广钢贸易公司合同管理制度(doc-11).doc

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合同管理制度

第一节  总则
1.1 为加强经济合同管理，维护公司自身合法权益，防范与控制合同风险，根据《中华人民共和国合同法》和《广州钢铁企业集团有限公司合同管理规定》，结合公司实际情况，特制订本制度。
1.2本制度适用于广钢国贸对外签订、履行的各类合同、协议等，包括买卖合同、租赁合同、加工合同、运输合同、仓储合同等。
1.3按《合同法》规定：公司法定代表人是公司合同的法定负责人，全权负责本公司的合同订立工作。《合同法》又规定：代理公司订立合同，必须经公司法定代表人授权委托，在取得代理资格后才可代表公司签订有关的经济合同。这就是本公司合同管理必须要遵循的基本原则。
第二节 合同的签订
2.1签订经济合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。
2.2对外签订经济合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。
2.3签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同，确保所签合同有效、有利。
2.4合同双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。
2.5合同范本：订立经济合同必须采用由国家工商行政管理部门等专业部门监制的规范合同文本，营销管理部须对此作出指引。合同的主要内容有：
2.5.1合同签约时间和签约地点要明确。当事人的名称、住所、合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
2.5.2合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；
2.5.3数量：数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等。一般应采用国家标准的计量单位并应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。
2.5.4质量：有国家标准、部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号，技术质量要求要明确、具体。
2.5.5价款或报酬：价款或者报酬、物流运输应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
2..5.6履行期限、地点和方式：履行期限、运输方式、交（提）货地点及验收方法应明确，无法约定具体的，应在合同中约定履行方式。合同履行地点应力争作对本方有利的约定。
2.5.7违约责任：违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。
2.5.8解决争议的方式：解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，签约时应力争协议合同由我方所在市、区法院或仲裁机构，双方无法达成一致意见的，可选择第三地法院或仲裁机构。
2.5.9.结尾部分：双方都必须使用合格的印章------公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限和双方财务部门联系人及方式。
2.6关于合同编号的制定：
2.6.1合同编号一般写在合同的右上方，共九个字符，其写法为：x x – x x x x x x x，如：ST-090505A。
2.6.2本合同编号的九位数字表达的意思是：
第一、二位：代表合同的分类（用物资（业务）名称拼音的第一个字母缩写：如ST-生铁，CC—仓储业务， JC—建材，GP--钢坯，BC--板材）
第三、四位：代表合同的年份（如09代表2009年）
第五、六位：代表合同签定的月份（如０5－5月）
第七、八位：代表合同签定的日期（如０５－５日）
第九位：代表签订合同的排列（用A-E表示）
2.6.3当日合同排序由各业务部门自行把握确定，不得重复。
2.7小额钢材销售业务：
2.7.1对公司小额钢材销售业务，业务员应签订《广州广钢国际贸易有限公司购销订单协议》（以下简称订单）（现暂用《广州广钢集团贸易有限公司购销订单》），并视之为公司小额钢材销售业务的代理合同。订单书写要清楚，并且包含以下要素：日期、客户资料、品种规格、数量、单价，客户签名及领导审批，财务部货款确认，营销管理部记录提货单单号。业务人员必须认真按订单所列条款填写表列内容，订单由公司领导审批。对没有按要求填写的订单，营销管理部、财务部负有监督和纠正责任。对协议内容不全面的订单，公司领导应该要求业务人员重新填写。否则，不予审批。对订单资料的修改，必须由经办人提出，并报分管领导批示，分管领导要审核、签名，擅自修改的订单均为无效订单。
2.7.2本规定为临时管理规定，待公司管理控制系统完善后，公司另行发文予以调整。
第三节  经济合同的审查批准
3.1经济合同的正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。
3.2经济合同审批权限：经济合同一般由总经理或其授权人审批，但下列合同必须由董事长审批：物资采购合同标的超过1000万元的；所有赊销合同（先货后款为赊销）、低于成本销售的合同；涉及合作投资、联营项目的合同以及年度的仓储运输合同。
3.3重大合同：标的额在100万元以上合同，视为重大合同。必须按广州钢铁企业集团有限公司重大合同报告制度和规定送法律事务室备案。
3.4公司各部门及分管领导和公司管理中心应对合同进行严谨审查。审查的要点是：
3.4.1.合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。
3.4.2合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。
3.4.3合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
