行政作业指导书.doc

受控状态： 文件编号： QI-AD-01

行政部作业指导书

版本/修改号：V1.0

批准：

生效日期:

分发号:
21 / 22

目 录

1 目的
2 范围
3 部门职责
4 部门管理规定与说明
办公用品管理流程
计算机管理流程
证照管理流程
5人员编制与架构
6 输入/输出信息表
7职位职责及任职资格
8 部门文档管理一览表

1 目的
本文件的目的在于规范公司行政部门各项工作，以确保部门的工作质量。

2 范围
适用于行政后勤各项工作。

3 部门职责
3．1 行政事务管理
1) 负责公司办公设备、办公用品的发放与管理；
2) 负责公司固定资产的管理；
3) 负责公司文件及档案的管理；
4) 负责公司证照的管理及各种证件的办理；
5) 负责公司员工宿舍的管理；
6) 负责公司通讯系统的管理；
7) 负责公司安全的管理。
8) 负责公司车辆的使用和保养管理；
3．2企业文化的建设
1) 负责企业文化的宣贯；
2) 公司文化活动、会议的组织工作；
3．3部门体系文件管理
1) 按照公司的ISO9001体系负责本部门管理工作；可根据实际运行情况按照相关程序完善本部门的ISO9001文件；
2) 负责本部门HSE体系的管理工作。设备公司9000版文件出版、发放，整理归档。
3．4其他
负责落实总经理及副总临时交办的工作。

4 工作流程及说明
4.1宿舍水电计费流程
4.1.1行政助理负责于每月10日前将上月宿舍费统计等附表提交至负责薪酬核算的人事助理。
4.2办公用品管理流程
4.2.1公司行政部门办公用品的管理部门，负责公司办公用品的采购计划及预算，主要把握正常情况下每月平均消耗量及其市场价格最佳采购日期。
4.2.2每月月底制定出月度办公用品采购计划，报南山财务实施采购。如有特殊、临时急用办公用品的采购由行政部购买并入库。
4.2.3办公用品的领用须填写《办公用品领用登记表》，如是消耗品，依据历史领用记录结合实际需要确定领用管理基数；如是管理品，则列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新品。
4.3证照管理流程
4.3.1行政专员随时查看证照的有效期，并建表列明，提前做出计划规划，提前对证照进行更新、年检

5 人员编制与架构
清洁工（2）

保安（5）
行政经理（1）

行政后勤总编制12人

行政前台（1）
司机（2）
行政助理（1）

6 输入输出信息报表

输入
输出
序号
内容
相关部门
序号
内容
相关部门
1
来访接待统计表
前台
1
手机费用明细
人事
2
信件收发登记统计表
餐费扣款明细
3
快递账单统计报表
住宿扣款明细
4
保安值班表
行政专员

住宿人员名单
5
巡逻签到表
2
每月行政费用报销明细
财务、总经办

6
清洁卫生检查表
住宿接待费用报销明细
7
车辆行驶统计表
司机
办公用品采购明细
8
车辆加油费用统计表
每月外部派车统计表
9
车辆保养统计表
外租收款明细
10
名片制作统计表
行政专员
3
办公人员短号使用明细
财务
11
生活用品发放统计表
4
前台、司机、保安考核表
人事
12
每月派车统计报表
5
行政通知
各部门
13
每月办公用品发放统计表
6
固定资产管理明细
财务、总经办

