xx公司外贸接待流程.doc

毕业设计目 录1. 公司简介11.1 来访目的以及国浩房地产有限公司企业简介12.来访人的基本情况22.1接待小组人员22.2接待日程安排33.迎接来宾43.1接机43.2上下车礼仪54. 就餐准备65.参观考察活动 66.会议安排 77.签约 88旅游及欢送安排99.总结9广州钢金钧贸易公司客户商务接待设计1.公司简介广州钢铁企业集团金钧国际贸易有限公司(以下简称“广州金钧”)成立于1999年，是广钢集团进出口业务经营拓展和管理的核心平台。多年来，广州金钧坚持“依托广钢、发展自营”的市场化发展战略，定位于冶金产品及原料供应的集成服务商，多元化发展的外贸企业。目前已发展成为广东省名列前茅的外贸优势企业，2008年就进入广东省进出口企业十强，年进出口规模在5亿美元左右。截止至2012年底，广州金钧注册资本为3.75亿元，资产总值为33.68亿元。近年，在金融危机及广钢重组困难的大环境下，依靠自营业务已占到营业总额90%以上的坚实基础和良好的商誉与口碑，取得了稳定的经营业绩，多年的营业规模在40亿元左右，利润2000万元以上。目前，广州金钧主营范围包括大宗冶金原材料进口，冶金炉料及再生资源进口，冶金产品出口及内销，兼营纺织品、机电产品、家具等各类产品的出口。拥有铁矿石进口、废旧金属进口、煤炭经营等专营资质。具有完善的ERP管理系统，通过了ISO9001质量管理体系认证；是海关A类管理企业，税务系统A级纳税人，我国首批跨境贸易人民币结算试点企业；是多家大型银行的钻石级客户。随着广钢集团战略转型，加快物贸领域的改革发展，广州金钧将继续朝着做大做强进出口贸易，突出外贸核心优势，朝着争取在“十二五”期间实现年营业额超100亿、进入全国进出口企业100强的目标而努力奋斗。1.1来访目的以及国浩房地产有限公司企业简介国浩房地产有限公司（简称为“国浩房地产”或“GLL”），于1978年在新加坡交易所上市，其主要业务为投资控股公司。其附属公司的主要业务是房地产开发、房地产投资、酒店经营、物业管理以及与之相关的业务。作为一家首屈一指的区域性房地产公司，国浩房地产专注于通过其房地产开发、投资及管理业务实现公司的可扩展性、可持续性及其在核心市场的增长。在新加坡，集团通过其多个房地产开发附属公司，在过去的25年里已成功售出了33个住宅项目，累计超过9000间公寓和住宅。集团还在中国投资了约30亿美元，其已竣工和开发中的房地产项目遍布多个主要城市如北京、上海、南京和天津，并拥有高达250万平方米建筑总面积的土地储备。该集团还在马来西亚和越南开发了数个优质房产项目。当前，国浩房地产在其每个市场都拥有颇具规模的综合发展项目，如新加坡的丹戎巴葛中心、中国上海的国盛中心以及马来西亚的白沙罗城。所有这些综合开发项目都位于邻近或连接主要交通枢纽的黄金地段。这次来访目的是准备跟本公司合作，看中了本公司和其公司的潜在合作机缘，即将签约价值100万美元的合同，收购大量钢材原材料及本公司一系列产品。来访人员一共有5人，主要是总裁卫非、总经理秦秀颜、市场部总监叶孤鸿、总经理秘书李青、办公室主任顾佳，同时乘坐中国南方航空CZ328客机来到广州白云机场。来访时间有四天，从2014年9月9日到9月12日，9月9日下午1:00点到达广州白云机场。我公司派出的接待人员是总裁王浩宇、秘书周洁（女），接洽业务员欧阳毅。 2.