，在行业分类里边选择对应的行业，系统自动判断填开界面录入窗口。
营改增增加了2大类32小类的行业发票打印，其中有三种行业格式是特殊格式，有28类行业为营改增通用格式。
以下列举一类营改增票种填开窗口：
1) 营改增国际货物代理运输发票的录入填开界面如下图：

（图 6-4）
进入填开界面，选择对应的发票号码，然后再选择对应的行业分类双击选中，程序自动切换填开界面录入内容信息。如图（图6-5）所示是国际货物代理运输填开界面：

（图 6-5）

在行业类别中选择“国际货物代理运输”付款方名称、纳税识别号、项目说明、数量、单价、金额和备注、在附注中录入对应的其他票面信息，包括航名/航班/航次/车次、开航日期、提（运）单号、起运港、目的港、卸货港、开户银行、帐号（附注资料的下方是开票人、收款人、开票单位详细信息）点击后进行保存或打印。其他1+6类型填开方式一样。
小提示
1） 付款方识别号只能输入15、17、18、20位限制，也可以为空。
2） 第一次打印前请先在打印格式调整模块测试和调整打印格式。
3） 客户（顾客）信息、商品名称（规格）、发票备注都是可以直接录入的。如果不希望维护客户信息、商品信息、发票备注信息，可采用直接录入或导入方式来完成。
4） 导入客户信息资料格式为TXT，排列的先后顺序为：客户编码、客户名称、客户地址、联系电话、收款人、身份证号码、客户税号，字段与字段之间用Tab键分隔。
5） 商品信息导入资料格式为TXT，排列的先后顺序为：商品编码、商品名称
名称、单位、单价，字段与字段之间用Tab键分隔。
6） 发票详细项目列表中如果有空行（即没有录入数据的行），可不用理会，保存的时候，会自动将空行删除。
7） 对国际货物代理运输票、国际船舶代理运输票、国际海洋运输、国际航空旅客运输四种票样的录入，其序号由程序自动生成不需要手工输入，点击“增加明细”按键时自动生成根据明细从小到大顺序生成，要求明细内容“序号”最多为“5行”最少为“1”，每行可以输入信息和打印二行，其中国际航空旅客运输明细内容最多打印3行，最少为1行。
8） 备注字段采用文本窗口录入，每行明细项目录对应一行备注，也就是说备注信息最多可以输入10行。 附注：附注信息可以打印98个汉字，也就是196个字节。附注内容由企业自行录入，有录入附注信息打印时就打印出来，同时把附注信息保存到数据库。
9） 开户银行、帐号：这两个字段数据直接去取纳税人信息设置里边的开户银行、银行帐号，也可由企业自行录入。
10） 收款人：本字段采用下拉选项和手功录入两种模式，可在系统维护里边的操作员管理里边建立资料维护信息。
3、 通用机打发票（卷式）开票打印
通用机打发票（卷式）开票打印模块的使用操作步骤
请参照“通用机打发票（平推式）的开票打印使用操作步骤”。
11） 第一次打印前请先在打印格式调整模块测试和调整打印格式。
12） 最多可添加12条明细数据
13） 卷式发票的限位为10万位，即不能开超过或等于100万的发票。
界面如图（6-6）所示：

图（6-6）
4、 出口商品发票开票打印
出口商品发票开票模块的使用操作步骤
请参照“通用机打发票的开票打印使用操作步骤”，操作界面如图6-7所示。
小提示
14） 第一次打印前请先在打印格式调整模块测试和调整打印格式。
15） 购货单位、贸易方式、收汇方式、发运港、转运港、目的港、运输工具、币别代码、备注、品名规格等资料可直接手工录入，亦可通过下拉方式选择，这些资料可在“常用开票资料设置”模块里进行设置，请参见“常用开票资料设置”模块操作说明。
16） 销货单位、地址、开户银行、帐号、电话、传真、英文地址可在纳税人资料设置里进行设置。
17） 录入明细时，可选择通过数量、单价计算销售总额或者是通过数量、销售总额计算单价，请在录入销售单价或销售总额前进行选择。
18） 发票详细项目列表中如果有空行（即没有录入数据的行），可不用理会，保存的时候，会自动将空行删除。
19） 币别代码、币别名称以及人民币汇率为必填内容，系统会自动在备注栏里填写人民币汇率和合计金额换算成人民币的金额。
20） 导出发票数据时，按换算成人民币的合计金额进行导出。
21） 录入运保费，系统会自动在备注里添加运保费信息。
22） 最多可添加23条明细数据

