进出口贸易部管理工作制度.doc

公司各部门，各项目经理部：根据集团公司相关规定，并结合国际工程分公司的实际情况，制定进出口贸易部管理工作制度，现下发给你们，请遵照执行。.进出口贸易部管理工作制度编制单位：中国二十冶国际工程分公司编制日期： 2023年第一章 目的第一条 为有效开展质量、环境和职业健康安全管理工作，根据GB/T190012023 idt ISO9001:2023质量管理体系规定、GB/T240012023 idt ISO14001:2023环境管理体系规定及使用指南、GB/T28001-2023职业健康安全管理体系规范标准和集团公司2023 B版质量、环境和职业健康安全管理手册、程序文献和集团公司物资管理部管理工作制度的规定，制订本部门管理工作制度。目的是明确本部门质量、环境和职业健康安全管理职责，并将管理职责贯彻到各岗位，同时对本部门主管及相关程序文献中的有关规定作出具体的规定，以便更好地指导本部门的管理工作。第二章 合用范围第二条 合用于本部门在质量、环境和职业健康安全管理体系运营中所有的管理工作。第三章 进出口贸易部管理目的第一节 采购业务第三条 重要物资采购招标率100%。第四条 供应商评审率100%。第五条 用于工程物资进货验收率100%。第六条 危险化学品采购情况检查覆盖率不低于80%。第七条 各类报表收集、汇总、上报及时率100%。第二节 进出口业务第八条 进出口物流业务招标率不低于95%。第九条 报关资料申报对的率、及时率均达100%。第十条 核销、退税资料申报对的率、及时率均达100%。第三节 网络管理业务第十一条 公司网络出现问题时，应及时解决，由内部因素引起的网络中断必须在4小时内予以修复。第十二条 定期检查视频会议系统，保证其运营故障率低于2%。第四节 其它第十三条 对各业务系统管理工作检查及时率100%。第十四条 控制职业危害，做好职业健康安全保健工作。第十五条 办公用各类有毒有害废弃物按公司规定解决，严格执行公司节能规定。第四章 管理职责第五节 进出口贸易部组织机构及岗位设立第十六条 进出口贸易部组织机构如下：进出口贸易部组织结构部门经理部门副经理采购岗位协议管理岗位物流岗位通关岗位核销退税岗位公司网络管理员岗位采购业务进出口业务网络管理业务第十七条 进出口贸易部由公司副经理分管。设部门经理1人，部门副经理1人，主办若干人。第六节 进出口贸易部职责第十八条 负责国际工程公司所有国内、外项目设备、材料的采购工作。第十九条 负责二十冶集团公司承揽的国外项目的部分设备、材料的采购工作。第二十条 负责配合公司市场部在投标过程中的设备、材料、海运物流费等的市场询价工作。第二十一条 负责按照集团公司物资管理部的规定，对物资采购工作进行规范管理，并及时制作、上报各种报表。第二十二条 负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项目的设备材料的进出口物流工作，涉及但不限于：船公司（或货代）的选择、船期拟定、货品包装指导、货品进出仓管理、货品进出港管理、装箱及装船监督等。第二十三条 负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项目的设备材料的进出口报关工作，涉及但不限于：报关单据制作、商检单据制作、对外承包工程批量商检办理等。第二十四条 负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项目涉及的所有贸易项下以及非贸项下的外汇申报、结汇、核销手续的办理。第二十五条 负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项目的设备材料的出口退税手续办理。第二十六条 负责扩展国际工程公司的国际贸易业务。第二十七条 负责公司电脑、电话、网络的平常管理工作。第二十八条 负责与本部门强相关的16个程序相关职责的实行。(1) 文献控制程序 (2) 施工技术文献管理程序 (3) 记录控制程序 (4) 环境因素辨认与评价工作程序 (5) 法律法规管理程序 (6) 管理方案控制程序 (7) 信息交流工作程序 (8) 人力资源管理程序 (9) 物资采购管理程序 (10) 污染物控制程序 (11) 资源和能源管理程序 (12) 施工现场安全防护控制程序 (13) 劳动保护工作程序 (14) 危险化学品管理程序 (15) 消防管理工作程序 (16) 纠正和防止措施管理程序第七节 各管理岗位职责第二十九条 部门经理岗位：（1）负责本部门全面管理工作。