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第 5章页面设置与打印工作表为了将排版的表格打印出来，需要进行页面设置，例如选择纸张大小、页边距、页面方向、页眉和页脚、工作表的设置等。另外，用户既可以打印整个工作簿、一个工作表，也可以打印工作表的一部分。本章将介绍有关页面设置与打印工作表的操作方法与技巧。5.1视图操作Excel 2007主要提供了普通视图、页面布局视图与分页预览视图等，每种视图都有其特定的功能与特点。5.1.1 普通视图在普通视图下，用户可以完成大多数录入与编辑工作，也可以设置工作表的格式。页与页之间用一条虚线表示分页符。单击“视图”选项卡的“工作簿视图”组中的“普通”按钮（见图5.1），或者单击状态栏上的“普通”按钮，即可切换到普通视图下查看当前的工作簿。图5.1 普通视图5.1.2 页面布局视图页面布局视图是Excel 2007新增的一种视图模式。在此视图中，可以如同在普通视图中那样更改数据的布局和格式。此外，还可以使用标尺测量数据的宽度和高度、更改页面方向、添加或更改页眉和页脚、设置打印边距以及隐藏或显示行标题与列标题等。单击“视图”选项卡的“工作簿视图”组中的“页面布局”按钮，或者单击状态栏上的“页面布局”按钮，即可切换到页面布局视图下查看与编辑当前的工作簿，如图5.2所示。图5.2 页面布局视图5.1.3 分页预览视图要打印所需的准确页数，可以使用“分页预览”视图来快速调整分页符（为了便于打印，Excel根据纸张的大小、页边距的设置、缩放选项和插入的任何手动分页符的位置来插入自动分页符）。在此视图中，手动插入的分页符以实线显示，虚线指示Excel自动分页的位置。单击“视图”选项卡的“工作簿视图”组中的“分页预览”按钮，或者单击状态栏上的“分页预览”按钮，即可切换到分页预览视图下查看与编辑当前的工作簿，如图5.3所示。图5.3 分页预览视图5.2页面设置单击“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中可以设置页边距、纸张方向、纸张大小、打印区域与分隔符等，如图5.4所示。图5.4 “页面布局”选项卡5.2.1 设置页边距页边距是指正文与页面边缘的距离。设置页边距的具体操作步骤如下：01 单击“页面设置”组中“页边距”按钮的向下箭头，从弹出的下拉列表中选择一种页边距，或者单击“自定义边距”选项，如图5.5所示。02 打开“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡，在“上”、“下”、“左”、“右”框中调整打印数据与页边之间的距离，如图5.6所示。 图5.5 “页边距”下拉列表 图5.6 “页边距”选项卡03 在“页眉”和“页脚”框中输入具体的数值来设置距离纸张的上边缘、下边缘多远来打印页眉或者页脚。04 在“居中方式”选项组中，选中“水平”复选框，将在左右页边距之间水平居中显示数据；选中“垂直”复选框，将在上下页边距之间垂直居中显示数据。05 单击“确定”按钮。5.2.2 设置纸张方向纸张方向是指页面是横向打印还是纵向打印。若文件的行较多而列较小，则使用纵向打印；若文件的列较多而行较少时，则使用横向打印。图5.7 选择纸张方向设置纸张方向的具体操作步骤如下：01 单击“页面设置”组中“纸张方向”按钮的向下箭头，从弹出的下拉列表中选择一种纸张方向，如图5.7所示。02 如果选择“纵向”，则将打印页面设置为纵向；如果选择“横向”，则将打印纸按横向打印，对于打印页面较宽的工作表，可以选择“横向”打印。5.2.3 设置纸张大小设置纸张大小就是设置以多大的纸张进行打印，如A4纸或B5纸等。具体操作步骤如下：01 单击“页面设置”组中“纸张大小”按钮的向下箭头，从弹出的下拉列表中选择所需的纸张，如图5.8所示。02 如果要自定义纸张大小，则单击“其他纸张大小”选项，出现“页面设置”对话框的“页面”选项卡，如图5.9所示。 图5.8 “纸张大小”下拉列表 图5.9 “页面”选项卡0103 通常情况下，采用100%的比例打印，还可以缩放打印表格。如果选中“缩放比例”单选按钮，则可以在“缩放比例”文本框中输入所需的百分比。如果选中“调整为”单选按钮，则可以在“页宽”和“页高”文本框中输入具体数值。