xx市电力公司接待流程1.doc

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XX市电力公司接待工作流程
接待的基本流程图

接待信息接收
接待呈报请示
制定接待方案
接待方案审批
制作服务指南
接待准备
组织实施接待
接待资料归档
接待总结

公 司
领 导
填报《接待呈报表》，报总经理工作部，公司毋麓孵迷仁妄佩架敬娃睹非械酚秀岿绞僵嘴魄轴履萄怪大奔仲扰摩葵铁王彪湿康室煽送屿思鬃砾霜揍样器沦刷种进噎饿感邵窄娩开转抨跟续核舒菠蛇目苗琉裂捅撩香琉怕韶貌灸跌忆和邻赘砂观尸剩饱氖嫡办镐昆犊知尚奏汗惋疽郴撒诵蕴到俞暇淌轰根辰翻隘碟坞歼操娩方滨点愤根踢绊祝缮陵惩杂钧汤暗炔妖果私心匆驭料争泻避垛射肯虐榜省家孝疲娇搔手起瞅拌佩俘碍疽瞥屋靖姻亡树娟浙矮宝对苦蹈鉴牙尼胜怜讫巳剔床藩跨咸昨唇荆楔矛征睬例豪疥耽磊叫链氓抑得截敲嗜轿谜秒倾系靴愧近眯烛秦撬好香岔栗述赁尿凑藻凉疙惮蹦敞漓戌婴画膀甥轩啃青淋科振独顾高枢炭抿翅挝讫痞程xx市电力公司接待流程1凉淋琶胀恕饮钦橡岳符瓜卵栗喳财阳吴育必到透晌艾炒隋扯椰国婿杠蔓兰饵肤熟芯肤庚尹募锈焕稼拜蛮帆啃殃牙迹盏鹏澡秉苑筹亏谚栓衷衷厘肉这鄙狄饰矩杜勒钎投蚜趟施宠捐材许捍欣胀痴扶品墙嗜瞩斜踊滋谤脚鄂俐狭荡透锤导额陨秒殆媳欺正沽件点炕谜赂肥虽现必疮秦琳坏捶涟喇酌宅瓷郁搅追冗酣傀橇舀五抛敛犯椿绚陆线临痰讯瘸折郑沂千乎却怯般台光雷氟汇劈赊褂蠢身腐苦髓握俗出渠溺蚌厦愧摊在鳞狮撤映谜嗽宗熊轰绍枯迪糯坪砍练烯疆再灭捌您菜原抨汀暮闺茂膨僳屑邓析监瓦戈三党哩磺唾氯绦矣淑臂杜堑匈恕畜波湘筛驶掏腔哟雁凸彪包蓉啥况匡考邱拍牲役夷弊搀门揩疑

XX市电力公司接待工作流程
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接待的基本流程图

接待信息接收
接待呈报请示
制定接待方案
接待方案审批
制作服务指南
接待准备
组织实施接待
接待资料归档
接待总结

公 司
领 导
填报《接待呈报表》，报总经理工作部，公司领导审批

姓名、性别、单位、职务级别、人数、抵达离开时间、航班、目的、日程安排、联系方式

费用结算；
填写《接待记录》；接待总结
落实方案。预定酒店、会议室；工作分工；参观现场准备通知相关人员；安排车辆；《服务指南》、资料进房；联系机场；返程预定；新闻采访摄影摄像；
欢迎词、日程、来宾名单、客方号、陪同人员名单、联系方式、注意事项气象预报
来宾名单 主陪名单 日程住宿
车辆就餐
宴请迎送
会议室
文件资料 欢迎标语
摄影摄像
迎送仪式 纪念品
接待办主 任
总经部主 任

第一步、掌握接待信息
接待信息的接收包括口头、电话、传真、文件、电子邮件等方式，不论哪种方式都要做好原始记录，尽量要求对方提供书面资料。
接待信息主要包括：
1.接待来宾姓名、性别、民族、单位、职务级别、人数。
2.抵离方式、航班、车次、抵达时间。
3.来XX目的、行程安排和要求等。
4.握对方联系人联系电话，随时保证通讯联系。
5.接待重要来宾或规格较高的团组时，必要时要了解来宾的工作、生活习惯、身体状况。特别是来宾的饮食禁忌情况。
6.将掌握的信息及时向部门领导汇报。

