档案统计在档案管理中的作用.pdf

2 0 2 4年2期 2 9 2 0 2 4年第4 6卷第2期档案统计在档案管理中的作用胡 倩作者简介:胡倩(1 9 8 6-),本科,馆员,研究方向为人事、文书档案管理。(自贡市城市规划设计研究院有限责任公司 四川 自贡6 4 3 0 0 0)摘 要 信息化技术的引入在一定程度上增加了档案管理工作的复杂性,但也丰富了档案管理的内容。为应对这种情况,档案统计逐渐变得重要。通过档案统计,能有效提高档案管理的质量和效率,为领导者和管理人员提供准确的数据支持。无论是简化工作流程还是为决策提供参考,档案统计都是一个强有力的途径,它为档案管理工作提供了可靠的保障。基于此,文中对档案管理中的档案统计展开了深入的分析和探究,以供参考。关键词:档案统计;档案管理;信息化中图分类号 G 2 7 0.7R o l eo fA r c h i v eS t a t i s t i c s i nA r c h i v eM a n a g e m e n tHU Q i a n(Z i g o n gU r b a nP l a n n i n ga n dD e s i g nR e s e a r c hI n s t i t u t eC o.,L t d.,Z i g o n g,S i c h u a n6 4 3 0 0 0,C h i n a)A b s t r a c t T h e i n t r o d u c t i o no f i n f o r m a t i o nt e c h n o l o g yh a s i n c r e a s e dt h ec o m p l e x i t yo fa r c h i v e sm a n a g e m e n t t oac e r t a i ne x t e n t,b u t i th a sa l s oe n r i c h e dt h ec o n t e n to fa r c h i v e sm a n a g e m e n t.T oc o p ew i t ht h i ss i t u a t i o n,a r c h i v e ss t a t i s t i c sh a sb e c o m ea n i m p o r t a n t t o o l.T h r o u g ha r c h i v e ss t a t i s t i c s,t h eq u a l i t ya n de f f i c i e n c yo f a r c h i v e sm a n a g e m e n t c a nb e l i m i t e d,a n da c c u r a t ed a t as u p p o r t c a nb ep r o v i d e d f o r l e a d e r sa n dm a n a g e r s.W h e t h e r i t i s t os i m p l i f y t h ew o r kp r o c e s so r t op r o-v i d er e f e r e n c e f o rd e c i s i o n-m a k i n g,a r c h i v e ss t a t i s t i c s i sap o w e r f u l t o o l,w h i c hp r o v i d e sar e l i a b l eg u a r a n t e e f o ra r c h i v e sm a n a g e m e n t.B a s e do n t h i s,t h i s p a p e r c o n d u c t s a n i n-d e p t ha n a l y s i s a n de x p l o r a t i o no f a r c h i v e s s t a t i s t i c s i na r c h i v e sm a n-a g e m e n t f o r r e f e r e n c e.K e y w o r d s A r c h i v es t a t i s t i c s,A r c h i v e sm a n a g e m e n t,I n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y0 引言档案统计是一项对档案数量和档案管理工作进行分析和总结的工作,旨在为管理人员提供系统化的数据支持,并不断改进和优化档案管理。