职位说明书编写规范.doc

职位说明书编写规范一、目的强化职位分析的基础作用，通过对现有职位说明书的进一步规范，形成职位说明书编写指南，充足发挥职位说明书对人力资源管理系统内各专业板块的基础指导作用。二、职责 行政人事部负责公司职位说明书编写的技术指导。 各部门、业务单元、子公司具体负责职位说明书的编写、修订与完善。三、工作流程职位信息问卷调查职位信息汇总分析按职位说明书模板进行职位描述任职者访谈形成标准职位说明书并签字执行任职者沟通职位说明书内容规范说明：1、职位信息问卷调研以及任职者访谈是收集职位信息、对职位进行准确描述的基础。2、通过职位分析和初步描述形成的职位说明书初稿，一定要与任职者进行面对面的沟通，不放弃任何补充、完善的机会。3、职位说明书定稿后应严格执行并有效运用，充足发挥其基础指导作用。四、基本概念基本概念定 义备 注工作要素工作中不能再继续分解的最小活动单位例如：编制工资发放表。任务为了达成某种目的而进行的一系列工作要素例如：汇总部门工资分派表，编制工资发放表。职责为了取得某种成果而完毕的一系列任务的集合例如：制定工资管理政策，定期发放员工工资，维护和提高员工满意度以及工作积极性。职位承担一系列工作职责的某一任职者所相应的组织位置，是组织的基本构成单位职位与任职者一一相应。职务承担相同或相似职责或工作内容的若干职位的总和职级根据责任大小、复杂限度以及任职者能力水平高低划分的职位层级例如：A、B、C、D、E。权限为了保证职责的有效履行而赋予任职者对某事项进行决策的范围和限度例如：具有批准预算内5000元以下费用开支的权限。任职资格为了保证工作目的的实现，任职者必须具有的知识、技能与能力规定业绩标准与工作职责相相应的对职责完毕的质量和效果进行评价的客观标准例如：员工满意度90、空岗率为0、培训计划完毕率100。五、通用术语通用名词定义职位概述阐述职位的组织背景、职位承担的核心职责以及职位设立目的。职位关系图描述职位报告与督导关系的组织架构图，通常标明职位与直接上级、下级的关系。工作联系职位任职者开展工作所应协调的各种人际关系，涉及组织内部、外部。工作职责职位赋予任职者承担的一系列职责。平常工作任务与工作职责相相应并从职责中提炼出来的，占用任职者较多平常工作时间的工作任务。职位权限为了保证职责的有效履行而赋予任职者对职责范围内有关事项进行决策的范围和限度。工作特性重要描述任职者的工作场合、工作时间、工作环境以及工作负荷等情况。工作考核要点从职责中提炼出来的衡量职责完毕质量和效果的关键绩效指标和业绩标准。职位发展描述任职者的职业发展方向。任职资格描述任职者必备的教育背景、培训经历、工作经验、必备知识与技能、生理和心理规定等情况。六、职责和任务描述关键词关键词含义管理监视、执行与总体政策和程序有关的业务环节，保证政策和计划的执行。建议提供意见，影响最终结果。分派为特别目的指派。分析将整体分开，发现本质。评价评估下属的表现。批准正式确认或批准。指派指派下属完毕具体的任务。协助帮助，支持。保证、保证确信任务完毕或目的实现。出席参与特定的活动。审查检查并验证。授权批准或许可。实行在工作中行使某种权力。征询向别人征求意见。促成通过某种措施或手段达成计划的结果。协调系统的组织某项活动或职能以达成组织目的。发展使活动起来，逐渐丰满、变大、变好。设计、策划计划或谋划。指示发出权威性指令。成立设立或组织，使稳定或固定。执行贯彻，使生效。加快促进、帮助和使容易实现。跟进关注各项措施执行完毕。制定出以明确的、系统的陈述提出。指导传授、教育。实行、贯彻完毕、进行。发起开始、着手。整合完毕、汇总、统一。调查系统检查。发布正式公布或发行。维持保持有效性。激励、驱动启发、激励下属的职能，实现盼望的结果。观测看，研究。组织将东西有序的放在一起。创建发明、设立。监督监察、指挥。参与参与，加入，分担。计划预测，拟定目的，制定行动措施。提交规定事情得到考虑或批准。建议提出议案。提供供应，可得到。推荐建议，希望能得到接受或试用。修改修订，改变。调查以全面的方法进行查看。