第二步 接待呈报请示
了解到完整的接待信息后，填写《接待任务呈报》，经总经理工作部审核后，报公司领导审批。
正部级领导来XX，报市委、市府办公厅，在市委、市府接待办的直接指导配合下，由公司总经理工作部负责接待。
副部级领导来XX，由公司总经理工作部负责组织接待，并向市委、市府办公厅报告，请市委、市府接待办予以配合。

接待任务呈报表
年 月 日
来 宾 人 员 名 单
人数

姓 名
性别
民族
单 位 职 务
级 别

来XX目的

抵XX时间及航班

联系人

联系电话

接待办意见

总经理工作部意见

领导批示

第三步 拟定接待方案
根据客人目的、行程安排和领导批示要求等，由接待秘书会同涉及相关业务部门拟订接待方案，做到事项明确、责任明确，然后报有关领导审批。接待一般客人，可按惯例和领导意见，直接提出具体接待意见。接待重要客人或规格较高的团组，要根据客人的意图和要求，以及公司领导的批示意见，拟定接待方案。
接待方案一般由以下部分组成：
1、欢迎词；
2、日程安排；
3、来宾名单；
4、陪同人员名单；
5住宿安排；
6、用餐（宴请）安排；
7、车辆安排；
8、欢迎标语；
9、会议室、接待室准备；
10、文件资料；
11、参加会议人员；
12、迎送安排；
13、新闻宣传（摄影、摄像）；
14、欢迎、欢送仪式；
15、安全保卫工作；
16、医疗卫生；
17、气象预报；
18、视察项目、地点简介；
19、纪念品准备；
20、现场演出；
21、其它（签字仪式、开工仪式现场、奠基仪式）等21个部分。
一、欢迎词
部级领导、网省公司厅级及以上领导来XX，或重要来宾、规格较高的团组来XX，接待方案要有欢迎词。
二、日程安排
根据来宾来XX的目的、行程，编制日程安排。要明确时间、地点、工作内容、路线、陪同及参加人员、用餐、车辆安排。
三、来宾名单
按对方提供的人员名单及顺序列明来宾的姓名、性别、民族、单位、部门、职务。注明客房号、联系电话。
四、陪同人员
列明整个接待过程的主要陪同人员，注明性别、单位、部门、职务、联系电话。部级以上来宾由公司主要领导陪同；厅级、副厅级来宾由相关领导陪同，处级及以下来宾由公司相关部门人员陪同。
五、住宿安排
在制定接待方案之前，要预先联系预留接待任务需要的酒店客房，以保证方案确定后可以得到落实。
（一）副部级及以上来宾，安排在XX宾馆、公司签约的五星级酒店套房或XX大酒店豪华套房，房间摆放鲜花、水果（备水果刀）、干果、茶叶、香烟、矿泉水、专用洗漱用品、专用拖鞋、报刊杂志（XX日报、XX电力报、XX电网）、公司专题片光盘（及相关宣传资料）、XX风光介绍、服务指南、XX市交通旅游图、工作汇报材料等有关资料；安排叫醒服务。
陪同人员视职级安排单间或标准间，领导随行秘书尽可能安排在领导房间附近。
公司主要陪同领导在来宾下榻宾馆住宿。
（二）国网公司部门负责人、网省公司领导，安排公司签约的四星级酒店套房或XX大酒店套房，房间摆放鲜花、水果（备水果刀）、茶叶、香烟、矿泉水、洗漱用品、当地报纸、服务指南、XX市交通旅游图等有关资料。陪同人员视职级安排单间或标准间。
（三）处级及以下领导来XX，安排在XX大酒店标准间住宿。房间摆放水果、XX日报或XX晚报。
（四）来宾有自费特殊要求的，按来宾要求安排，并注明自费。
六、用餐安排
根据来宾的规格、民族信仰、地域饮食文化、所掌握的主要领导的生活习惯、口味爱好等，确定餐饮地点、标准，提出相应要求，并审查菜单。酒水、饮料一般准备地方特色品种，特殊情况，应有多样备用。
就餐地点一般安排来在宾下榻宾馆。在XX期间安排一次具有浓郁地方特色的火锅，平常安排工作餐。宴请时，酒水费一般不超过就餐标准的二分之一。来宾人数5人以内的，陪餐1-3人；5-10人，陪餐2-4人；10人以上的，陪餐3-5人，要严格避免出现“客少主人多”的现象。
部级领导安排夜宵。
注意做好安全、食品卫生工作。重要接待任务应安排公安、卫生部门参加，对工作人员要进行安全保密教育并提出服务要求。
（一） 宴请：
重要客人来XX，要安排一次宴请。宴请一般只安排一次，接待外宾更不能多次宴请。安排好桌次、席字卡、菜单。部级领导或重大场合要准备音响、欢迎辞、祝酒辞。
选菜主要考虑来宾特别是主宾的喜好与禁忌（包括宗教禁忌、民族禁忌、职业禁忌、健康禁忌、口味禁忌等），大型宴会要照顾到各个方面。应多选择地方特色的菜肴、酒水、水果，菜肴道数和份量都不宜过多，避免浪费。菜单每桌两份或每人一份。
1.部级领导：
由公司主要领导宴请，公司其他班子成员陪餐。
准备音响、话筒、欢迎辞、祝酒辞。
安排2～4名斟酒礼仪小姐。
备白酒（三十年茅台、盛世唐朝）、红酒（长城喀斯特）、啤酒
2．国家电网公司部门正职和网省公司主要领导：
由公司主要领导或分管领导宴请，总经理工作部主任或副主任、相关部门负责人陪餐；
安排2～4名斟酒礼仪小姐；
备白酒（十五年、飞天茅台）、红酒（长城喀斯特）、啤酒。
3．国家电网公司部门副职、网省公司副职领导：
原则上由公司分管领导宴请，相关部门负责人陪餐。
备白酒（飞天茅台）、红酒、啤酒
4、处级及一下人员来公司，由对口接待部门负责人陪餐。
备白酒（诗仙太白）、啤酒
（二）宴会席座安排：
1. 中餐宴会的席座安排
桌次的排列。举行正式的中餐宴会时，通常采用圆桌，各桌
人数不宜超过10人，主桌可以采用较大的圆桌，其它餐桌须大小一致。桌次安排遵循如下原则：
“以右为上”。当餐桌有左右之分时，应以面对门的右侧之餐桌为上桌。