来访人的基本情况 姓名 职务 年龄 性别 卫非 总裁 45 男 秦秀颜 总经理 30 女 李青 秘书 23 女 叶孤鸿 市场部经理 26 男 顾佳 办公室主任 27 男2.1接待小组人员 王浩宇 欧阳毅 赵建中 周洁 杭帆 苏绮 白琳 2.2接待日程安排 日程表安排日期 时间 内容 地点 9.9 13：30办公室主任接机广州白云机场14：3015：00 休息兴盛大酒店接待室15：0016：00总经理陪同参观 兴盛大酒店18：0019：30 晚宴 兴盛大酒店20：00举办欢迎会总裁接待兴盛大酒店三楼世纪厅 9.108：3011：30由总经理带领 外宾考察参观公司总部12：0013：00 午餐 兴盛大酒店14：0017：00 双方开会交流 探讨合作事项公司会议室18：0019：00 晚宴 兴盛大酒店9.11 7：30 签约 公司会议室8：3011：30 浏览广州塔 广州塔12: 0013：00 品味风味小吃 广州塔13：0016：00由总裁总经理陪同外国客户打高尔夫 广州高尔夫球场16：0017：30 休息高尔夫球场18：0020：30 欢送晚会兴盛大酒店 9.129：00总裁总经理送机广州白云机场 3.迎接来宾 3.1接机A.客户到达时间：2015年9月9日下午1：0:0B.接机人员：总裁王浩宇、秘书周洁C.接机人员着装要求服饰反映了一个人文化素质之高低，审美情趣之雅俗。具体说来，它既要自然得体，协调大方，又要遵守某种约定俗成的规范或原则。服装不但要与自己的具体条件相适应，还必须时刻注意客观环境、场合对人的着装要求，即着装打扮要优先考虑时间、地点和目的三大要素，并努力在穿着打扮的各方面与时间、地点、目的保持协调一致。服饰代表个人修养。所以在商务交往和接待礼仪中，服饰最关键的一个问题，就是要选择搭配到位。首先要适合你的身份，适合你的地位。其次要注意服装搭配在一起，要给人和谐的美感，不能给人以凌乱、色彩差异过大的不好印象。有以下几点忌讳：第一避免过分杂乱，切忌制服不是制服，便装不象便装。第二过分鲜艳（三色要求），第三不能过分暴露，女同志不能超低空，影响办公秩序；第四过分透视，里面穿的东西别人一目了然，这不是时尚，是没有修养；第五过分短小；第六过分紧身，女同志较多，公司在交往中尤其不允许。因此接机的总裁与秘书周洁都应穿着正装。D.接机前做好英文举牌，由英文书写。司机负责举牌和搬行李。E.见到客人后，主动打招呼，并自我介绍。双方见面后，秘书周洁应向主宾卫非介绍总裁王浩宇，然后由主宾的秘书把客人一方的主要成员介绍给东道主。F.在参加迎送的上级领导与主宾握手后，作为年轻女性王芳将花献给主宾。G.若为专职司机驾驶，通常按照后排为上，前排为下，以”右”中”为尊，以”左”为卑的规格安排所有人员的座位。3.2上下车礼仪A.上下车的顺序：尊长、来宾先上后下，秘书或其他陪同人员后上先下。即请尊长、来宾从右侧车门先上、秘书再从车后绕到左侧车门上车。下车时，秘书人员应该先下，并协助尊长、来宾开启车门。B.尊重嘉宾对座位的选择，嘉宾在哪里，哪里即是上座。C.上下车注意事项：若是特别尊贵的客人，还应在打开车门的同时礼节性地用另一只手护住车门的上沿，防止客人上、下车时碰到头。车型为8座商务车，其中各个座位所坐人员安排如下：1号国浩房地产公司总经理卫非2号我公司副总经理王浩宇3号国浩房地产公司总经理秦秀颜4号、5号、6号国浩房地产公司市场部部经理叶孤鸿、办公室主任顾佳、秘书李青7号我公司秘书周洁由我公司接洽业务员欧阳毅驾车 4.就餐准备日期、时间、地点时间：2015.9.10晚上18:00地点：在广州兴盛大酒店酒店餐厅一520号包厢活动内容：宴请来宾在遵循菜单设计的原则下，还应注意客人的饮食习惯，喜欢吃的口味、通常有冷菜、肉、鸡和新鲜蔬菜等。