(2) 积极开拓市场，组织并调动整个部门完毕公司下达的各项经济指标。(3) 监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查协议的执行和贯彻情况。(4) 检查购进物资是否符合质量规定，对公司的物资采购和质量规定负全面责任。（5）认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。（6）负责针对新签国际工程项目，组织各方及时制订适合该项目的国际物流、通关、核销退税等流程。（7）认真监督检查采购物资装箱、报关、发运情况。（8） 定期将采购、发运任务完毕及未完毕情况逐项列出报表，呈公司领导审阅，以便于公司领导掌握全公司的采购项目执行情况。（9）责与集团公司物资管理部的对口管理工作。（10）完毕公司领导交办的其他任务。第三十条 部门副经理岗位：（1）协助部门经理进行本部门业务管理工作。（2）协助部门经理完毕公司下达的各项经济指标。（3）完毕领导交办的其他任务。第三十一条 采购岗位：（1）采购人员须注重职业道德修养，严格遵守采购纪律，积极按公司的采购规范和规定做好采购工作。（2）熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。(3) 负责配合公司市场部在投标过程中的设备、材料的市场询价工作。(4) 采购人员在工作中应可以吃苦耐劳，多跑、多对比，精通采购业务，选择供应商时至少货（价）比三家，减少采购成本。(5) 对审批后的采购计划组织实行，保证项目施工过程中的物资供应。(6) 负责采购物资的接受与移交，保证物资在数量、质量上与采购协议相符，配合相关人员做好验收记录，并办理入、出库手续。(7) 及时收集整理好各种合格证、检查证书等，交相关人员留存或报监。(8) 按采购工作的规范和流程进行有效工作，采购单据和报账程序必须符合财务规定。(9) 对于国际工程项目的采购物资，配合物流人员将包装规定、装箱单格式、唛头格式、进仓告知等发送给供货商，并随时与其保持沟通，保证无误。(10) 完毕领导交办的其他任务。第三十二条 国内物流岗位：（1）负责根据项目物流需要进行公开邀请招标，选择国内地面、国际运送服务提供商（船公司或货代）。参与投标者不得少于三家，选择其中价格、服务、能力等综合竞争力最强者作为中标单位。(2) 负责根据业重规定及备货情况及时联系船公司或货代拟定船期。(3) 负责办理国际货品运送保险。(4)检查货品的包装和唛头是否符合采购协议和国际贸易运送规定。(5)对于仓库集中装箱货品，负责及时将进仓告知（内容应涉及但不限于：收货仓库名称、地址、联系人和送货时间等）告知采购人员或项目部国内物流对口人员；对于在厂家装箱的物资，及时联系供货商和船公司或货代，提箱到厂家装箱，并对全过程进行跟踪管理，保证所有货品准时、安全地运抵交货仓库或码头。(6)供货商送货时要负责协调仓库或码头及时、安全收货，并协助验收人员对到货进行验收。(7)负责根据实际发货情况制作装箱单（中英文对照），经部门经理或副经理审核后，及时EMAIL或传真给业主和项目部。(8)完毕领导交办的其他任务。第三十三条 国外物流岗位（1）负责根据项目物流需要，在项目所在国进行公开邀请招标，选择该项目的国外短驳物流提供商。参与投标者不得少于三家，选择其中价格、服务、能力等综合竞争力最强者作为中标单位。（2）负责国外进口清关、港口至工地短驳物流的所有工作。(3) 负责在货品到达现场后同项目部办理书面交接手续，原件存档后，要及时通过EMAIL或传真将复印件发回国内。(4) 负责破损、丢失货品的保险索赔工作。(5) 完毕领导交办的其他任务。第三十四条 通关岗位：（1）负责办理货品进出口的通关手续。(2) 通关人员必须具有高度责任心，认真准备通关资料，随时与采购、物流、核销退税等岗位进行沟通，以便同采购协议、实际装箱单、增值税发票信息等保持一致，力求达成通关资料零差错。(3) 对于国家法定商检物资，及时向物资采购方具体办理商检的人员提供报检所需的全套资料。(4) 负责对外承包工程出口物资批量商检手续的办理。(5) 定期对通关情况进行汇总，并报部门经理。(6) 完毕领导交办的其他任务。第三十五条 核销退税岗位：（1）负责按需从外汇管理局领取外汇核销单。（2）负责办理所有贸易项下以及非贸项下的外汇申报、结汇、核销手续。（3）负责办理所有已出口货品的出口退税手续。