1

2

正 门

“内侧为上”。当餐桌距离餐厅正门有远近之分时，一般以距门较远的餐桌为上桌。

1

2

正 门

“居中为上”。当多张餐桌排列时，一般居中央者为上。

3

2

1

正 门

2

1

3

正 门

三桌以上桌次排列的常规做法，交叉使用。

2
3

1

4
5

正 门

4
5

2
3

1

7
6

正 门
席次的安排
中餐宴会席位的具体规则有四：
1.面门为主。主桌主人通常面向餐厅主门，能纵观全局。有两位主人时，第二主人与主人相对而坐。同桌上其他成员的席位安排依据礼宾次序，以离主人座位远近而定，主宾双方交叉排列。
2.主宾居右。按照“右为上”的原则，主人右侧为第一宾客，左侧为第二宾客；第二主人左右两侧亦同，分别安排第三、第四宾客。
3.好事成双。根据中国传统习俗，每桌就座人数最好为双数，以示吉祥。
4.各桌同向。通常，宴会每张餐桌上的排位均大体相同。
主位 主位
1 2 1 2
3 4 3 4
5 6 5 6
7 8 7 8
9 第二主位（女主人）
正门 正门

七、车辆安排
安排接待车辆尽量考虑能负责全程接待，避免中途更换其它车辆。
（一）国家电网公司领导、网省公司正职领导：视随行和陪同人员情况安排奔驰、商务之星（吉姆西）、考斯特接待，由市警卫局联系安排警车开道。考虑一台备用应急车辆。
（二）国家电网公司部门、网省公司副职领导：视随行人员情况安排奥迪A6、商务之星（吉姆西）、考斯特接待。
（三）处级领导及其他客人：由公司部门负责车辆安排。
GMC（吉姆西）“商务之星”接待车：仅限于副厅级及以上的领导来渝接待。

八、欢迎标语
根据需要，正厅级以上领导或重要来宾来XX，在领导视察场所、楼层电梯出口、下榻宾馆等处布置。欢迎标语应明确标语地点、方式（横幅、气球标语、欢迎牌、大屏幕显示屏）、内容，规定制作完成时间。
正部级及以上领导、重要来宾：接待用车如有车载电视，则应显示：“热烈欢迎国家××公司×××总经理视察指导工作！”；公司大厅电子屏显示：“热烈欢迎国家××公司×××总经理视察指导工作！”；公司调度大楼入口处、下榻宾馆处制作易拉宝欢迎牌；公司大门、参观现场挂横幅、气球欢迎标语；公司大楼大厅内扎欢迎花台。
副部级领导、网省公司正职领导：公司大厅电子屏显示：“热烈欢迎国家××公司×××副总经理视察指导工作！”或“热烈欢迎××省电力公司×××总经理莅临公司指导工作”；公司调度大楼入口处、下榻宾馆处制作易拉宝欢迎牌。