还要注意客人对饮食的禁忌：客户不太喜欢吃山珍海味之类的菜肴，也不吃奇形怪状的动物和大蒜、辣椒。鸡、鸭皮、头尾全形的及动物的内脏均不受他们欢迎。遵循以上的原则餐饮部拟议制8日晚餐菜单如下：前菜：蜜汁烤鸡翅主食：蒜茸黑椒牛扒、热带海鲜炬饭、蓝带鸡排佐蔬菜色拉、麻婆豆腐、宫保鸡丁水果：西瓜、哈密瓜、苹果、葡萄饮料：红酒、咖啡、猕猴桃汁、红茶、可口可乐、冰水等可供选择、铁观音茶点心：法式烤布蕾、奶酪三明治、果冻布丁、奶香焗薯泥、花式小蛋糕用餐场地布置：（1）注意事项：客户对颜色、花卉的喜爱和忌讳（注：喜欢白色、黄色和蓝色；讳忌绿色）（2）注意餐桌的座次安排按照，在圆桌用餐，安排总经理跟新加坡总裁卫非坐在正面朝门的地方总经理在左边，新加坡公司的总经理秦秀颜在我公司总经理的右边；新加坡市场部总经理坐在新家坡总裁卫非的右边；总经理秘书周洁坐在新加坡市场部总经理叶孤鸿的左边，一个陪同人坐在总经理秘书周洁的左边；我公司的市场部经理苏绮坐在总经理的左边；市场部经理秘书王芳坐在市场部经理龙清的左边，其他陪同人员按职位高低依次入座。晚饭过后20：00举办欢迎会，在兴盛大酒店三楼世界厅。具体活动由公司公关部门组织，总裁出席接待。 5. 参观考察活动 一、时间：20014年9月10日8：3011：30 二、地点：广州钢铁企业集团金钧国际贸易有限公司总部 三、 考察活动具体安排： 时间 地点 内容 8：008：30 兴盛大酒店门口 乘车 8：3010：00 公司总部 考察参观 10：0011：30 广州钢铁企业集团金钧国际贸易有限公司 学习交流 12：0013：00 兴盛大酒店 就餐（按之前就餐标准准备）四、工作分工 1、由总经理带领外宾考察 2、周洁负责考察期间的相关事宜（包括服务人员的安排以及考察所需资料的准备等）五、考察人员安排 卫非、秦秀颜、李青、叶孤鸿、顾佳、欧阳毅 赵建中 周洁、杭帆、苏绮、白琳 6.会议安排由总经理及其秘书到机场接机，总裁在公司门口接待客人，并引领客人进接待室。所需用品由后勤部负责购买，公关部配合；会场布置由吴诗怡和张华负责；会场所需设备由公司技术人员负责。 1、会场布置形式：全围式 2、会议座次：左右排列法，椭圆形围桌主位围广州金钧公司总裁，主位左边首位为新加坡总裁，然后依次式新加坡经理、秘书；主位左边依次是广州金钧公司总经理、秘书及上级领导。 3、环境布置为暖色，会场入口摆放两盆盆栽，会议桌中间摆放鲜花，每个座位前放置一瓶矿泉水，每两个座位间摆放一盒纸巾。将湿毛巾放在小碟子中，并放置在会议桌上。 4、布置主席台：会议桌上摆上桌签、配置话筒，背景天幕用深红色的幕布，将会议的中英文会标“”挂在天幕上。 5、配齐投影仪、麦克风，会前调试完好。会议安排： 时间：9月10日下午14：3017：30 地点：广州金钧公司会议室 内容：关于广州钢铁企业集团金钧国际贸易有限公司与新加坡国浩房地产开发有限公司就双方合作事宜的工作洽谈，促进双方进一步发展 主题：准确定位，综合分析未来房地产事业的发展趋势与进出口合作事宜。 主持人：广州钢铁企业集团金钧国际贸易有限公司总裁王浩宇 参会人员：卫非、秦秀颜、李青、叶孤鸿、顾佳、欧阳毅 赵建中 周洁 备注：会议期间另安排会议茶歇，由秘书周洁负责，18：00-19：00晚宴 兴盛大酒店。附会议室图片仅供参考7.