7岗位职责与任职资格
前台文员岗位职责
岗位名称：前台文员
所在部门：行政部
岗位编号：
直接上级：行政专员
直接下属部门/岗位：
岗位定员：1
所辖人员数目：1
工资级别范围：
职系：
晋升方向：
版本/版次：V1.0
本职概述：
负责前台电话及来访人员接待、后勤保障、行政管理等工作，为公司内部员工及外部客户提供支持和服务。
职责与工作任务：
职责一
职责描述：前台电话接听、信件及周边卫生管理
工作时间百分比：50%
工作任务
1、 前台电话转接
电话铃响三声内必须接起话筒，并首先主动使用普通话自报公司名称：您好，领先康体！请问找哪位？请问贵姓找？有什么可以帮到您？遇到外语来电时前台应回复：Hold on please!然后将来电转接到海外部指定人员；如来电符合转接需求（如来电不是推销或者无业务往来的）的可安排转接，转接过程中和对方说请稍候！当当事人接听电话后前台需马上将电话挂断呈待机状态，以便接听下次来电，如当事人不在位置时可将来电信息（来电方单位名称，姓名，联系方式及来电内容）及时发送给当事人并作登记。如需离开岗位时应先进行电话交接，让下一位电话接听者帮忙转接所有来电。前台离开岗位时电话属于无人接听状态，电话响三声后自动转到国内业务销售指定专人接听；
2、 公司信件发放与接收
负责公司快递、信件、包裹的收发工作，公司各部门将外发的快递送到前台时，前台应专设登记本，由发件人首先登记清楚哪个部门哪位同事寄的、寄往哪里，收件人是谁等详细资料，前台签收。并在五分钟内将物料归位，及时通知相关物流公司，物流公司收件后应将单号及时知会相关人员，快件不得放在前台桌面，收到快递后十五分钟内知会同事并作好登记工作﹤快递发放登记表﹥。所有快递文件或样品须按要求进行登记在册，避免遗失，且所有件统一放在指定区域。
3、 前台及周边卫生
保持前台清洁卫生，上班前对前台周边的环境进行清洁及整理，地面须做到无纸屑、果皮及杂物，前台桌面及前台摆放的绿植叶面必须无灰尘，并摆放整齐，工作当中随时检查整理，要求前台的花草每周三浇水一次；对电梯右手边的会客桌椅与前台左手边的沙发区进行维护，如会客后桌椅未按四角对等放置的、桌椅放置歪斜的，桌上有烟灰的、水瓶的、纸屑等杂物的，客户离开后做到即时清理干净，桌椅摆放整齐；
对一楼前台区域的杂物进行清理与管理，区域内禁止乱摆放物品（，如确实有需要摆放的，只可临时放置在前台后面，但要明确取走的时间，对未经行政部同意就乱摆放物品的，必须劝阻。

职责二

职责描述：来访人员接待工作
工作时间百分比：50%

工作任务
1、对来访客人做好接待、登记、引导，并安排洽谈地点。业务部门将客户来访单递交到前台，前台应在客户到来前30分钟先将来访公司名称或来访人员的姓名显示在欢迎牌上，在客户来到大厅时应起立微笑并问好：欢迎光临！离开时应起立微笑打招呼，其他人员来访时应及时通知被访人员，如有预约可先将来访人员带到电梯旁或右侧沙发上等候，让其稍坐休息并及时通知被访人员，由被访人员带往三楼。当客人来到前台时应微笑询问：您好！请问找哪位或有什么可以帮到您？得到对方的回复后需及时作出适当的处理；
2、如有上门推销，无理取闹等无关人员应拒之门外；如自行处理不了时可立即通知保安或上级协助处理。
3、遵守公司相关的各项规章制度；
4、负责上级交办的其他临时性事项
相关权限：
§ 对来电、来访者具有监督、决策权对直接下属考核评估权；
汇报关系：
§ 以上职责，向行政专员汇报，必要时向部门经理汇报
工作协作关系：
§ 内部协作部门：全公司各部门；
§ 外部协作单位：其它必要单位。
工作环境：
§ 一般办公环境
使用工具设备：
§ 一般办公自动化设备
工作时间特征：
§ 正常工作时间，偶尔加班
婚姻状况：□已婚 √未婚 □ 婚姻不限 性别：□男 √女 □男女不限
籍贯：□城镇户口优先 √非城镇户口优先 □深户 □户口不限 年龄：32岁以下
最低学历要求：
§ 中专及以上学历
所需教育专业背景：
§ 文秘、中文等专业中专及以上学历。
所需工作经验：
§ 1年以上前台接待、文员、助理等相关工作经验。
所需培训的科目：
§ 接受过前台接待、档案管理、商务礼仪等方面的培训。
所需知识与技能：
§ 熟悉前台接待和商务礼仪的标准规范；
§ 了解公司用品管理、档案管理等方面的知识；
§ 具有良好的语言、文字表达能力；
§ 熟悉使用办公软件及办公自动化设备；
§ 最好了解政府相关政策和法律法规。
个人素质要求：
§ 身高160CM以上，外貌端正、声音甜美；
§ 性格开朗、待人诚恳；
§ 具有良好的服务意识，沟通协调能力、口语表达能力强；
§ 工作主动、细致、有责任心；
编制