通过应用相关的统计技术和方法,可以对档案工作进行量化和分析,揭示档案管理的规律和问题所在。档案统计工作的作用是更好地了解档案的数量、种类、存储情况等,以便为档案管理提供准确的数据依据。同时,档案统计还能帮助发现档案管理中存在的问题和不足,如档案丢失、损毁、滞留等,以便及时采取相应措施进行补救和改进。1 档案统计概述档案统计是指通过统计档案工作和档案数量,对工作进行总结并对相关数据进行分析,最终将信息以图形或表格的形式呈现出来。档案统计工作的主要内容和流程包括以下几个方面。(1)了解数据档案的基本情况,包括档案的种类、数量、存储形式、获取途径等。(2)不同类型档案可能具有不同特点和属性,因此需要对其进行分类整理。分类时可以根据档案的主题、时间、地点、机构等因素进行,以便更好地管理和利用这些档案。(3)进行数据收集和整理。通过调查或调阅档案、与相关部门协调等方式,确保数据的准确性和完整性。(4)通过对收集到的数据进行分析,帮助了解档案管理工作的变化过程,为进一步工作提供参考和指导。(5)将统计结果以图形或表格的形式呈现出来,以更好地了解档案管理工作的情况,并及时采取相应的措施来改进和优化工作1。2 档案统计在档案管理中的作用2.1 提升档案管理的有效性引入档案统计制度不仅方便了信息筛选,还完善了整理和编排工作,降低了数据分析的难度。通过统计数据,档案管理人员能更好地了解相关单位信息,为档案管理工作提供有力支持,进而提高工作效率和质量。(1)通过统计档案数据,管理人员能快速获取所需信息,避免繁琐的手工查找过程,提高工作效率。(2)通过统计数据,档案管理人员可以了解档案存储情况、归档时间等重要信息,从而更好地规划和组织档案的布局和分类。这有助于提高档案的3 0 2 0 2 4年2期可访问性和检索效率,使档案管理工作更加规范和系统化。(3)档案统计提供了大量数据资源,通过对这些数据的分析,可以发现档案之间的潜在关联和趋势,为决策提供有力支持2。(4)通过统计数据,可以了解档案的来源、数量、种类等信息,为资源分配和工作计划提供依据。2.2 加深对档案管理工作的认识在档案管理工作中,档案统计的重要性不仅体现在提高工作效率和减少失误上,其还关系到工作人员对档案管理的整体认知和行为动作。(1)档案统计工作可以帮助工作人员深入理解档案的重要性。相关法律法规明确指出,档案是历史信息的重要记录,对于国家建设和社会发展具有重要价值。通过档案统计,工作人员可以了解档案的内容、来源、保存形式等,进而明确档案的历史价值及其对组织运作的重要性。这种认识的提升将促使工作人员更加重视档案管理,并在工作中更加注重细节、保持准确性和完整性。(2)优化档案统计还可以改善工作人员的行为动作。当工作人员意识到档案统计对档案管理的重要性后,他们将更加主动地参与其中,积极配合档案统计工作的开展,并更加注重数据的准确性和完整性,主动提供相关信息,并积极反馈和改进档案统计过程中存在的问题。2.3 促进档案管理的数字化随着信息化时代的到来,数字化技术快速发展,已成为档案管理的重要工具。数字化档案的出现,不仅可以提高档案资源的利用效率和保护水平,还可以实现档案信息的全面共享和利用。档案统计工作是建设数字化档案的重要前提。在数字化档案管理中,档案统计工作具有重要作用。通过档案统计,可以了解档案的种类、数量、存储介质等信息,进而为数字化档案管理建设提供基础数据。这些数据可以帮助管理人员更好地规划数字化档案管理工作的流程和系统架构,并为数字化档案分类、整理和归档提供支撑。同时,数字化档案管理需要完善的信息管理系统的支持,而档案统计得到的数据信息可以有效地存储在档案管理信息系统中。这些数据信息可以为数字化档案资源的管理、整合和分析提供基础数据,促进数字化档案资源的共享和利用。3 档案统计存在的问题3.1 意识欠缺,方式陈旧随着社会经济的快速发展和信息化程度的不断提高,我国档案统计工作也面临着新的挑战和机遇。传统手工记录和纸质档案管理已经无法满足现代化档案的管理要求,需要进行信息化改造和升级。