智能化时代下档案管理信息化的挑战与应对.pdf

2 0 2 4年2期 4 1 2 0 2 4年第4 6卷第2期智能化时代下档案管理信息化的挑战与应对刘媛斌作者简介:刘媛斌(1 9 7 6-),本科,馆员,研究方向为档案馆档案管理、档案安全、档案查阅及档案信息化管理。(山东省栖霞市档案馆 山东 栖霞2 6 5 3 0 0)摘 要 随着智能化时代的到来,档案管理面临着许多挑战,如数字化转型、数据安全保障、大数据应用、数据标准化和互联互通、数据治理和合规性等。文中在阐述了智能化时代下的档案管理信息化原则的基础上,分析了智能化时代的档案管理面临的挑战,并从数字化转型、数据安全保障、数据共享与协同、智能化分析与挖掘等角度出发,提出了相应的应对策略,提高了档案管理信息化的质量。关键词:智能化;档案管理;挑战;应对策略中图分类号 G 2 7 0.7C h a l l e n g ea n dR e s p o n s eo fA r c h i v eM a n a g e m e n t I n f o r m a t i z a t i o n i nt h e I n t e l l i g e n tE r aL I UY u a n b i n(S h a n d o n gQ i x i aC i t yA r c h i v e s,Q i x i a,S h a n d o n g2 6 5 3 0 0,C h i n a)A b s t r a c t W i t ht h ea d v e n t o f t h e i n t e l l i g e n t e r a,a r c h i v e sm a n a g e m e n t f a c e sm a n y c h a l l e n g e s,s u c ha s d i g i t a l t r a n s f o r m a-t i o n,d a t as e c u r i t ya s s u r a n c e,b i gd a t aa p p l i c a t i o n,d a t as t a n d a r d i z a t i o na n d i n t e r c o n n e c t i o n,d a t ag o v e r n a n c ea n dc o m p-l i a n c e,e t c.O nt h eb a s i so f e x p o u n d i n gt h ep r i n c i p l e so fa r c h i v e sm a n a g e m e n t i n f o r m a t i z a t i o ni nt h e i n t e l l i g e n te r a,t h i sp a p e ra n a l y z e s t h ec h a l l e n g e sf a c e db ya r c h i v e sm a n a g e m e n t i nt h ei n t e l l i g e n te r a,a n df r o mt h ep e r s p e c t i v e so fd i g i t a lt r a n s f o r m a t i o n,d a t a s e c u r i t ya s s u r a n c e,d a t a s h a r i n ga n d c o l l a b o r a t i o n,i n t e l l i g e n t a n a l y s i s a n dm i n i n g,p u t s f o r w a r d c o r-r e s p o n d i n gc o u n t e r m e a s u r e s t o i m p r o v e t h eq u a l i t yo f a r c h i v e sm a n a g e m e n t i n f o r m a t i z a t i o n.K e y w o r d s I n t e l l i g e n t,F i l em a n a g e m e n t,C h a l l e n g e,C o p i n gs t r a t e g i e s0 引言智能化时代的到来,为档案管理带来了前所未有的机遇和挑战。