南方医科大学财会类档案管理实施细则.doc

南方医科大学
财会类档案管理实施细则

根据国家《档案法》、《会计档案管理办法》，国家教育部令第27号《高等学校档案管理办法》，《高等学校档案实体分类》、《高等学校档案工作规范》等法律法规，结合我校财会类档案工作的实际，特制定本实施细则。
第一条 财会档案工作的基本原则
（一）学校财会档案(以下包含二级财会档案)，系指学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的财会综合管理、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册、涉外会计等专业材料。
（二）学校财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是我校全部档案的重要组成部分。
（三）财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、齐全、准确、系统和安全，便于开发利用。
（四） 财会档案工作应纳入财会档案室管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。
（五）学校财会档案工作由统管学校各项财务工作的部门——财务处及经济独立核算的二级财务机构领导，财务处及经济独立核算的二级单位应有一位负责人分管此项工作，并确定适当的兼职档案人员，负责认真做好财会档案的收集、整理、立卷和归档工作。
第二条 财会档案归档范围的确定
各立卷负责部门、单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。
（一）归档原则：
1.归档的财会类文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有史料和研究价值，有参考和凭证作用；
2.归档的财会文件材料，必须反映财务管理，会计活动的全过程，保证完整、准确、系统；
3.归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须充分考虑财会档案的类型特点。
（二） 归档的主要内容和重点
１.包括综合管理、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册、涉外会计等方面，具体范围详见附件2:《南方医科大学财会类档案归档范围和保管期限表。
２.归档的重点：是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。
３.与校外企业单位合作、联营的合同、财务报表、会议纪要、董事会报告等。
（三）不归档文件材料
1.上级有关财务的普发性（非专指高校）、不办的文件；
2.未定稿的文件；
3.重份文件及校内其他单位发来的文件；
4.未生效的合同、协议、单据；
5.无查考利用价值的一般性、临时性文件；
6.与校外单位交换来的材料（可作资料保存）。
以上不归档材料如认为必要、也可自行作资料暂存。
第三条 财会文件材料的部门立卷及归档流程
（一）形成积累
1. 学校财务部门领导，在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，确定本部门的（专）兼职档案员。
2.财会部门的文书或档案人员，要督促会计承办人员,严格按照有关制度做好平时文件材料的收集、积累，注意材料的齐全完整、系统和准确。
3.学校档案部门应了解会计业务，监督、指导、检查会计部门的档案业务工作。
（二） 整理组卷
1.学校财会部门及校内在专业银行开户的以及有经济实体的单位均为立卷部门，分工归口立卷。
2.合作、联营企业的会计档案由合作、联营企业的我方单位财会负责整理立卷；没有独立设置会计机构（会计人员）的企业由代理记帐单位的财会人员负责整理立卷；聘请校内人员代理记帐的企业，由企业指定专人根据会计移交的会计材料整理立卷；经学校同意撤销的企业，由企业主管部门督促该撤销企业将所有会计档案连同清产、核资材料一并整理立卷。
3.坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各立卷部门兼（专）职档案员负责将积累的文件材料整理组卷，由学校财会部门汇总，集中向学校档案部门移交。
4.遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量，保管期限分别整理组卷。
5.按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。若几个年度共用一本账的，按此账终了年度立卷，在备考表内加以说明。
6.财会部门将各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2CM为宜。
7.编写页数，每卷页数均从1开始，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。
8.对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由学校档案部门保管到结清债权债务时为止。
9.备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。
(三)编目（著录）
归档文件应根据我校档案分类编号方案逐件编目，并由各归档单位兼职档案员在“南方医科大学档案管理系统”中，完成“案卷级”和“文件级”目录的著录。
1.“案卷级”著录。案卷封面填写:
（1）拟写“案卷标题”并录入“南方医科大学档案管理系统”中，完成“案卷级” 目录的著录。案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。其中，责任者、内容、文种可集中罗列。标题控制在中文50个，外文100个字符之内为宜。如：南方医科大学ΧΧ报表（或凭证、ΧΧ帐）。
（2）归档单位（责任者）：填写立卷部门全称。
（3）起止日期：填写卷内文件材料起止日期。
（４）保管期限：依据保管期限表划定的保管期限填写（永久、长期、短期）。
（５）密级：依据密级规定填写。
2.“文件级”著录。对每份文件的相关信息在“南方医科大学档案管理系统”中进行著录。
