职位说明书编写指引1.0.doc

《职位说明书》编写指引
《职位说明书》编写指引
1. 目的
职位说明书是企业日常管理的基础工具，能为职位评估、招聘、培训、晋升、薪酬、考核等工作提供重要的参考依据。职位说明书编写是各级主管必备的基础管理技能之一,本编写指引为各级管理者提供编写职位说明书指导。职位说明书需要严格按照标准编写，填写内容统一采用宋体五号字体编写，不用加粗。本职位说明书中如果没有内容，统一填写“无"，不得空白.
2. 具体内容编写说明
□职位名称：目前可先填写当前使用的职务名称，通常是“限定词+名词”的形式，如：“市场推广专员”、“技术支持工程师”、“人力资源部经理”，以后由人力资源部统一规范。
□职位编号：由人力资源部统一编定，目前暂不填写.
□所在部门：指仅低于公司一级的单位，即一级部门，如:人力资源中心、财务管理中心等。对于副总裁及以上职位的“部门”为“公司"。
□编制者：一般为该职位的任职者,新设立职位一般为直接主管。
□审核者：部门经理或该职位的直接上级.
□工作地点:工作所在的常驻地方：如上虞、北京
□职位概要描述：用简单的语言介绍该职位设立目的和意义，强调该职位对公司独一无二的贡献.具体形式：“依据什么开展工作，通过做什么工作，达成什么结果”,或“负责什么工作，达到什么目的"。
□职位关系:此栏为了明确该职位的上下级、同级与内外部的关系
在“上级职位名称”的空白处填写本职位的直接上级职位名称，在“本职位”处填写本职位的职位名称，在“同级职位"处填写与本职位联系最密切的几个职位名称，如果大于5个职位，只写联系最密切的5个职位名称。
“下属职位"处填写本职位的直接下属职位名称。如果没有，填写“无"
“企业内部联系紧密的部门/职位”是因工作关系需要经常性联系的自己所在一级部门以外的部门/职位,不包括偶尔一次两次的情况，也不包括向直属上级汇报工作和给直属下级安排工作的联系。
“企业外部联系紧密的部门/职位" 是因工作关系需要经常性联系的公司以外的部门/职位。
□管理幅度
本栏是管理职位的任职者需要填写,如果不是管理职位，那么在空白处填写“无"，管理职位的下属分直接下属和间接下属，直接下属由本管理职位直接管理,间接下属指本部门中，通过直接下属（也是管理职位的下属)进行管理的下属。分别填写两类下属的人员数量。
□主要职责:
工作领域：一般来说，“工作领域”是对某几项工作的概括，尽量具体而有针对性，就如我们提供的模板中那样。不要将工作划分成“日常工作"之类的笼统而无针对性的说法。
u 领域的顺序：按重要次要排列
u 领域内的职责的顺序：一般先写策略、计划类的职责，之后按流程顺序(时间的先后顺序)描述该模块的职责
u 行政管理职责：对于部门管理者职责，通常将其行政管理如对内外的协调、人力资源管理、财务管理、组织气氛等集合在一个模块中，统称为“部门建设”,并统一放在最前一个模块。
容易遗漏的职责
有时容易遗漏的职责主要是制订制度、流程或其他的规章制度.还可能包括各种参与性、协助性、支撑性的工作，以及各种例会或重大会议。没有充分说明自己目前承担的工作，对个人而言当然不是件好事。而且,就如前面所言，如果这样的工作还涉及到别人的配合，那么我们也很可能无法据此对你的合作方做出相应的监督规定。
下表中提供了一些问题，你可以借助这些问题,想想它们可能涉及的你的工作内容。当然，你也可以多和其他员工讨论讨论，让他们帮你想想是否遗留了什么工作。
序
问题
1
我如何使用工作时间？（为什么样的工作而忙）
2
直属上级和间接上级部门考核我的什么工作？
3
一旦做得不好就会遭到上级批评的工作有哪些？
4
我负责的对下级和/或其它相关业务部门的检查工作有哪些？
5
我需要对下级提供的支持、指导等工作有哪些？
6
下级找我经常是为了什么事？
7
我需要定期或不定期向上级汇报的工作有哪些？（上级把我找去通常都是为了什么事）
8
我需要填写的表格和/或报告通常有哪些？（表格和报告中反映的工作内容）
9
我通常和其他部门有怎样的业务往来？（经常为什么事打电话找什么人）
10
我通常和企业外部（政府、主管部门、用户、供应商、承包商等）有怎样的业务往来?
11
我定期或不定期参加和/或组织召开的会议（特别是重大会议和例行会议)有哪些？
12
在我的职责内需要对上级和/或其它部门提供哪些方面的建议？
13
我经常或临时性地需要解决的问题有哪些？
14
我负责和/或参与制定的管理政策、制度、流程、规范等有哪些？
15
我负责和/或参与编制的规划和/或计划有哪些？
16
如果我的什么工作没有做好，其他人的工作也会受到影响？
各类职位的职责特点
◆ 高层职位特点：主要是面对公司总体目标和最终结果所承担的直接责任和该职位所专有的活动及结果。它回答“为实现公司的目标和达成的结果,要在哪些领域做哪些事？从而获得哪些最终结果”。
◆ 中层职位特点：主要是面对该职位目的和最终结果所需履行的必要任务和对任务结果承担的责任。它回答“为实现该职位的目的，我们有哪些必须履行的任务（非临时性）和对任务结果承担哪些责任，从而获得哪些最终结果”.
u 基层职位特点：基于流程结果的活动描述以及对流程结果的责任.以操作类、执行类职责为主。它回答“我们必须承担那些责任，以保证组织目标的实现”。
附件一中罗列了一些常用动词.在部门各《职位说明书》编写之前,部门经理应该先行编制《部门职责分配表》（附件三），明确部门各职位的具体的职责与分工。
o 入职条件
入职条件分为二部份：一是素质（附件二）、二是知识技能。
素质部份由人力资源部统一填写。知识技能则由任职者填写。
¨ 知识：指胜任本职位应具有的与专业相关的理论知识，一般为通过学习获得的.
¨ 技能:指胜任本职位应具有的业务技能，一般为通过实践获取的。
知识与技能的分析请采用工具《知识技能分析表》(附件四）。
若职位需要特殊技术培训和资格认证，请在“其他”栏中加以注明。
附件：
附件一、常用动词列表
附件二：素质列表
附件三、部门职责分配表
附件四、知识技能分析表
第 7 页 共 7 页
附件一：常用动词列表
accomplish
完成
consult
咨询
give
给予
propose
提议
adapt
适应
control
控制
guarantee
保证
provide
提供
administer
指导
contribute
贡献
grant
同意/转让
ratify
批准/认可
advise
建议
coordinate
协调/统筹
hire
招聘
realize
实现
allocate
分配
deal
处理
identify
发现
receive
接受

