内部控制手册--原材料采购.doc

原材料采购1.1 概述规定了XX市XX股份有限公司及其下属公司有关原材料采购的过程，旨在规范集团原材料采购过程中的各项具体工作，降低原材料采购成本，控制原材料质量，降低付款风险等。1.2 适用范围适用于XX市XX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度u 采购管理程序u 采购方式管理u 采购付款方式管理u 采购价格管理u 采购交期管理u 采购品质管理1.4 职责分工n 生产管理部：提出原材料使用申请。 n 采购部：制定并执行采购计划，与供应商签订采购合同等n 总经理/分管副总：负责对合同进行审批等n 品质部：原材料的质量检测，验收等 n 仓库：负责查询原材料库存情况、办理入库手续等1.5 流程图81.6 控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施7.4-R1部分请购单无部门负责人批准人及物流部审核签字痕迹，可能导致采购物品错误，或未经领导审核执行采购并用于其它用途，造成公司经济损失7.4-C1发现性物料采购时，物料需求部门应填写物料请购单，经部门负责人审核确认后提交物流部进行复核，经物流部确认无误后，由物流部经理签字确认，采购专员执行采购程序月原材料请购单7.4-R2采购物品到货后，有时仓库收货人员未仔细核对到货数量及货物外观品质，仅在对方的送货单上签字确认后便安排货物入库，可能导致供应商发货的数量与采购订单不一致或没有发现有包装破损及残次物品混杂在内，未及时与供应商联系，影响公司正常生产7.4-C3发现性企业须建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由仓库收货人员会同物流部采购人员根据采购订单对所购物资的规格及数量等情况进行核对，出具收货单并由送货人员及收货人员签字确认后办理入库手续；需要经过品质检验的货物应由品质部检验人员对到货物品进行抽检，出具检验报告，经检验合格后仓库人员根据合格的验收单据办理入库手续；在验收过程中发现异常情况的，验收人员应当立即向部门负责人及相关部门人员沟通，相关部门及人员须查明原因并及时处理月收货单；来料检验记录；采购订单7.4-PR1原材料采购价格不合理，可能导致资金使用风险7.4-C7预防性原材料采购应进行询价比价，确定合格的供应商，减少资金风险月询价比价资料7.4-PR2原材料采选不当，可能影响公司正常生产经营7.4-C8预防性原材料选择必须按照使用部门的实际要求和规定挑选合格的原材料，原料入库前须经过生产、品质等部门质量检验后才能入库月原材料入库单；来料验收单7.4-PR3无原材料采购计划即执行采购，可能导致资金使用风险7.4-C9预防性生产部门必须填写原材料采购申请后，经过部门负责人审核后才能进行采购年物资请购单；原材料采购计划7.4-PR4集中采购和分散采购选择不合理，可能导致采购成本过高7.4-C10预防性按照公司实际需求和生产经营计划，合理选择集中采购或分散采购，控制采购成本年7.4-PR5未设置原材料安全库存，采购申请不及时，可能影响公司持续生产经营7.4-C11预防性仓库管理人员要做好原材料库存统计，并及时通知原材料相关使用部门，及时做好采购申请准备，相关原料（特别是紧缺原料）应留有一定库存量月库存管理台账；安全库存计划7.4-PR6对原材料的采购时机把握不足，可能导致原料采购价格过高，增加生产成本7.4-C12预防性根据市场调研，对原材料的市场价格走势进行预测，判断市场需求情况，经判断可能发生供货紧缺时应提前采购，避免生产用料不足年原材料市场调查资料7.4-PR7原材料采购数量不恰当，可能导致原材料库存过多或无法满足生产需求，影响增加库存成本或影响产品生产7.4-C13预防性原材料采购计划必须根据原料库存情况和生产计划制定，并经部门负责人审核确认后提交采购部执行月库存管理台账；生产计划；原材料采购计划7.4-PR8未进行供应商资信调查进行采购，可能导致采购欺诈风险7.4-C14预防性采购部必须对候选供应商进行信用资格调查，并对供应商进行评级分类，筛选出合格供应商，同时对供应商提供的货物质量进行评价，对原材料供应商进行综合管理评定年供应商资信调查7.4-PR9采购合同未经充分审核即进行采购，可能导致采购合同条款不当，造成公司经济损失7.4-C15预防性采购合同文本须经过生产管理部、财务部等相关部门负责人及公司领导审批通过后才能签订执行月采购合同审批表7.4-PR10原材料采购入库时未进行验收，可能导致所购原料不符合合同条款规定，影响公司正常生产经营7.4-C16发现性原材料到货后，要组织采购人员、质检人员及仓库管理人员进行验收，经验收合格后出验收单，验收人员在验收单上签字，由仓库管理人员出具原材料入库单月来料验收单；原材料入库单7.4-PR11出现质量纠纷时，未及时联系供应商并采取有效处理，可能影导致问题原料无法退货，造成公司经济损失7.4-C17预防性出现质量纠纷时，由质检人员进行质量复核，经确认是由于供应商供货质量问题的应及时与供应商做协商处理，如沟通无效的，应根据采购合同相关条款进行违约赔偿处理年采购合同