采购管理中标准基础数据的建立.doc

采购管理中标准基础数据的分析与建立摘要：EPC总承包模式下，采购部门承担着与其他主要部门相协调的关键角色，采购工作既是整个工程进度的重要支撑，也是整个工程质量的主要保障。目前，采购部的基础数据量巨大，各种汇报表格仍为手工录入生成，效率较低，亟待引入信息自动化管理系统。本文重点介绍采购管理中标准基础数据的建立与完善，使其能够将当前数据直接应用到今后的信息化管理平台中，确保信息化工作的顺利推广。关键词：核电站建设，采购信息化管理，基础数据建立与完善Abstract: under EPC contract mode, purchasing department plays an mportant role for coordinating with other major departments, purchasing job is both the important pillar of the whole project progress, but also the key guarantee of project quality. At present, the purchasing departments feature the great amount of foundation data, all kinds of report form for manual entry still generate, low efficiency, to be introduced into the information automation management system. This article introduces in the purchasing management standard based data establishment and the consummation, allows it to the current data directly applied to future information management platform, to ensure the smooth implementation of the work of information promotion.Keywords: nuclear power plant construction, purchasing information management, establish and perfect the basic data1. 前言中国核电工程有限公司作为以核电设计、设备采购、工程施工、安装和调试为一体的EPC工程公司，工程项目建设是复杂的系统工程，需要实行全面的、全过程的管理，保证工程的顺利实施，不光靠每个员工的艰苦努力，还要有先进的管理手段和信息自动化系统，其中数据统计体系的分析与建立是当务之急。设备采购费用占核电工程总造价的50%以上，设备质量的优劣直接影响核电站的安全运行、社会效益和经济效益，因此设备采购是核电EPC总承包工作的重要内容之一。目前，我公司设备采购计划中规定的采购包近400个，涵盖采购物项达十余万项。为贯彻核电管理的“凡事有章可循，凡事有人负责，凡事有人监督，凡事有据可查”原则，在采购管理中对设备材料相关基础数据进行分析与建立，以便收集每一个物项的相关信息，包括合格供方评价、供货商调研、招投标采购、合同签订与执行、设备制造、运输、交付等各个环节。本文重点介绍采购管理中标准基础数据的建立与完善，使其能够将当前数据直接应用到今后的信息化管理平台中，确保信息化工作的顺利推广。 2. 设备采购管理特点设备采购管理，主要包括采购需求管理、招投标管理、合同执行管理、仓储管理以及供应商管理等五部分，三大控制（质量、进度、费用）贯穿管理始终，存在采购物项分类多，流程环节多，接口多、接口信息量大，数据量巨大，实时控制困难等特点。2.1 采购物项分类多物项分类是采购部门战略采购的基础和核心，在这一基础上调整采购组织，建立不同的供应商关系，实施差异化采购策略等等，才能达成企业采购成本整体最低、周期优化、物项质量提升这样几个目标。