analyze
分析
decide
决定
improve
提高
recommend
推荐
apply
应用
define
确定
inform
通知
recruit
招聘
approve
批准
design
设计
initiate
发动/推动
report
报告
assemble
装配
determine
决定
keep
保持
represent
代表
assess
评估
develop
发展
lead
领导
review
审核

assign
指派
direct
指导
limit
限制
revise
修改
assist
协助
distribute
分配
maintain
维护
run
运行
attribute
归因
do
执行
make
制造
search
寻找
authorize
授权
draft
草拟
manufacture
生产
secure
保证
build
建造
elaborate
制作
meet
会面
select
选择

buy
购买
entertain
娱乐
modify
修改
sell
销售
change
改变
estimate
估计
monitor
监视
specify
指定
check
检查
establish
建立
motivate
激励
submit
提交
choose
选择
evaluate
评估
negotiate
谈判
supervise
监督
collaborate
提供/支持
examine
检查
organize
组织
study
学习

collect
收集
execute
执行
plan
计划
test
测试
communicate
沟通
follow-up
跟踪
prepare
准备
train
培训
complete
完成
forecast
预测
present
介绍
transmit
转换
conduct
实施
formulate
规划/阐述
produce
生产
use
使用
conserve
保存
gather
收集
promote
提升
write
编写

附件二、素质列表
序号
素质名称
素质含义
1
监控能力
设立严格的行为标准并指派人去完成之，动机是对“工作”
2
收集信息
对信息敏感，能用特殊的方式、方法收集信息
3
关系建立
工作中能主动建立人际关系
4
领导能力
能领导人们有效地在一起工作，主要目的是促进团队的运作
5
团队合作精神
强调溶入团队，作为团体的一员
6
前瞻性
对事物的发展趋势和演变能够提前预计
7
客户服务意识
能设身处地为顾客着想、行事
8
培养人才意识
具有长期培养人才的特点,动机是对“人”
9
主动性
有前瞻性，能对未来的需求和机会作出反应
10
组织敏感度
对组织的政治和结构非常敏感，理解组织中等非成文约定
11
责任意识
能意识到自身承担的责任并在没有监督的情况下愿意为其付出
12
自信
对象是自己，敢于冒险接受任务或敢于提出与上级有权势的人不同的意见
13
思维能力
对问题的分析、归纳、推理和判断等一系列认识活动比较擅长
14
灵活性
在必要的时候改变策略、方法或放弃原定目标,但最终是为了更好地达到公司大目标
15
诚实正直
行为与价值观一致,在与自己坚信的人生信条及价值观相冲突时能坚持正义
16
人际理解能力
在别人没有直接用语言的情况下，能知道别人在想什么，感受怎样
17
成就欲
把工作做得更好的企图和行为
18
坚韧性
在艰苦的条件下，仍表现出乐观的态度
19
影响力
为特定目的，采用影响策略或战术，并有具体行动
20
亲和力
初次见面能够给别人以亲近的感觉，有吸引力,使人愿意与其交往

附件三、部门职责分配表
部门职责
部门经理
岗位一
岗位二
岗位三
岗位四
岗位五
部门职责1

部门职责2

部门职责3

部门职责4

部门职责5

部门职责6

部门职责7

部门职责8

部门职责9

部门职责10

附件四、知识技能分析表
序
职位
职责
职责对知识的要求
职责对技能的要求
环境知识
公司知识
专业知识
人际技能
专业技能
管理技能
1
职位职责1

2
职位职责2

3
职位职责3

4
职位职责4

5
职位职责5

6
职位职责6

7
职位职责7

8
职位职责8

9
职位职责9

10
职位职责10

归纳
（合并同类项)