审核

批准

编制日期

审核日期

批准日期

驾驶员岗位职责
岗位名称：驾驶员
所在部门：行政部
岗位编号：
直接上级：行政专员
直接下属部门/岗位：
岗位定员：1
所辖人员数目：1
工资级别范围：
职系：
晋升方向：
版本/版次：V1.0
本职概述：
负责公司接送任务，车辆保养以及办公外联工作。
职责与工作任务：
职责一
职责描述：接送任务
工作时间百分比：60%
工作任务
1、认真完成公司的派车任务要求，行政专员统一安排，派车遵循客户优先原则，如当天有二拔客户需要接送的，则安排人多的客户乘坐别克，人少的客户乘坐沃尔沃，接待客户主要分三类：A：与公司有来往业务的客户（海外及国内），B：与公司相关的渠道供应商，C：公司内部同事；接到接待来访A类客户的任务后，首先确认来访人员为海外还是国内、来访人数、时间、接送地点、入住酒店、来访人员的姓氏、特征等，并做好车辆卫生，如需要到机场接机时，先在停车场停好车后，如海外来访人员时驾驶员需要到机场二楼出站口举欢迎牌接机，如国内客户则需要到机场三楼出站口举欢迎牌接机，如需要到汽车站或火车站接客时，应在出站口附近停车，并在出站口举欢迎牌迎接客人，接到来访客人后，先有礼貌的自我介绍，并主动帮忙提行李上、下车，客人上车前应主动打开车门，同时用手挡住车门上框，避免碰伤客人，小车座位后排左侧为主宾位，后排右边为主人位，驾驶员旁边的位置为助手或陪同人员位置。如客人有自己的乘坐习惯，应按其习惯安排座位；在行车过程中禁用不文明用语，在工作中不该听的不听，不该看的不看，不该说的不说，不散播消息，保守机密，守口如瓶。如无业务人员跟随接送时，在离厂约10分钟的车程时应通知公司人员安排迎接，为树立公司良好形象，让来访客人第一感觉有内涵、有素养，让客人觉得和蔼、舒适。来访客人下车时应提醒客人带齐物品，并检查车内有无遗留物品，如发现物品留在车上，要迅速设法归还失主，并敬语道别。接待B类客户时首先确认人数、接送时间及地点，入住酒店，来访人员的姓氏，如需要到机场接机时，可将车停放在停车场等待，与客人电话沟通后可到停车场等候；接待C类客户时应坚持一车多用原则，同一方向不同目的地用车者同行，先近后远或先急后缓送达；出发前将出车时间及出车路线通知客户，到目的地后将车停在停车场等候。

2、坚持行车安全检查，每次行车前对车辆的刹车，前后轮胎、坐椅、仪表盘、车内外卫生进行检查，可自己处理的自行处理，处理不了的报行政专员。
3、每次出车回来后，如实填写行车记录，包括出车的时间，回厂的时间，行车车况异常情况、行车公里数与保养维修建议；车辆用毕后，车辆停泊在指定位置，做好卫生清洁、锁好门窗、钥匙交到保安室；若放假超过三天（含三天）需将钥匙交到行政专员处。
4、安全驾驶，正确驾驶，听从交通管理人员的指挥，严格遵守交通法律法规，禁止超速行驶。驾驶员工作日禁止喝酒、熬夜、通宵、等人身会造成不良状况的行为。认真填写车辆档案，对车辆事故、违章、损坏等异常情况及时汇报到行政专员与行政经理处，有以上未上报的，在绩效上视情节扣5-20分一次。

职责二

职责描述：车辆保养及维护
工作时间百分比：40%

工作任务
1、出车前、车两回厂后必须对车内外进行卫生清洁，车内有果皮、灰尘、纸屑、污垢必须马上清理，对车内有异味的及时打开车门进行通风，车外有灰尘的，用鸡毛掸子清理，每周三对车辆进行一次专业清洗。
2、司机必须爱护车辆，并且利用平时在公司的空闲时间对车辆进行维护、保养；
3、车辆达到规定的里程数需要做保养时应开到指定的维修点进行保养，需要维修时需提前知会行政专员，由行政专员在议价后知会司机维修与否。
4、遵守公司相关的各项规章制度。
5、负责办理上级交办的各项临时性事务，如行政或财务的简单的递交帐单等临时性事务。
相关权限：
§ 车两维修/保养建议权，车辆行使权。
汇报关系：
§ 以上职责，向行政专员汇报，必要时向部门经理汇报
工作协作关系：
§ 内部协作部门：全公司各部门；
§ 外部协作单位：其它必要单位。
工作环境：
§ 一般办公环境
使用工具设备：
§ 公司车辆
工作时间特征：
§ 无固定工作时间
婚姻状况： □已婚 □未婚 √婚姻不限 性别： √男 □女 □男女不限
籍贯： □城镇户 口优先 √非城镇户 口优先 □深户 □户口不限 年龄：40岁以下
最低学历要求：
§ 中专及以上学历
所需教育专业背景：
§ 专业不限
所需工作经验：
§ 3年以上驾驶相关工作经验。
所需培训的科目：
§ 接受交通安全培训。
所需知识与技能：
§ 熟悉接待标准规范；
§ 了解公司车辆管理、保养等方面的知识；
§ 具有良好反应能力；
§ 了解交通相关政策和法律法规。
个人素质要求：
§ 身高170CM以上，外貌端正；
§ 性格开朗、待人诚恳；工作主动、细致、有责任心；
§ 具有良好的服务意识，沟通协调能力、口语表达能力强；
编制