0104 在“纸张大小”列表框中指定打印纸的类型。05 在“打印质量”列表框中指定当前文件的打印质量。06 在“起始页码”文本框中设置开始打印的页码。07 设置完毕后，单击“确定”按钮。5.2.4 设置打印区域正常情况下打印工作表时，会将整个工作表全部打印输出。如果仅打印部分区域，可以按照下述步骤进行操作：01 选定要打印的单元格区域。02 单击“页面设置”组中“打印区域”按钮的向下箭头，从下拉列表中选择“设置打印区域”，如图5.10所示。图5.10 设置打印区域5.2.5 设置打印标题若要使行和列在打印输出中更易于识别，可以显示打印标题。用户可以指定要在每个打印页的顶部或左侧重复出现的行或列。具体操作步骤如下：01 单击“页面设置”组中的“打印标题”按钮（见图5.11），出现如图5.12所示的“页面设置”对话框的“工作表”选项卡。 图5.11 单击“打印标题”按钮 图5.12 “工作表”选项卡02 在“打印区域”中输入要打印的区域，在“顶端标题行”文本框中输入标题所在的单元格区域。也可单击右侧的“折叠对话框”按钮，隐藏对话框的其他部分，如图5.13所示。对话框缩小后，直接用鼠标在工作表中选定标题区域。选定后，单击右侧的“展开对话框”按钮。图5.13 缩小对话框利于选定标题区域03 单击“确定”按钮。5.3改变分页位置当工作表的内容多于一页时，Excel会根据设置的纸张大小、页边距等自动为工作表分页。如果这种自动分页不符合需要，则可以通过插入一个手动分页符来改变分页的位置。1. 插入分页符如果要插入分页符，可以按照下述步骤进行操作：01 单击分页符插入位置，即新页左上角的单元格。02 单击“页面布局”选项卡中的“分隔符”按钮，从弹出的下拉列表中选择“插入分页符”，如图5.14所示。图5.14 插入分页符2. 移动分页符如果要移动分页符的位置，可以按照下述步骤进行操作：01 单击“视图”选项卡中的“分页预览”按钮（见图5.15），切换到分页预览视图。 图5.15 单击“分页预览”按钮02 单击提示对话框中的“确定”按钮（见图5.16），进入分页预览视图后，工作表中分页处用蓝色线条表示，每页均有第页的水印。03 要移动分页符，将鼠标指针移到分页符上，指针呈双向箭头，将分页符拖动到目标位置，即可按新位置分页。 图5.16 进入分页预览视图要删除一个手动分页符，请单击分页符下的第一行的单元格，然后单击“页面布局”选项卡中的“分隔符”按钮，从弹出的下拉列表中选择“删除分页符”。5.4设置页眉与页脚页眉位于页面的最顶端，通常用来标明工作表的标题。页脚位于页面的最底端，通常用来指明工作表的页码。用户可以根据需要指定页眉或页脚上的内容。具体设置方法如下：01 单击“插入”选项卡上的“页眉和页脚”按钮，如图5.17所示。图5.17 单击“页眉和页脚”按钮02 进入“页眉和页脚工具”中的“设计”选项卡，在顶部页眉区的3个框中输入页眉内容，如图5.18所示。03 单击“页眉和页脚元素”组中的按钮，可以在页眉中插入页码、页数、当前日期、当前时间、文件路径、文件名、工作簿名、图片和设置图片格式等。图5.18 设置页眉内容与格式04 如果要使用预设的页眉格式，可以单击“页眉”按钮，从下拉列表中进行选择，如图5.19所示。直接选用一种页眉格式图5.19 使用预设的页眉格式05 单击“视图”选项卡中的“普通”按钮，退出页面布局视图。5.5打印预览在打印工作表之前，可以先模拟显示一下实际打印的效果，这种模拟显示称为打印预览。利用打印预览功能，能够在打印文档之前发现文档布局中的错误，从而避免浪费纸张。预览一个工作表，可以按照下述步骤进行操作：01 单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“打印”“打印预览”命令（见图5.20），进入如图5.21所示的打印预览视图。02 单击“下一页”按钮，可以显示工作表的下一页。若无下页，则该按钮呈灰色，表示不能使用。 图5.20 选择“打印预览”命令 图5.21 打印预览视图03 单击“上一页”按钮，可以显示工作表的上一页。若无上页，则该按钮呈灰色，表示不能使用。04 单击“显示边距”按钮，可以在预览页面上显示页边距、页眉和页脚边距以及列宽的控制柄。通过拖曳这些控制柄就可以对页面格式重新进行调整。