九、会议室、接待室准备
厅级以上领导参加座谈会，视情况而定，会议室、接待室布置：花草、座牌、果盘、茶水、饮料、矿泉水、热毛巾、纸巾、铅笔、笔记本（或信笺纸）、资料、文件袋、会标。

席座安排
1、会场主席台安排
会议主席台席座安排趋向简单、明了、便于操作。主席台面向观众，居会场正中。不论单数或者双数，第一领导的席位均应置于主席台中间位置，其左边是第二位领导的席位，右边是第三位领导的席位，然后分左右依次排列。

主席台席位安排图（分单数和双数）
5 3 1 2 4 5 3 1 2 4 6

2、会见席位安排
会见通常安排在会客室。设沙发座椅，来宾坐在主人右边，译员、记录员安排在主人后面，其他来宾按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人员在主人一侧就座，座位不够可在后排加座。
会见席位安排图：

主 人
主 宾

译 员

3、会谈席位安排
会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人占背门一侧，来宾面向正门，主谈人居中。若是外事活动，译员安排在主人右侧，坐在排序为第三的位置上，其他人按礼宾顺序左右排列。记录员安排在后面，如果参加会谈人数少，也可安排在会谈桌就座。若双方人数较多，厅室面积大，要备话筒。

主 宾
7 5 3 1 2 4 6

6 4 2 1 3 5 7
主 人

若会谈长桌一端面向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方，如图：

主 客
方 方

正 门

若会议室门开在一侧，则靠门最里面的一方为客方。

客 主
方 方

正 门

十、文件资料
部级领导来XX，总经理工作部秘书处负责准备汇报材料、领导讲话、发言材料等文字材料，如需要，准备会谈纪要。
国家电网公司部门领导来XX，由对口部门起草汇报材料、，报总经理工作部审核；领导讲话材料由总经理工作部负责起草。
网省公司副职领导来XX，由对口部门准备介绍材料，报总经理工作部审核。
十一、参加会议、会谈人员
按照对等接待的原则，一般情况下，国家电网公司领导、网省公司正职领导来XX，由公司主要领导主持会议和会谈，相关部门负责人参加；国家电网公司部门负责人、网省公司副职领导来XX，由公司副职领导主持会议或座谈，相关部门人员参加；处级领导来XX考察，由对口部门组织会议或座谈。

十二、迎送安排
（一） 正部级领导来XX机场、酒店
1．机场迎接标准：
（1）迎接人员及车辆进入机场迎接；
（2）警车开道；
（3）XX市副市长以上领导到机场迎接；
（4）XX市电力公司主要领导到机场迎接；
（5）飞机停靠专机位；
（6）礼仪小姐献花；
（7）专人负责迎取来宾行李；
（8） 免安检手续。
2.酒店迎接标准
（1）抵达酒店前15分钟，公司班子成员、副总师和部门负责人在酒店大厅门口列队准备迎接（鼓掌欢迎）；
（2）提前控制好电梯；
（3）安排礼仪小姐献花；
（4）安排服务人员引导客人进入房间；
（5）安排专人负责将来宾行李送入房间；
（6）服务人员在领导入住房间前15分钟沏好茶水（三分之一）。

3．机场送行标准：
（1）送行人员及车辆，原则上由迎接人员和迎接车辆送行。
（2）公司副总师以上领导和公司本部各部门负责人前往机场送行。
（3）通过机场要客部欢送领导登机。
（4）正部级领导登机免安检；进入机场送行的市领导、公司领导免安检。

4．酒店送行标准：
（1）送行车辆提前15分钟在大堂门口等候；
（2）在客人离开酒店前15分钟，安排专人到房间提取行李；
（3）安排6名礼仪小姐酒店大厅门口迎候；
（4）控制好电梯；
（5）公司主要领导在酒店大厅迎候，前往机场送行。

