招标代理控制程序.doc

重庆三环建设监理咨询有限公司
质量、环境和职业健康安全一体化管理体系

招标代理控制程序

文件编号：SHBZ0210-2010
版 次：第一版
编 制：黄冬梅
审 核：段云明
批 准：罗朝辉
生效日期：2010年8月25日
受控编号：B

文件会签表
会签部门
综合技术部
生产经营部
合同信息部

会签人/日期
王大元
杨柳
王萍

质量、环境和职业健康安全一体化 管理体系程序文件
标 准 号：SHBZ 0209-2010
修改状态：1
标题：招标代理控制程序
页 码：第 1页 共 13 页
1．目的和范围
1.1目的
为了提高公司的招标代理服务管理水平，规范招标代理服务操作程序，保证招标代理服务的质量和效果，依据公开、公正、公平和竞争择优的原则选择承包商，使招标代理服务从接受顾客委托到交付顾客使用过程中的过个环节处于受控制状态，确保招标代理服务的程序符合规定要求，满足顾客对招标代理服务工作的期望。
1.2范围
本程序适用公司向委托人提供工程、货物及服务招标等的全过程控制。
2.职责
2.1招标代理部是招标代理控制程序的归口管理部门，其部门负责人职责如下：
a）主持本部门的日常管理工作和招标代理业务活动;
b）安排调度本部门人员力量，指派项目负责人，批准项目招标工作计划;
c）协助经营开发部承揽招标代理业务，建立和发展与客户以及外界的公共关系;
d）确保招标代理合同的履约,对本部门的招标代理工作质量负责。
e）负责审核项目负责人编制的招标公告、投标邀请书、资格预审文件及澄清澄清修改、招标文件及澄清修改、其他招标过程的文件。
f）负责检查和监督本部门从业人员执业行为，负责对从业人员进行职业道德教育，落实招标代理从业人员的继续教育和培训计划。
2.2项目负责人职责
a）组织编制招标工作计划或实施方案，经批准并征得委托方认可后组织实施；
b）负责编制招标公告、投标邀请书、资格预审文件、招标文件；
c）负责完成有关招标事项的答疑，并编发补遗通知书；
d）组织完成开标、评标的各项准备工作，编制人员分工计划；
e）负责完成开标、评标、定标等各项组织工作，并与委托方、投标方以及招投标行政监督管理部门进行及时必要的联系、沟通、协调，妥善应对和处理可能或以将发生的各类质疑和投诉；
f）负责编报招标投标情况的书面报告；
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g）负责组织项目组招标代理人员招标资料的整理、组卷，并移交归档。
2.3招标代理员职责
a）在项目负责人领导下参与招标过程中的各项工作；
b）协助项目负责人完成有关招标的各项具体工作；
c）在项目负责人授权内签认有关招标工作的相关文件。
2.4生产经营部负责承接招标代理业务，签订招标代理服务合同，向招标代理部下达招标代理服务工作任务书；负责招标代理服务工作完成后对顾客进行回访。
2.5综合技术部负责招标代理服务过程中人力资源、设备物资等的保障。
2.6合同合同信息部负责招标代理服务工作完成后档案的立卷归档。
3.措施/要求
3.1招标代理部部门负责人根据生产经营部下达的招标代理任务书组建项目组，配置相应的工作人员，包括项目负责人和招标代理员。
3.2一类工程项目负责人主持编制招标代理实施方案，经部门负责人审核、总经理批准并征得委托方认可后组织实施；二、三类工程项目负责人根据委托人要求主持编制招标代理实施方案，经部门负责人审核、总经理或其授权人批准，并征得委托方认可后组织实施。招标代理工作计划或实施方案须明确以下内容：
a）委托招标项目概况；
b）标段/标包划分、各标段/标包的招标方式、承包方式、工程范围及界面；
c）招标项目的报价原则、价款确定原则、风险分担原则；
d）招标工作基本流程；
e）委托招标项目关键环节说明及解决方案；
f）招标代理组织机构及项目组人员构成；
g）招标工作进度计划及保障措施。
3.3项目负责人对委托人基本情况及委托事项应进行充分了解；委托招标项目应符合以下条件：
a）委托人是依法设立的法人或其他组织；
b）招标项目需经过国家有关部门批准的，已经得到相关部门的审批、核准或备案；
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c）审批或核准类项目，其招标方案中的招标范围、招标方式和招标组织形式等已经国家有关部门核准，或备案类项目上述内容已经得到有关行政监督部门备案；
d）有招标项目所需资金或资金来源已经落实；
e）招标人能够提供招标所需技术资料及相关数据。
3.4公开招标项目编制发布招标公告或资格预审公告，邀请招标项目编制发出投标邀请书。
