企业人力资源中心公文发布指引模版.doc

xx人力资源中心公文发布指引
一、 发文权限
1 xx人力资源中心、各业务单元人力资源部、各业务单元下属城市/区域公司人力资源部具有与人力资源管理权限相对应的发文权限。
2 依照人员编制归属地确定公文发布单位（即某员工编制在X业务单元，应由X业务单元进行发文）。
二、 xx人力资源中心各类公文的发布规则
1 组织架构调整
1.1 总部三级（含）以上部门组织架构调整、业务单元一级组织架构调整由总部人力资源中心进行发布，发文范围为全公司。派驻业务单元的总部直管部门视同总部二级部门，适用总部部门的公文发布规则。
1.2 业务单元二级组织架构调整由业务单元人力资源部在本业务单元范围内自行发布。
2 人员任免：
1
2
2.1 组织架构调整伴随人员异动的公文，对总部三级（含）以上部门负责人/业务单元一级以上部门负责人进行任免，由总部人力资源中心发布，发文范围为全公司。派驻业务单元的总部直管部门视同总部二级部门，适用总部部门的公文发布规则。
2.2 人员任命文发文范围
人员类别
主送部门
抄送部门
总部高管类、管理类M4级（含）以上、专业类P5级（含）以上人员
全公司

业务单元管理类M5级（含）以上人员
全公司

总部专业类P4级、P3级人员
其所属总部一级部门、各业务单元对应部门
总部HR负责人及各部室负责人
总部专业类P2级（含）以下、业务支持类、技术类及操作类人员
不发文

注：专业类人员职等变化但职位名称不变时，不发文。
2.2.1 异动人员的任命文须在异动审批完备后2个工作日内发出。
2.2.2 新入职人员的任命文
2.2.2.1 总部高管类、管理类M5级（含）以上人员及业务单元管理类M5级（含）以上人员的任命文须在其入职当日发出，发文范围见2.2。
2.2.2.2 总部管理类M4级、专业类P3级（含）以上人员的任命文须在入职次月20日发出，发文范围见2.2。
2.2.2.3 其余人员不发文。
2.3 离职人员的免职文
2.3.1 高管类、管理类M6级（含）以上人员离职时，若已有接任者，在接任者的任命文中体现离职者的免职信息；若无接任者，则需发免职文，免职文在员工考勤截止日后三个工作日内发出，发文范围见2.2。
2.3.2 其余人员离职不发免职文。
2.4 不属于xx人力资源中心发文权限范围的业务单元人员，由各业务单元根据人事管理权限自行制订各类人员任命文的发布规则。
3 奖惩通报：
3.1个人奖惩
人员类别
主送部门
记大过
记大功
记过
记功
书面劝导
书面表扬
总部高管类、管理类M6级人员
全公司
全公司
全公司
业务单元管理类M5级（含）以上人员
全公司
全公司
全公司
总部管理类M5级及专业类P5级（含）以上人员
全公司
总部
总部
总部管理类M4级；专业类P4级、P3级人员
全公司
总部
涉及诚信、安全性质的奖惩，按3.4条规定发文，其余奖惩不发文
总部专业类P2级（含）以下、业务支持类、技术类及操作类人员
总部
涉及诚信、安全性质的奖惩，按3.4条规定发文，其余奖惩不发文
3.2团队奖惩
团队类别
主送部门
记大过
记大功
记过
记功
书面劝导
书面表扬
总部团队
全公司
全公司
全公司
多业务单元团队/跨业务单元团队
全公司
全公司
全公司
单一业务单元团队
全公司
全公司
本业务单元
项目团队（总部、部分业务单元）
总部、相应业务单元
总部、相应业务单元
总部、相应业务单元
3.3 个人和团队混合的奖惩通报以个人奖惩的原则来确定发文范围。
3.4 涉及诚信、安全等性质的奖惩，需依据事件影响程度，由相关审批人员确定发文范围。
3.5 奖惩通报需在员工行为奖惩审批表签批生效后两个工作日内发出。
4 各类通知
4.1 使用“人力资源中心”邮箱发送的通知类别：主送部门为全公司的通知、部署人力资源中心重要工作的通知。包括以下类型：
事件分类
发送对象
放假通知
全体员工 / 总部员工
HR业务开展情况公示
涉及全体员工权益或行为规范的制度补充条款的通知
公司重大事项通知
政府新政策类通知
正式邀请函类通知
执委会 / 总部一级部门负责人 / 业务单元负责人
HR重要项目启动通知
4.2根据通知内容涉及的范围确定主送部门。

三、 公文拟定及内容审核
1 各部室负责拟写与本部室业务事项相关的公文。
公文类别
拟文内容
拟文责任部室
决定
组织架构调整原因、组织架构图
组织管理室
人员任免文
招聘配置室
通报
人员姓名、组织名称、通报范围、奖惩等级
员工关系室
通知
与本部室业务相关的重大事项通知
各部室
通告
岗位空缺信息通告
招聘配置室