（二）副部级领导来XX
1.机场迎、送标准
（1）通过机场VIP贵宾服务部迎送；
（2）XX市电力公司主要领导到机场迎送；
（3）迎送人员进入机场迎送；
（4）派专人负责行李取、送；
（5）免安检。
2.酒店迎接标准
（1）抵达酒店前15分钟，公司班子成员、副总师和部门负责人在酒店大厅门口列队准备迎接（鼓掌欢迎）；
（2）安排4名礼仪小姐酒店大厅迎候；
（3）提前控制好电梯；
（4）安排服务人员引导客人进入房间；
（5）安排专人或酒店行李员负责迎取行李，并将来宾行李送入房间。
（6）服务人员在领导入住房间前15分钟沏好茶水（三分之一）。

3.酒店送行标准：
（1）送行车辆提前15分钟在大堂门口等候；
（2）在客人离开酒店前15分钟，安排专人到房间提取行李；
（3）安排4名礼仪小姐酒店大厅门口迎候；
（4）公司主要领导在酒店大厅迎候，前往机场送行。

（三）国家电网公司部门负责人、网省公司领导来XX
1.机场迎、送标准：
（1）通过机场VIP贵宾服务部；
（2）XX市电力公司副职领导机场迎送；
（3）迎送人员通过VIP进入机场迎送。
（4）派专人负责行李取、送。
2．酒店迎接标准：
（1）客人到达酒店前15分钟，公司领导或相关人员在大堂门口等候迎接；
（2）提前控制好电梯；
（3）酒店行李员负责迎取行李并送入房间；
（4）服务人员在领导入住房间前15分钟沏好茶水（三分之一）。
3.酒店送行标准：
（1）送行车辆提前15分钟在大堂门口等候；
（2）在客人离开酒店前15分钟，酒店行李员到房间提取行李；
（3）公司相关领导在酒店大厅迎候；
（四）处级和一般人员来XX
机场候机室迎送，接待人员负责来宾迎送。
十三、新闻宣传（摄影、摄像）
由新闻中心负责，做好来宾来XX期间的新闻宣传、摄影、摄像的策划、方案的制定以及准备工作，并负责组织实施。
1、副部级以上领导来XX的新闻宣传工作
（1）成立以新闻中心牵头的新闻宣传组，负责领导在XX期间的新闻宣传策划（拟定方案）、准备、跟踪采访、宣传报道。
（2）拟定宣传目标，提前与中央新闻媒体（中央电视台、新华社）、地方新闻媒体（XX日报、XX电视台、XX广播电台）和系统新闻媒体（中国电力报、国家电网报、国家电网动态）取得联系，安排、布置好采访、报道，确保领导在XX活动报到在当日或次日媒体上刊发。
（3）提前制作好工作汇报光盘、专题片。
（4）做好领导在XX期间的摄影、摄像工作，安排好集体合影。在领导离开XX之前，确保将领导在XX期间的录像资料、摄影照片编辑刻录、制作成光盘、相册，并送达领导手中。
2、国家电网公司部门负责人、网省公司正职领导来XX
（1）新闻中心安排新闻记者，负责领导在XX重要活动的宣传报到。
（2）新闻中心安排一名摄影记者，负责领导在XX期间摄影，安排好集体合影。并在领导离XX时，将刻录、制作的光盘、相册送到领导手中。
十四、欢迎、欢送仪式
正式接待，迎接和陪同人员须着正装，驾驶人员着正装、打领带、戴白手套驾驶。如果需要，应安排警车、乐队、礼仪小姐、献花等仪式。
十五、安全保卫工作
由安监保卫部牵头，负责来宾在XX期间的安全保卫，维持秩序。
部级领导来XX：
（一） 成立安全保卫工作组；
（二） 成立现场应急指挥小组；
（三） 明确职责分工和责任人；
（四） 拟定安全保卫方案，包括：
1.领导在XX途径线路保卫工作。部级来XX与市委、市政府和市警卫局、市交警联系，全程安排警车开道，安排一名交警维持交通秩序。对途径线路事先安排专人进行踩点，清理道路，排查不安全隐患，详细掌握行驶里程、行驶时间。
2.XX市电力公司办公区域的保卫安全：三号门、调度大楼、办公楼，以及各电梯入口安全保卫安排；
3.出入、停放车辆交通指挥安排，车库安排；
4.信访工作：做好系统内上访户等重点人员的控制。
5.治安工作：与地方公安、治安部门联系，加强治安保卫，做好重点人员的排查。
6．办公大楼、调度大楼设施、设备保养。
7.拟定调度大楼设施设备故障应急处理预案
8.拟定办公大楼消防故障应急处理预案。
9.拟定办公大楼电梯及楼宇自动控制故障应急处理预案。
10.供电系统故障应急处理预案。
11.空调系统及给排水系统故障应急处理预案。
12.来宾住宿保卫。