审核

批准

编制日期

审核日期

批准日期

清洁员岗位职责
岗位名称：清洁员
所在部门：行政部
岗位编号：
直接上级：行政专员
直接下属部门/岗位：
岗位定员：2
所辖人员数目：
工资级别范围：
职系：
晋升方向：
版本/版次：V1.0
本职概述：
A：负责公司卫生、室内绿化维护工作；B：负责宿舍区域及厂门口绿化带卫生；
职责与工作任务：
职责一
职责描述：A：办公室区域卫生及室内花草
工作时间百分比：100%
工作任务
1、工作日在10：00前完成公司领导办公室及办公室内区域的地板,走廊、电梯、厕所卫生，10：00后完成前台、会议室及VIP房，11：30巡检，14：00后针对洗手间及走廊、电梯、前台再次进行清洁巡检，工作标准为：玻璃要洁净明亮，地面无明显灰尘、污垢，地砖光亮照人，桌面无灰尘，厕所无异味，窗台无灰尘、杂物，17：00前将办公区域及厕所的垃圾袋统一收到厂门口垃圾堆放处；
2、维护办公室绿化植物,每周星期二下午14：00对办公区域及前台的所有花草淋水,去黄叶,清理花盆杂物；工作标准：花草叶面无明显灰尘，无黄叶、无杂物、无害虫；
3、每月15号对大厅及办公区域的天花及角落的积尘进行清理；
职责二
职责描述：B：宿舍区域与厂门口绿化带卫生
工作时间百分比：100%

1、宿舍楼梯，每层的走道一天清洁两次，早上8：30前全面清洁一次，下午5:00前打扫一次；要求过道、楼层无纸屑、无明显污垢、无烟头，垃圾堆放处须整洁，位置固定，无乱放的垃圾；

2、宿舍进门口区域过道一天清洁一次，宿舍通行路靠厂片区路面一天清扫一次；每天7：30分前完成，要求无明显枝叶、水沟无堵塞，路面无明显垃圾；
3、公司门口LOGO牌绿化带每天下午17点清扫一次，大门与垃圾堆放区路面早上8：30前、下午17：00各清扫一次；停车位8：30前、下午17：30各清扫一次；工作标准：要求无树枝、树叶、死草、水瓶、垃圾袋、杂草、包装纸等；
4、负责办理上级交办的各项临时性事务；
5、遵守公司相关的各项规章制度。
相关权限：
§ 对破坏清洁与公共财物有制止权
汇报关系：
§ 以上职责，向行政专员汇报，必要时向部门经理汇报
工作协作关系：
§ 内部协作部门：全公司各部门；
§ 外部协作单位：其它必要单位。
工作环境：
§ 厂区、办公区
使用工具设备：
§ 各清洁用品（具）
工作时间特征：
§ 正常工作时间
所需记录文档：
§ 公司通讯录
婚姻状况：□已婚 √未婚 □ 婚姻不限 性别： □男 √女 □男女不限
籍贯：□城镇户 口优先 √非城镇户口优先 □深户 □户口不限 年龄：32岁以下
最低学历要求：
§ 小学文化
所需教育专业背景：
§ 无
所需工作经验：
§ 1年以清洁、环卫工作经验。
所需培训的科目：
§ 无。
所需知识：
§ 熟悉清洁相关的标准规范；
所需技能：
熟悉使用清洁用品；
个人素质要求：
§ 身高150CM以上；
§ 性格开朗、待人诚恳；
§ 具有良好的服务意识；
§ 工作主动、细致、有责任心；
编制

审核

批准

编制日期

审核日期

批准日期

保安员岗位职