05 单击“页面设置”按钮，出现“页面设置”对话框，可以对工作表的打印外观进行设置。06 单击“关闭打印预览”按钮，关闭打印预览窗口，返回到当前工作表状态。5.6打印输出如果对预览的效果比较满意，则可以正式打印了，具体操作步骤如下：01 单击Office按钮，从弹出的菜单中选择“打印”“打印”命令（见图5.22），出现如图5.23所示的“打印内容”对话框。 图5.22 选择“打印”命令 图5.23 “打印内容”对话框02 从“名称”下拉列表框中选择一种相应的打印机。03 在“打印范围”选项组中，如果打印当前工作表的所有页，则选中“全部”；如果仅打印部分页，则选中“页”，并在“从”和“到”框中分别输入起始页码和终止页码。04 在“打印内容”选项组中，指定要打印的内容，如选定区域、活动工作表或整个工作簿。05 在“份数”框中输入要打印的份数。如果要打印2份以上，则可以选中“逐份打印”复选框，其打印顺序是第1页、第2页，然后又是第1页、第2页省去人工校对页码的麻烦。06 单击“确定”按钮，即可开始打印。5.7应用技巧技巧1：在Windows Vista下共享打印机在小型局域网中，只要在一台电脑上安装打印机，然后将其共享到网络中，就可以让网络上的其他电脑也能使用该打印机，从而节约了成本，提高了打印机资源的利用率。在Windows Vista下设置打印机共享的方法如下：1. 共享本地打印机把打印机连接到电脑，打开打印机电源，安装打印机驱动程序之后，即可设置打印机共享。01 单击“开始”“控制面板”命令，在控制面板中单击“打印机”超链接，如图5.24所示。 图5.24 单击“打印机”超链接02 在本地打印机图标上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“共享”命令，在弹出的“共享”选项卡中单击“更改共享选项”按钮，如图5.25所示。图5.25 单击“更改共享选项”按钮03 选中“共享这台打印机”复选框，并输入打印机的共享名，单击“确定”按钮，如图5.26所示。图5.26 设置打印机共享名如果网络上的其他共享用户使用了不同版本的Windows操作系统，则可能还需要为其另外安装打印机驱动，方法是单击“其他驱动程序”按钮，在弹出的“其他驱动程序”对话框中，选择其他用户所用的Windows版本，单击“确定”按钮，在弹出的快捷菜单中单击“浏览”按钮，随后就可在打开的窗口中选择驱动程序并单击“确定”按钮，完成后单击“确定”按钮即可，如图5.27所示。图5.27 选择打印机驱动程序2. 使用网络打印机把打印机共享到局域网之后，其他电脑用户只要进入打印机设置窗口，把共享的打印机作为默认的打印机，然后就可以用它来打印文稿了。其设置步骤如下：01 单击“开始”“控制面板”命令，在控制面板中单击“打印机”超级链接，在弹出的“打印机”对话框中单击“添加打印机”按钮。02 在弹出的对话框中单击“添加网络、无线或Bluetooth打印机”选项，单击“下一步”按钮，如图5.28所示。 图5.28 准备添加网络打印机03 选择要使用的网络打印机后单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中输入打印机名称，选中“设置为默认打印机”复选框，单击“下一步”按钮，如图5.29所示。图5.29 选择要添加的网络打印机04 在如图5.30所示的对话框中，单击“打印测试页”按钮以确定网络打印机能否正常工作，最后单击“完成”按钮即可。 图5.30 成功添加了网络打印机技巧2：打印工作表中的部分数据在打印工作表中内容时，如果仅需要打印部分数据，可以先选定需要打印的部分，然后在打印时进行简单设置就可以了。具体操作步骤如下：01 选定需要打印的单元格区域。02 单击“Office按钮”，在弹出的菜单中选择“打印”命令，打开如图5.31所示的“打印内容”对话框。03 在“打印内容”组内选中“选定区域”单选按钮。04 单击“确定”按钮，即可仅打印工作表中选定的内容。 图5.31 “打印内容”对话框技巧3：打印网格线默认情况下，打印工作表时不打印网格线的，而是打印用户设置的边框线。如果用户想打印工作表的网格线，可以按照下述步骤进行操作。01 单击“页面布局”选项卡，在“工作表选项”组内选中“网格线”下的“打印”复选框，如图5.32所示。02 执行打印操作，即可打印出网格线。