3.著录项内容。在“南方医科大学档案管理系统”的录入界面中，财会类档案主要著录以下内容：
顺序号：以卷内文件排列顺序填写的序号（即卷内文件的“件号”）。
文号：文件制发机关的发文字号。
责任者：制发文件的单位或个人，即文件的发文机关或署名者。
题名：即文件标题。一般应照实抄录，若没有标题或标题不规范的可自拟标题，并外加“[]”号标识。
日期：文件形成的时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，可以在年、月之间的右下角加“.”号分隔，如2008.08.08。
页数：每一件归档文件的实际页数（文件中有有效书写图文的页面为一页）。
页号：卷内文件起止之页的编号。（指以卷内保管单位的，在装订成册的案件中，著录每份文件首页编号，对案件的末份文件，要著录文件的起止编号）。
备注：注释文件需说明的情况。
(四)装盒
将归档文件按卷内单位依件号顺序装入档案盒。
（五）填写卷内备考表
备考表置于卷内文件之后，项目包括卷内文件情况说明（填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况并说明卷内文件材料的件数、页数）、立卷人（负责整理归档文件的人员姓名）、检查人（负责检查归档文件整理质量的人员姓名）、日期（归档文件整理完毕的日期）。
（六）归档验收
1.归档时间：当年产生的会计资料，各独立核算的财会部门应于次年第一季度内按要求整理立卷、编目，请学校档案部门进行审查。
2.移交学校档案部门时间：当年财会档案，在会计年度终了后，将当年的档案目录交校档案部门检查、验收，档案实体可暂由财会部门保管2年，期满后的次年6月底前由财会部门的兼（专）职档案员，将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送领导审核签字后（二级财务须加学校财务处审核签字），连同案卷集中向学校档案部门办理移交手续。
3.财会部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整齐全、系统、准确，卷内材料排列，编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，学校档案部门有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。
4.学校档案部门接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封装理，以分清责任。
5.需要补充的文件材料整理后应及时向档案部门移交（财会档案只能补充不能修改）。
6.学校档案部门对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。
7.单位因撤销、解散、破产或者其它原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门指定专人负责，根据有关规定做好立卷归档工作。
第四条 财会档案的管理
（一）学校档案部门负责对财会档案的接收、分类编目、整理、登记和提供利用。
（二）案卷入库时，应全面检查帐、物、卡是否相符，然后按档号排列。
(三）学校档案部门接收保管的财会档案，应保持原卷（册）的封装。如要修改财会档案材料数字，须经主管校长批准，方可修改。
（四）学校档案部门对于违反财会档案管理制度的，有权进行检查纠正，情节严重的，应报学校主管领导或财务、审计机关严肃处理。
（五）我校财会档案保管期限，分为永久、长期和短期三种。
（六）财会档案保管、保密期限已满，须经校档案鉴定小组鉴定，作出处理决定。需要销毁的应编造销毁清册，报主管财务工作的校领导审核，然后经主管档案工作校领导批准，方可销毁。对于其中尚未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由校档案部门保管到结清债权债务时为止。基建工程在建设期间的财会档案，不得销毁。
（七）销毁财会档案时，由校档案部门和财会部门共同清点核对，共同监销。在销毁清册上共同签名盖章。销毁清册由校档案部门长期保存。
第五条 财会档案的开发利用
（一）大力开发档案信息资料，为学校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。
（二）编制各种形式的参考资料，如数据汇编等，积极为利用者提供服务。
（三）借阅财会档案，须经档案形成部门负责人或档案馆负责人同意，方可借阅。借阅时，不得拆散原卷（册），不得涂改，不得毁损，应对财会档案的安全与保密负责。
（四）借阅财会档案按《南方医科大学档案借阅办法》办理。
第六条 财会档案工作岗位责任制
(一)财务处及各独立核算的财务部门领导职责
1.组织编制本部门的财会档案工作计划、规划。
2.制定管理制度，切实做到财会档案工作纳入议事日程，纳入财会管理工作之中，监督承办人员执行。
3.为本部门的兼职档案干部开展工作提供必要条件。
（二）对经办人员提出要求，定期检查，做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。
（三）财务处及各独立核算财会部门的兼职档案员职责
1.在部门负责人领导下，协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集、积累工作。
2.将已收集、积累的材料，检查是否完整、系统、准确，然后按要求进行整理、组卷。
（四）做好暂时存在本部门的档案分类、编目、登记、保管、利用等工作。
（五）财务处及各独立核算的财会部门会计人员职责
1.按规定做好平时会计核算材料的收集、积累工作。
2.整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。
3.主动配合相关材料的合并组卷事宜。
（六）学校档案部门职责
1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，并制订本校财会档案工作有关制度。
2.督促、指导、检查全校财会部门做好财会档案工作。
3.努力开发财会档案信息资源，积极提供利用。
第七条　本细则从公布之日起开始实施，原《南方医科大学财会类档案管理实施细则（试行）》同时废止，本实施细则由学校档案部门负责解释。