图（6-7）
5、 收购发票开票打印
收购发票开票模块的使用操作步骤
请参照“通用机打发票的开票打印使用操作步骤”。
操作界面如图（6-8）所示。
小提示
l 第一次打印前请先在打印格式调整模块测试和调整打印格式。
l 最多可添加9条明细数据
l 销货人（单位）、销货人身份证地址（销货单位地址）、收款人、收款人身份证号等信息可在“开票常用资料设置”-〉“客户资料维护”模块录入。开票时选择销货人（单位），系统会自动将相应的 销货人身份证地址（销货单位地址）、收款人、收款人身份证号等信息填入开票界面。
l 录入明细时，可选择通过数量、单价计算金额或者是通过数量、金额计算单价，请在录入单价或金额前进行选择。

图6-8
6、 作废发票
如果一张电脑票已开出保存或不再使用需作废发票，请在数据管理作废发票模块作废该发票。作废发票模块的界面如图（6-9）所示。

（图6-9）
作废模块的使用、操作步骤如下：
a、 录入发票代码，点击确定。如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发票代码旁边将会显示发票名称。如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。
b、 输入发票号码，点击“确定”按钮后，将会在下面的空白中显示该发票的详细信息。如果在“购进发票录入模块”中没有录入该发票的购买记录，请先在“购进发票录入模块”录入发票的购买记录。详见“购进发票录入”的说明。如果该发票已经做过导出，将会有提示告诉该发票已经做过导出，不能作废。按回车键或点击“确定”按钮后，将会在下面的空白中显示该发票的详细信息。
c、 点击作废按钮。作废的处理方式是：日期取系统时间（即当天），金额变为0（注：作废后当前单据自动显示作废标记，并屏蔽当前发票号码的作废按钮）。

7、 开具红字票
使用该模块通过查询蓝字票开具相应的红字票，界面如图6-10所示

（图6-10）

操作步骤如下：
1、 录入蓝字发票的代码、号码，点击查询按钮
2、 确认蓝字发票后点击“开具红字票”按钮
3、 在弹出的窗口中录入红字票的相关信息
4、 点击“保存红字票”按钮保存红字票信息
5、 点击“打印红字票”按钮打印红字票
七、 开票常用资料设置
该模块主要用于设置开具通用机打发票、出口商品发票、收购发票时的一些常用资料。如下图（7-1）：

（图7-1）
1、商品资料维护
商品代码主要用于各种发票里的商品明细的录入，包括通用机打发票和旧版商品销售发票明细中的项目、单位和单价，出口商品发票和收购发票明细中的品名规格、单位、单价。界面如图（7-2）所示。

（图7-2）
点击“新增”按钮后在上面的列表中进行商品记录的录入。录入完一项后，按回车（Enter）程序会自动将光标移至下一项。录入完毕后，按“保存”按钮进行保存。
删除商品记录。新增了商品记录，如发现录入错误或不再需要该商品信息，可以先在上面的列表中选中该条记录，然后点击“删除”按钮。删除之后按“保存”按钮进行保存。
导入商品代码。点击导入按钮，导入TXT文件后保存。TXT文件格式如下：
商品编码 名称 单位 单价
各项内容之间用TAB键隔开（不含标题栏）。下面是一个导入TXT文件示例：

1112323 电视机 台 5400.00
1112326 电脑 台 6500.00

小提示：
l 新增或删除数据后，如没有按“保存”按钮，则新增或删除数据无效。
l 不一定每录入完一条数据后都按“保存”按钮进行存盘，可以在新增几条记录后再按保存按钮。
2、客户资料维护
客户资料维护主要用于各类发票的客户资料的录入，包括通用机打发票、出口商品打印、统一收购发票等客户名称、客户地址、客户税号等信息的录入。界面如图（7-3）所示。

（图7-3）
客户资料的维护与商品代码的维护类似，请参照商品资料维护的说明。

导入TXT文件格式如下：
客户编码 客户名称 客户地址 联系电话 收款人 身份证号码 客户税号,各项内容之间用Tab键隔开（不含标题栏，电话、收款人、身份证号可空）。下面是一个导入TXT文件示例：
0001 XXXX公司 XXX路
0002 XXXX公司 XXX路 81345255 李四 441245854565454512 110101000000000
3、设置常用开票备注
设置常用开票备注的界面如图(7-4)所示：

