周年庆典及客户答谢会方案.doc

深度合作，发展共赢“XXXX产业集团成立15周年庆典暨2012年客户答谢会”策划案（初稿）2012年7月8日目录一、活动概述31、活动介绍32、活动时间33、活动地点34、参会对象及人数35、活动目的4二、活动策略41、活动主题42、活动思路43、活动板块44、活动创意设计4三、部门及人员分工51、人员及工作安排52、重要工作及时间节点63、具体工作时间表6四、活动内容及流程8五、费用预算9六、活动控制101、费用控制与流程102、会议控制113、参观与旅游控制114、晚会控制115、客户便利与安全116、客户对接12七、预案12八、宣传与效果12一个成功的会议，可以迅速提高品牌知名度、建立良好的客情关系、签订订单和建立营销体系，还可通过会议集中向客户展现公司发展成就、未来前景；将企业文化和品牌价值传递给客户，同时为来年销售奠定基础。 “凡事预则立，不预则废”，一个成功的会议，要做到会前有计划、会中有秩序、会后有跟进，方才有可能达到预期目的。成立活动组委会、明确分工、负责到人、对于会议中的每一个环节、每一个细节都要有充分的安排与准备，灵活处理、并做好危机处理应对方法等，各部门、各人员相互协调合作，方能保证活动的顺利举办和圆满成功。一、活动概述1、活动介绍 2012年客户答谢会，通过会议、庆典、晚会、参观、旅游等形式与内容，将XXX企业文化及发展远景与客户进行充分的沟通，以使客户真正理解到XXX品牌的价值，实现合作共赢。在活动方案活动公司审批后，向客户发送邀请信（请柬），通过销售人员的沟通，确认到会人员，公司根据到会人员详细信息安排住宿、交通、餐饮，并按照预先的活动流程进行。2、活动时间待定（初步按照2012年12月15日-16日的时间进行安排）3、活动地点待定（4-5星级宾馆，要求有能够容纳240人左右的大型会议室、100间标准间、专业演出台、可同时容纳参会人员就餐的餐厅等）4、参会对象及人数渠道商、终端用户、战略合作伙伴、媒体，预计200人，公司职能部门人员30人，总计共230人。5、活动目的（1）借助15周年庆典，向客户展现公司实力和行业地位；（2）增强公司与客户的交流，传递企业信息和文化，增强认同感；（3）提升客户品牌忠诚度、美誉度；（4）签订2013年合作协议，为2013年销售奠定基础；二、活动策略1、活动主题深度合作，发展共赢-XXX测量产业集团成立15周年庆典暨2012年客户答谢会。2、活动思路以15周年庆典和答谢客户作为整个活动各板块、环节的创意基础。3、活动板块整个活动分为以下几个板块：15周年庆典、公司参观、客户答谢晚宴、旅游（会议前组织和会后送客户不作为活动整体板块内容）。4、活动创意设计各版块创意紧扣主题，深化记忆（1）各种外在宣传物料，均以公司LOGO和活动主题相互衔接，对外形象统一，传递理念清晰；（2）小礼品的使用：鉴于会议时间为12月，天气寒冷，可设计制作一条具有“XXX色彩”的围巾赠送客户，这样在晚会、旅游时能够形成一道独特的景色，一种晚会元素；（3）客户签到墙：在晚会入场时，在门口设置签到墙，与会人员入场发一张彩色纸，根据签到墙的颜色提示将彩色纸贴到背景上，签到后，背景上将呈现出一幅紧扣活动主题的像素画；（4）为了营造效果，拉近客户与公司之间的距离，晚会开始时，可由公司管理人员与部分客户代表，合唱歌曲，如“在路上”“我相信”等；（5）参观时，在公司大厅内，制作“15周年历程展示墙”，向客户展示公司发展轨迹；（6）晚会游戏环节，入场嘉宾，每人发一张卡片，在游戏环节，抽取卡片号码参加游戏，游戏获胜者获得礼品，并可抽取会议奖品。