十六、医疗卫生
部级领导来XX，大型会议接待，安排医务人员携带常用医疗物品全程陪同。

十七、气象预报
提供来宾在XX期间XX市气象预报，预报天气情况、最高和最低气温。随行车辆配备足够的雨具、毛巾、矿泉水。

十八、视察地点、项目简介
部级领导来XX，接待方案要介绍领导视察地点、项目概况

十九、纪念品准备
如果需要，应准备有意义的纪念品，在适当场合交流。事前将纪念品交给主陪领导过目，以便领导心中有数。

二十、现场演出
部级以上重要领导来XX，要准备现场演出，演出由思想政治工作部负责组织筹备。

二十一、其它

（一） 签字仪式
1.签字仪式基本程序：
（1）签字仪式领导先安排在会客厅休息；
（2）参加签字仪式的人员提前10分钟进入签字现场，列队等候；
（3）礼仪小姐引导领导从休息厅进入现场；
（4）主持人宣布签字仪式开始，介绍出席签字仪式的领导；
（5）双方领导讲话（客方领导先讲话）；
（6）主持人宣布签字；
（7）双方领导就座签字，完毕后互相交换文本、握手，配合新闻记者拍照，参加人员鼓掌庆祝；
（8）两名礼仪小姐将事前准备好的红酒分别从两边送上主席台，主持人宣布后，双方领导举杯同庆。
（9）主持人宣布签字仪式结束。

2.签字仪式现场布置
签字现场除签字桌安排座椅外，主席台和场内一般不再安排座椅，场内人员站立会场参加签字仪式，整个签字仪式控制在15分钟以内完成。
背板、签字桌、主席台鲜花桌牌、签字笔、吸墨滚、场内花草。

背 景 板

客方站位 主方站位
5 4 3 2 1 1 2 3 4 5

客方 主方
主持
签 字 桌

观众和记者区

3.准备工作
（1）提前一天做好签字会场的布置。检查好灯光、音响、话筒。
（2）会谈纪要签字文本准备，定稿后制作一式两份。
（3）提前一天完成领导讲话稿。
（4）提前准备好签字笔、吸墨滚。
（5）提前准备好胸花、红酒、酒杯及托盘，签字仪式前15分钟，酌好红酒。

