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********************管理文件
文件名
加盟店档案管理制度
编号
页次
第 页 共 页
制定部门
招商部
制定时间
实施时间
目 的:
为加强加盟店铺的规范管理,为加盟商提供良好、切实的服务,便于掌握加盟店情况与需求,以利于公司制定相应的销售政策,特制定本制度。
适用范围:营运部、招商部、办公室
内 容:
第一章 加盟店铺档案的设立
第一条 店铺档案的收集
1、 基本资料的收集:拓展部与加盟商联系沟通所填写的《店铺详细资料卡》、《店铺选址分析表》、《加盟店开业服务跟踪表》、《投资金额、投资回报分析表》、《加盟协议》。
2、 营运部提供:新开业店开业照片。
3、 补充资料的收集:营运部提供的加盟店铺《月销售报表》、《促销活动计划表》、《促销活动售后分析表》;办公室出具的对相关店铺的嘉奖表彰、通报批评、解约通知书、撤消加盟资格的各类公文。
第二条 店铺方案的整理
1、 由拓展部专员负责将收集的基本资料进行汇总编号,原件存进文件夹进行归档;
2、 营运部门的每月报表及补充资料,对各类资料进行分类,以店铺编号进行排列,交办公室进行归档;
3、 店铺基本资料录入电脑,建立数据库,进行电子存档。
第二章 加盟店铺档案的补充、变更、废除
第三条 新开业店铺档案的补充
1、 依照新店开业的流程填写各类表单,形成店铺档案的基本资料,不断进行补充;
2、 新签订的《加盟协议》按签订时间进行归档;
3、 开业照片的收集及归档。
制定人
审核
批准
文件名
部工作准则
编号
页次
第 页 共 页
制定部门
拓展部
制定时间
2005年8月11日
实施时间
2005年8月20日
第四条 加盟协议的续订。
对于合同期限到的《加盟协议》,公司与加盟商重新签订新的《加盟协议》。新协议一式两份,公司与加盟商各执一份。办公室对续订合同进行归档,旧合同同时作废。
第五条 加盟店铺其他资料的变更
店铺地址的变更:由加盟商向公司递交《加盟店铺地址变更申请书》,说明变更理由、变更后详细地址,并向公司交纳变更费用1000元;
店铺经营者/负责人的变更:由加盟商向公司递交《变更加盟店铺经营者申请书》,
附变更后经营者身份证复印件,说明变更理由,重新签订《加盟协议》。
以上变更后的申请资料,公司批复文件作为补充资料重新归档,作废资料依照有关规定进行处理。
第六条 店铺资料的废除
公司对已办理完的撤场店铺资料进行合理处理,将作废资料存档至规定期限后予以废除。
第三章 加盟店铺档案的查询
第七条 由于工作需要对店铺档案进行查询,依照公司有关档案制度的借阅办法,填写《档案借阅申请单》,由办公室统一办理。
第四章 其他
第八条 档案管理注意事项
1、 加盟店铺档案管理应保持动态性,对更改事项进行及时变更。
2、 加盟店铺档案应当“用重于管”,为开拓市场、方便营运部门工作提供查询依据。
3、 对于撤场店铺回收的物品,办公室将其查核整理后,退回仓储部。
附 则:
第九条 附表《店铺详细资料卡》、《店铺选址分析表》、《加盟店开业服务跟踪表》、《投资金 额、投资回报分析表》、《月销售报表》、《促销活动计划表》、《促销活动售后分析表》、《加盟店铺地址变更申请书》、《变更加盟店铺经营者申请书》
第十条 本制度自2005年9月1日起生效,本制度未尽事宜随时调整。
制定人
审核
批准
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