三、部门及人员分工1、人员及工作安排名称负责事务负责人组委会主任全面负责活动行政副总副主任具体管理工作、监督、推进行政部负责人、市场部负责人酒店主管负责酒店预定、房间安排、餐饮、庆典会场布置、照相、录像、领导贺词与讲演稿、公司宣传载体等市场部门客户主管客户邀请、客户详细信息登记、客户接待、客户对接、送客户、飞机票、火车票预订等销售部门晚会负责人晚会主持人、节目编排、晚会舞台布置、演出人员服装、化妆等行政人事部门后勤主管车辆安排；公司参观管理；旅游；纪念品、会议用品、酒水烟、奖品、横幅、鲜花、展架、桁架、宣传册、礼品袋等的购买与制作等采购部门2、重要工作及时间节点序号工作内容时间节点1与会客户人数统计11月5日2酒店预订11月7日3各种宣传物料、礼品准备到会11月30日4签到处及签到人员到位12月13日22时5会场布置12月14日22时6晚会布置12月15日15时3、具体工作时间表工作职责表部门工作细则完成时间备注市场部门1、活动方案的确定10月31日活动方案审批后，各项准备工作全面开始2、酒店选择、客房与餐饮的预订11月18日3、宣传资料的设计：包括宣传册、招商手册、单页、企业介绍、条幅、展架、签到处、晚会背景灯的设计11月23日4、宣传片的制作、录像及照相的确认11月12日5、庆典会场布置12月14日6、企业宣传PPT（包含产品）、领导致辞等11月30日7、客户签到管理12月3日销售部门1、客户邀请，确认到会人数11月5日2、客户沟通、新品推介、合作意向12月14日-15日3、预订客户返程飞机票、火车票12月14日客户到达后确认返程时间及方式行政人事部门1、主持人、演出节目排练，最终舞美方案11月30日控制在1个小时内2、演出人员服装、化妆安排等12月12日3、晚会舞台布置12月15日12-15点采购部门1、客户接送车辆、公司日用车辆的安排12月10日2、会议物资选定：烟、酒、工牌、胸牌、24小时联系卡、签名簿、花卉、节目单12月11日3、招待用品，包括烟、茶、水、饮料、餐巾纸、水果、零食、鲜花12月11日4、会议礼品的定制11月30日5、会展布置所需的海报、X展架、横幅、指示牌、桁架租用等外在宣传的制作与确认11月30日6、参观路线的确定、公司及车间环境的维护12月10日四、活动内容及流程序号日期活动内容时间地点备注112月14日迎接客户、签到、安排住宿8:00-21:00酒店50元/人餐饮标准2对接客户21:00-22:303住宿412月15日早餐7:30-8:00酒店餐厅5会议董事长欢迎词8:30-8:35酒店会议室6总经理讲历史与成就8:35-10:007茶歇10:00-10:10果品、茶点8会议行业专家培训10:10-11:40行业专家9午餐及午休11:40-13:30800元/桌，23桌10会议2012年新品推介13:30-14:1511客户代表发言14:15-14:452-3人12参观公司及车间参观、合影14:45-16:45公司13休息16:45-17:00酒店14晚会客户答谢晚宴17:00-20:30酒店会议室包括演出人员及工作人员，1000元/桌，25桌15对接客户20:30-22:00酒店16住宿17早餐7:00-7:30酒店餐厅1812月16日旅游7:30-18:001日游，210人，每人300元，10人为公司陪同人员19晚餐18:00-19:00酒店餐厅60元/人自助餐20住宿酒店2112月17日早餐7:00-12:00酒店22退房、送客户五、费用预算序号类别内容费用（元）备注1客户往返交通客户往返交通费用120000按照往返火车卧铺600元预算，卧铺票实报实销，最多承担卧铺费用2住宿餐饮费用住宿费用600002天，100间/天，300元/间3餐饮6540014日晚50元/人，50元*200人=10000元：15日中午800元/桌，23桌，18400元，晚上1000元/桌，25桌，25000元；16日晚餐60元/人，200人，12000元；4会议费用会议室50005专家培训费用100006全程摄像、拍照费用50007宣传品费用20000包括请柬、展架、易拉宝、手提袋、会议笔记本、笔、会议流程表、24小时联系卡、拉网展架、桁架、条幅、气球、拱门等8礼品与会人员礼品、优秀客户（渠道商）奖章、晚会抽奖礼品等36000定制礼品100元，200人，共计20000元；围巾20元/条，4000元；抽奖奖品10000元；2000元优秀客户奖章。