培训教练、传授如何完毕任务。查证检查并证明。七、常用绩效指标绩效指标指标定义/计算公式合用职位系列招聘目的完毕率（实际招聘岗位人数/计划招聘岗位人数）100人力资源管理员工成功通过试用期的比例试用期转正人数/试用人员总数人力资源管理人员编制控制率（实际人力/计划人力编制）100人力资源管理人力成本总额控制率（实际人力成本/计划人力成本）100人力资源管理员工工资发放犯错率错误发放的工资次数/发放的工资次数人力资源管理人均培训天数全年培训总天数/员工总人数人力资源管理培训计划完毕率（培训实际完毕情况/培训计划情况）100人力资源管理员工自然流动率（离职人数/现有人数）100人力资源管理人员结构比率各职位层级人数比例符合预期目的；各专业系列人数符合预定目的人力资源管理文献制作效率和准确性按照文献类型及时制作、印发文秘机要档案和文献的归档及时归档文秘公文行文规范度公文出现差错次数文秘机要工作的安全性出现会议精神、公文内容等泄密事件文秘公文解决、收发、传递的及时性机要文献办理不及时的次数及严重限度文秘公章使用准确性用章类型、流程、批准程序对的行政管理外事接待任务完毕的效率和质量外事接待工作没有失误行政管理档案管理犯错率（查出管理有误的档案数量/档案总数）100档案管理档案更新延误率(延误档案更新的数量/档案总数)100档案管理计算机系统的稳定性和安全性系统出现故障和被病毒侵害的次数信息管理信息系统的及时维护率按规定及时维护的次数信息管理网络系统的整体规划质量系统的科学性、实用性信息管理精确并准时的财务报告提交财务报告延期次数财务管理公司总体预算达成率（实际发生总费用/预算总费用）100财务管理财务报表犯错率（查出有误的财务报表数量/提交报表总数）100财务管理财务分析犯错率（查出有误的财务分析数量/提交的财务分析总数）100财务管理质量体系有效性维护符合ISO外审规定质量控制质量事故损失金额由于质量问题导致退货等重大问题带来的经济损失质量控制合格品率合格品总数/所有送检数量质量控制质量体系建设计划完毕率对各部门发放实用、易懂质量体系文献率质量控制质量文献、检查规程的科学、有效、合理实际使用的效果、出现的偏差情况以及导致的影响质量控制解决现场质量问题的及时有效率延迟、偏差的次数以及由此带来的影响质量控制漏检、错检率错、漏检总数/所有送检数质量控制工艺规程编写的科学性与实用性具体使用效果，以及与实际情况的偏差工艺管理材料定额编制的合理性产品中材料消耗总量/材料领用总量工艺管理更改成本更改引发的生产与其它相关成本工艺管理总销售收入年度销售额市场营销货款回收年度货款回收总额市场营销新客户增长数量本期新客户数量/总客户数量市场营销老客户维持数量本期老客户数量/总客户数量市场营销销售成本营销费用/销售收入市场营销生产计划完毕率完毕生产项目数量/生产项目总数量生产管理生产成本控制制导致本和采购成本生产管理设备总体效率（总开工时间损失时间）/总开工时间设备管理废品率废品总数/所有送检数量生产管理外协件投诉率不合格外协件的数量/所有外协件数量采购管理采购及时率准时交货的总数/计划采购的总数采购管理采购资金占用率未投入生产的原材料占用的资金/同期投产总值采购管理采购合格率不合格品的数量/所有采购品数量采购管理项目准时完毕率在预计时间内完毕项目数/同期应完毕项目总数项目研发研发的成品化率进入批产的新品数量/在研新品总数项目研发新产品的技术稳定性产品投入市场由于技术问题导致不合格的产品批次数或由于技术质量问题导致技术更改次数项目研发标准化大纲的编制编制的质量与时效性；具体使用效果与可操作性标准化技术文献的标准化率文献的标准化数量及标准化水平标准化产品的标准化率实现标准化的产品数/总产品数标准化八、职位说明书语言规范1、职位概述阐述职位设立的目的，在实践中可以遵循“工作背景核心职责+职位目的”的原则组织语言。工作背景：说明职位工作的基础和前提，一般采用“根据”或者“以为基础”的语言形式；核心职责：说明职位承担的重要职责和任务，一般采用“重要承担职责”或者“重要负责工作”的语言形式；职位目的：说明职位设立的目的和意义，一般采用“保证”或者“实现”的语言形式。