研究所科研项目公务卡结算的问题与对策分析.docx

研究所科研项目公务卡结算的问题与对策分析 原爱萍摘 要 2015年末，财政部要求自2016年2月1日起全面实行公务卡结算。本文从实务操作的角度，分析科研项目公务卡结算的特点、零余额账户与实有资金账户归还公务卡流程等，并对某研究所试行科研项目资金公务卡结算一年来存在的问题与对策进行分析。关键词 科学事业单位 科研项目资金 公务卡结算一、引言2007年7月，中央预算单位公务卡管理暂行办法开始试行。目的是减少现金结算，提高财政支出的透明度，防范风险。规范的业务为中央预算单位财政授权支付业务，即公务卡结算对象主要是财政零余额账户资金。为管好科研资金，确保资金的安全，2015年末，财政部连下两个文件，即关于中央预算单位2016年预算执行管理有关问题的通知（财库2015220号）、关于中央财政科研项目使用公务卡结算有关事项的通知（财库2015245号），要求自2016年2月1日起全面实行公务卡结算。二、研究所的现状某基础研究类科研院所（以下简称“研究所”），拥有在职职工700余人，资金来源广泛，科研项目较多。科研项目资金来源主要分为财政补助资金、非财政补助资金拨款，分别通过零余额账户（即公务卡开户行）及实有资金账户结算。该研究所在前期对财政授权支付业务实行公务卡结算的基础上，为加强对科研项目资金的管理，提高公务支出的透明度，自2015年1月1日起，在全所范围内试行科研项目资金公务卡结算。试行一年来，研究所累计归还公务卡业务12612笔。现金支付较上年同期减少32%，报销的及时性得到了较大的提高，减少了虚假票据，有效遏制了小金库的存在。三、研究所加强科研项目公务卡结算管理面临的难题（一）公务卡相关政策并未完善，政策支持力度不足财政部门2007年发布的中央预算单位公务卡管理暂行办法中，只有规范化的操作方式，没有系统的法律、法规支撑。无具体的实施细则及实有资金账户还款的具体操作流程。（二）研究所账务处理复杂，报销初期效率低下图1为研究所初期所用的账务处理流程图。公务卡报销人将拟报销单据递交财务审核。财务审核人通过公务卡支持系统查验公务卡支出的真伪性。如为零余额账户业务，则在公务卡支持系统内登记明细表，通过网上报销审核，递交出纳。如为实有资金账户业务，不需在系统内登记明细表，直接通过网上报销审核，递交出纳。出纳收到单据后，对于零余额账户业务，登陆公务卡支持系统复核。如为实有资金账户业务，复核纸质单据，复核后，按资金来源汇总转账付款。从研究所报销流程可以看出，存在以下问题：1.审核报销效率低下。每笔POS机小票，财务审核人员均需进入公务卡支付系统查验，零余额账户业务需编制还款明细表。公务卡还款最多时达到一天100余笔单据，科研项目来源不同、单据数量多，造成单据审核效率低下。2.公务卡支出复核难度较大。财务账务处理软件与公务卡支付系统并不对接，例如，公务卡支付系统中，多笔公务卡POS机小票汇总后通过一张支票还款，财务账务处理也是一笔付款。复核时，多笔公务卡小票需要一张张查验原始单据，复核难度大。3.出纳还款工作量增大。还款时需区分报销资金的来源。经费来源不同，还款方式不同。零余额账户资金通过公务款支付系统转账还款；实有资金账户通过转账方式办理公务卡还款手续。（三）存在不使用或无法使用公务卡的主体人群研究所主要有两类人存在不使用公务卡的现象。一部分员工习惯于现金交易，不愿改变原有的支付方式。学生、临时聘用人员因不符合办理公务卡条件，存在现金支付的现象。（四）公务卡支付环境有待完善1.部分商家或行业不具备刷卡条件。部分商家无POS机，或几家共用POS机（如存在公务卡POS机小票与发票名称不一致的情况）。在县级以下地区，这种现象尤其突出，如野外科学考察，往往只能现金交易。部分行业尚不具备刷卡条件，如市内出租车费、过路过桥费、快递费等。2.出国结算业务，不能满足公务卡支付的需要。只有部分国家能够使用公务卡进行公务支付。3.公务卡支持系统得不到持续改进。公务卡支持系统需要按照POS机小票每笔输入。不支持批量导入与核对功能。公务卡开户行与研究所无直接利益关系，缺少做好业务的动力；银行对口业务人员更换频繁。公务卡支持系统并未得到易于预算单位操作的改进。四、加强研究所科研项目公务卡结算管理的对策（一）建立公务卡报销财务管理制度1.制定公务卡报销管理实施细则。分为总则、公务卡日常管理、公务卡结算范围和特殊事项的审批、公务卡财务报销管理、管理职责等方面。规定所有来源资金的公务支出，全部实施公务卡方式结算。