我们根据核电采购物项行业特点分类，以“物项价值-风险分类”的方法，可将核电采购物项大致分为4大类：常规物项、杠杆物项、瓶颈物项和战略性物项，如表1所示：表1 物项分类表1）常规型物项，代表低风险、低成本的物项，在市场上容易获得，如常规岛用的小吊车、电梯、空调等。2）杠杆型物项，代表成本价值较高，采购风险较低的物项，需要支出较多的资金，市场竞争较充分，如部分大宗材料、核电站建造期间用的一些大型吊车等。3）瓶颈型物项，代表成本价值较低，采购风险较高的物项，使用量不大，但在生产过程中又必不可少，如燃料厂房中燃料输送系统的一些辅助设备、主设备安装工具等。4）战略型物项，代表成本价值高，采购风险非常高的物项，如核岛的蒸汽发生器、压力容器、主泵等一些主设备。2.2 管理环节多，接口多、信息丰富采购工作起到 “承上启下”衔接作用，从采购需求确定（设计输入与交货进度）、合同执行控制（支付申请）直至设备交货，对于设备采购所需的所有流程环节，采购部门都需要进行综合性管理。 核电站是一个庞大、复杂的工程系统。在建设中为承包、管理方便，不得不按工艺、专业划分为许多子系统、部分和单元，由于承包商承包了不同的任务，就出现了大量互相关联的界面或接口问题。在核电站建设的项目管理中，接口管理是最敏感的部分，是管理难度较高的地方，也是最难规范之处。核电设备采购过程中涉及的接口类型包括工程接口和管理接口。1）工程接口：工程接口主要指各承包商之间，以及工程建设各环节（设计、设备制造、土建、安装和调试等）之间的接口，如与设计方涉及的设备品种、数量、规格型号、材料等接口；与制造方涉及的质量控制、成本控制、进度信息、运输信息等接口；与土建、安装方设计的进度、澄清等接口等。2）管理接口：管理接口主要是指业主与承包商，以及各承包商之间的工作范围、责任范围和顺序的接口，如从责任范围上来看，设计方给出设计要求，采购方据此采购设备，并按照土建或安装方的进度要求提供设备以备电站建设，即为责任范围的管理接口，其顺序接口的形式可由工作过程的承接顺序判定。核电设备采购物项涵盖300多个系统数百万台套设备，其管理接口多、涉及采购物项庞大的特点必然增加信息数据管理的复杂程度，同时由于需要接口方提供信息，接口方传递信息的速度与效力，也影响数据信息管理及时性。并且，接口一旦出现问题，必然需要调整和修改，调整的过程中需要找到对应接口项下的数据库，以便正确的输入更新的接口信息，同时，对于由于一个接口信息变化影响其他接口信息的情况，要进行迅速的反馈。2.3数据量巨大：需要统计分析诸如人力资源、出差出国活动监控、招投标预警、合同清单（合同策划、物项清单）监控、制造延期与设备到货监控、支付预警、NCR/TA/CR等各类信息。2.4 实时控制困难：随着采购管理工作的全面展开，各类突发事件时有发生，牵涉面广、情况往往复杂，对于强调质量与安全的核电设备，任何一个采购管理上的疏忽都有可能造成无法估量的损失（质量隐患、工程延期等），当前通过汇报或邮件形式仍然存在滞后性，难以实现实时控制。3.采购管理中的标准基础数据分析设备采购管理，三大控制（质量、进度、费用）贯穿采购需求管理、招投标管理、合同执行管理、仓储管理以及供应商管理等全过程。在这里我们认为应增加一项范围控制，因为采购工作中危害最大的问题就是出现漏采，一旦出现该设备必定无法按照计划到达现场，极有可能因为这一批设备的拖期致使整个电站推迟发电造成重大经济损失。所以应当把范围控制提升到与质量、进度、费用相等的高度来重视。项目采购部实行采购经理、采购主管、项目负责人的逐级管理模式，各类数据逐级传递，确保采购经理和采购主管有效关注部门级事件 ，项目负责人（专业处、综合处、监造处）专注于单一采购包级事件。3.1 范围控制管理的标准基础数据在EPC总包模式下，采购部经过设计部得到工程建设所需物项（设备或材料）的设计技术文件，依据甲供乙供分交原则，明确单一采购包的设计输入、明确甲供物项，实现采购范围的可控、可查，严格避免漏项。部门级管控的标准基础数据： 部门级设计文件总库部门级甲供乙供物项清单 单一采购包级负责的标准基础数据： 采购包设计输入文件采购包物项清单 取得的效果是：1、实现了设计技术文件的完整性，确保单一采购包设计输入文件的及时性。 