（4）定期对核销、退税情况进行汇总，并报部门经理。（5）完毕领导交办的其他任务。第三十六条 协议管理岗位：（1）负责本部门各类经济协议签章手续、付款手续的办理。（2）负责本部门协议文本的管理，建立协议台帐及协议档案。（3）负责本部门协议信息输入电脑的工作，实行信息化管理。（4）负责汇总本部门协议签订、执行情况，定期提交协议签订、执行情况报表。（5）负责本部门协议的查询工作。（6）负责公司各种外贸证照的申办及年检。（7）完毕领导交办的其他任务。第三十七条 公司网络管理员岗位（兼职）：（1）负责公司网络、电话线路和设备的平常维护，及时解决解决运营中发生的故障，保证网络通信畅通。（2）为新开通网络线路连接的用户提供接入服务。（3）为终端用户计算机操作系统、应用软件和网络通信安装、调试提供服务。（4）为保证网络畅通，负责对局域网进行监控，限制用户运用公司网络下载电影、游戏等与工作无关的大容量文献。（5）负责公司主页的素材收集、整理，网页的制作、改版、更新、发布。（6）完毕领导交办的其他任务。第五章 工作程序第八节 文献控制第三十八条 部门经理负责文献控制程序相关职责实行的领导、组织工作。第三十九条 部门经理组织编制本部门分公司级文献和部门管理工作制度，并负责本部门文献发放的签发工作。第四十条 部门经理负责公司及外来文献的进一步签发工作，并形成签发记录电子版备查。第四十一条 如本部门编制的分公司级文献有需更改的内容，则以新文献代替原文献方式进行更换。第四十二条 JB0103文献和资料控制清单台帐；第九节 施工技术文献管理第四十三条 部门经理负责施工技术文献管理程序相关职责实行的领导、组织工作。第四十四条 采购岗位负责收集汇总本系统采用的材料标准、图集等，并建立清单，报分公司项目管理部，统一纳入分公司标准管理系统中。第四十五条 JB0201现用技术标准清单留存一份第十节 记录控制第四十六条 部门经理负责记录控制程序相关职责实行的领导、组织工作。第四十七条 本部门的记录分为体系运营记录和工作记录两类。第四十八条 部门经理负责拟定本部门、本系统的体系运营记录和部门管理工作登记表式，录入登记表式目录。第四十九条 协议管理岗位负责相应的收集、分类、汇总、存档等工作。第五十条 记录的保存期限按协议、法规和档案管理规定期限保存。记录保存期限为三年。第五十一条 超过保存期限需销毁的记录，由协议管理岗位负责填写记录销毁申请表，经部门经理批准后销毁。第五十二条 JB0302登记表式目录自存一份；JB0303记录销毁申请表自存一份。第十一节 环境因素辨认与评价工作第五十三条 部门经理负责环境因素辨认与评价工作程序实行的领导、组织工作。第五十四条 部门副经理根据分公司重要环境因素及其控制计划清单等规定对本部门重要环境因素进行控制。 第五十五条 JB0402重要环境因素及其控制计划清单（收存）第十二节 法律法规管理第五十六条 部门经理负责法律法规管理程序相关职责实行的领导、组织工作。第五十七条 部门副经理负责本部门、本系统有关质量、环境和职业健康安全的法律法规及其他规定的搜集（各级政府及相关部门、走访、电话、报纸、书店、标准出版社、网上索取等）和汇总，填写JB0601合用性法律法规文献控制清单。第五十八条 JB0601合用性法律法规文献控制清单台帐第十三节 管理方案控制第五十九条 部门经理负责管理方案控制程序相关职责实行的领导、组织工作。第六十条 各岗位负责公司管理方案中涉及本岗位职责的实行工作。第十四节 信息交流第六十一条 部门经理负责信息交流工作程序相关职责实行的领导、组织工作。第六十二条 各岗位负责与本岗位业务相关信息的收集、传递。第十五节 人力资源管理第六十三条 部门经理负责人力资源管理程序相关职责实行的领导、组织工作。第六十四条 每年终由部门副经理提出下一年度本部门、本系统的培训需求，并填写培训需求申请表，经部门经理审核后，报人力资源部。第六十五条 JB1004培训需求申请表自存一份、报人力资源部一份；第十六节 物资管理第六十六条 部门经理负责物资采购管理程序实行的领导、组织工作。第六十七条 采购岗位负责按公司物资管理办法填写合格供方的JB1301供方评价/复评表（JB1304供方业绩评价表），并建立JB1302合格供方管理台帐。第六十八条 部门经理不定期对各项目本程序实行情况进行检查，检查的内容涉及：供方的评审（复评）情况，供方的选择情况，采购计划的编、审与实行，招标采购文献、记录的管理，采购协议的管理，物资的进货检查、业主提供物资的管理及定期检查情况等。