3.4.1采用公开招标的项目，项目负责人编制招标公告，招标公告至少应包括：
a）招标条件，包括项目名称及审批、核准或备案编号；
b）招标范围，包括招标内容、项目性质或技术要求等；
c）投标人资格条件；
d）招标文件获取时间和地点；
e）招标人的名称、地址和有效联系方式等。
f）开标时间和地点；
g）发布招标公告的媒介；
h）投标截止时间和投标文件递交地点。
3.4.2招标公告经部门负责人审核、总经理或其委托授权人批准、委托人确认后发布。依法必须招标的项目，招标公告经招标项目所在地招标投标监督部门核准后，在国家或地方指定媒介上发布。
3.4.3采取邀请招标的，项目负责人应对委托人提供的潜在投标人承担招标项目的能力、资信进行审查，并向三个以上审查合格的潜在投标人发出投标邀请书。投标邀请书至少应包括以下内容：
a）招标条件，包括项目名称及审批、核准或备案编号；
b）招标范围，包括招标内容、项目性质或技术要求等；
c）投标人资格条件；
d）招标文件获取时和间地点；
e）投标截止时间和投标文件递交地点；
f）开标时间和地点；
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g）投标确认时间与方式；
h）招标人的名称、地址和有效联系方式等。
3.4.4根据招标项目的具体特点和实际需要，委托人要求组织资格预审的应编制资格预审公告。资格预审公告至少包括以下内容：
a）招标条件，包括项目名称及审批、核准或备案编号；
b）招标范围，包括招标内容、项目性质或技术要求等；
c）申请人资格要求；
d）资格预审方法；
e）资格预审文件的获取；
f）资格预审申请文件的递交；
g）发布资格预审公告的媒介；
h）招标人的名称、地址和有效联系方式等。
3.4.5资格预审公告经部门负责人审核、总经理或其委托授权人批准、委托人确认后，在国家或地方指定的报刊、信息网络媒介上发布。
3.5编制、发售资格预审文件
3.5.1资格预审文件由项目负责组织编制，资格预审文件应包括资格预审审公告、申请人须知、资格审查办法、资格预审申请文件格式和招标项目概况等内容。
3.5.2资格预审文件经部门负责人审核、总经理或其委托授权人批准、交委托人确认后必售。依法必须招标的项目，资格预审文件经招标项目所在地招标投标监督部门核准后发售。
3.5.3资格预审文件自开始发售之日起至停止出售之日至，最短不得少于五个工作日。购买资格预审文件的申请人少于三个的，项目负责人应对其原因进行分析，调整资格预审文件有关内容后重新组织资格预审，或不经资格预审，采用资格后审方式编制招标文件，并发布招标公告直接招标。
3.5.4对已发售资格预审文件进行必要的澄清或者修改的，项目负责人应在递交资格预审申请文件截止时间三个工作日前，采用书面形式通知所有资格预审文件的收受人并要求其进行书面确认；
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3.5.5资格预审申请人认为资格预审文件内容违法并在资格预审申请文件递交截止时间两日前提出异议的，招标人应对申请人的异议内容进行核实，必要时，修改资格预
审文件并相应顺延资格预审申请截止时间。
3.6资格预审申请文件的接收
3.6.1项目负责人应安排招标代理员在资格预审文件中规定的地点安排专人接收资格申请文件，向申请人出具签收凭证。签收凭证由资格预审申请文件申请人和接收人代表签字。
3.6.2出现下述情况之一的资格预审申请文件，招标代理员应拒收：
a）未密封或未按照资格预审文件要求密封；
b）逾期送达或未送达指定地点。
招标代理员拒收的资格预审申请文件，经申请人再次封装与标识，并在资格预审文件规定的递交截止时间前递交的，招标代理员须按本款规定检查并接收符合要求的申请文件。
3.7组建资格审查委员会，辅助资格审查工作。
3.7.1资格审查委员会由招标人或招标代理机构中熟悉相关业务的代表和有关技术、经济专家组成。
3.7.2资格审查委员会需要招标代理机构派代表参加时，所派代表应满足法律法规对资格审查委员会专家要求条件，但不得安排招标项目组人员作为代表参加招标项目资格审查委员会进行资格审查。
3.7.3项目负责人应安排人员为资格审查提供以下准备性或辅助性工作。
a）依据工作需要选择资格审查地点、工作场所及必要的设备、设施；
b）安排好资格审查委员会人员的食、住、行；
c）准备好资格预审文件及其澄清修改、接收的资格预审申请文件；
d）准备好资格审查委员会签到表及资格审查评审表；
e）其他资格审查过程中涉及的文件资料。
3.7.4招标项目组收到审查委员会资格审查报告后，应对资格审查报告进行确认。