2、部门级甲供乙供物项的完整性，确保甲供物项与单一采购包物项清单的一致性。 3.2进度控制管理的标准基础数据制定采购部的进度计划控制体系，目标是做到采购包招投标进度计划、设备（甲供物项）制造进度计划、设备（甲供物项）到货进度计划的可控、可查。部门级管控的标准基础数据： 计划组负责：采购三级进度计划、甲供物项到货计划监造处负责：开工验收计划跟踪、制造延期物项实时跟踪现场部负责：甲供物项入库跟踪 单一采购包级负责的标准基础数据： 商务负责人：招投标专项计划项目负责人：合同执行专项计划（包括合同物项到货计划）、装箱单制造厂：制造三级/四级计划 取得的效果是：1、实现采购三级计划（部门级）和招投标专项计划、合同执行专项计划（单一采购包级）的关联与实时控制； 2、实现开工、验收计划、制造延期物项跟踪（部门级）与合同执行专项计划（单一采购包级）的关联与实时控制 3、实现甲供物项到货/需求计划（部门级）与合同执行专项计划（单一采购包级）的关联与实时控制； 4、实现甲供物项入库计划（部门级）与合同物项装箱单（单一采购包级）的关联与实时控制。 3.3质量控制管理的标准基础数据采购部的质量控制管理体系包括（1、质量管理、控制相关文件（ICM/CR/TA/DEN/NCR）；2、质量控制过程文件（质量计划清单、监造见证报告/日志/周报/月报），目标是所有质量相关文件无一遗漏，可追溯。部门级管控的标准基础数据： 部门级质量管理、控制文件（ ICM/CR/TA/DEN/NCR ） 部门级质量控制过程（如质量问题、停工令等）单一采购包级负责的标准基础数据： 采购包质量管理、控制文件（ICM/CR/TA/DEN/NCR） 采购包质量控制（如见证报告、监造日志/周报/月报等） 取得的效果是：1、实现部门级甲供物质量管理、控制文件和采购包质量文件的关联与汇总； 2、实现部门级质量控制过程文件（项目周报、月报）与采购包的监造信息（监造周报、月报、见证点等文件）的关联与实时匹配分析。 3.4费用控制管理的标准基础数据建立采购部的费用控制体系，目标是做到采购包（甲供物项）的总价（内控总价、合同总价）、支付费用的可控、可查。部门级管控的标准基础数据： 部门级甲供物项费用分析（按厂房/按区域）部门级支付年度计划 单一采购包级负责的标准基础数据： 采购包合同费用采购包支付年度计划 取得的效果是：1、实现部门级甲供物项费用分析（按厂房/按区域）和采购包合同费用（单一采购包级）的关联与自动匹配分析； 2、实现部门级支付年度计划与采购包支付年度计划（单一采购包级）的关联与实时匹配分析。 3.5标准基础数据建立的实践： 范围控制管理、进度控制管理、质量控制管理、费用控制管理的标准基础数据体系，在采购部专业处进行了实践，建立了设计文件监控、招投标预警、合同清单（合同策划、物项清单）监控、制造延期与设备到货监控、支付预警、NCR跟踪等七份基础数据台账（部门级），通过与单一采购包的数据（负责人的合同策划表）关联，极大的提高了数据的准确性和及时性，有效防止了信息缺失或不准确造成的管理失误。 4. 结束语通过建立标准的基础数据（七大台账），极大的降低了负责人的工作强度，从前负责人需要填写大量的表格，重复性劳动多，工作强度大，现在只需维护好采购包工作策划表，及时更新进展情况，其中的数据就可以用于7个数据台账中，提高了工作效率，为各级领导及时完整地掌握采购包执行情况提供了有效保障，使得管理水平也上了一个台阶。同时为今后实施信息化管理提供了有效的数据支持只要将策划表中的数据实时提取到数据库中，上一级管理者就可以通过条件选项看到设备进展、质量问题、支付情况等，完全消除各种数据流通环节的手工汇总，真正达到信息自动化管理。参考文献：1 国家核电发展专题规划(2005-2020年).2 郭东利, 陈桦. 专业化核电工程公司的组建J.核动力工程,2006, 8.3 罗安仁. 核电项目管理导论M. 原子能出版社.1995.4 苟东, 余体伟. 大亚湾核电站供应商的选择和评价J. 世界标准化与质量管理, 2006, 11.5 陆健, 赵伟华. 以设计为主导谈工程总承包与项目管理J. 建筑设计管理, 2006, 6.