签约一、签约时间：9月11日7：308：30 二、签约地点：广州钢铁企业集团金钧国际贸易有限公司会议室 三、参会人员：卫非、秦秀颜、李青、叶孤鸿、顾佳、欧阳毅 赵建中 周洁、苏 绮、白琳 四 、会议签约事宜 1、主持人宣布签约仪式开始，介绍主要来宾和领导 2、广州钢铁企业集团金钧国际贸易有限公司赵建忠总经理介绍签约项目情况 3、由广东钢铁企业集团金钧国际贸易有限公司总裁王浩宇与新加坡国浩公司总裁卫非进行签约 4、签约仪式结束后，各参会人员举杯庆贺 5、王浩宇总裁致辞 6、国浩公司总裁致辞 7、主持人宣布签约仪式结束，参会人员退场 五 、签约仪式筹备工作 签约会场布置由公司服务部负责 购置盆栽，花篮，布标，桌签，香槟及酒杯，矿泉水，果篮，铁观音，心心相印纸巾，红南京香烟，小碟子，毛巾，一次性纸杯，签约所用的资料等，并在会场门口安排迎宾小姐进行引导。六、 签约会结束后，秘书应及时进行会务工作总结。会议总结的内容有：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题、参加会议的上级领导、会议的主持者、领导报告或讲话的要点、对会议的基本评价、会议的决议情况及今后的工作任务布置。会议总结的工作程序为：对会议征询意见，拟就工作总结稿向领导报告会议结论总结定稿印发归档组织全体工作人员进行工作总结。8.旅游及欢送安排9月11号8：3011：30 浏览广州塔 12: 0013：00在广州塔品味风味小吃。13：0016：00 由总裁总经理陪同外国客户打高尔夫，在广州高尔夫球场。全程由我公司这些人员陪同：王浩宇 欧阳毅 赵建中 周洁 杭帆 苏绮 白琳 18：00-20：30 欢送晚会 由公司公关部组织，公司重要领导人都到场。送机：按照接客户来时标准，由公司总经理以及浩宇 欧阳毅 赵建中 周洁 杭帆 苏绮 白琳送宾客，主动帮客户拿行李以及贴红幅欢送。献上了我们特意为客户准备的礼品。我们知道新加坡送礼时,是送成双成对的礼物,礼品包装纸的颜色也有讲究,黑白色代表丧事,绿色为不祥,也不宜用红色包装纸,最好用花色纸包装礼品。9.总结本次接待让我受益匪浅，接待是很考验人为人处事能力，必须细心的做好迎送工作的每一个小细节。从来访人基本情况，对方公司详细信息，接待小组安排和日程表，以及迎宾注意的问题然后接机和上车礼仪。如何安排好就餐准备和接待开销经费核算，这是值得注意的问题。带客户考察公司如何展现企业形象和企业能力至关重要，安排会议怎样排位置和签约时候该注意哪些问题值得思考。带客户旅游应该考虑客户的兴趣爱好以及当地的风土人情，欢送仪式是能够给客户留下好的印象的一方面，必须得做好。接待工作是一项综合性很强，面广量大的工作，它是宣传企业，展示企业形象的对外窗口，是企业长远发展，加强对外合作交流的纽带。因此，新时期，要提高对接待工作重要性的再认识，要从自身素质抓起，不断优化和完善整体接待服务功能，创造性地开展工作，让接待出效益；要通过认真组织，精心安排，努力提高接待质量，充分发挥在对外交往联络中的窗口、桥梁、纽带作用。有些企业把接待工作单纯视为一般的后勤工作，认为接待工作就是平时的“迎来送往”，安排好食、住、行，就够了，其实不然。新形势下，接待工作的内涵更加丰富，外延也不断拓展，服务对象、工作范围、接待队伍不断壮大，已不再是单纯的食、住、行问题，它已发展成为涵盖政治、经济、文化等诸多领域，拓展到社会各个阶层，需要许多相关部门共同参与来完成的一项工作。对接待工作的内涵认识不能再仅仅局限于为领导服务，而是要从全局的角度思考问题，力求成为重要接待的策划者、组织者、保障者、服务者，确保各类接待工作的顺利开展。