传统的纸质档案管理方式已经无法满足信息化时代的需求,数字化转型已成为必然。然而,档案管理的数字化转型面临着许多挑战,如何有效应对这些挑战,提高档案管理的效率和质量,就成了亟待解决的问题。1 智能化时代下的档案管理信息化原则1.1 数字化转型原则智能化时代要求档案管理实现数字化转型,将传统的纸质档案转换成电子档案,以提高档案的存储效率和检索速度,促进信息共享和交流。电子档案可以通过网络或云端存储,不再需要占用大量的物理空间。这样可以节约存储成本,更加便捷地管理和存取档案。利用电子档案管理系统,可以通过关键词搜索或索引快速定位到需要的档案信息。相比于传统的纸质档案,电子档案的检索速度更快,提高了工作效率。电子档案可以轻松地进行信息共享和交流。通过网络平台,不同部门或个人可以共享档案信息,促进工作协同和沟通。同时,电子档案可以采取多种保护措施来保证数据的安全性,如加密、权限管理等。在传输和存储过程中,对档案数据进行加密,可有效提高档案数据的安全性。通过备份和灾备措施,可以长期保存和保护档案数据。相较之下,纸质档案容易受到自然灾害或人为因素的破坏,而电子档案更加安全、可靠1。通过数字化转型,可以提高档案管理的效率、安全性,并有效应对智能化时代的挑战。然而,数字化转型也需要考虑数据标准化、隐私保护、技术支持等问题,并结合法律法规,进行合规性管理。1.2 数据安全原则档案管理需要重视档案数据的安全性。在信息化时代,数据安全非常重要。可以采用数据加密技术,对档案数据进行加密处理,确保数据在传输和存储过程中不会被非法获取和解读。建立严格的权限管理机制,限制档案数据的访问和操作权限。定期进行数据备份,将档案数据备份到安全的存储设备或云存储平台中,这样即使出现数据丢失或损坏的情况,也可以通过备份数据进行恢复和修复。对档案管理系统进行安全审计,监测和记录对档案数据的访问和操作情况。通过安全审计,可以发现潜在的安全威胁和漏洞,及时采取措施进行修复。加强档案管理人员的4 2 2 0 2 4年2期安全意识,提高其对数据安全的重视度和防范意识。通过定期培训和教育,使档案管理人员能正确使用安全防护工具,遵守安全操作规范。综上所述,档案管理部门应采取多重措施,保护档案数据的安全性。本文介绍的几种措施能有效地抵御外部的攻击和内部的误操作,确保档案数据的机密性、完整性和可用性。1.3 数据标准化原则建立统一的数据标准是实现档案信息化的基础。统一的档案编码可以确保档案数据的唯一性和一致性,方便档案管理部门进行数据的标识和查询。元数据标准定义了档案数据的描述信息,包括文件类型、日期、作者等,确保了档案数据的准确性和可信性2。通过建立统一的数据标准,不同部门之间的档案信息可以互通和共享,避免数据冗余和重复录入的问题,也方便了跨部门的协作和信息交流,提高了档案管理的效率和质量。在建立统一的数据标准时,需考虑行业标准、国家标准以及法律法规的要求,确保数据标准、相关规范符合标准的要求。通过建立统一的数据标准,档案管理部门可以更好地实现档案信息化,提高档案管理的效率和质量,并促进信息的共享和流通,这对档案管理部门适应智能化时代的发展需求具有重要意义。1.4 私密保密原则档案管理部门在进行信息化管理时,必须严格遵守相关法律法规和规范,如个人信息保护法、数据保护法等,以保护涉及个人隐私和商业机密的档案信息。档案管理部门应建立健全的制度和流程,确保档案信息的合法性和合规性。合理设置档案信息的权限,按照不同的岗位和职责授予相应的访问权限,确保只有经过授权的人员才能查阅和使用档案信息。通过身份验证、密码控制、指纹识别等技术,可以限制档案信息的访问权限,减少未经授权的访问。对档案信息进行加密处理,可以确保其在传输和存储过程中的安全性。