传统手工记录和纸质档案管理存在许多弊端。(1)手工记录容易出现错误,记录不准确,影响数据的真实性和可靠性。(2)纸质档案管理需要大量人力、物力和时间成本,管理效率低下,且容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响3。3.2 资料分类不清晰受多方因素的影响,档案资料在企业经济建设上的应用相对较少,而在学术研究、工作考察上的应用相对较多。首先,工作查考和学术研究对档案资料的需求更为广泛。工作查考需要依据历史数据和经验进行决策和规划,学术研究则需要借助档案资料来进行深入的分析和探索。而企业经济建设更加注重当前的市场环境和经济趋势,对历史档案的需求较少。其次,档案管理混乱也影响了档案资料的利用率。在同一个档案卷中,卷和件保持时间较长,但部分案件可能存在丢失现象。这可能是档案整理和管理不规范导致的。档案管理需要遵循严格的流程和标准,仔细对待档案的收集、整理、分类、存储等各个环节,以确保档案的完整性和可靠性。此外,统计资料保存时间较长也是一个重要因素。统计工作通常需要长期跟踪和比较数据,因此需要保存较长时间的档案资料。然而,由于统计工作的复杂性和数据量过于庞大,使得档案的整理和管理可能会面临一定的困难,导致档案混乱或丢失。3.3 工作人员不固定,专业素质缺失在进行档案统计工作时,需要依赖临时工作人员来完成任务,这种情况可能导致档案统计工作的连续性和系统性受到影响4。临时工作人员可能没有足够的经验,无法深入理解档案管理的重要性和目标,这使得统计工作成了一项例行任务,缺乏对相关数据的深入分析和利用。此外,档案统计工作人员的素质也需要进一步提升。他们可能缺乏对档案统计工作的全面认识,不了解统计工作在档案管理中的价值和作用,这导致部分统计工作仍停留在简单的数字和任务层面,缺乏对数据的仔细分析和挖掘。4 发挥档案统计作用的策略4.1 建立健全的档案统计制度4.1.1 健全单位原始数据记录制度原始数据记录在档案管理和统计工作中具有重要的作用和意义,通过完善原始数据记录制度,可以有效跟踪档案在各个操作流程中的利用情况,并以书面或成表的形式记录下来。这样可以通过提供完善的数据信息,为档案统计工作的高效开展提供保障。(1)能确保档案管理工作的准确性和可靠性。通过详细记录和保存原始数据,可以避免信息丢失或错误,确保档案统计工作的真实性和可信度。(2)有助于分析和评估档案利用情况。通过记录档案利用情况,可以了解哪些档案被频繁使用,哪些档案很少被利用,为优化档案管理和资源配置提供依据。(3)完善数据信息还可以为决策提供支持。通过分析统计数据,可以发现档案管理中存在的问题,为改进工作提供参考和方向。4.1.2 完善档案统计人员分配制度为有效推进档案统计工作,首先需要根据实际需求明确所需的工作人员,并合理分配工作人员。这意味着需要仔细评估各工作的性质、规模和复杂程度。通过精确的人员需求分析,可以避免人员配置不合理、冗余或不匹配的现象5。同时,为优化人员管理,应建立完善的档案统计责任制度和奖惩制度。责任制度可以明确每个工作人员的职责移动信息2 0 2 4年2期 3 1 和任务,并设定相应的绩效指标和考核标准。这有助于增强员工的责任意识,确保他们按照规范和流程有序地完成统计任务。在实施档案统计责任制度和奖惩制度时,需要确保奖惩的公平性、公正性和透明性。评价指标应尽量客观、可衡量,并与工作目标一致。同时,需要注重员工培训和发展,提供必要的支持和资源,帮助员工不断提升自身的能力和水平。对于违反规定的行为或由于个人原因导致单位遭受重大损失的情况,也必须采取适当的惩罚措施。4.1.3 完善档案统计监管制度为确保档案统计工作的质量和效率,需要建立严格的监管制度,如实施实时监督策略,对统计工作的开展情况和人员操作行为进行监测和记录。同时,需要定期进行检查,评估档案统计工作的情况。通过实时监督,能及时发现潜在问题和错误,并采取相应的纠正措施。这有助于防止错误发生和问题扩大,确保统计工作按照规范和要求进行。定期检查可以对单位的档案统计工作进行全面评估,发现存在的不足,提出改进措施,使工作更加高效和有序。4.2 优化档案统计分析工作在档案统计工作中,统计分析环节至关重要,它直接影响着档案管理工作的质量和效果。因此,在开展档案统计工作时,应注重优化分析工作,以充分发挥统计分析的作用。