企业采购部管理制度附带表格.doc

采购部管理制度
一、目：
为加强采购计划管理，规范采购工作，保障企业生产经营活动所需物品正常持续供应，减少采购成本，特制定本制度。
二、合用范围
本制度合用于企业对外采购与生产经营有关经营性固定资产、材料及非经 营性固定资产、办公用品、劳保用品采购（如下统称为采购物品）。
三、职责权限
1、总经理负责采购管理制度审批；
2、采购部负责采购管理制度制定。
3、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）采购由采购部负责；非经营性固定资产、办公用品、劳保用品采购由人力资源行政部负责。
四、采购规定
1、在部门经理，主管领导下，按照工作分工对企业生产物料进行采购。
2、必须严格按照企业采购计划进行，不可以私自更改申购物料及申购数量。如需任何调整必须告知计划部确认。否则，所产生费用由采购员负责。
3、接到清淅申购计划单后，必须在两天内找到对应3家或以上供应商（特殊物料除外）进行询价，从中理解市场行情，并据此进行议价。并且必须强调我司质量规定，贯彻交货期，结合以往采购历史记录，确定最终供应商，制定采购协议，经有关领导审批签订协议。一般以传真方式签订采购协议，必须规定供应商签名确认并加盖公章回传。否则产生所有后果追究采购员责任。
4、对于已审批完毕采购协议，必须彻底跟踪，保证精确交货期，以免影响企业生产。如遇物料出现不能按期交货或已交货但质量未能符合规定，必须第一时间向上级汇报，协商最快交货期，或商议其他处理方案。并通过电话、邮件、微信、等联络方式告知有关人员最新材料到货时间。
5、常常进行市场调查，掌握最新市场价格行情。采购过程中要多方面寻找供货渠道，做到货比三家，材料、质量、价格综合对比，务必做到好中求廉，节省成本，尽自已最大努力，保质保量地准时完毕自已采购任务。
6、常常与使用部门进行沟通，理解所采购物料质量状况及使用状况，随时处理所出现问题。
7、假如物料质量较差或以次充好，由采购员负责换货，假如2次出现同类状况，必须向上级汇报。
8、所选择供应商至少为一级代理商，最佳为原生产厂家。
9、采购人员应尽量获得增值税专用发票，若无应及时与财务协调沟通需要提供什么类型发票。
10、务必保管好发票，入库单，申购单，送货单，如有丢失即处以50元罚款。
11、各部门主管应负责将采购回来材料逐一登记入账，建立领用发放台账。
12、财务部应及时根据财务状况凭发票结账或挂账
13、如遇不能处理或决定不了事项，必须及时汇报上级处理，否则所导致一切损失由采购员负责。
14、如开发新供应商，物料送样检测必须找对应人员签收，并做好跟踪记录。如遇供应商因生产急用需在下班时间送货，应及时知会有关人员值班收货。否则，追究有关采购员责任。
15、采购员必须妥善保管有关采购文献，人员离开时必须妥善安放好文献，防止采购资料泄露及遗失（如供应商资料、报价单、技术图纸、发票资料等），否则追究采购员责任。
16、必须诚实采购，不能弄虚作假，如发现虚报，假报票据结算等，视状况加重惩罚，严重者立即开除，并保留送司法机关刑事处理责任。

采购员根据库管提供有关资料进行对帐，到财务部办理付款
至少包括：备料单编号、产品名称、图号、版本、规定订购数量、规定交货期，上级领导根据产品规定审批请购单

采购人员依需求缓急，参照采购历史记录或供应商所提供资料，至少精选两家以上供应商进行比价和议价
供应商审核ＯＫ后才可下达采购订单（承认供应商名单）
协议至少包括采购单号、货品名称、规格、数量、交货期以及材质证明书，供应商签回采购单。
进行来料检查规定与记录；制程中发现不良或客户投诉材料不良。合格品标识入库；不合格品隔离，并经品质部领导决定再处理（退货或特采）
对账/整顿付款资料
标识入库
供应商提交送货清单并送至指定地点
及时跟进订单按期交货
样板汇报及报价单确认后交采购部传供应商
传图纸规定供应商送板及报价
退货或特采

不合格
合格
进料检查
供应商交货
订单跟进
签订协议发出订购单
供应商选择
确认样板及报价

样品提供及报价

询价比价议价
领导审批
请购单

采购工作流程

操作流程
责任部门
流程阐明
有关表单

需求部门

总经办

采购部

采购部

采购部

采购部

采购部

采购部

采购部

品质部/需求部门

生产部　　
（仓库）

采购部/财务部

请购单

请购单

请购单

询价登记表

报价单

采购协议

订购单

送货单

验收单

入库单

送货单/发票/支付凭证
　审批：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　制作人：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

XXXXX询价登记表
编号：
序号
物料名称
规格/质量原则
付款及开票方式
单位
数量
单价
合计
报价单位
报价人
联络方式
确定
供应商

采购员： 采购部门负责人：
财务： 总经理：

XXXXX请购单
申请单位： 申请日期： 年 月 日 编号：
序号
物品名称
厂家/品牌
缓急程度
规格型号
单位
需求数量
用途
需用日期
库存
请购数量
备注

经办人： 部门负责人： （人事行政部）审核：

财务： 总经理：
库管：

货品及服务项目验收单
采购方（企业名称）：
No. 次序号：000
供应方

协议交付日期

实际交付日期

序号
货品或服务描述
单位
数量
品牌
规格型号
单价
总价
1

2

3

总计
0.00
收货人
确认人
日期