公司财务制度及流程.doc

公司财务制度及流程第一章 总则（一）为进一步强化公司财务管理，完善财务管理制度，合理控制费用支出，规范公司的会计核算工作和财务报销行为，使公司财务管理制度化、规范化和可控性，发挥财务在公司生产经营管理中的作用，以保障提高公司的经济效益，特制定本制度。 （二）凡涉及公司平常物资（涉及零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用品、工具等）采购、税费支出、平常办公费用、招待费用、差旅费用支出项目的报销均按此制度规定执行。（三）本制度合用公司全体员工。第二章基本制度及流程（一）借款是指公司员工因公务需要的临时性借款；预付款是指因公司业务需要，需预先支付的购买材料、货品及各项需要预先支付的款项。（二）借款管理规定 1.出差借款：出差人员经相关负责人批准后按借款审批流程和审批权限办理借款，出差返回后及时办理报销还款手续。 2.平常物资采购借款：凡涉及公司平常物资采购借款，业务经办人员经部门负责人批准后按借款审批流程和审批权限办理借款；公司平常零星物资采购单项业务超过500元以上的支出原则上需以银行转账支付，不得用钞票支付。 3.其他临时借款：凡涉及公司费用性其他支出项目（如平常办公费用、招待费用、车辆费用等），业务经办人员经部门负责人批准后按借款审批流程和审批权限办理借款；业务经办人员在业务办理完毕后应及时报帐，除周转金外其他借款原则上在结清前帐后方可办理借款。（三）预付款管理规定 1.各项工程预付款:凡涉及公司固定资产（房屋建筑物、机器设备、工具等）建设、安装、维修等需要支付预付款，由业务经办人员依据协议规定的付款方式及金额按审批程序批准后办理付款手续。 2.平常零星物资、材料采购预付款：凡涉及公司各项物资、材料采购需要提前预付货款由业务经办人员经部门负责人批准后按借款审批流程和审批权限办理预付款手续。 3.办理公司各项预付款时，业务经办人员必须向财务室提供审批的“专项协议或协议”后，方可办理预付款支付手续，预付的金额不得超过协议规定的金额，财务人员要与经济协议核对后，方可支付。（四）借款及预付款流程1.借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。2.审批流程：主管部门经理审核签字财务复核总经理审批。 3.财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。（五）借款及预付款的其他规定1.公司所有借款及预付款，原则上必须在前帐结清之后方可再借付，确因业务需要而来不及结清前帐，必须以书面形式告知财务室，经主办会计审核批准后方可再借付。2.公司业务经办人员必须在单项借款业务办理完毕后按五个工作日内凭有效票据报销并结清借款或预付款；凡超过一个月不结账者，一律不予报销，财务室有权从其本人工资中扣除借款或预付款。 第三章 公司费用报销规定及流程（一） 费用报销的控制原则：实行计划管理、分级负责、层层把关。由各部门负责人负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务部门对报销票据的合法性、可行性及合理性进行二级审查并进行最后的审核批准。 （二） 公司费用报销规定 1. 公司一切费用支出必须按先申请,后办理的原则进行，对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销，特殊情况必须经总经理批准。 2. 报销人员所报销的费用支出必须真实、合规,严禁弄虚作假行为。报销人员必须凭真实、合规、有效的原始凭证报销,所持票据必须是国家税务机关统一印制的票据并要填写完整、数字清楚,严禁白条入帐和费用支出项目与所附票据不符以及其他违规行为。 3. 报销人员所报销费用的票据必须准时间顺序分类整理、粘贴并按规定和规定填写费用报销凭证,待逐级审核批准后,方可报销。 4. 报销当事人应在费用发生过程中充足取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务人员剔除的部分支出，原则上不予报销，由当事人自行负责。5.费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一规定的报销单，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费、平常物品采购费等；车辆费用按养路费、加油费、保养费、过路过桥费、停车费等；）分类粘贴，便于归类计算和整理。 6.报销当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生因素、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，“费用报销单”的填写一律不允许涂改，特别是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。（三） 费用报销流程 1.公司所有资金支出报销按报销人整理报销单据并填写相应费用报销单公司总经理审核签字财务会计复核到出纳处报销的程序办理。2.报销人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”送交本部门负责人和公司总经理进行审核，部门负责人和公司总经理应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，审查无异议后，应在“费用报销单”上签署审核意见并署名。 3.报销当事人将取得通过本部门负责人审批签署后的“费用报销单”送交财务会计进行审核，财务会计应重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性及费用金额的计算进行复核，应对费用报销的必要性和有关财务制度及财经纪律规范性进行审查以及费用金额的计算进行稽查； 4.报销当事人取得审批齐全的“费用报销单”，应及时送交财务部门，办理报销手续，出纳人员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否对的、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。第四章 流动资产管理制度及流程（一） 钞票的管理：严格执行人民银行颁布的钞票管理暂行条例，根据本公司实际需要，合理核算钞票的库存限额，超过限额（1000元）部分要及时送存银行。（二） 严禁白条抵库和任意挪用钞票，出纳人员必须每日结出钞票日记帐的帐面余额，并与库存钞票相核对，发现不符要及时查明因素。会计对库存钞票进行定期或不定期检查，以保证钞票的安全和完整。公司的一切钞票收付都必须有合法的原始凭证。（三） 银行存款的管理：加强对银行帐户及其他帐户的保密工作，非因业务需要不准外泄，银行帐户印鉴实行分管、并用制，不得一人统一保管使用。严禁在任何空白协议上加盖银行帐户印鉴。出纳人员要随时掌握银行存款余额，在每月末做好与银行的对帐工作，并编制银行存款余额调节表，对未达帐项进行分析，查找因素并报会计。（四） 应收帐款的管理：相应收帐款，每季末做一次帐龄和清收情况的分析，并报公司领导，督促业务部门积极催收，避免形成坏帐。 （五）其他应收款的管理：应按分户帐记帐，要严格个人借款审批程序，借款的审批程序是：借款人部门负责人财务负责人总经理。借用钞票，必须用于钞票结算 范围内的各种费用专案的支付。第五章 附则（一）本制度未涉及事项，暂按总经理的意见核定报销，之后由财务室对该制度进行补充及完善。（二）本制度解释权归公司财务部。（三）本制度自发布之日起执行。