采购流程图(现行版).doc

采购流程图
需求部门领取并填写《请购单》
一、需求提交

对应部门负责人审核

找供应商、询价、比价

提交《询价对比单》
有权人审核

董事长审批

签订《采购订单》、反馈《请购回复单》

财务部核算

四、采购跟踪

采购、跟踪

进货

五、入库保管
验收

入库

1
保管

采购工作流程
一、需求提交阶段
第一步：需求部门领取并填写请购单
第二步：需求部门负责人审批
二、申请认可阶段
第一步：采购部经办人认可
第二步：上报采购部审批
第三步：上报董事长审批
需求部门上交请购单经采购部经办人审批确认，通过电子邮件（除特殊情况可手机短信或电话）报营销采购部审批；最后要经董事长审批同意后，进入询价阶段；
三、询价搜索阶段
第一步：找供应商、询价
第二步：有权人审批
第三步：签订合同
采购部经办收到请购单后，寻找不少于3家供应商询价，对比供应商报价并制作对比表。报有权人审批后，再与供应商签订合同，进入下一步采购阶段；
四、采购跟踪阶段
第一步：财务部核算
第二步：采购、跟踪
第三步：进货
1、财务部根据采购部提供的采购凭据视不同情形做好核算处理：①先预付部分货款；②全额付款后提货；③30/60天结算
2、采购员与供应商签合同及合同备案，一式三份（采购部、供应商、财务部各执一份），采购人员填写《供应商资料表》和《新品录入资料表》。
3、采购部门随时跟踪采购物资的发货、到货时间、数量、种类、地点等信息，凡出现情况变化时应与有关各方及时沟通告知；

五、入库保管阶段
第一步：验收
第二步：入库
第三步：保管
1、验收要有相应负责人签名；
2、凭入库单与发票到财务部报账。入库单一式三份，第一联保管单位留存，第二联供应商索取货款凭证，第三联采购部；
3、保管人员应做到定期与不定期对物资进行盘点核对，物资保管部门、采购部、财务部物资库存数每月应做到三方核对一致；

附件一： 请购单
请购部门： 2012年 09月05日
序号
名称
规 格
单位
数量
参考价格
请购用途
需用日期
备注

经办人： 审批人： 制表人：

附件二： 采购单
采购部门： 年 月 日
序号
名称
规 格
单位
采购数量
单价
金额
交货日期
备注

经办人：

附件三：

询价单
供应商名称： 联系人：
供应商电话： 供应商传真:
供应商地址______________________
序号
产品名称
规格
单位
单价（元）
备注

付款方式： 月结____天 货到付款 其它
交货方式： 送货上门 托运至需要方 其它
交货日期______________________

询价人：_______________
年 月 日
（需盖章签名确认）

附件三：
询价结果对比单
需求单位: 产品名称：
规格： 联系电话：
传真： 地址：
供应商名称
联系人
电话
传真
地址
所出单价
备注

询价人： 时间： 合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责