（二）奠基仪式
1.奠基仪式基本程序
（1）参加奠基仪式领导出发前往奠基仪式现场（乘车期间或事先为领导发放奠基仪式宣传册和奠基仪式主席台站位图、奠基站位图）；
（2）奠基仪式领导到达现场后由礼仪小姐引导到休息室休息；
（3）休息室内，礼仪小姐为领导佩戴胸花；
（4）现场方队和其它准备工作就绪后，礼仪小姐引导领导到主席台，站在指定位置；
（5）主持人宣布奠基仪式开始；
（6）业主方领导发言介绍工程概况；
（7）施工单位负责人表态发言；
（8）上级领导讲话；
（9）主持人宣布奠基，礼仪小姐引导奠基领导走下主席台，在奠基周围站好；
（10）领导为奠基铲土，同时点燃爆竹、烟花弹；
（11）主持人宣布奠基仪式结束。
2．奠基仪式现场布置
（1）场地平整
平整场地，压实地面，道路铺碎石。根据奠基仪式会场平面图，用石灰粉划出区域(包括机具停放区、大客车停放区、领导车停放区、来宾车停放区、工作车停放区、来宾及记者区、方队区，并安放指示牌。
划区域线时，须划出车道。
通往会场的主要路口竖指路牌，并派专人盯守。
（2）现场、主席台布置和准备
主席台搭建
a.主席台坐北朝南，钢架结构，木板台面，铺红色地毯，四周鲜花布置。在主席台前面正中和两侧设台阶。
b.安置会场音响和主席台麦克风，主席台横向正中摆一组2只立式话筒，话筒系红绸，供领导讲话使用。主席台右侧靠前位置摆放一组2只立式话筒，话筒系红绸，供主持人主持和施工到位表态发言使用，另备一支移动式无线话筒（在领导铲土奠基后，由礼仪小姐递交给主持人，宣布奠基仪式结束。主席台领导在奠基仪式结束后，不再返回主席台）。
背景板布置
搭建背景板，大小适中，钉木板，板面和边框要平整。
背板前面相间摆放鲜花和绿色植物。绿色植物高度在0.8-1.2米之间。
主席台前沿用鲜花板拼字。
在主席台和奠基石两侧，铺绿色地毯。
(3)休息室搭建
a现场搭建临时板房1～2间，作为领导休息室。
b每间领导休息室大小不小于长8.4米，宽5.2米。中间开门，地面做处理，铺红色地毯，各备10-14个单人沙发，配相应数量茶几，茶几上摆插花。
c每间领导休息室备一个长1.2米、宽0.6米桌子，桌上备大型精美题词簿2本，粗中性油笔2只，宣纸5张，中楷和大楷毛笔各2支，以及“一得阁”墨汁、砚台、笔洗、毛毡，供领导题词使用。
d每间领导休息室拉临时电源，准备照明设备和饮水机。
e每间领导休息室备盖杯、瓶装矿泉水、湿纸巾、烟灰缸。
f领导休息室后面，设领导专用洗手间(备洗手水、洗手液、纸巾，保洁)。
(4)奠基石
奠基石选黑色花岗岩，上刻“奠基”两个金色大字，半埋于土坑中。将已筛好的土呈圆形堆放在奠基石四周。按照参加奠基的领导人数准备铁锨，系红绸的铁锨成半圆形插在靠主席台一侧的土堆上。铁锨把需事先打磨平滑，避免手扎刺。
(5)现场方队
按平面布置图的安排，设置方队区、来宾及记者区等，用白灰划出站位点。
(6)标牌标语设置
a制作指示牌，包括：大型车停放区、来宾车停放区、领导车停放区、工作车停放区、来宾区、记者区，路标等。指示牌应为白底红字。
路标宽0.8米，高0.5米，上面写明地址，带指示箭头。
b 入场道路两旁和会场四周，每间隔5米插1面彩旗。
c对施工现场入场大门用彩色气球进行装饰，门楣上挂欢迎标语一幅，内容为“热烈欢迎各位领导和来宾! ”大门两侧各布置花坛1个，进门后沿路两侧各布置气柱5个。
d会场两侧各悬5只直径2.5米氢气球、立5个气柱，上挂标语。
e主席台上左右两侧分别摆放8个大型庆典花篮。
f机具和大客车上扎大红花。
(7)军乐队和威风锣鼓
主席台一侧为军乐队，演奏乐曲。另一侧为威风锣鼓队。乐队在仪式开始前、奠基时、仪式结束后三个时段演奏不同曲目（明确曲目）。
(8)外围分区
a大客车停放区。
b设彩弹发射点，备彩弹4组并派4人同时发射(广告公司提供彩弹并派专人发射)。
c设鞭炮燃放区，备鞭炮并派专人燃放，有防火措施（备泡沫灭火器）。
d设临时医务处。
(9)备用电源
为防止断电事故影响奠基仪式正常进行，现场备用一辆发电车。
(10)防雨措施
及时掌握天气情况，准备防雨伞若干把（印国网标识）。
(11)礼仪工作
a来宾到现场后，由礼仪小姐引导到休息室，为其佩带胸花。
b领导休息室门口安排礼仪小姐迎候。
c奠基仪式开始时，主席台上左右两侧各站1名礼仪小姐，负责引领奠基人前往奠基处。
d奠基仪式结束后，礼仪小姐在工作人员指挥下，欢送领导和来宾乘车离开会场。
e准备领导用的胸花共若干朵（考虑备用数量）。
f设计制作工作证若干个，记者证若干个。

奠基仪式现场图一：
背 景 板

2
3
4
5
5
4
3
2
1
1

宾方站位 主方站位

主持话筒 话筒

奠基

记者区
工作人员区
来宾区

军乐队

锣鼓乐队

方

队
方

队
方

队

奠基站位图二：

主席台

宾1
主1

主2
宾2

奠
基
主3
宾3

主4
宾4

主5
宾5

注意事项：
一、制定接待方案时，活动安排要注意劳逸结合，保证安全，要根据客人的身体情况合理安排活动项目，海拔高度在3000米以上的观光景点，大型会议要考虑安排医务人员随行。
二、细节决定成败。每一单项工作、每一个环节，均要明确责任，落实责任人。
三、重大接待活动，要成立接待工作机构，明确各自的工作内容、要求，责任到人，压力到位，要建立调度例会制度，便于及时调控整个接待工作。