9烟酒食品10000晚宴提供酒150元/桌，30瓶，4500元；烟酒、饮料、纯净水、水果、零食等10晚会节目10000 主持人、节目编排、服装、化妆凳11旅游6300012车辆费用5000车辆过路费用、油费等13其他费用3000发送邀请信、礼品运输费用等小额支出费用11合计412400六、活动控制在整个活动准备与执行过程中，各部门人员人尽其责，对在过程中发现的问题进行与组委会沟通，鼓励“补位”精神。1、费用控制与流程（1）活动单独设计“费用审批单”，在活动方案中提及的费用均以审批单的形式，报组委会主任审批后，方可支出。（2）宣传物料：各种宣传物料包括展架、易拉宝、手提袋、会议流程表、24小时联系卡、签到处、晚会舞台背景、气拱门、气球等，均由设计人员设计后，提交组委会主任审批，由采购部门按照时间节点进行制作。 （3）活动截止时间为2012年12月17日中午，退房后，公司将不承担客户在XXX的其他费用，届时将为暂时不离开XXX的客户介绍旅行社和其他商务酒店；2、会议控制（1）发言文字：董事长、总经理、技术人员、销售人员等在会议的发言稿或PPT，均由组委会主任进行审阅，报董事长进行审批后，方可使用。（2）在活动时间确认后，应对董事长、总经理日常安排进行确认，确保能够顺利参加会议。3、参观与旅游控制（1）参观由后勤主管进行监督与管理，并用气拱门、气球等对公司进行装饰；彰显喜庆色彩；（2）旅游由旅游公司负责，公司委派人员陪同、协调；4、晚会控制（1）晚会在不影响正常工作情况下，有员工自编自演，可邀请专业人士进行指导，各节目积极向上，与“15周年庆典、客户答谢”密切联系，晚会之中穿插优秀客户表彰，游戏抽奖等环节，时间控制在90分钟内；（2）晚会节目安排、抽奖、游戏环节，将在11月30日以前开专题会议予以确定；5、客户便利与安全（1）参会的公司人员均佩戴工牌，便于与会嘉宾了解其职位与工作你，便于沟通；（2）对与会嘉宾每人发送活动流程表和24小时联系卡，以便与会人员在任何时间联系到相关工作人员；（2）组委会准备常用药品，以解决天气等外界因素造成与会嘉宾的身体不适时，能够在第一时间处理。6、客户对接在14日、15日晚，可由公司高管携业务人员对20%的重点客户进行拜访，增强客户的品牌忠诚度和美誉度。七、预案1、与会嘉宾人数：与会人数直接关系到会议整体安排、费用支出、活动效果等，因此销售人员应在邀请信发出后确认、会议前确认、客户日程安排确认等，如果在会议时，与会人员未到，应尽快通知组委会，及时对相关安排进行调整，以降低损失；对部分重点客户，应有销售部门负责人主动联系，确保到会；2、为了确保活动正常进行，在设置专人确保会议在酒店、公司等区域不被外界因素所打扰；3、活动中得客户代表发言环节，应安排1-2名忠诚客户，以防无人发言的情况发生；八、宣传与效果1、活动全程，邀请2-3家与公司具有密切往来的媒体人员参加，全程感受活动的组织与进行，让其切实的感受到公司的文化与氛围，同时促成在各自宣传载体形成新闻类稿件，宣传公司活动与品牌；2、借助“15周年庆典、客户答谢”的契机，在专业杂志刊登“促销”广告，配合媒体宣传扩大影响力，促进2013年销量；3、第一时间图文并茂形成新闻稿，发布在公司网站，并通过官方“微博”“论坛”等形式进行转载或转发；4、对会议视频、照片进行存档，在公司宣传视频制作时将作为重要元素，同时在各种展会、宣传活动时播放，以彰显公司实力，树立品牌；5、通过充分的沟通与交流，与20%的重点客户形成2013年的合作协议，提升公司在中小客户中得美誉度和信任度，让潜在客户了解公司、产品及文化，为2013年销售做好铺垫。