图（7-4）
设置常用开票备注与商品代码的维护类似，请参照商品代码维护的说明。
4、出口商品发票设置
出口商品发票的开票资料设置包括了港口资料、贸易方式、收汇方式、运输工具等的资料维护
1）、港口资料，图（7-5）：

(图7-5)
港口资料录入操作步骤：
A、 录入港口资料，口岸名称；
B、 选择类型；
C、 点击新增按钮完成整个操作；
港口资料录入窗口，见图（7-6）

贸易方式录入操作步骤：
A、 点击新增录入贸易方式；
B、 点击保存完成贸易方式录入。
贸易方式录入窗口，见图（7-7）：

收汇方式、运输工具录入参照贸易方式重复同样的操作步骤。

八、 手工票管理
手工票管理模块主要功能为录入发票数据（如果已用此系统的开票模块开票的电脑版普通发票，则不需在此发票数据录入模块录入数据）。为提高数据录入的准确性，系统采用了一次录入、二次录入，两次录入对碰的方式。即发票数据需分别在“一次录入”模块、“二次录入”模块分别录入之后，在“两次录入对碰模块”对碰，找出两次录入错误的数据并修改错误数据。发票数据录入模块的菜单如图（8-1）所示：

（图8-1）
注：录入手工票之前请先购买发票，购票录入请参照机打票购票操作流程。
1、一次录入
一次录入的界面如图（8-2）所示

（图8-2）
一次录入操作步骤
1） 录入发票代码，按回车（Enter）或者按Tab键。如输入的发票代码正 确，敲入回车或Tab键后在发票代码旁边将会显示发票名称（图8-3）。如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。

2） 录入发票起始号，回车，录入发票终止号，回车或按 “确定”按钮。如果提示没有“此发票的购买记录”，则请检查录入的发票。如果录入的是定额发票，会出现要求录入定额发票开具月份的输入框。
3） 按顺序录入每张发票的金额和日期（定额发票的金额和日期由系统自动生成，不用再录入，定额票的日期系统自动录入发票开具月份的1日为开票日期）。输入完一项记录后，敲入回车键，光标会自动转到下一项。
4） 输入的过程种种可以按“保存”按钮进行保存，已保存的数据将从录入列表中移走，亦可在所有数据录入完之后按“保存”按钮保存。
[注]系统判断如果发票金额和开票日期为空，则认为是尚未录入，按保存按钮进行保存的时候是不保存发票金额和开票日期为空的记录的
5） 录入之后，按“清空”按钮将清除录入列表中的数据。
[注]如果需整本发票作废，请点击“整本作废”按钮，系统会自动在发票金额中填入零，日期中填入当天日期。然后按保存按钮进行保存

一次录入、二次录入发票数据的修改
类似于一次录入:
1）进入一次录入（二次录入）界面，输入发票代码；
2）输入发票号码起和发票号码止，按确定；
3）如果发票已经一次录入（二次录入），则会在下面的列表中列出发票数据，可以直接在列表中进行修改；
4）修改后要按保存按钮保存修改。
[注]对于已由开票系统开出的票，在一次录入和二次录入的窗口中可以列出来，但不能修改保存
小提示
l 作废票，金额请输0，如果作废票票面上有日期，则请输入票面上的日期，如作废票票面上没有日期，则请输入上一张发票的日期。
l 日期的格式采用了“年、月、日”的方式，在输入完一行记录之后按Tab或向下键，光标自动移到下一行时，录入金额后按Tab跳转到日期栏后程序自动复制上一张发票的日期。
2、二次录入
二次录入的界面方法步骤与一次录入类似，请参考一次录入的操作方法。
3、两次录入对碰
两次录入对碰模块的功能是将一次录入和二次录入的数据进行对碰，列出对碰不相符的数据，检查数据后，将错误的数据修改过来，减少在发票数据录入中录错数的情况。两次录入对碰模块的界面如图（8-5）所示。

图(8-5)