2、职位关系图 绘制职位所属部门的组织架构图，重要体现职位的直接上级、直接下级之间的互相关系。3、工作联系列举任职者开展工作过程中所接触到的、并且需要协调的人际关系。内部：列举部门名称、与该部门联系的具体事项；外部：列举对外联络的部门名称、与该部门联系的具体事项。4、工作职责 具体描述职位应承担的所有职责，按照限度轻重、范围大小进行排序，遵循“行动目的”的原则组织语言，语言描述简明扼要，切忌拖泥带水，含混不清。一般采用“负责，保证”、“参与，推动”以及“协助，实现”的语言形式。5、平常工作任务从职位所承担的职责中提炼出来的占用任职者较多时间的平常工作任务。在实践中，可以把工作职责分解成数项工作任务，然后将平常性工作任务提炼出来。一般采用“关键动词宾语”的语言形式。例如“办理社会保险开户、转接手续”。6、职位权限重要说明任职者所拥有的费用审批、协议签署以及资产管理等权限。控制的预算费用：一般采用“具有批准的权力”的语言形式；协议签署：一般采用“具有签署协议的权力”的语言形式；资产管理：一般采用“具有管理资产的权力”。7、工作特性工作场合：涉及办公室、生产车间、出差地、客户售服现场等。工作环境：例如：环境舒适；环境一般；有噪音、粉尘和异味，高温环境，对人体健康有影响。工作时间：例如定期制、弹性时间、倒班制等。出差:占总工作时间的比例。工作负荷：例如轻松、正常、满负荷、超负荷等。8、工作考核要点职位说明书中所列举的每一项工作职责都应当进行考核，以“绩效指标衡量标准”的形式说明职位考核要点。规定做到尽量量化工作结果，假如不能量化结果，就要对工作的过程设立控制标准。最终的目的就是便于衡量。9、职位发展 告诉任职者可以发展的方向。横向：考虑任职者工作技能的丰富化，可以相关多元化发展；纵向：考虑任职者能力和空间的发展，在职业规划系统内的有序晋升。10、任职资格、教育背景教育学历：明确任职者必须具有的最低学历。学习专业：明确任职者的专业范畴和方向。资格证书：明确任职者必须拥有的与专业工作相关的资格证书。、专业培训明确任职者所接受专业培训的内容、形式和必须的培训时间。、工作经验行业工作经验：明确任职者必须具有的行业工作年限。岗位工作经验：明确任职者必须具有的同岗位工作年限。最高职位经历：为了胜任职位需求，限定任职者必须具有与职位相关的最高职位经历。、必备知识与技能专业知识：说明任职者必须具有的胜任职位需要的专业知识。例如：熟悉人力资源战略规划，纯熟掌握整体薪酬理论和360度考核技巧。外语能力：说明必须的英语级别、读写能力。例如：国家英语四级，能读写简朴的英语文章。计算机能力：说明必须掌握的计算机应用限度。例如：纯熟使用办公室工作软件。公文解决能力：说明任职者必备的文字能力。例如：具有强的文字表达能力，言简意赅，行文流畅。其它特殊能力规定：公司目前还没有建立能力素质模型，有些职位对能力素质规定很明显，可以列举具有关键影响力的能力特性。例如：具有强的号召力，能带领团队进行市场攻关。专业技术资格：明确说明任职者必备的专业技能等级。例如：取得人力资源方向经济师职称。、生理规定身体：说明对任职者身体条件的限制。例如：健康状况良好，身高165cm以上、裸眼视力0.8以上。性别：说明性别规定。例如：性别不限。年龄：说明年龄规定。例如：25岁以上，45岁以下。形象气质：说明对任职者的形象规定。例如：容貌杰出，大方得体。、心理规定性格：说明任职者的性格类型。例如：力量型，刚毅，果断。