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a）确认审查报告内容、签字是否齐全，涂改处是否有小签、计算是否有算术错误等；
b）确认审查结果是否符合资格预审文件和资格预审申请文件。
3.7.5招标项目组应将资格审查委员会完成的资格审查报告装订成册，报给委托人确认。委托人对资格审查结果不确认时，招标代理机构应配合委托人依法向有关行政监督部门投诉和处理。
3.7.6资格预审申请人投诉时，招标项目组应提供资格预审材料，配合有关行政监督部门处理投诉，并按行政监督部门行政处理书的意见处理投诉事项。
3.7.7委托人确认资格审查委员会的资格审查报告后，没有资格预审申请人投诉或投诉处理没有改变资格审查结果的，按资格审查结果，或者投诉处理改变了资格审查结果的，按改变后的资格审查结果书面通知资格预审申请人，告知其通过或未通过资格审查。
3.8编制出售招标文件
3.8.1项目负责人依据招标项目技术、经济许征和实际需要，设置资格审查标准、投标报价要求、评标标准和合同主要条款等实质性要求，组织编制招标文件。招标文件应包括投标邀请书、投标人须知、评标标准和方法、合同条款及格式、工程量清单（清单招标）、技术标准及要求、投标文件格式等内容。
3.8.2招标文件经部门负责人审核、总经理或其委托授权人批准、交委托人确认后发售。依法必须招标的项目，招标文件经招标项目所在地招标投标监督部门核准后发售。
3.8.3项目负责人应安排安排人员按照发布招标公告或发出投标邀请书中公布的招标文件发售时间、地点和售价发售招标文件。
3.9组织现场踏勘和投标预备会
3.9.1根据招标项目实际，需要组织现场踏勘的，项目负责人应与委托人充分沟通，按下列程序进行：
a）招标代理员在招标文件规定的时间和地点，召集潜在投标人，组织蚨在投标人前往现场；
b）依事先确定的勘察顺序，邀请招标人介绍介绍项目场内外实施条件；
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c）潜在投标人自行踏勘现场。
3.9.2根据招标项目实际，需要组织投标预备会的，按下列程序进行：
a）与会人员到场，招标代理人员宣布投标预备会开始；
b）介绍招标人代表及有关嘉宾；
c）集中澄清潜在投标人在要求提交澄清问题截止时间前提出的问题；
d）项目负责人安排人员做好会议记录。
3.9.3在投标预备会上澄清或说明的问题，会后应形成统一的书面文件，作为招标文件澄清与修改的一部分内容。
3.10招标文件的澄清与修改
3.10.1在招标人的配合下，项目负责人组织有关单位人员完成招标文件的澄清与修改，经部门负责人审核、总经理或其委托授权人批准、交委托人确认后发出。依法必须招标的项目，招标文件的澄清与修改需经项目所在地招标投标监督部门核准后发出。
3.10.2招标代理人员应在招标文件规定的投标截止时间15日前，将招标文件的澄清与修改发给所有购买投标文件的潜在投标人；不足15日的，应顺延投标截止时间，并在招标文件的澄清与修改中载明。
3.10.3招标代理人员发出的招标文件澄清与修改应要求投标人进行书面确认；
3.10.4投标人认为招标文件内容违法或不当而提出异议的，项目负责人需要对投标人异议内容进行核实，必要时经部门负责人审核、总经理或其授权委托人批准、并征得委托人同意后可以对招标文件进行修改，但应相应顺延投标截止时间。
3.11招标项目设有招标控制价的，招标代理人员应在招标文件规定的提交投标文件截止时间3日前，书面通知所有购买招标文件的潜在投标人，并应要求投标人进行书面确认。
3.12 投标文件接收
3.12.1在招标文件规定 的投标截止时间前，项目负责人应安排招标代理人员在招标文件指定的地点接收投标文件；
3.12.2招标代理人员在接收符合要求的投标文件时，应如实填写投标文件接收凭证，经送达人、接收人双方签字后，双方各执一份存档备查；
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3.12.3对出现以下情形，不符合符合接收条件的投标文件，招标代理人员不得接收：
（1）逾期送达或未送达招标文件指定地点的；
（2）未密封或未按招标文件要求密封的。
3.12.4在投标截止时间前投标人声明撤回投标的，招标代理人员应要求其出示书面撤回通知书，并检查其真实性及有效性，确认无误后接收其撤回通知书。已经按照招标文件规定收取投标保证金的，应当自接收投标人书面撤回通知书后10日内退还其投标保证金。
3.12.5在开标前，项目负责人应安排专人妥善保管接收的投标文件；必须移动时，应采取必要的措施确保移动后投标文件完好无损。