规范现金使用范围，如个人劳务费、出差补贴、野外科考、偏远地区县以下地区的购买支付等。2.完善相关配套措施。如新进员工公务卡更改为统一的公务卡还款日。规定离职职工、退休职工公务卡销卡手续的办理流程等。3.完善研究所公务卡配套内部控制制度，减少公务卡支付风险。完善研究所内部办理公务卡业务的授权审批控制，公务卡报销还款会计流程制衡等制度。通过归口管理、业务审批权限的设定，减少公务卡舞弊空间。（二）完善公务卡各岗位职责与报销审核流程1.改进报销流程。改进后的报销流程如图2所示。改进后，财务审核人需要登记公务卡辅助账簿，不需登录公务卡支持系统验真。增加公务卡维护岗位，负责核对公务卡辅助账簿与原始凭证，登录公务卡支持系统验真、登记还款明细表并分别汇总不同来源资金账户明细。出纳负责核对汇总数据与会计科目汇总表数据后分别转账付款。改进后的报销流程，简化了审核的工作量，分流了报销人。并考虑到岗位的制衡原则，通过两道关口纠错，确保账账相符。2.增设会计科目。设置其他应付款-公务卡还款-零余额账户、其他应付款-公务卡还款-实有资金账户会计科目。科目贷方余额为待归还的公务卡金额。3.增设公务卡辅助账簿（区分零余额账户与实有资金账户）。登记公务卡辅助账簿，有利于公务卡信息的核对，便于日后查找。由财务审核人员审核时按每一凭证，将POS机小票信息（持卡人、消费日期、消费金额）、还款金额、分项目、按经济分类逐一登记。4.增设公务卡信息维护岗位。公务卡信息维护岗，负责核对辅助账簿与原始凭证是否相符。登录公务卡支持系统，审核POS机小票的真实性。并在系统中登记零余额账户还款明细。每日定时分别汇总零余额账户与实有资金账户还款金额。5.出纳于每日终了，分别核对公务卡支持系统中零余额账户汇总数据与其他应付款-公务卡还款-零余额账户余额、公务卡辅助账簿中实有资金账户与其他应付款-公务卡还款-实有资金账户余额是否相等，并分别通过零余额账户及实有资金账户转账结算。6.联系财务软件开发团队，希望能在使用的财务网上报销模块付款方式进行修改，嵌入公务卡支付模块，将公务卡辅助账簿的部分工作转由提交网上报销单的报销人填报，以便提高效率。（三）加强使用公务卡宣传，力求在研究所内逐步形成全面使用公务卡的氛围1.通过公务卡报销管理细则的实行，在结算范围内，强制实行公务卡结算。2.规范用卡主体。新入职职工由财务部门配合及时申办公务卡；长期聘用人员经研究所审批，可申请办理公务卡；学生等无法申办公务卡人员禁止办理购买业务。3.使用现金结算，增加审批环节。对应使用而不使用公务卡支付的小额现金支付业务，规定另外增加审批环节。报销人撰写未使用公务卡的情况说明，研究室负责人审批过后，由财务负责人最终审批报销。4.加强宣传，将公务卡使用常识、支付风险定期编成一个个财务小贴士发布在研究所内部网站上。（四）完善外部使用环境1.希望相关部门加强对公务卡开户银行相关业务人员的培训，开发易于研究所操作的系统。研究所通过与公务卡开户行的协调，申请公务卡支持系统能增设批量验证、批量导入的功能。2.希望财政部门尽快统筹协调不同资金来源还款公务卡支持系统的兼容性。实有资金账户报销的公务卡业务，研究所采用了先验证真伪，再通过实有资金账户将公务卡支出金额转入报销人公务卡中，实际是在公务卡支付系统外运转操作，并不需要通过公务卡支持系统填写还款明细表，这部分资金来源，游离于财政监控之外，财政部门丧失了监控的功能。3.希望相关部门继续完善公务卡使用环境，营造一种鼓励商户应用POS机的社会氛围。五、结语通过科研项目公务卡结算，国家对科研项目管理提出了科学、透明的要求。公务卡的“痕迹”管理也将对预算单位的财务管理起到促进作用。但在相应的管理实施细则、配套措施仍在探讨的情况下实施，对单位财务管理水平、基层财务人员的业务能力提出了更高的要求。需要我们在实践中，不断总结经验、教训，促进管理水平的提升。（作者单位为中国科学院海洋研究所）参考文献1 财政部国库司.公务卡改革政策与实务M.中国财政经济出版社，2008.2 肖薇.机关事业单位公务卡推行问题探讨J.财会通讯，2014（6）.3 顾丽娟.高校公务卡运用的实践与思考J.会计之友，2011（7）.经营者2016年7期经营者的其它文章浅谈新常态下电力企业经营管理的机遇与挑战浅析新形势下的非营利组织的内部控制碳关税对浙江高碳产业出口的影响浅谈战略并购下的协同效应有关药品耗材核算的相关问题探究“营改增”对公路运输企业的影响之我见 -全文完-