公司证件管理办法-模版.docx

公司证件管理办法 第一章 总则第一条 公司证件是指公司的企业营业执照、组织机构代码证、经营证券业务许可证、经营外汇业务许可证、税务登记证、统计登记证（包括所有正、副本），上海交易所交易证券账户卡、深圳交易所交易证券账户卡等，关系到公司经营安全的重要的有效证件。第二条 为保证公司经营工作的安全，规范证件使用范围，特制定本规定。第二章 公司证件的管理第三条 公司证件主要由公司办公室指定专人负责管理。第四条 涉及到公司经营范围的所有证件必须送交公司办公室，由办公室负责登记备案。第五条 根据业务需要，业务专用证件可由业务部门负责管理，应由公司副总经理以上领导批准后，到公司办公室办理登记领出手续。第六条 各部门的专用证件由部门负责人指定专人负责保管，并设立专用登记本登记。第七条 公司所有证件不得擅自复制。第三章 证件的使用范围、审批程序第八条 公司证件的复印件使用范围1、签证、招聘、购房、购车、刻章、诉讼等相关行政事务；有关机构工作要求备案等；2、相关业务：上报上级有关业务材料及开展各项业等需要。第九条 证件复印件加盖公章使用范围1、对外办理行政事务：社保、住房、劳资、资格报表及上级机构工作要求备案等；2、相关业务：上报上级有关业务材料备案、可行性报告、战略合作（担保、抵押、借款、协议、合同）、资金运作（融资、项目投资）、承销、购并等；有关法律事宜等重大事项；第十条 原件的使用范围原件主要用于办理各类证件年检、变更、开户；业务专用等；第十一条 审批程序：第一种 不需要加盖公章的证件的复印件填写证件登记审批表，部门负责人审核同意；到办公室登记方可使用。第二种 需要加盖公司公章的证件的复印件1、根据业务要求填写xx证券有限责任公司内部请示单或填写证件登记审批表；2、部门负责人审核同意，主管业务副总经理以上领导批准后，到办公室领取及办理登记手续（除营业执照复印件）。3、营业执照复印件的使用除以上程序，要求负责保管证件人员在营业执照复印件写明用途。并在此处加盖公章。第三种 原件需带出本公司情况因工作需要必须携带原件外出的，应详细说明用途，报主管领导审批后办理。营业执照的带出需办公室保管人员或派人一同办理。第十二条 相关业务对方需传真件的，经办人工作完成后立即交回保管部门并注明使用用途。第四章 职责和任务第十三条 证件管理部门对证件的使用要严格履行审批程序，对未经批准的不得提供有关证件。第十四条 所有证件的正本、副本必须保持干净、完整，不得涂改。第十五条 保管证件人员应认真负责，严格把关，做好登记，妥善保管证件，不得擅自将证件转交他人保管和使用。第十六条 经办人使用证件（原件、复印件），要实事求是，妥善保管。使用原件外出办事后要立即归还。第十七条 证件保管人、经办人和审批人因保管不当、审批不严，造成丢失、损坏、对公司造成损失的应承担有关责任，并立即报告并及时采取补救措施。第十八条 本办法自公布之日起执行。解释权归公司办公室。附：证件登记审批表