填写程序实行情况检查表，汇总后报公司主管副经理。第六十九条 JB0301程序实行情况检查表自存一份、受检项目一份； JB1301供方评价/复评表自存一份，报集团公司物资管理部一份； JB1302合格供方管理台帐台帐； JB1304供方业绩评价表自存一份，报集团公司物资管理部一份；4.10 污染物控制4.10.1部门经理负责污染物控制程序相关职责实行的领导、组织工作。4.10.2本部门的废弃物：废打印墨粉、废色带、废磁盘、废计算器、废日光灯、废涂改液、废电池、废复写纸、废办公纸等。4.10.3按公司指定存放点，进行分类存放，以保护办公环境，保障人身健康。4.11 资源和能源管理4.11.1部门经理负责资源和能源管理程序相关职责实行的领导、组织工作。4.11.2按照公司有关定额发料、减少材料消耗的规定执行。4.12 施工现场安全防护控制4.12.1部门经理负责工程产品质量改善控制程序相关职责实行的领导、组织工作。4.12.2采购岗位负责按照公司物资管理办法中的相关规定，采购安全防（支）护设施物资。4.13 劳动保护4.13.1部门经理负责劳动保护工作程序相关职责实行的领导、组织工作。4.13.2采购岗位负责按照公司物资管理办法中的相关规定，采购劳动保护用品。4.14 危险化学品管理4.14.1部门经理负责危险化学品管理程序相关职责实行的领导、组织工作。4.14.2采购岗位负责按照公司物资管理办法中的相关规定，采购危险化学品。4.15 消防管理4.15.1部门经理负责消防管理工作程序相关职责实行的领导、组织工作。4.15.2采购岗位负责按照公司物资管理办法中的相关规定，采购消防设施和器材。4.16 纠正和防止措施管理4.16.1部门经理负责纠正和防止措施管理程序相关职责实行的领导、组织工作。4.16.2各岗位收集本系统的质量、环境和职业健康安全管理体系不符合信息。4.16.3 部门经理不定期组织对各岗位本程序相关职责实行情况进行检查，填写程序实行情况检查表，并保存记录。4.16.4 记录 JB3001纠正/防止措施登记表自存一份；5. 相关和支持性文献5.1公司QES-SC-2023B质量保证手册5.2公司CX-2023B程序文献5.3中华人民共和国建筑法5.4中华人民共和国协议法5.5公司物资采购管理办法（国际发202362号文）6. 记录目录 见JB0302登记表式目录进出口贸易部管理工作职责分派表序号程 序 文 件 名 称部门经理部门副经理采购岗位合同管理岗位物流岗位通关岗位核销退税岗位公司网络管理员岗位1文献控制程序2施工技术文献管理程序3记录控制程序4环境因素辨认与评价程序5法律法规管理程序6管理方案控制程序7信息交流工作程序8人力资源管理程序9物资采购管理程序10污染物控制程序11资源和能源管理程序12施工现场安全防护控制程序13劳动保护管理程序14危险化学品管理程序15消防管理工作程序16纠正和防止措施工作程序 注: 领导职责：主责 相关 主管职责：主管 相关 JB0302记 录 表 式 目 录编号：01序号表式编号登记表式名称备 注01JB0103文献和资料控制清单02JB0201现用技术标准清单03JB0301程序实行情况检查表04JB0302登记表达目录05JB0303记录销毁申请表06JB0402重要环境因素及其控制计划清单07JB0601合用性法律法规文献控制清单08JB1004培训需求申请表09JB1301供方评价/复评表10JB1302合格供方管理台帐11JB1304供方业绩评价表12JB3001纠正/防止措施登记表单位：进出口贸易部 编目人：陈利民 2023年5月31日JB0103文献和资料控制清单单位（盖章）： 文献类别：受控文献 编号：序号文 件 与 资 料 名 称文献编号编制部门合用性批准人发放批准人发放记录号发放份数发放日期发放人备 注填表人： 年 月 日JB0201现 用 技 术 标 准 清 单编号：序号标准号标 准 名 称备 注编制单位：审核： 批准： 日期： 年 月 日JB0301程序实行情况检查表 编号：被检查方检查内容 检查记录： 检查人（签字）： 年 月 日 被检查方确认意见： 负责人（签字）： 年 月 日注：检查记录应形成闭环，被检查方应对检查出的问题进行整改并请检查人验证。