附件：1．南方医科大学财会类档案实体分类方案
2．南方医科大学财会类档案归档范围和保管期限表

附件1：
南方医科大学
财会类档案实体分类方案

一、编制说明
为适应学校档案工作需要，实现档案管理的标准化和规范化，根据《高等学校档案实体分类法》，结合学校实际情况，制定本方案。
（一）财会类档案实体分类的档号由年度号、分类号、案卷号三大部分组成，用连接号“—”连接各组代码。即年度号—分类号—案卷号
1.年度号由四位阿拉伯数字组成，如“20××”。
2.分类号是档号的主体，财会类档案实体分类由一、二、三级类目的标识符组成。
⑴一级类目是分类的最高层位，其标识符号取该类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如财会类标识符号：CK。
⑵二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。
二级类目标识，采用阿拉伯数字双位制，如“综合”为“11”、其余二级类目依次层累为12、13……99，带“0”的数字不用（如0、10、20……等）。
⑶三级类目标识符与二级类目相同。
⑷案卷号是按所选择的分类号中最下位置的案卷顺序号，由于案卷数量不同，案卷号不限级数，用阿拉伯数字按1～n标识。

二、档号模式：
20××- CK1411-1 ~ n
案卷号
财会类档案三级目录 分
财会类档案二级目录 类
财会类档案一级目录 号
年度号
三、类目代号简表：
一级类目： CK
二级类目： 财 会 综 合 11
报 表 12
账 本 13
凭 证 14
三 级 类 目 预算内 11
独立核算 12
工 资 册 15

附件2：

南方医科大学财会类档案
归档范围和保管期限表

CK11 综合
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关财务会计工作的文件材料
针对本校的
永 久
有指导与参照性的
30 年
2
本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件
25 年
3
学校基金管理工作文件
15 年
4
有关财务管理方面的其他文件材料
15 年
5
会计移交清册
30 年
6
财会档案移交保管清册
永 久
7
财会档案销毁清册
永 久
8
助学金、奖学金、助学货款规定、办法、细则银行合作协议、合同等文件材料
30 年

CK12 会计报表
序号
类 目 名 称
保管期限
1
决算报表（含基建综合决算）
永久
2
预算会计报表
15年
3
年度以上规划表、分配计划、测算表
25 年
4
年度以上各种统计报表（含工资报表）
25年
5
季度以下各种计划、统计报表
15 年

CK13 会计账簿
序号
类 目 名 称
保管期限
1
涉及外事会计账簿
永 久
2
总账
25 年
3
账簿（含明细账、分户或登记账）
15 年
4
学校专项基金账簿（含总账、明细账）
15 年
5
日记账
15 年

其中：现金、银行存款日记账、出纳账
25 年
6
固定资产明细账（卡片）
15 年

（固定资产报废清理后保管五年）

CK14 会计凭证
序号
类 目 名 称
保管期限
1
涉及外事的会计凭证
永 久
2
各种原始凭证、记账凭证、记账账单
15 年
3
学校基金各种原始凭证、记账凭证
15 年
4
银行存款余额调节表
15 年
5
会计凭证
15 年
6
银行对外账单
15 年
7
涉及债权、债务及未清理完毕的凭证
25 年

CK15 工资清册
序号
类 目 名 称
保管期限
1
工资发放名册、卡片
永 久
2
工资转移、证明、通知存根
25 年
3
各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等
15 年