内部控制手册--应付款管理.doc

应付款管理1.1 概述规定了XX市XX股份有限公司及其下属公司有关涉及采购款项的申请、审批、付款、账务记录、对账、账龄分析的工作流程，旨在确保按时支付供应商款项，确保应付账款财务信息真实性以及确保资金安全等。1.2 适用范围适用于XX市XX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度u 采购付款方式管理u 资金管理暂行规定（修订）1.4 职责分工n 采购部：负责与供应商对账，提交付款申请，并通知供应商结款。n 财务部：负责应付账款核算，发票匹配与管理，并根据采购付款申请和银行结算制度办理应付账款的结算，确保应付账款、预付账款的准确性。n 总经理/分管副总：对付款申请单的付款事项、金额等的合理性进行审核。1.5 流程图 121.6 控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施7.6-R1采购付款时，会计人员未根据所购物品仔细核对相应的请购单、采购合同、采购订单、入库单及发票等原始凭证，仅凭其中一份或部分单据就确认付款，付款审批程序不严，可能导致财务审核单据不全，造成付款金额有误，或采购人员伪造、与供应商窜通编造相关票据骗取货款，造成公司资金损失7.6-C2发现性采购人员应根据采购合同规定时间申请付款，由部门领导及分管副总审批确认（付款金额大的按权限须经总经理审批确认），财务部会计人员应仔细核对物流部提供的采购合同、采购订单、入库单及发票等所有单据以及经领导签字确认的审批单后提交财务经理审批确认，经审核后移交出纳进行付款月采购合同；采购订单；到货单；入库单；验收报告；采购发票7.6-PR1货款支付权责不清，可能导致货款支付管理混乱，造成公司资金使用风险7.6-C3预防性财务部对应付款项的形成和支付履行会计监督职能，定期同往来单位和业务经办人员核对账目，提示相关业务部门支付款项，并按会计制度进行应付款项的核算和管理年应付账款管理制度7.6-PR2货款支付业务全程由一人负责办理，无他人监督检查，可能导致资金截留风险7.6-C4预防性明确应付账款的财务账录入、审核职责分工，明确应付账款付款申请及审批流程制度年财务人员职责分工；付款审批流程7.6-PR3款项支付未经领导审批，可能导致公司资金流失，影响资产保全目标7.6-C5预防性采购付款申请应当进行会签，确认付款供应商、金额、银行资料，并提交采购部负责人、分管领导及总经理审核后方可提交财务部请求付款年付款申请单7.6-PR4款项支付前未核对相关表单票据，可能导致付款金额与相关单据不匹配，造成公司资金损失7.6-C6A预防性订有采购合同的，由采购人员参照合同规定的时间、方式及金额申请付款年采购合同7.6-C6B预防性申请付款时，由采购人员填写物资采购付款申请单，交部门负责人与公司领导审核，审核确认后移交财务部确认年付款申请单7.6-C6C预防性应付账款会计核对物资采购付款申请单及相关表单（包括采购订单、采购合同、供应商发票、验收入库单等）确认之后，提交财务经理及分管领导年财务记账凭证及附件7.6-C6D预防性经财务经理、分管领导及总经理审核后，在付款申请单上签字确认同意付款年领导审批单7.6-PR5紧急付款审批无领导书面审批单据且事后未补办审批程序，可能导致重复支付款项，造成公司资金损失7.6-C7A预防性因财务部门负责人或分管领导不在且发生紧急付款时，应由会计人员电话通知财务经理及分管领导并获取领导口头付款确认年7.6-C7B预防性付款人员办理付款手续并保管好所有相关付款凭证及审核资料年财务记账凭证及附件7.6-C7C预防性待财务部门负责人或分管领导回公司之后，付款人员将所有该笔付款记录有关的付款凭证及办理付款手续的资料提交领导审核并补办领导审批程序年付款申请单7.6-PR6货款支付不及时，可能导致供货方扣押货物，影响企业正常生产经营以及供应商合作关系7.6-C8A预防性采购部门和会计人员应定期核对付款信息，包括采购合同付款日期，应付款往来账等，确认已到期货款支付完毕年应付账款明细账7.6-C8B预防性收到供应商或客户催款通知的，采购部门应及时向部门领导及分管领导审批付款年付款申请单7.6-C8C发现性因逾期未付款造成公司损失的，追究相关人员责任并视损失情况给予相应的惩罚年7.6-PR7发生采购退货时，采购部门未及时与财务部沟通，可能导致财务部多支付款项，造成公司资金损失7.6-C9A预防性因所购物资产生质量问题等原因发生退货时，由使用部门填写退货通知单通知采购人员办理退货年退货通知单7.6-C9B预防性采购人员办理退货的同时应及时通知供应商或客户以及公司财务部门，确认退货数量及金额年退货通知单7.6-C9C预防性退货后由采购人员将退货单据交给财务，财务部核对单据确认后进行会计处理年财务记账凭证及附件7.6-PR8应付账款核算不准确、不及时，可能导致公司财务信息不真实、不完整7.6-C10A预防性采购部在收到供应商或客户发票后应当及时提交给财务部并申请付款年购货物资发票7.6-C10B预防性会计人员须审核采购合同、供货发票、验收单等原始凭证，审核无误后进行账务处理，编制应付账款凭证，主管会计复核记账凭证的金额与所附单据是否相符、使用会计科目是否正确，复核无误后签章确认年财务记账凭证及附件7.6-C10C预防性会计人员对资金支付审批表、供应商发票或收据以及支票存根或银行转账单等相关原始单据审核无误后编制付款凭证，经财务经理复核付款凭证并签章确认年财务记账凭证及附件7.6-PR9财务人员未定期与业务人员核对应付款发生额及余额，可能导致应付款项账实不符，资金管理混乱7.6-C11A发现性每月由采购人员将采购订单等台账记录与会计人员应付账款余额及发生额进行核对月采购订单；应付账款明细账7.6-C11B发现性核对无误后由主管会计签字确认后进行结账，核对存在差异的原因及时查找差异原因并进行调账，调整后经主管会计确认无误后结账年应付账款明细账；差异原因分析7.6-PR10财务人员未定期与供应商核对付款信息，可能导致应付款项账实不符，资金管理混乱7.6-C12A发现性采购部应当定期与供应商对账年应付账款对账单7.6-C12B发现性在对账前应当先和财务部应付账款明细账核对，确保对账单上金额与财务账面金额一致年应付账款对账单；应付账款明细账7.6-C12C发现性供应商的对账单应当及时反馈至财务部。如果有差异，财务部门负责联系采购部人员查明原因年差异原因分析7.6-C12D发现性经双方对账人员签字确认的对账单应由采购部及财务部人员保管年应付账款对账单7.6-PR11对于长期挂账的款项未进行调查，可能导致财务记账处理不及时，影响财务报表真实、准确性7.6-C13发现性财务部每月进行账龄分析，对于账龄较长的应付账款应当同业务部门一起分析原因。如因供应商或客户方的原因无法付款的，则应当及时上报领导审批进行账务处理年应付账款账龄分析