大型购物广场公务出差及费用报销.doc

xxxx购物广场有限公司内部控制系列文件020111 公务出差及费用报销xx 版批 准： xx-04-01 发布 xx-04-01 实施xxxx购物广场有限公司1.0 目的 本程序规定公司员工公务出差及差旅费报销的管理要求，旨在规范员工公务出差管理工作，合理控制差旅费用，提高出差管理效率，降低公务出差管理中的潜在风险。2.0 制度要求2.1 公务出差及费用报销管理程序制定2.1.1 财务部负责制定公务出差及费用报销管理程序。2.1.2财务部负责监督核算员工公务出差事宜。至少每季度分析各部门和每位员工的差旅费开支状况以及执行管理费情况。2.1.3公司实行员工公务出差统一集中管理制度。统括部可根据实际情况，采用集中统一办理职工公务出差有关交通定票、安排会议场所等方式，以达到降低费用的目的。2.1.4 统括部应当和财务部、内控人员共同组织有关人员参加公务出差及费用报销管理程序学习培训。招商部、营运部和其他经常出差的员工，必须进行公务出差及费用报销管理程序培训。培训后视情况对参加培训人员进行考核。2.2公务出差管理2.2.1出差申请和批准 公务出差应在出差前由出差人填写出差申请单（参见表1），各职能部门员工出差申请单应经部门负责人批准，各职能部门负责人出差，其出差申请单应由总经理批准；部门负责人或直接主管对出差合理性、费用预算审核负主要责任。 如果出差期间要发生招待费用的，应事先在出差申请单中说明。 所有人员因公务出国，应当由总经办通过,报董事长最终审批。 对因考察事由产生的国外出差申请进行谨慎审批，严禁考察变旅游。基于考察事由的国外出差， 在费用报销时必须附上考察报告， 报告内容须明细、充实。 各级管理人员有责任确定其属下人员是否需要出差。如果业务可以以更经济的方式进行，则不应批准其出差。 出差员工如果需要预借出差款时，应当根据计划出差天数、具体活动安排以及各项费用等合理预算所需金额，填写借款单，经相关领导批准后到财务办理借款。 出差申请单是差旅费报销时的必要附件。2.2.2 出差费用标准的规定2.2.2.1总原则： 长途交通费：一般按级别规定交通工具，费用按实报销； 住宿、市内交通、误餐等费用公司实行标准限制，凭票报销，超支自理，如有特殊情况需超支报销的需由总经理签字确认。具体出差补贴标准参见表3。2.2.2.2交通工具的确定： 交通工具：主要指飞机、火车、轮船及汽车等。 出差等级的确定：公司可按公司的职级划分等级，如：总助以上、中层干部、主管人员和普通员工四个级别。 交通工具的选择：出差人员一般不得乘坐飞机，如时间紧迫，根据需要必须乘坐飞机时，或者从成本效益原则出发，乘坐飞机更经济时，可以选择以飞机作为交通工具，各职能部门人员应及早制定出差计划，适当控制出差时间，提高工作效率。 交通工具的审批：公司员工在选择飞机作为主要交通工具时，需经总经理批准。 出差期间因特殊情况的退票费、补票费用凭票据批准后可以报销，但各种罚款一律不得报销。 本地市内外出办事，原则上不得报销出租车费，如遇特殊情况或确实需要打车的，必须经主管领导同意，费用发生后两天内必须在统括部备案，方可在财务部进行报销。 具体住宿及伙食、交通标准根据公司职位级别划分，详细标准参见表3。 出差到某地第一天，如遇特殊情况可适当提高当天住宿标准，超支报销需由总经理批准确认。 公司员工在配偶驻地出差以及未婚外地员工返回原住地出差的，住宿费原则上不予报销。（注：出差人员配偶居住情况统括部提供，各主管领导把关）。2.2.2.3 补贴标准： 参加各类会议、培训学习的外出人员以及由接待单位公务接待并统一安排伙食者，一律不予伙食补贴。如住宿费超过标准，须有组织该会议、培训等单位证明，可按实际住宿费报销，如无证明超过标准部分一律自理。 到本市区外的周边县市区出差，当天往返的，伙食费补贴20元/天。 出差人员在规定差期内返回，可按实际出差天数报销，实际出差天数以住宿天数为准，出差头天和回程末合并为一天，但发放该天伙食补贴及市内交通费。如因工作原因需超期，必须说明原因，由主管领导在差旅费报销单中注明方可报销。 中层以下（含中层），二人同性一同出差在同一城市的，原则上住宿标准合并按一人标准享受。 对单位公车全程跟随出差的，出差人员一律不予交通补贴享受。 出差人员在出差期间一般不得推迟返回时间，若因患病或其他原因不能按期返回，应通过电话请示部门领导，同时通知统括部备案，返回后需提供相应说明，由统括部按公司各类假期规定处理。 对公务出差国外的员工，原则上餐费和交通补贴每天按50美元范围内计算，按实报销，住宿费在合理的标准情况下按实报销。2.2.4费用的报销2.2.4.1 报销申请 员工出差或业务活动结束返回公司后，应当在一周内填报出差小结（参见表2）和差旅费报销单（参见表4），报销人应按规定要求填写有关报销内容，如果出差的实际天数超过预计天数，则应书面详细陈述超过原因并附于报销单后。差旅费报销单上“其他费用”都应有相应注明。同时将出差申请单出差小结附在差旅费报销单后面作为附件。 出国人员报销应当将国外票据交公司有关翻译人员将内容摘要译成中文后方可报销。 所有出差报销单附件应按日按费用项目粘贴，并注明每天费用小计。 