(1)为提高档案分析的真实性,需要明确制定分析方案,并根据分析结果制定有针对性的发展状况图。这有助于档案管理人员及时了解档案管理工作的开展情况,为后续决策提供基础。同时,需要保证分析结果的准确性和可靠性,避免因数据不真实而导致的分析结果失真。(2)为提高档案分析的全面性,需要分析现行档案管理工作存在的不足,并有针对性地改进和完善(包括档案统计数据的收集、整理、分析等,对分析结果的解读、应用等)。只有不断探索新的方法和技术,才能提高档案统计工作的整体质量和效率。在此基础上,还应合理利用统计分析成果,以预测档案管理工作的可行性和相关举措的适用性,制定更加完善的档案管理方案6。4.3 统计台账和统计报表指标项目的对应性和衔接性为进一步发挥档案统计在档案管理中的作用,优化档案统计工作,必须注重统计台账和统计报表指标项目间的对应性和衔接性。这意味着相关单位的档案部门应根据档案报表标准指标体系,结合自身情况,建立科学、合理的统计台账制度,保证档案原始记录的全面性和准确性。在档案管理中,统计台账是一种重要的工具,它记录了档案登记、归档、借阅、销毁等各个环节的信息。而统计报表则是对这些信息进行整理、记录和编制的结果,能提供各类档案信息汇总和概览。因此,统计台账和统计报表之间的衔接配合至关重要。一方面,单位应健全和完善统计台账,明确档案登记流程和登记要求,确保每一份档案都能被准确登记,并为其分配唯一标识符。同时,应加强对档案登记信息的审核和监督,以确保登记信息的准确性和时效性。另一方面,单位应实行相应的约束策略,以保证统计台账工作的完善性,包括制定相关管理规定和操作指南,明确统计台账的填写要求和流程。同时,应建立内部审核机制,定期对统计台账进行检查和核对,及时发现并纠正问题。此外,还可以引入信息化技术,采用电子档案管理系统,提高统计台账的自动化程度和精确度。值得一提的是,单位还需要加强档案统计台账和档案统计报表项目的衔接配合。只有通过有效的衔接配合,才能保证统计台账和统计报表的一致性和可比性,提高档案统计工作的质量和效果。4.4 提升档案管理人员的综合素质档案统计工作是一项精密且操作性较强的工作,涉及大量的档案信息和重要数据。为确保档案统计工作的高质量进行,充分发挥其在档案管理中的优势与作用,必须不断提升档案统计人员的综合素质,发挥其主体作用。(1)单位应根据档案统计工作的需求以及工作人员的基本情况和岗位职责,开展知识和能力培训,包括分析统计、数字编码等方面的知识,以提升管理人员的系统操作技能。通过培训,可以确保档案统计人员清楚自身职责,并承担起工作责任。此外,还应加强对法律法规和职业道德的培训,提高管理人员的法律意识和职业操守。(2)人员考核和选用。单位应尽量招聘具备专业背景和相关经验的人才,并对其综合能力进行考核,包括专业技能、沟通能力、团队合作能力等。在岗前培训过程中,还应培养其责任意识和职业操守,强调档案统计工作的重要性和敏感性,以保证相关人员在工作中能遵守规章制度,保护档案信息的安全。(3)单位还应注重档案统计队伍的长期建设,通过校企合作,与相关专业院校共同培养出更多的专业档案统计人才。通过与高校合作,可以吸引优秀毕业生加入档案统计工作,并提供实践机会和培训计划,帮助他们快速适应工作环境。同时,单位内部也应设立专业发展通道,为档案统计人员提供晋升和发展机会,激励他们不断提升自身专业素质。5 结语档案统计是档案管理中的关键环节,其在规范和创新档案管理的过程中有着重要作用,提供了准确的数据信息参考。因此,必须充分发挥档案统计的优势,突出其在档案管理中的价值,推动档案管理工作的优化。参考文献1刘卫.档案统计在档案管理中的作用一一评 档案管理与信息统计 J.以中国造纸,2 0 2 0,3 9(7):1 2 4.2常瑛.分析当前档案统计在档案管理中的作用J.办公室业务,2 0 1 9(1 8):1 1 0.3张晓彬.分析当前档案统计在档案管理中的作用J.科技传播,2 0 1 8,1 0(1 0):1 7 9-1 8 0.4郭红.分析当前档案统计在档案管理中的作用J.科技传播,2 0 1 7,9(2 4):1 6 2-1 6 3.5郑旭婕,庞丽.新时期统计工作在档案管理工作中的重要性及新途径J.中外企业家,2 0 1 8(3 4):1 3 8.6宿娜.新时代档案统计管理改革路径J.中国统 计,2 0 1 8(6):5 1-5 2.移动信息