销售人员差旅费控制制度.doc

差旅费控制制度
制度名称
差旅费控制制度
受控状态

编 号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章 总则
第1条 目的
为控制公司的差旅费用，提高出差效率，规范出差人员的审批及报销程序，根据本公司的实际情况，特制定本制度。
第2条 适用范围
本制度适用于公司全体人员。
第3条 相关定义
1．长期出差者，是指到公司所在城市以外地区开展业务时，在同一地区出差15天月以上者。
2．同一地区，通常是以“市、区”为行政单位，但是如果在同一地区到两个以上地方出差时，尽管住宿地点不变却不能正常出勤的情况发生时，可以视为不同地区的出差。
3．近郊出差（短途出差），是指可以用通勤车或市内交通出行或一内天可以往返的出差地。近郊出差的交通费每月报销一次，于次报销上个月的交通费。填写外出清单，限额在200元以内，有超出的需要特别说明。
4.长途出差：出差时间超过一天，出差地点超过广东省的需在外住宿的出差地。
第2章 出差审批流程
第4条 出差申请程序
1．因公出差的销售人员必须事先填写《出差申请单》，注明出差地点、事由、天数、所需资金等相关事宜，经销售部经理审核签字，由公司分管销售副总批准后方可出差。未经过审批的，不予借支和报销差旅费。
2．审批原则
（1）出差地点设有公司销售分支机构或办事处的，不批准出差。
（2）可通过现有通信方式解决的业务，不批准出差。
（3）合同额度预计在 万元以下，差旅费预计在 元以上的业务，不批准出差。
（4）如有特殊情况，须报公司总经理审核批准。
3．《出差申请单》由财务部留存，并作为销售费用的考核依据。
4．出差前在预定金额的范围内可以预支差旅费，预支的差旅费含标准内的车船费、出差期间的住宿费和日补贴。预支差旅费借款时须附有核准后的、有上述内容的《出差申请单》及《借款单》。有尚未还清的借款时不得继续申请借款。
5．差旅费借支流程：出差人员提出申请--部门经理审核签字--分管副总审核批准
--财务部经理签字--出纳借款。

第5条 差旅费报销程序
1．差旅费报销流程：出差人员填写《差旅费报销单》--部门经理审核签字--分管副总批准-财务部经理审核签字-出纳报销。
2．人员出差回来后，必须在10个工作日内办理报销手续，如实填写《差旅费报销单》，并列明事由、时间、线路，交部门经理、分管副总签字，再交由财务部按包干标准审核报销。
3．凡与原《出差申请单》规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线以及增加天数、人数、改乘交通工具的，需经公司总经理签署意见后方可报销。

第2章 报销规定一（适用于近郊出差及短途出差）
第6条 近郊出差（短途出差），是指可以用通勤车或市内交通出行或一内天可以往返的出差地。一般业务拜访客户的交通费，或是外出办事的交通费都属于此类费用。
第7条 近郊出差的交通费每月报销一次，于次报销上个月的交通费。填写外出清单，限额在200元以内，有超出的需要特别说明。
第8条 市内出差应当在出差前填写“外出登记表”详见附表，并经部门主管签字方可外出，特殊情况可以事后补签。外出人员回公司后,应在“外出登记表”填写实际返回时间。由行政部门负责查核及监督。
第9条 开支标准
公司不报销市内非公干交通费,外出办事在一般情况下应乘坐公共大巴, 如携带公司重要文件、贵重物品、或财务部存取大额现金、公司有急事需办理的, 公司可派车前往, 在无车可派的情况下, 经部门负责人同意后可乘坐出租车
短途出差餐费已包含在工资的餐费补贴中，不得再报销。需要请客户吃饭的，按交际应酬费的相关规定申请及报销。
第10 条 报销规定
1) 近郊出差的交通费每月报销一次，于次月报销上个月的交通费。限额在200元以内，有超出的需要特别说明。
市内出差费凭外出登记表进行报销，并填写外出车费明细表，注明清楚每一笔车费，附表（外出车费明细表）：
2) 单据粘贴：报销时应按照外出登记表的外出日期及时间顺序粘贴发票，发票粘贴应当平整、美观。
3)外出人员必须索取当日当次的车票方可报销,不得用非当次乘坐车次的车票进行报销，不得用非正常的连号车票进行报销。
4) 使用公务车出差，应写明车牌号，由司机报销相关费用，已有汽车补贴的人员不得再重复报销汽车费用。
5)报销签核流程：经办人填单—主部负责人签字—财务审核—负责人审核—出纳领款（每周六）
6)外出登记表每次报销完后由行政保存

