集团公司印章管理业务流程--内控.docx

印章管理业务流程 一、 业务目标 l 确保印章的使用符合国家法律、法规和企业内部规章制度的要求； l 规范印章的使用和管理程序，为企业经营管理的有序运行服务。 二、 业务风险 l 违反国家法律、法规，可能使企业遭受外部处罚和名誉损失，损害企业形象； l 印章使用和管理出现漏洞，印章被盗用、滥用，可能导致舞弊事件的发生，扰乱企业生产经营的顺利进行。 三、 业务范围 该子流程主要描述了xx股份有限公司（以下简称“股份公司”）印章管理的相关流程。主要包括印章的制发、保管、使用、销毁等项内容。股份公司总经理办公室全面负责股份公司印章的管理，各级单位指定专门部门负责本单位印章的管理。本文所述印章指股份公司印章，专业委员会、总部部门印章；股份公司所属企业及其所属机构、社团组织、各种委员会及临时机构等印章。 四、 业务流程描述 1 印章制发 1.1 “xx股份有限公司”公司章由国务院国资委批准颁发。 1.2 股份公司总部各部门、专业委员会、常设机构、社团组织、临时机构印章及股份公司领导名章由总经理办公室制发。 1.3 制发印章的需求由印章所属职能部门提出书面申请，总办依据职能部门组建的文件进行必要性审核，审核通过后由总经理办公室主任签字同意。 1.4 印章的刻制及其内容、字体、排列顺序和规格等应按照政府主管部门的规定办理，经公安机关核准后在指定单位刻制。 2 印章保管 xx股份有限公司总部印信管理办法对印章的保管进行了详细的规定： 2.1 “xx股份有限公司”、“xx股份有限公司总经理办公室”印章以及股份公司领导名章由总经理办公室保管。 2.2 “xx股份有限公司董事会办公室”印章由董事会办公室负责保管；“xx股份有限公司监事会办公室”由监事会办公室负责保管。 2.3 “xx股份有限公司财务专用章”由财务部负责保管；“xx股份有限公司财务专用章（1）由资金部负责保管；“xx股份有限公司合同专用章”由法律部负责保管。 2.4 股份公司总部各部门、事业部及其归口管理机构业务章、社团组织、临时机构、各种委员会印章由相关部门负责保管。 2.5 “xx股份有限公司介绍信”由总经理办公室负责保管。 3 印章使用 3.1 在使用公司印章及领导名章时，经办部门事先填写用印申请单，经部门负责人签批意见后送总经理办公室，办公室主任签字审核后可加盖印章。 3.2 凡公司领导已签署的授权书、担保函等文件不再填写用印申请单，可直接用印。 3.3 二级单位使用股份公司印章时，先由本单位填写用印申请单，经本单位负责人审核签字后报送股份公司；股份公司业务归口管理部门领导审核同意并签署意见后，送总经理办公室核准用印；重要事项报总经理办公室主任批准。 3.4 非工作时间用印，由经办单位、部门提前一个工作日提出申请，经单位、部门主要负责人签字后报总经理办公室主任审批，安排值班人员监印。 3.5 原则上股份公司印章不得携带外出。 3.6 印章保管人保存用印申请单做为用印的记录。 4 印章销毁 当印章名称发生变更、机构合并或撤消时，为利于工作，可由原单位、部门延续保管一段时间，确认不使用时应将原印章交回本单位印章管理部门，留存印章收回与销毁清单。 五、 相关制度目录 1 xx股份有限公司总部印信管理办法 六、 主要控制点 1 印章制发的审核 2 用印申请和审批 3 用印监督 4 印章收回与销毁 七、 检查资料 1 制印申请 2 用印申请单 3 印章收回与销毁清单 八、 业务流程图（略）