使用合适的加密算法,可以保护档案信息不受未经授权的访问,避免信息泄露。建立档案信息访问的审计和监控机制,可以记录数据访问日志,及时发现异常行为,并采取相应的措施。加强对档案管理人员培训,可以提高其意识和能力,使其对档案信息的保密性和隐私性有充分的认识。保护档案信息的私密性和保密性是档案管理部门信息化管理的重要任务,合理设置权限、严格控制档案的查阅和使用,可以有效保障档案信息的安全。1.5 数据治理原则建立健全的数据治理机制,对于档案管理工作至关重要,其可以确保档案数据的准确性、完整性和一致性。例如,保证数据采集、录入和更新的规范化,以便进行数据验证和审查,修复和纠正错误数据,清除无效、重复或冗余的档案数据,保持档案数据库的整洁性。数据清理可以通过自动化工具和标准化的流程来实现,以提高数据的质量和可用性3-4。对档案数据进行分类和标准化,可以建立统一的数据字典和元数据,以便进行数据的管理和检索,这有助于提高档案信息的组织性和可理解性。制定数据归档和备份策略,按需归档档案数据,并定期备份,以防止数据丢失。同时,应确保归档和备份的数据能被及时恢复和访问。建立合理的数据安全策略,包括数据加密、访问控制和权限管理,确保只有经过授权的人员才能访问和操作档案数据,以保护档案数据的安全。通过建立健全的数据治理机制,可以确保档案信息的准确性、一致性和可信度。这有助于提高档案管理的效率,为基于数据的决策提供可靠的依据,并确保档案数据的长期保存和有效利用。2 档案管理智能化存在的问题2.1 数据质量和完整性虽然智能化技术能提高档案管理的效率和便利性,但在数字化过程中,可能存在数据质量问题,如误操作、数据丢失或损坏等。此外,不同来源的数据可能存在格式、结构或标准等的差异,导致数据的完整性受到影响。2.2 自动化决策的可靠性智能化技术可以帮助档案管理系统进行自动化决策,如自动分类、索引、归档等。然而,这些自动化决策的可靠性仍然需要进一步验证和优化,以确保其准确性和适用性。2.3 数据安全和隐私保护智能化档案管理往往涉及大量的敏感信息和个人数据,如公司机密文件或个人健康记录。因此,数据安全和隐私保护是一个重要的问题,需要加强对数据访问、存储、传输等的控制与保护。2.4 技术依赖性和更新迭代智能化档案管理依赖于各种技术和平台,如人工智能、大数据分析、云计算等。但这些技术和平台的不断更新和演进,可能导致档案管理系统出现技术依赖性和兼容性问题,需要及时跟进和适应。2.5 人才培养和专业知识更新智能化的档案管理需要相关人员具备相关的技术和专业知识,包括数据分析、信息安全、人工智能等。因此,需培养和更新人才以适应智能化档案管理的需求。针对以上问题,档案管理机构和从业者可以加强技术培训和人才储备,提升数据质量保障和安全保护措施,同时积极参与标准制定和行业合作,推动智能化档案管理的健康发展。3 智能化时代下应对档案管理信息化的策略3.1 数字化转型传统的纸质档案管理面临着存储空间有限、查找速度慢等问题,因此数字化转型是必要的。通过档案数字化,可以提高存储效率和检索速度,减少人力成本和空间占用。移动信息2 0 2 4年2期 4 3 建立一个完善的数字档案库是实现档案管理数字化转型的基础,该库应具备高容量、高安全性和高可扩展性,能存储大量的电子档案数据5-6。将纸质档案转换成电子文件是数字化转型的重要步骤。通过专业的扫描设备和技术,可以将纸质档案转换为数字文件,保存在数字档案库中。对于扫描后的电子档案,应进行标引和检索。此时,应采用合适的标引标准和技术,标注电子档案的关键词、属性等,以便快速、准确地检索和获取所需的档案信息。数字档案应定期进行备份,并建立灾备和恢复机制。通过将数字档案进行多地备份和异地存储,可以确保档案数据的安全性和稳定性。数字档案库需要采取有效的数据安全措施,如加密、防火墙、访问控制等,以保护档案数据不被非法获取和篡改。同时,建立权限管理机制,确保只有授权人员才能访问和修改档案信息。数字化转型能克服传统档案管理中存在的问题,提高档案管理的效率和质量。3.2 数据安全保障随着信息化程度的提高,档案管理也面临着数据安全问题,因此保护档案数据的完整性、可用性和机密性至关重要。