报销单粘贴时，如果发票较多，注意不要全部粘贴在一个角落，应尽量将发票平整分布在报销单后。 如出差人发票丢失，应遵循以下处理程序:n 从所住旅馆处取得发票的副本，并加盖对方的财务专用章n 从机票代办处或是航空公司处取得机票的副本以及附上登机牌n 丢失的发票如金额较大时，应力争补办手续 n 如丢失的发票金额较小而且有同行人佐证时，应书面说明并经总经理批准，用同类发票补上。 两人以上出差，原则上应各自填报差旅费报销单，不能分开的费用由其中级别较高者填报（报销单上应分别注明）。如果不同级别人员共同出差又不分开报销时，报销人应当由全部出差人联合签字，并交非出差的上级人员审批签字。2.2.4.2 特殊费用 出差报销涉及招待费时，应明确注明，并说明所有参加人员的姓名以及招待目的。 各级主管应对下属发生的招待费用的合理性及必要性进行审核，从最大程度上控制招待费用支出。 招待费用、出租费等特殊费用在报财务审核前，需根据公司权限表经相关领导批准。2.2.4.3 费用的审核及报销 部门审核：报销人填好差旅费报销单之后，应先经部门负责人审核后，随同发票一起报相关审批人员审批。（参见020106-xx杉杉奥莱-付款及费用报销 ） 财务部审核：报销人将审批后的报销单据交给财务部，财务部对报销发票的合规性、出差及报销制度的符合性、特殊费用是否经审批、单据粘贴规范性、金额合计正确性、借款与冲账的处理等方面进行审核；如出差使用外币，应按照报销当日汇率将外币折算成人民币。 财务部出纳收到已批准的报销单后，应先检查单据是否已按公司审批权限进行审批，并向出差报销人支付超额现金或收取没有用完的出差预借款，出纳在收到出差人的退款后向出差人开具收据，同时报销人需在报销单上确认签字。 公司总经理的费用报销由公司董事长审批，公司董事长的费用报销由集团公司总裁审批。新增内容2.2.5差旅人员在出差期间办私事，如探亲访友或去其他地方办与本次出差工作无关的事情时，所发生的费用一律不得报销。费用报销中若有欺报、瞒报情况，一经发现将对责任人员进行处罚。2.2.6 预借款管理财务部业务主管会计应当每月一次向各部门提交员工借款情况表。各部门负责人应当敦促借款人限期向财务部办理报销或退款手续。当借款人未能在规定期限内办理报销手续时，财务部将通知统括部在计算其下月工资时从其工资中扣除。3.0 流程图（另附）4.0 政策4.1禁止利用公务出差办理招待之机，宴请亲友。4.2禁止假冒公务出差游山玩水。4.3 出差借款应严格执行“前款不清，后款不借”的管理政策。特殊情况个别员工需紧急出差而一时无法完成前次出差费用报销手续时，其主管上级应当为其作出书面说明并对该员工返回后履行报销手续承担敦促报销的责任。4.4禁止员工长期占用公款不办理报销和退款手续。发现员工利用公款办理私人事务，应根据金额大小和奖惩管理规定对其进行相应的处罚。涉及舞弊案件时，移交当地司法机关处理。4.5禁止上级人员将自己的出差费用交下级人员填报办理报销手续。任何人员不能审批自己的费用支出。4.6原则上，本制度每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改。本制度最终解释权归属于公司总经办。5.0表单表1出差申请表表2出差小结表表3出差补贴标准表4差旅费报销单表1 xxxx购物广场有限公司出差申请表部门： 年 月 日姓名出差日期同行人员职务（称）出差地点费用预算住宿费交通费其他交通工具招待费出差事由及行程安排：部门负责人意见分管副总意见总经理意见董事长附表：实际出差天数往返日期招待费部门负责人意见总经理意见行政统括部备案备注：出差天数超期、招待费新增的情况，请填写附表；没有以上情况不用填写。出差申请表最后由行政统括部备案表2xxxx购物广场有限公司出差小结表部门： 年 月 日姓名出差日期职务（称）出差地点出差事由及行程安排：出差回来小结报告：出差绩效评定意见:直属领导 评定意见卓有成效基本符合未完成使命签名：分管副总 或总经理 同意不同意签名：表3xxxx购物广场有限公司国内出差的住宿、补贴标准表国内出差的住宿、补贴标准表职务类别住宿标准飞机火车市内交通补贴伙食补贴合计总助以上420普通舱软席/动车一等50元/天50元/天520元/天中层干部（含副职）350普通舱软席/动车二等50元/天50元/天450元/天 主管人员300普通舱硬席/动车二等50元/天50元/天400元/天 普通员工250普通舱硬席/动车二等50元/天50元/天350元/天 注：1：如在北京、上海、广州、深圳这四个城市出差的，高层的住宿标准可以适当增加50元/天，中层以下干部的住宿标准可以适当增加30元/天。2：公司员工出差，原则上按以上补贴标准执行，如遇特殊情况，酌情处理。3.市内交通补贴：低于50元/天按实报销，高于50元/天只能报销50元，金额计算以发票日期为准。4.伙食补贴按一日三餐补贴,早、中、晚餐分别为10元、20元、20元，金额计算以发票日期为准。表4xxxx购物广场有限公司差旅费报销单部门： 报销日期： 年 月 日 报销类型 报销取现冲抵借款附单据 张出差人姓 名出发到达事由及地点火车汽车飞机住宿其他补贴合计月日月日合计： 万 仟 佰 拾 元 角 分 _总经理：财务总监：财务审核： 部门负责人：报销人：9