3.5  根据法律规定或实际需要，经济合同还应当或可以呈报上级主管机关见证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。
3.6经济合同的审批程序如下：
3.6.1申报：公司各部门草签合同后，应填写合同呈批表，部门领导确认后，顺序呈送至公司分管经理、财务部审核，相关审核人员应对合同内容、条款进行严谨审核并加具审核意见，财务部做好资金统筹安排（凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续）。需报总经理、董事长审批的，应由分管领导领导签署意见，随同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报。
3.6.2审核：对送审的经济合同，应按本《制度》3.2条规定的审批权限，由主管人或有关人认真审阅，必要时可进行调查研究，最后作出：批准、不批准；通知申报单位补报材料或进一步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项）。
3.6.3 签订：合同审核后，由法人委托人签订合同，若新客户则需连同对方当事人营业执照复印件及有关资证明送营销管理部。营销管理部对合同内容进行进一步把关，对非例行的重大合同应及时汇报公司总经理后，加盖合同专用章。
第四节  经济合同的履行
4.1合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。
4.2合同履行完毕的标准，应经合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清、价款结清、无遗留交涉手续为准。
4.3在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。票据交付应取得对方当事人的书面确认。
4.4各部门及签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。在履行合同过程中，若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行。
4.4.1经营状况严重恶化；有丧失或者可能丧失履行债务能力的。
4.4.2转移财产，抽逃资金，以逃避债务；
4.4.3丧失商业信誉；
4.4.4债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认；
4.4.5在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；
4.4.6在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。
 第五节  经济合同的变更、解除
5.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。
5.2对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。
5.3变更、解除合同的手续，应按本《制度》第三节规定的审批权限和程序执行。经上级主管机关报审或工商行政管理机关鉴证或公证机关公正的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案。
5.4变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律作废。
5.5  因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
5.6存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同
5.6.1因不可抗力致使不能实现合同目的；
5.6.2对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行或其他违约行为致使不能实现合同目的；
5.6.3法律规定的其他情形。
第六节  经济合同纠纷的处理
6.1处理合同纠纷要坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
6.2公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将有关合同材料和纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据提交集团公司法律事务所处理。有关合同材料是指：1经济合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；2关货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；3货款的承付、托收凭证，有关财务财目；4产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；5有关违约的证据材料；6其他与处理纠纷有关的材料。
6.3合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够时间。
6.4对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方行政公章或合同专用章。
第七节  经济合同的管理
7.1合同专用章管理：
7.1.1公司合同必须严格按授权范围使用公司合同专用章，不得使用业务专用章及行政公章。
7.1.2按“专人管章、管用分开”的原则，建立严格的管章用章制度。各合同印章使用部门要严格按要求办理合同印章审批手续。认真如实填写“合同印章审批表”，表格内容包括合同印章的使用日期、使用人、合同号、合同标的、标的数量、标的总金额、对方单位、审批人等。
7.1.3持有合同印章的部门，对发生的与合同印章有关的重大事情应及时向公司领导报告。重大情况包括：1、发生或可能发生的重大诉讼纠纷；2、发生的可能严重损害公司利益的非诉讼争议、纠纷；3、经营业务范围的重大变更；4、其它应当报告的重大事项。
7.1.4贸易中心、物流中心有关业务的合同专用章归口营销管理部管理，集团公司产品集中代理销售部分的合同专用章归口相应业务部门管理。