对碰操作步骤
A、点击“对碰”按钮。如无对碰不符记录，则提示无对碰不符记录
b、 如有对碰不符记录，将在下面的两个分别列出对碰不符的记录，左边的列表显示一次录入中的数据，右边的列表显示二次录入中的数据。在左边列表选中一条记录，在右边列表亦会选中对应的记录（即同发票代码，同发票号码）；在右边列表选中一条记录，在左边列表亦会选中对应的记录。。
c、 检查开票日期和发票金额，修改错误的记录。修改后按“保存”按钮（不一定修改一条保存一次）。
d、 如发现该记录的发票代码、发票号码是不存在的，是错误的，可以选中该记录后，点击“删除”按钮将之删除，如有需要，到回一次录入和二次录入模块录入正确的数据。
e、 修改错误数据，直到对碰后提示没有对碰不符记录。
小提示
l 发票代码和发票号码是标识一张发票的，所以发票代码和发票号码是不能修改的
l 如果存在一次录入有录入，二次录入没有录入；或者二次录入有录入，一次录入没有录入的数据，此时对碰，将会出现没有录入的地方数据显示为 空的情况，包括金额和日期。

碰到这种情况，可以在没有录入数据的那一边直接录入数据，亦可到回一次录入界面或二次录入界面的将没有录入的这段记录补录进来。

九、 发票数据导入
发票数据导入模块用于导入从其他系统获得的发票数据文件，或者导入从“总局机动车销售统一开票软件”备份的发票数据文件，首先点击数据管理模块打开发票数据导入功能，发票数据导入界面如图9-1所示：

（图9-1）
操作顺序：导入从其他系统导出的TXT文件或机动车发票数据文件-〉点击检查，系统自动校验数据-〉保存。
TXT文件格式说明
TXT文件由两部分组成，一是文件头，TXT文件的第一行为文件头，文件头内容为发票数量和发票总金额，中间由Tab键隔开。例如一个TXT文件里含有100张发票信息，其总金额为1400.8，则文件头为：
100 1400.8
TXT文件的另一部份为发票明细清单，一张发票一行记录，包含的内容有 发票代码、发票号码、开票金额、开票日期，中间亦由TAB键隔开，例如：
144010820001 00000001 100.2 2012-8-1
144010820001 00000002 10 2012-8-1
144010820001 00000003 10 2012-8-1
144010820001 00000004 10 2012-8-1
下面是一个完整的TXT文件示意：
4 403.03
144000000001 12345678 100.01 2012-09-01
144000000001 12345679 101.01 2012-09-01
144000000001 12345680 101 2012-09-01
144000000001 12345685 101.01 2012-09-10

十、 发票数据导出
发票数据导出功能主要是导出发票数据送税务机关查验，并提供查询统计打印等功能，方便管理发票数据。
进入系统后，选择菜单“数据管理”-〉“发票数据导出”进入发票数据导出界面（图10-1）。

图(10-1)
发票数据导出模块界面如图10-2所示：

（图10-2）
1、发票数据导出模块各按钮功能说明
1） 未导出部分图（10-3）

图（10-3）
A：“未导出清单”
查询尚未导出的发票数据清单（排除尚未对碰或对碰有不符的发票、未满一本的非电脑票），查询出来的清单按照购买日期、发票代码、发票号码的顺序排列。

B：“未满一本的非电脑票清单”
查询未满一本的非电脑票清单（通常是25份发票为一本）。该部分发票不能导出。
C：“导出”
在查询出未导出清单后，选中将要导出的记录（在该记录前打勾），然后用此按钮将选中的记录导出。按“导出”按钮，将弹出选择文件的保存对话框图（10-4）所示:

图（10-4）
选择一个文件夹来保存导出的文件，然后按保存按钮。导出的时候系统会自动在你所选择的文件夹里生成一个以“dc”开头，导出的日期加编号为结尾的文件夹（例如：dc2012-05-01(01)，如果该目录已经存在，系统会自动进行递加编号，例如dc2012-05-01(02)、dc2012-05-01(03)等）。导出的文件存放于该文件夹中，共有两个，一个是明细文件，一个是主表文件，命名规则分别为：纳税人编码后六位+mx.TXT和纳税人编码后六位码+zb.TXT，请不要改变文件的名字。将导出数据交税务机关查验时，请将这两个文件都带上。保存成功后会有保存成功的提示。