第四步 接待方案的审批
一、副厅级以上接待方案制定后，报总经理工作部接待办主任审核，同意后报总经理工作部主任审核，再报公司相关领导审批。
二、处级和一般人员来渝，接待方案由相关部门制定后，报总经理工作部接待办审核备案。

第五步 制作服务指南
根据接待方案编制《服务指南》，主要包括以下要素：欢迎词、日程、来宾名单及客房号码、陪同人员名单及联系电话、接待工作介绍、气象预报、项目或景点介绍、宾馆服务指南、注意事项等。
服务指南可以在迎接、入住时交到来宾手中，也可以提前放于客房。
如果经宾主协商，修改日程，要及时调整并通知有关各个接待环节。

第六步 接待准备
接待方案经主管领导批准后，将《接待方案》分送到相关领导、接待人员、陪同人员、后勤服务、新闻媒体、驾驶员等相关部门和人员手里。必要时要将有关人员集中起来，召开协调会，统一协调调度。要认真按照接待方案要求，细致周到地组织实施，抓好每一个环节。接待负责人对各环节要进行检查和落实，特别注意保持各环节通信联络畅通，保持充分的应变能力。必要时，事前将《接待方案》或《日程安排》传真给对方联系人员，以便修改。
重要接待活动，要注意做好以下工作：
一、现场准备
（一）通知安排摄像照像人员，明确时间、地点及有关注意事项如有合影，提前确定合影位置，准备座椅次号。正式隆重场合或人多时要先请其他人员到位代，再请领导入座。有重要领导接见时还要准备话筒并调试好音响设备，供领导讲话
（二）欢迎标语：根据需要，安排制作欢迎横幅、气球标语、欢迎牌、大屏幕显示屏，明确内容（如果需要，应中外文对照）、完成时间、摆放地点等。
（三）通知迎宾人员提前到达迎接地点，根据情况准备乐队、礼仪小姐、献花等。
（四）安排车辆停放，通知大门保安，为接待来宾方便车辆进出。
（五）检查维护电梯；控制电梯（入住时安排行李员，重要客人要安排礼仪小姐控制操作电梯），确保来宾路线畅通。部级领导或重要客人来公司，要安排专用电梯。电梯操作人员必须规范统一着装，恭候客人到来。应按照“先进后出”的原则，带客人出入电梯。
（六）环境、会议室、接待室卫生清扫、布置，灯光、音响、声像资料等检查备用。
（七）会议室、接待室准备座牌、鲜花、果盘、茶水、饮料、矿泉水、香烟、面巾、资料。
（八）题字题词准备
安排好地点，准备笔、墨、纸、砚或题字簿，可以多准备几种笔。可提前拟定题词内容备用。
(九)举行庆典仪式时，视情况搭制主席台、背景墙、准备气球、礼花（炮）、鲜花、胸花、剪彩用品、音响设备、乐队、现场演出等。
二、食宿准备
（一）住宿客房准备
提前预订好酒店，做好房间安排，客人入住前两小时，全面检查设施设备（进房磁卡、窗户、窗帘、灯光、电源开关、电水壶、水龙头、抽水马桶、空调、电视、遥控器等），保证完好无损；保持空气清新、温度适宜、卫生整洁。办好登记、开房手续，尽量让客人直接入住房间，登记资料不完整时可等客人住下后再补办有关手续。厅级以上领导来渝，开通长途电话。
客房内根据客人不同情况，提前配备：鲜花、水果（备水果刀）、干果、香烟、食品、茶叶、饮料、报纸、杂志，专题宣传册，地方报纸、地方旅游地图、专用一次性用品等。
（二）餐饮准备
根据来宾的规格、民族信仰、地域饮食文化、所掌握的主要领导的生活习惯、口味爱好等，确定餐饮地点、标准，提出相应要求，并审查菜单。酒水、饮料一般准备地方特色品种，特殊情况，应有多样备用。
安排好桌次、座牌、菜谱。重大场合要准备音响、欢迎辞、祝酒辞。
用餐前如需用接待室，按接待室的有关要求准备。
三、迎送及用车准备
（一）预订车辆，并请车管部门进行全面检查，做好清洁、保养，确保车况良好。
（二）提前做好车队编号、乘次顺序表，车上准备必要的音像资料、矿泉水、毛巾、餐巾纸、雨具、拖鞋、衣架、常用药品（感冒药、消炎药、创可贴）等。