可以使用对称加密或非对称加密算法对档案数据进行加密,确保只有授权人员才能解密和访问档案数据。此外,可以使用安全的传输协议进行数据传输,防止数据在传输过程中被窃取或篡改。同时,访问控制是确保档案数据的可用性和完整性的关键措施,通过确立严格的访问权限管理策略,如身份验证、权限分级、审计等,对档案数据的访问进行控制,可以有效防止非法访问和篡改行为。而建立合理的备份方案是应对数据安全挑战的重要措施之一。通过定期备份档案数据,在数据丢失或遭受破坏时进行恢复,可以确保档案数据的完整性和可用性。备份数据还可以用于应对潜在的勒索软件攻击或硬件故障。此外,为进一步加强档案数据的安全性,还可以采取其他措施,如应用防火墙和入侵检测系统来监测和防范潜在的网络攻击、进行定期的安全漏洞扫描和评估、加强员工的安全意识培训等。3.3 数据共享与协同在智能化时代,数据共享和协同工作是档案管理的重要需求。采用计算机信息化技术,可实现多部门间的数据共享和协同办公,并实时更新和追溯数据操作记录。可以建立一个统一的档案管理平台,集成各部门的档案数据,实现数据的统一存储和管理。通过平台,可以实现跨部门和跨系统的数据共享,方便不同部门间的协同工作。明确数据共享和协同工作的流程和责任,在平台上制定相关标准和规范,明确数据的权限管理和数据操作的追溯机制,确保数据共享和协同工作的顺畅性和安全性。将档案管理平台与其他信息化系统相整合,如企业资源计划系统、客户关系管理系统等,实现各系统之间的数据共享和交互,提高数据的精准性和实时性,减少数据的冗余和重复7。3.4 智能化分析与挖掘计算机信息化为档案管理提供了智能化分析和挖掘的能力8。通过应用人工智能、大数据分析等技术,可以对档案数据进行深入挖掘和分析,揭示数据背后的价值和关联关系。构建智能化的档案管理系统,将档案数据整合到一个统一的系统中,进行数据清洗和规范化,确保数据的准确性和一致性。例如,可通过人工智能技术,对档案数据进行分类和标注,提取出关键信息,也可使用自然语言处理、机器学习等技术实现自动化分类和标注;建立智能化的搜索和检索系统,基于人工智能和自然语言处理技术,理解用户的查询意图,快速、准确地检索相关档案信息;利用大数据分析技术,对档案数据进行深入挖掘和分析,发现其中的价值和关联关系;应用机器学习、数据挖掘、人工智能等技术,可实现智能化的分析过程。总之,智能化的档案管理系统可以提高档案管理的效率和质量,实现数据的智能分析和挖掘,为决策者提供智能化的决策支持,进一步推动档案管理的智能化发展。总之,随着智能化时代的到来,档案管理必须更加注重对计算机技术的应用。通过数字化转型、数据安全保障、数据共享与协同、智能化分析与挖掘等策略,可以有效地应对智能化时代下的档案管理挑战。4 结语在智能化时代,档案管理面对着诸多挑战,但同时也带来了许多机遇。通过数字化转型,可以更高效地管理和利用档案;通过数据安全保障,可以确保大量的档案数据不受到侵害;通过大数据应用,可以发现档案管理存在的价值。为应对这些挑战,档案管理部门需要加强技术创新,提高管理能力,建立统一的数据标准和互联互通机制,严格遵守法律法规和相关规范,提高数据治理能力和合规性。只有这样,档案管理才能真正适应智能化时代的发展需求,为社会发展提供有力的支撑。参考文献1王艳丽.智能化时代下档案管理信息化的挑战与应对J.参花(上),2 0 2 3(1 0):1 0 7-1 0 9.2王艳.集团型企业档案信息化建设面临的挑战及应对策略J.办公自动化,2 0 2 3,2 8(1 2):4 3-4 5.3邵自玲.档案管理高质量发展的理念要求、现实挑战以及应对之策J.山西档案,2 0 2 3(2):1 6 6-1 6 8.4王晓婷.“互联网+”背景下疾控档案管理面临的挑战与应对措施J.兰台内外,2 0 2 2(1 0):1 9-2 1.5金颖哲.互联网 时 代的 学校 档案 管 理的 挑战 与 应对 策略J.兰台内外,2 0 2 2(4):1 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