3.13开标
3.13.1在招标文件规定的投标截止时间前，项目负责人应为组织招标项目开标进行必要的人员、设备和设施准备。
3.13.2项目负责人应在招标文件确定的开标地点和开标时间组织公开开标，并邀请所有投标人参加。其开标程序如下：
a）宣布开标纪律；
b）公布在投标截止时间前递交投标文件的投标人名称，并点名确认投标人是否派人到场；
c）宣布开标人、唱标人、记录人、监标人等有关人员姓名；
d）按照招标文件确定的投标人代表或招标人委托的公证机构人员，检查投标文件的密封情况；
e）按照招标文件确定的开标顺序宣布投标文件开标顺序；
f）按照宣布的开标顺序当众开标，公布投标人名称、招标项目名称、投标保证金的递交情况、投标报价、质量标准、完成期及其他内容，并记录在案；
g）投标人代表、招标人代表、监标人、记录人等有关人员在开标记录上签字确认；
h）开标结束。
3.13.3招标代理人员应如实对开标内容进行记录，并存档备查。开标记录应包括：
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开标时间和地点、投标人名称、招标项目名称、密封检查情况、投标保证金的递交情况、投标报价、质量标准、完成期。
3.13.4投标人对其他投标存有疑义的，招标代理人员应当在开标记录上如实记载并
交由评标委员会查实；投标人对开标过程存有异议而当场提出的，项目负责人应妥善处理，必要时及时进行更正。
3.14组建评标委员会，辅助评标工作。
3.14.1评标委员会由招标人代表和有关技术、经济专家组成，人员总数为5人以上单数，其中招标人代表不得超过1/3，专家代表不得少于成员总数的2/3。
3.14.2评标委员会需要招标代理机构派代表参加时，所派代表应满足法律法规对评标委员会专家要求条件，但不得安排招标项目组人员作为代表参加招标项目评标委员会评标。
3.14.3项目负责人应安排人员为评标委员会评标提供以下准备性或辅助性工作：
a）依据评标需要依法选择评标地点、评标场所及必要的设备、设施；
b）安排好评标委员会的吃、住、行；
c）为评标委员会准备好招标文件和招标文件澄清与修改；
d）开标的投标文件；
e）评标记录表格，包括评标委员会成员签到表、形式评审表、资格评审表、响应性评审表、价格评审表、技术服务方案评审表等；
f）其他评标过程中涉及的文件资料。
3.14.4必要时，项目负责人可以在评标过程中向评标委员会就招标文件中的一些重要信息和数据，包括招标范围、技术标准和要求、标的量单、评标标准和方法、合同主要条款等内容进行说明，但不得以明示或暗示方式偏袒或排斥特定投标人。
3.14.5评标委员会要求投标人就其投标文件进行必要的澄清、说明或者补正时，招标代理人员应协助评标委员会完成该项工作。包括：
a）通知投标人；
b）将评标委员会要求投标人澄清、说明或者补正的书面文件送达投标人；
c）接收投标人应评标委员会要求对其投标文件提交的书面澄清、说明或者补正，
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并转送评标委员会评审。
3.14.6接收评标委员会完成的评标报告时，招标项目组人员应对评标报告内容进行审查，发现问题及时要求评标委员会更正。核查内容包括：
a）评标报告内容、评标委员会成员签字齐全；
b）涂改处有小签、计算无算术错误；
c）推荐的中标候选人数符合法律法规和招标文件规定；
d）法律法规规定的其他内容。
3.14.7项目负责人应将评标委员会完成的评标报告装订成册，报给委托人确认。委托人对评标结果不确认时，项目负责人应配合委托人依法向有关行政监督部门投诉和处理。
3.15公示、投诉处理与配合确定中标人
3.15.1项目负责人按照经委托人确认的评标报告编写评标结果公示，在资格预审公告或招标公告发布媒介上进行公示。
3.15.2投标人对评标结果提出异议的，项目负责人应进行妥善处理并告知委托人；投标人对评标结果依法投诉的，招标项目组应提供相关材料，与委托人共同配合有关行政监督部门处理。
3.15.3招标项目组配合委托人确定中标人，编写中标通知书，经委托人确认并加盖其单位公章和法定代表人印章后，向中标人发出。委托招标代理机构发放中标通知书的，招标项目组按照其与委托人签订的招标代理委托协议书要求，在中标通知书加盖本单位公章和法定代表人印章后向中标人发出。
3.16 配合合同签订。招标人与中标人签订合同过程中，招标项目组应给予配合，其配合内容如下：
3.16.1协助委托人选择合同文本；
3.16.2项目负责人根据招标文件和中标人投标投标文件载明的内容，起草合同协议书及合同专用条款等合同文件；