[注] 尚未对碰或对碰有不符的发票、未满一本的非电脑票是不能导出的。
[提示]为减轻税务机关普通发票验旧压力，加快税务机关普通发票验旧速度，如果需要导出的发票本数较多时，请按发票种类和一定数量分批导出。

2） 已导出部分图（10-5）

图（10-5）
A：“全部清单”
查询已经做过导出操作的全部发票数据的清单。
B：“导出批次选择”
按导出批次来选择已经做过导出操作得发票数据的清单。点击此按钮，就会出现“导出批次选择”的窗口。在窗口列表中双击相应的批次，则会列出相应批次的发票数据清单。“导出批次选择”窗口可以自由移动，如果不需要，也可以按右上角的关闭按钮关闭。
[注]“导出批次”的概念：为方便大家查找一整批某时间一起导出的发票数据，系统中设置了导出批次。每次导出的时候，系统自动生成一个批次号，并且在发票数据记录中添加导出批次号。在导出批次选择窗口中选择相应的批次，系统会列出相应的属于该批次的发票数据。一张发票只能有一个导出批次，所以如果发票作废导出后再重新导出，则该发票的批次为新一次导出时生成的批次。
C：“作废导出”
在用“全部清单”按钮或“导出批次选择”按钮查询出已导出清单后，选中将要作废导出的记录（在该记录前打勾），然后用此按钮作废选中记录的导出。

[注]“作废导出”的概念：在系统中，发票的导出状态分为两种：已导出和未导出。发票进行过导出之后，其状态会由未导出状态变为已导出状态。而已导出状态的发票是不能直接导出的，如需对状态为已导出的发票进行重新导出，则需作废其导出，即作废导出。做过作废导出之后，发票的状态会由已导出变为未导出。

3） 打印部分（图10-8）

图(10-8)

A：“打印列表”
在查询出已导出清单或未导出清单后，选中需要打印的记录，单击“打印列表”按钮，将打印出选中记录的列表，该打印使用A4横向打印。

B：“打印发票详细清单”
在查询出已导出清单或未导出清单后，选中需要打印的记录，单击“打印发票详细清单”，将打印选中记录的发票详细清单，如图8-10。该打印使用A4纵向打印

图（10-10）
2、小提示
l 记录是按本列出的
l 如果数据库中存在未经对碰或对碰不正常的发票数据，在点击“查询未导出清单”按钮时，将会提示存在未经对碰或对碰不正常的记录的提示，且未对碰或对碰不正常的数据不会在这个模块的列表中显示出来，所以未经对碰或对碰不正常的数据是不能导出的。请进入“发票数据录入->两次录入对碰”模块进行对碰和修改录入错误的数据。
十一、数据管理模块
查询统计模块包括查询和统计两个部分。另在发票数据导出模块亦有查询统功能，详细请参见“发票数据导出”的说明。
1、数据查询
数据查询模块的界面如图11-1所示。

图（11-1）
发票概要标签页列出发票的概要信息（发票包括通过发票录入模块录入的数据和通过电脑票开票模块录入的电脑普通发票，蓝色表示作废票，红色表示红字票，其他颜色的表示正常票）。可点击“查找”按钮查找发票。可通过日期范围、发票代码、发票号码范围来查找，也可以按照正常票、作废票来查找，程序默认是打上沟的，见图（11-2）。

图（11-2）
在数据查询界面，点击“全部”按钮将查询所有的发票信息，在数据查询界面，在发票概要票列表中选择一条发票记录后，点击发票明细标签页，如果为开票模块所开的电脑票，将显示该发票的详细信息，如图（11-3）。 可通过详细信息标签页内的“发票补打印”按钮补打印电脑版普通发票。如果发现打印的格式位置不对，请通过“打印格式调整”模块进行打印格式的调整。（详见“打印格式调整”说明）。

图（11-3）
2、数据统计
数据统计的操作界面如图（11-4）所示。

（图11-4）
在输入开票时间范围后，按统计按钮即可统计该段时间内的发票统计数据。如需按本统计发票，可使用发票数据导出模块。详细请参见“发票数据导出”说明。
十三、数据库管理
数据库管理包括数据库的备份，数据库的恢复，初始化数据三个功能。
1、初始化数据
初始化数据的界面如图13-2所示：

（图13-2）
初始化数据将清空数据库里的除了发票种类数据之外的所有数据，并对用户进行初始化（只保留admin用户，密