第3章 差旅费计算方法二（适用于长途出差）
第11条 差旅费包括车船费、住宿费
1．差旅费按正常路程计算，但因业务上的情况或者不得已改变路程的时候，则按实际路程计算。
2．车船费、住宿费按标准报销。
3．日补贴按出差天数计算
（1）出发时间为中午12点之前（含12点）的，出差当日按全天计日补贴。
（2）出发时间为中午12点之后的，出差当日按半天计日补贴。
（3）返回出发地时间为中午12点之前（含12点）的，返回日当天按半天计日补贴。
（4）返回出发地时间为中午12点之后的，返回日当天按全天计日补贴。
第7条 公司交通设施的使用及差旅费的减额支付
1．到交通方便的地方出差时，应尽量使用公司拥有的或者借用的设施以及公交车辆，其差旅费按如表2-3所示做减额支付。
表3 差旅费减额表
有交通车辆时
提供住宿时
提供餐饮时
不支付交通费
不支付住宿费
支付日补贴的50%
2．从公司外收到全部或部分旅费时，公司不再支付全部或部分差旅费。
第12条 出差期间的缺勤处理
出差期间因私事而缺勤时，公司则不支付其住宿费及日补贴，如有生病或其他不得已的情况缺勤时，可参照实际情况支付日补贴及住宿费。
第13条 特殊差旅费
陪同上级人员、公司内外宾出差或因其他原因，实际发生的费用超过本人的定额（车船费、住宿费、日补贴）时，经公司总经理批准，其差旅费可以支付实际费用或所得定额以上的费用。
第14条 差旅费报销应取得合法的票据，住宿费项目包括住宿起讫日期、住宿人数等，所有信息必须填写齐全、准确，否则视为非合理票据，不予报销。
第4章 出差定额包干标准（适用于长途出差）
第15条 公司销售人员差旅费实行定额包干，报销标准如表7-4所示。
表2-4 差旅费定额包干标准一览表
类别
地区
职级
报销标准
A
直辖市、州、省会城市、沿海地区地市级以上城市
副总经理（含） ↑
实报实销（不受区域限制）
部门主管（含）↑
250
职员
200
B
内地、东西部地区中小城市
部门主管（含）↑
200
职员
150
C
内地、东西部地区县镇
部门主管（含）↑
160
职员
120
在上述标准内实报实销，超出上限者自付，特殊情况须另呈说明，经批准后方可报销。
第16条 车船费、住宿费，按发票在标准内报销。
第17条 乘坐飞机出差时，要得到分管副总的批准，同时满足以下条件。
1．确属事情突然，乘坐火车等交通工具来不及。
2．乘坐火车时间超过12小时。
3．陪同重要客人。
第18条 1）随同较高职位人员出差，其报销标准比照高职位者之标准。
2) 有2人以上同行、同性者，一律住标间。
3）如出差地有朋友、亲戚、同学等处可住宿，本着互惠原则，公司可以报销标准费用的一半。（例，某员工去北京出差三天，住在亲戚家，则可报销150/2*3=225元）
4）出差期间的考勤管理依工厂员工手册《考勤及假日管理》执行。
5）出长差者（超过15天），可以在出差地租房住。
6）客户或接待单位提供住宿的，不得再申报住宿费。
7）在火车、轮船等交通工具上过宿者，不得另报住宿费。
第19条 没有住宿费发票的，每天按50元的标准予以报销。
第5章 其他要求
第20条 员工出差时应本着厉行节约，提高工作效率，为公司开源节流的原则，不大手大脚，铺张浪费。
第21条 若未经公司相关领导同意，私自在非出差地区逗留或超时逗留所发生的一切费用由当事人自己承担，所发生的时间按事假或矿工处理，扣发工资。
第22条 出差人员应将工作进展情况及时向主管领导汇报，提高工作效率，力争在最短的时间内完成工作。出差人员应于出差结束后一周內填写出差总结报告，呈相关人员审核（限出差两天及其以上者）
第23条 有2人以上一同出差者，由其中1人负责全部差旅费的报销，报销时需列清费用明细。
第6章 附则
第24条 本制度由财务部负责制定、修订，营销总监协助财务部进行解释。
第25条 本制度自 年 月 日起实施。
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审核日期

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