JB0302 记 录 表 式 目 录编号：序号表式编号记 录 表 式 名 称备注 单 位： 编目人： 年 月 日JB0303记录销毁申请表 编号：申请销毁记录名称及编号申请销毁部门 申请销毁记录情况（页数、已保存时间）： 申请人： 年 月 日 部门（单位）负责人批准意见： 负责人（签字）： 日 期：JB0402重要环境因素及其控制计划清单序号重要环境因 素分项工程/过程/工序/部位环境影响时 态/状 态环境目的及指标控 制措 施主责单位完 成时 间控制措施： A.运营控制 B.文献控制 C.更新环境条件 D.增长/更新/维修设施 E.教育与培训 F.建立管理方案 G. 记录控制 H. 建立应急准备和响应预案。JB0601合用性法律法规文献控制清单单位（盖章）： 编号： 序号合用性法律法规文献名称文献编号文献颁发部门公布日期生效日期信息来源搜集部门管理体系类别备注（说明：本表中的“公布日期”指全国人大、国务院、地方人大及政府等立法机关发布法律法规的日期，“生效日期”指法律法规的实际施行日期，管理体系类别一栏中填写法律法规的类别，即在质量、环境、职业健康安全中选择一种。）JB1004培训需求申请表编号：培训项目参与对象计划人数实行时间申请单位说明：单位（章）： 年 月 日人力资源部意见： 签字： 年 月 日JB1301供方评价/复评表编号：供 方 名 称供 方 地 址联 系 人联 系 电 话合 作 历 史拟采购物资名称：供性方质生产商： 国有公司 外资或合资公司 集体或个体公司销售商： 国有公司 外资或合资公司 集体或个体公司供方预审资料 公司法人营业执照（通过本年度年检） 税务登记证（通过本年度年检） 产品生产许可证或全国工业产品生产许可证 市场准入证 中国国家强制性产品认证证书 特种劳动防护用品生产许可证 劳动防护用品经销许可证 建筑材料进沪备案证 国家、地方、行业质量监督部门出具的产品检查报告及附件（本年度或上一年度） 获得的与质量、环境和职业健康安全有关的荣誉证书评价方式： 实地考察 用户了解 仅凭资料评价认证证书：质量管理体系 环境管理体系 职业健康安全管理体系 产品认证评价考核内容1预（复）审资料 齐全且合格 齐全不合格 不全初评复评2提供价格承诺随时提供 准时提供 不提供初评复评3产品质量 好 较好 一般复评4服务项目 齐全周到 不齐全 无复评5优惠条件 条件优惠 条件较优惠 无优惠条件初评复评6业绩评价得分：复评评价结论：批准作为合格供方： 初评合格 复评合格未通过合格供方评价： 初评不合格 复评不合格供方类别： A类 B类 C类物资采购部门负责人意见： 签字： 日期：物资采购部门主管领导意见： 签字（盖章）： 日期：上级主管部门意见： 审核人： 日期： 批准人（盖章）： 日期：填写说明： 1有该项内容时，标注 ；无该项内容时，标注 。 2A类供方：指与公司长期合作的优秀供方； B类供方：指初评合格的供方； C类供方：指特定项目一次性供货或地方政府、业主指定的供方。JB1302合 格 供 方 管 理 台 帐编号：序号供方名称采购物资名称供方编号评 价 单 位评价情况备 注初评时间上年度复评本年度评价取消时间JB1304供方业绩评价表编号：供 方 名 称供 方 地 址联 系 人联 系 电 话合作历史供应产品：供货总数量：进货品资控制方式 进货检查 进货外观验证 本公司到供方现场验证 顾客到供方现场验证 顾客到本公司现场验证供货质量得 分（60%）计算公式：供货质量得分=（100合格批次/到货总批次） 60%质量评分：按期交货得 分（20%）计算公式：按期交货得分=（100准时到货批次/到货总批次）12%（100质保书及时批次/到货总批次）8%按期交货评分：售后服务得 分（20%）计算公式：售后服务得分=（售后服务40%+供货配合30%+包装质量30%）20%售后服务评分：注：1售后服务：及时、周到 100；较及时、周到 60；不及时、不周到 0。2供货配合：配合好 100；配合较好 80；配合一般 60；不配合 0。3包装质量：包装好 100；包装较好 80；包装一般 60；无包装 0。总评分及解决意见：（总评分=供货质量得分+按期交货得分+售后服务得分）总评分= 评价人签字： 日期：解决意见： 评价部门负责人签字： 日期：物资部门主管领导： 签字（盖章） ： 日期：填写说明： 1有该项内容时，标注 ；无该项内容时，标注 。 2总评分低于75分，取消合格供方及复评资格。 3评价时间： 供方复评前； 项目结束前或一个供货周期结束后。JB3001纠正防止措施登记表编号：单位措施类型纠正计划 纠正措施 防止措施不合格（或潜在）事实: 因素分析: 纠正计划:纠正（或防止）措施计划: 完毕日期: 年 月 日制订人/日期批准人/日期验证情况:验证人: 年 月 日