图5.32 选中“打印”复选框技巧4：打印工作表中的公式默认情况下，单元格中的公式是不显示的，显示的是公式的计算结果。如果要打印工作表单元格中的公式，就要让单元格中的公式显示出来，然后才能把公式打印出来。图5.33 “Excel选项”对话框01 单击“Office按钮”，在弹出的菜单中单击“Excel选项”按钮，打开如图5.33所示的“Excel选项”对话框。02 单击左侧窗格中的“高级”选项，然后在右侧窗格的“此工作表的显示选项”组内选中“在单元格中显示公式而非其计算结果”复选框。03 单击“确定”按钮，工作表中的格式就会显示出来。04 执行打印操作，即可打印工作表中的公式。技巧5：缩放打印有时，由于表格内容过多，导致需要打印的表格的面积超过了纸张的大小。此时，可以将表格内容缩放到适合纸张大小时再进行打印。具体操作步骤如下：01 单击“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”右下角的对话框启动器，打开“页面设置”对话框。02 切换到“页面”选项卡，在“页面”组内选中“缩放比例”单选按钮。03 在其右侧的文本框中输入一个合适的值，使页面缩放到适合纸张的大小，如图5.34所示。 图5.34 设置打印时的缩放比例04 单击“打印”按钮，弹出“打印”对话框，进行一下打印设置，然后单击“确定”按钮即可。技巧6：避免打印错误提示信息如果单元格中包含有错误信息，则在打印时就会打印这些错误信息。如果不想打印这些错误信息，或者在打印时使用别的字符代替错误信息，可以按照下述方法进行设置：01 单击“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”右下角的对话框启动器，打开“页面设置”对话框。02 切换到“工作表”选项卡，在“打印”组中单击“错误单元格打印为”下拉列表框，在弹出的下拉列表中选择一种合适的显示内容，如图5.35所示。03 单击“确定”按钮，然后打印工作表即可。 图5.35 选择错误单元格的打印内容技巧7：改变起始页码打印表格时，默认的页码不一定符合要求，这时用户可以根据需要更改起始页码，具体操作步骤如下：01 单击“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”右下角的对话框启动器，打开“页面设置”对话框。02 切换到“页面”选项卡，在“起始页码”文本框中输入一个合适的起始页码值，如图5.36所示。03 单击“确定”按钮。 图5.36 设置起始页码技巧8：不打印单元格中的颜色与底纹默认情况下，在打印工作表时，单元格中的颜色和底纹是会被打印出来的，如果打印时不需要打印这些颜色和底纹，将打印方式设置为“单色打印”。具体操作步骤如下：01 单击“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”右下角的对话框启动器，打开“页面设置”对话框。02 切换到“工作表”选项卡，在“打印”组内选中“单色打印”复选框，如图5.37所示。03 单击“打印”按钮，弹出“打印”对话框进行打印设置，然后单击“确定”按钮。 图5.37 设置单色打印工作表内容技巧9：居中打印工作表的数据打印出来的表格太靠近纸张左侧或右侧或者太靠纸张上方或下方都不好看。如果将表格居中打印时，打印出来的表格更加让人感觉对称与美观。设置居中打印具体操作步骤如下：01 单击“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”右下角的对话框启动器，打开“页面设置”对话框。02 切换到“页边距”选项卡，在“居中方式”组内选中“水平”复选框和“垂直”复选框，如图5.38所示。03 单击“打印”按钮，弹出“打印”对话框进行打印设置，然后单击“确定”按钮。 图5.38 设置居中方式打印工作表5.8本章小结在大多数情况下，创建工作表的目的是要将它打印成一份报表，然后送给别人审阅或收藏等。因此，如何将一份报表以完美的形式打印出来，也是一项非常重要的工作。本章介绍了有关打印工作表的基本方法和操作技巧。5.9习题（1）如何打印表格的特定区域？（2）如何打印略大于纸格的表格？（3）如何为表格设置页眉和页脚？（4）如何调整分页符的位置？（5）练习安装打印机，并打印已排版的表格。