关于性格的理解有不同的分类形式，实践中推荐使用的性格模型：四种重要性格类型的特性及其应用活泼型力量型完美型和平型特性1、活跃，有发明力2、热情，有感染力3、好动，有表现力1、迅速决断2、迅速行动3、获取控制力和权威1、注重细节、分析2、注重钻研、思考3、按部就班4、精益求精1、擅长调解和团结2、稳定、忠实3、知足，维护现状优点有创意、表现力、热情自信、勤奋、有领导力有计划性、分析力和钻研精神安全、包容、沉稳弱点忙乱、粗心、健忘暴躁、固执、鲁莽踌躇、挑剔、敏感懒散、甘于平庸、缺少主见胆怯孤独/批评和非议突来的变革追求/结果、效率与支配地位精细、准确、一丝不苟/动机人际互动、多姿多彩的过程获胜、成功进步、抱负安全、归属满足点夸赞感激默契、理解尊重对待变革的态度追求形式之变追求主线之变追求系统、科学之变最佳不变，实在要变，就缓慢的变适合工作类型表现、互动、发明决策、领导、执行规划、专业、设计例行、协调、配合适合岗位党工团、公关、宣传经营决策者、项目负责人人力资源、质量管理、工艺技术、科研开发文秘、总务、生产、财务、操作者不适合岗位生产、财务、操作者人力资源、行政事务销售、基层管理者研发、高层管理者态度：说明任职者必须具有的积极心态。例如：积极、热情、有很强的事业企图心。关于态度的描述范围很广，实践中推荐使用的态度模型：态度含义决心认准的目的和方向，不会容易放弃，咬定青山不放松的心态企图心对达成自己预期目的的成功意愿，可以理解成对事业成功的野心积极提前采用行动掌握人生的航向和事业的发展趋势热情对人、对事永远保持积极的、向上的情绪爱心对祖国、对家庭、对生活、对事业的热爱之情学习养成终身学习的习惯自信在没有得到之前就相信自己一定会得到的态度自律在工作、生活中尽量克制自己的劣根性顽强要有克服困难，迎难而上，不到长城非好汉的心态坚持坚持到底，决不放弃，直到成功的心态职业道德：说明任职者必须具有的职业道德品质。例如：诚实、正直，有很强的责任感、使命感。关于职业道德的描述很容易与态度混为一谈，实践中推荐使用的职业道德模型：品德素质含义使命感上级给予的任务，无论有多困难，都一定要完毕责任感能时刻记住自己的职责，充足发挥自己的作用诚实待人真心诚意，将真话正直秉公办事，不徇私情忍耐碰到任何挫折，可以忍耐，不放弃目的事业心很强的事业成就导向协作精神能借助团队的力量成就事业，成就自我竞争意识具有优胜劣汰的观念，用实力说话法制观念遵守国家政策、法律法规组织纪律性遵守公司规章制度人力资源组编制附件1、职位说明书规范模板职 位 说 明 书一、基本信息职位名称所属部门职位通道职位层级分析时间有效期二、职位概述三、职位关系图（该职位与直接上级、下级关系）四、工作联系联系对象联系重要内容内部外部五、工作职责1、2、3、4、5、6、7、8、六、平常工作任务1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、七、职位权限控制的预算费用协议签署资产管理直接上司人数直接下属人数提供服务部门的数量八、工作特性（时间、环境、条件）工作场合工作环境工作时间出 差占总时间的 （填写比例）工作负荷九、工作考核要点关键指标衡量标准十、职位发展横向纵向十一、任职资格、教育背景教育学历学习专业资格证书、专业培训培训内容培训方式培训时间、工作经验行业工作经验岗位工作经验最高职位经历、必备知识与技能知识/技能项目必备规定专业知识外语能力计算机能力公文解决能力其它特殊能力规定专业技术资格、生理规定身体性别年龄形象气质、心理规定性格态度道德职位在职人署名： 直接上级署名：附件2、职位信息问卷调查表公司岗位分析调查问卷姓 名部 门现任岗位学 历所学专业直接上级社会工龄入司时间月平均收入自参与工作以来从事本岗位工作时间对本岗位工作内容的爱好？无所谓 不好说 一般 还可以 很感爱好你对自己工作适应性如何？还可以 不好说 一般 还可以 很感爱好工作概要（用一句简洁的话语描述本岗位的工作范围和内容）岗位使命（用一句简洁的话语表达岗位使命）按重要限度依次填写你工作的10大理由或目的1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、工作职责职责描述估计占你所有时间的比例权限承办需报审全责123456789失误的影响在你的岗位工作出现失误产生的影响会涉及影响限度如何轻较轻一般较重重经济损失123有损公司形象123其它损害（如工期、质量安全、设备等）123工作重要性1不影响别人工作的正常进行。 （ ）假如出现多种情况，请按影响限度由高到低依次写在下列空白处：2只影响本部门内少数人。 （ ）3影响整个部门。 （ ）4影响其它几个部门。 （ ）5影响整个公司。 （ ）工作创新1一切工作已有明确的规定动作，不需要进行发明和改善。 （ ）2需要根据现行办法，进行一般性改善。 （ ）3需要根据公司的经验，创建新的方法和技术。 （ ）4需要根据行业的先进经验，创建新的方法和技术。 （ ）5没有可借鉴的经验，需要进行革新性的新发明。 （ ）领导风格1上级经常给予帮助，以保证自身工作的顺利进行。 （ ）2上级偶尔给予工作上的辅导，以有助于工作的进行。 （ ）3上级只是给予工作上的关心。 （ ） 4上级只是给予生活上的关心。 （ ） 内部沟通内容/频度沟通频度：1只与本部门内几个同事接触。 （ ）偶尔 经常 非常频繁1 2 3 4 52需与其它部门的人员接触。 （ ）3与其它公司人员和政府机构接触。 （ ）4与其它公司、政府机构、外商接触。（ ）外部接触1不与本公司以外的人员接触。 （ ）沟通内容：1 一般信息交流2 对别人施加影响的沟通3 事关重大决策的沟通2与其它公司人员接触。 （ ）3与其它公司人员和政府机构接触。 （ ）4与其它公司、政府机构、外商接触。（ ）工作的联系需要联系或接触的具体部门、单位联系或接触的目的123456监 督1直接领导你的人员有（ ）人，职位为：2被你直接领导的下属人数（ ），职位为：工作的时间规定1每周平均加班时间为（ ）小时。2事实上下班时间是否随业务情况经常变化。（总是，有时是，偶尔是，否）。3所从事的工作是否是忙闲不均（是，否）。4若工作忙闲不均，则最忙时间发生在哪段时间：5每周外出时间占正常工作时间的（ ）%。 6外地出差情况每月平均（ ）次，每次平均需要（ ）时间。7本地外出情况平均每周（ ）次，每次平均需要（ ）时间。工作独立性1工作的职责明确具体，时刻受到上司的控制。 （ ）2根据常规的方法工作，每完毕一步时受到上司的控制。 （ ）3根据既定的方案和程序工作，上司通过工作检查来控制。 （ ）4根据战略目的工作，上司以工作的最终结果来控制。 （ ）你感觉到哪些方面工作感到棘手？1234综合1在天天工作中是否经常要迅速做出决定？（ ）A没有 B很少 C偶尔 D许多 E非常频繁2你手头的工作是否经常被打断？（ ）A没有 B很少 C偶尔 D许多 E非常频繁3在你的工作中是否需要运用不同方面的专业知识的技能？（ ）A否 B很少 C有一些 D很多 E非常多4在你单位中你所做工作自身是否引起一些令人不快乐、不舒适的感觉？（ ）A没有 B有一些 C能明显感觉到 D多 E非常多5在工作中是否需要灵活地解决问题？（ ）A不需要 B很少 C有时 D较多 E非常多6你的工作是否需要发明性？（ ）A不需要 B很少 C有时需要 D很需要7你在履行职责时是否有与员工发生冲突的也许性？A否 B很少 C一般 D很有也许8你是否经常感到工作时间不够用？（ ）A否 B很少 C是9你感觉周边同事的竞争性怎么样？（ ）A没感觉 B还可以 C很强任职资格要求1你在起草或或撰写的文字资料有哪些？例：编写trade核心编码、改写客户资料等。1）2）3）4）5）6）2你的岗位工作需要计算机解决水平：3从事本职工作应具有的 专业规定：最低教育限度：4为顺利履行工作职责，应进行的培训培训科目培训内容最短培训时间（月）1）2）3）4）5）6）5需要多长时间的工作经验才干胜任本岗位的工作？（ ）A1年以下 B1年 C3年 D5年 E8年以上6胜任本岗位所需要的能力等级说明：需求限度1）判断决策能力低 较低 一般 较高 高1 2 3 4 5低 较低 一般 较高 高2）领导能力3）计划能力4）分析能力5）组织人事6）创新能力7）内部协调能力8）外部沟通能力9）协作能力10）信息管理能力7从事本岗位工作所需要的知识1）2）3）4）考核对于你所从事的工作，你认为：考核要素具体考核标准123456备注1你认为本部门应设立哪些岗位，岗位名称为2你尚有哪些需要说明的问题？直接主管意见 签字： 日期：