领导临时交办的公文
共享服务室
2 各部室应对公文内容进行认真审核，以确保无误。各部室需审核的内容见下表：
公文类别
需审核内容
责任部室
决定
组织架构图、岗位名称、汇报关系
组织管理室
人员姓名、岗位名称、工作职责、汇报关系
招聘配置室
发文范围、行文逻辑
共享服务室
通报
人员姓名、组织名称、通报范围、奖惩等级
员工关系室
发文范围、通报范围、行文逻辑
共享服务室
通知
通知内容
通知拟定部室
发文范围、行文逻辑
共享服务室
通告
空缺岗位名称、工作职责、任职资格
招聘配置室
3 组织架构调整并相关管理人员任免文的拟定与审核
3.1 公文内容拟定：在表单签批完成0.5天内，组织管理室和招聘配置室根据本指引第三条第1点的规定拟写公文内容，并传递至共享服务室。
3.2 初步审核及整合：共享服务室确定公文主送部门，初步审核并整合成文。
3.3 公文审核及签发：共享服务室将整合成文的公文传递至组织管理室，组织管理室审核完毕后将公文自行传递至招聘配置室，招聘配置室审核完毕后自行传递至共享服务室，共享服务室审核并报领导签发。
四、 确定通知邮件收件人和抄送人的原则
1 与公文的主送部门、抄送部门保持一致。
2 与公文内容涉及的范围保持一致：
2.1 当公文内容涉及的范围与公文的主送部门不一致时，以公文内容涉及范围来确定收件人。
3 发送或抄送给执委会成员的非秘密文件，需同时抄送给执委秘书。
4 收件人和抄送人名单排列规则：
4.1 人员来自多个业务单元时，先将人员按业务单元归类。
4.2 原则上按职级从高到低排列。
五、 其他注意事项
1 公文中的部门、职位名称应与公司现行体系保持一致。各业务单元名称应规范为“××业务单元”，不得使用“××区”。
2 人员任命文中，工作职责的描述规则：总部及业务单元一级部门负责人写为“全面负责××的管理工作”，其余管理类人员写为“负责××的管理工作”；专业类人员应描述为“负责××××（专业领域）的相关工作”。专业类人员代管理岗时，按管理类人员的规则进行描述。
3 主送部门为组织名称的，表示该文发送给该组织中的全体成员；发送给组织负责人的公文，需写明“××部门负责人”、“××业务单元负责人”等。
4 不属于xx人力资源中心发文范围的跨业务单元异动人员由调入业务单元负责发文。
5 不属于xx人力资源中心发文范围的业务单元人员由各业务单元自行制定发文规则，按《xx人力资源部公文写作规范》规定的格式进行发文。
6 发布到KOA系统及邮件中的附件（需填写提报的表单除外）均需转成PDF格式。
7 KOA系统中，公司公告目录下存放的内容：执委会级人员任免；业务单元/总部部门组织架构变动；业务单元/总部一级部门负责人的任免；全公司范围内发送的通知。
8 公文版记中的主题词、抄送、印发部门为可选要素，如无内容可删除。
9 提报给领导签发的公文使用附件1. 人力资源中心公文提报签发模版。
10 xx人力资源中心共享服务室拥有“人力资源中心”邮箱的唯一使用权。
11 总部获晋升的人员，如属于不发文范围的，由招聘配置室给员工本人发《晋级信》。
12 LDAP项目成功上线后，可实现向业务单元单一部门群发邮件，在此之前，发送给业务单元单一部门的邮件只发送给该部门负责人。

六、 总部人力资源中心公文发布流程

流程描述
1拟文
001 拟文人根据审批表单及《xx人力资源部公文写作规范》的规定拟定公文，并将审批表单和公文签发件交相关部室负责人审核。
2公文审核及签发
002 相关部室负责人审核各类表单审批手续是否完备，并根据本指引第二条第2点的规定，公文内容进行审核，内容无误后签字确认。
003 共享服务室负责人审核各类表单审批手续是否完备，审核发文范围及行文逻辑是否符合规范，内容无误后签字确认。
004 总部HR支持部负责人审核公文内容是否正确，内容无误后签字确认。
005 将公文稿交总部HR负责人签发。
3发布审批
006 共享服务室公文发布岗根据公文签发件拟写通知邮件，并将公文签发件及通知邮件传递至共享服务室负责人处审批
007 共享服务室负责人审核邮件主题、收件人和邮件内容是否正确。
008 由共享服务室公文发布岗将公文挂网发布，并使用“人力资源中心”邮箱发送通知邮件。
七、 附件
附件1. 人力资源中心公文提报签发模版