7.1.5合同专用章的发放、持有、管理应进行登记备案。外借合同专用章必须经公司法人批准同意，并按规定办理印章借用手续。
7.2各业务部门应当专人跟踪合同履行进度和履行质量情况，并将信息及时向公司行政主要领导汇报，发现问题要及时请示并积极解决和处理问题。
7.3合同的档案管理：合同档案的管理及重大合同的送审工作按合同专用章谁保管谁负责的原则进行。
7.3.1合同订立后，合同经办人应当将已经生效的合同正本及与合同正本有关的附件等资料交合同管理员建立合同台帐，合同管理员应及时传递合同复印件至财务部，并根据合同内容通知物流中心做好物流准备。
7.3.2 建立合同履行台帐，详细记录合同的履行情况。业务部门应及时理结合同履行的资料（见合同档案内容）交合同管理员汇总，合同管理员应分析合同执行情况，为后期业务合作提供参考依据。
7.3.3 合同管理员应认真建立合同档案，按照“一事一卷”的原则，将合同装订成册。合同档案应当包括以下内容：①已经订立的合同正本；②合同附件；③合同变更、修改、解除的补充协议；④来往函电；⑤与合同有关的项目建议书、立项文件、可行性研究报告；⑥《法定代表人证明书》、《法人授权委托证明书》；⑦公司领导批文或公司决定；⑧其他有关的合同文件、资料。
7.4：综合管理部负责对合同专用章的领用、法人授权委托书的发放和管理，营销管理部负责对各部门重大合同送审的监督、检查工作和负责本制度的监督执行，各业务销售部门应自行保管好业务往来凭证。
7.5合同管理工作考核。
7.5.1合同监督考核程序
7.5.1.1制定合同执行情况跟踪表（见附表2）；
7.5.1.2合同管理员定期到各个部门跟踪合同执行情况。各业务部门次月5日前，将上月签订的合同执行情况明细（电子表格）报营销管理部；
7.5.1.3次月月底前营销管理部和综合管理部对各部门上月期货合同执行情况进行抽查。
7.5.1.4次月月度例会公布各部门考核结果。
7.6考核办法：有下列违规操作情况，扣罚如下：
7.6.1未按照既定合同版本签订合同的，扣负责人50元/单；
7.6..2合同没有合同专用章、签名的，扣负责人20元/单；
7.6.3合同未能按要求收集整理归档，凡遗漏或未按要求整理的扣负责人20元/单；
7.6.4合同执行过程中，因我方原因未能按照合同约定执行的，扣业务负责人50元/单，有单位主管领导批示的，按批示内容办理；
7.6..5对于合同未执行完要求延期或终止的，应在合同最后执行日前五天提供书面报告，主管领导签名批示。（合同延期（终止）报告见附表1）
7.6..6各业务员对所管同一业务，在合同执行中未按合同执行监管规定的，违反三次，取消跟踪该客户的业务工作；若再次违反，视情节严重性，将考虑调离当前业务岗位。
7.6.7各部门领导应对本部门合同执行情况进行严格认真掌控，若出现违规操作或未能按照合同约定执行的，部门主管领导应负联挂责任，按部门扣罚总金额的50%进行联挂扣罚。若隐瞒未能执行完合同不报，一经查出经理要承担三倍（正常联挂扣罚的三倍）扣罚，累计发生三次，将视情节严重性对责任经理进行降级或调离岗位处理。
7.6.8以上是公司考核扣罚，各业务部门根据部门考核情况进行加扣。
7.6.9对年度购销合同，合同执行监督小组将在年底进行检查，重点检查提货量与相关优惠挂钩情况是否符合合同条款和公司销售政策要求。
7.7违反本制度7.1条各条款，滥用合同印章，给公司造成经济损失的，扣罚合同管理员、合同章管理员、使用人当月100--200元，并扣年终奖5% --10 % ，损失严重或情节恶劣者还要按集团公司有关规定，追究责任单位主管领导及直接责任人的经济责任、行政责任；管理或使用合同印章的过程中，因过失造成公司的经济损失的，扣罚合同管理员、合同章管理员、使用人当月50--100元，并扣年终奖 2 % --6 % ，损失严重的还要按集团公司有关规定，追究责任单位主管领导及直接责任人的经济责任、行政责任。
第八节 合同管理架构和职责
8.1成立合同管理小组：
组长： 公司总经理
副组长：党总支书记
组员：常务副总经理、副总经理、各部部长、合同管理员。
8.2正、副组长职责：
8.2.1领导和主持公司合同管理工作；
8.2.2决定、协调、检查、处理公司合同的签订、履行和纠纷等。
8.3组员职责：
8.3.1严格把关，按合同法规范的做好本部门的合同管理工作。
8.3.2负责合同实施全过程的具体工作。
8.4合同管理员职责：
8.4.1合同的审查和监督，并将重大合同（标的金额在100万元人民币以上）送审广钢集团法律室。
8.4.2 严格按照《合同法》和公司合同管理制度，对合同进行审核，并及时反馈给各部门和上级领导。
8.4.3 评价分析合同执行情况，对合同单位进行分类管理，为后期业务合作提供参考依据。
8.4.4 及时将已签订合同传递给财务部、业务部，并通知物流部。
8.4.5做好合同存档的基础管理工作。
8.4.6做好合同印章的管理工作。
第九节 其它规定
1、本制度自发布之日起试行；
2、本制度与广州钢铁企业集团有限公司合同管理规定相悖时，按广钢集团公司规定执行。

广州广钢国际贸易有限公司
2009.4.20

附件1：
合同延期（终止）报告

部门

合同号

对方单位

说明事项
（延期或终止）

原因说明

部门经理签名：
日期：
主管领导批示

主管领导：
日期：
备注：主管领导批示表示同意部门合同处理的不纳入当月考核。

附件2：合同执行情况跟踪表
**部200 年 月合同执行情况表

合同号
合同单位
业务负责人
合同量（吨）
总金额（万元）
付款结算方式
实际履行量（吨）
货款支付完毕时间
是否继续履行
备注

备注：货款支付完毕时间由各部门对应接口的财务部门填写并签名确认

制表人：
制表日期：
部门经理签名：

附件3：合同呈批表
广钢国贸公司合同呈批表
合同单位

合同编号

合同内容

合同数量

合同金额

业务经办

部门复核

日期

分管领导

日 期
年 月 日
财 务 部

日 期
年 月 日
审 批

日 期
年 月 日
营销管理部

日 期
年 月 日
备注

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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