3.16.3部门负责人审核后交委托人确认；
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3.16.4协助委托人与中标人进行合同谈判；
3.16.5协助委托人与中标人签订工程承发包合同。
3.17 退还投标保证金
按照招标代理委托协议书约定由招标代理机构收取投标保证金的，招标项目组应在招标人与中标人签订完书面合同后5日内退还投标保证金。
3.18 招标投标情况报告
自招标人确定中标人之日起15日内，项目负责人应按以下内容编写招标投标情况报告，经部门负责审核、总经理或其委托授权人批准后向行政监督部门提交。
a）招标范围、招标方式以及招标组织形式；
b）发布资格预审公告、招标公告以及公示中标候选人的媒介；
c）资格预审文件、招标文件、中标人的投标文件；
d）开标时间、地点；
e）资格审查委员会、评标委员会的组成和评标报告复印件；
f）资格审查结果、中标结果；
g）其他需要说明的事项。
3.19招标资料归档
对招标过程中形成的文件档案，应整理成册，交综合技术部档案室存档，以备有关部门查验。招标过程中形成的以下文件，应进行存档：
² 招标代理工作计划或实施方案；
² 项目审批、核准或备案文件复印件；
² 主管部门对邀请招标批复或核准意见；
² 委托招标代理委托合同、授权委托书；
² 招标公告或者投标邀请书；
² 获取资格预审文件或招标文件登记表；
² 资格预审文件及其澄清与修改文件、资格预审申请文件、资格审查报告、资格审查结果通知书；
² 招标文件及其澄清与修改文件；
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² 评标委员会招标人代表、评标委员会成员抽取或确定记录表等；
² 招标控制价（如果有）；
² 投标文件；
² 评标报告；
² 招标投标情况书面报告；
² 评标结果公示表；
² 中标通知书；
² 工程承发包合同副本；
² 委托人对资格预审公告、招标公告、投标邀请书内容确认函件；
² 委托人对资格预审文件澄清与修改、招标文件及其澄清与修改内容确认函件；
² 投标人收到资格预审文件澄清与修改和招标文件澄清与修改确认函件；
² 招标项目代理总结。
3.20招标代理项目完成后，生产经营部应对招标代理服务进行回访，回访对象主要是招标代理的委托方，必要时也可包括投标人及相关参与单位。回访前应拟订回访提纲；回访中应真实记录招标代理工作产生的成效及存在问题，并征求委托方对服务质量的评价意见，有关委托人需求的评审执行《与工程项目有关要求的评价程序》（SHBZ0207-2010）。
3.21招标代理完成后,项目负责人应在完成回访活动的基础上进行招标代理工作总结。总结应全面归纳分析咨询服务的优缺点和经验教训，将存在的问题纳入质量改进目标，提出相应的解决措施与方法。
3.22部门负责人应了解和掌握本部门的技术特点，在招标代理服务回访与总结的基础上归纳出共性问题，采取相应解决措施，并制订出针对性的业务培训与业务建设计划，使招标代理质量、水平和成效不断提高。
3.23委托人根据招标代理合同招标代理部提供文件、资料应当登记，招标代理结束后如期归还。如有损失、损坏或不适用的情况，应予以登记并向委托人报告，有关记录按《记录控制程序》（SHBZ0202-2010）控制，委托提供的项目设计文件等应按《文件控制程序》（SHBZ0201-2010）进行控制。
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3.24项目负责人在整个招标代理服务过程中应按《信息沟通控制程序》（SGBZ0212-2010）与委托人和其他相关部门保持良好的沟通。
4．质量记录
² 招标代理任务书
² 招标代理实施方案
² 招标公告
² 招标公告确认表
² 资格预审文件
² 资格预审文件确认表
² 资格预审文件的澄清修改文件
² 获取资格预审文件登记表
² 投标邀请书
² 投标邀请书确认表
² 招标文件
² 招标文件确认表
² 招标文件的澄清修改文件
² 获取招标文件登记表
² 开标记录
² 中标通知书
² 招标投标情况书面报告
² 招标项目代理总结
5．引用文件
a）《文件控制程序》（SHBZ0201-2010）
b）《记录控制程序》（SHBZ0202-2010）
c）《与工程项目有关要求的评价程序》（SHBZ0207-2010）
d）《信息沟通控制程序》（SHBZ2012-2010）
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