内部控制手册-印章管理.doc

印章管理1.1 概述规定了XX市XX股份有限公司及其下属公司的印章管理，旨在加强和规范集团公司及其下属公司行政及办公印鉴的刻制、使用、销毁等管理过程。1.2 适用范围适用于XX市XX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度u XX市XX股份有限公司印章管理制度1.4 职责分工n 总经理：整体负责印章的使用审批工作。 n 分管副总经理：负责授权范围内的印章使用审批工作。n 印章保管人：负责印章的保管和印章使用的审核工作。1.5 流程图91.6 控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施16.2-R1物流部的业务专用章等部门印鉴未使用时随意摆放在桌面上且无人看管，可能导致部门相关印鉴的遗失或盗用，或用于违规盖章审批以谋取利益，造成公司经济损失16.2-C1发现性部门印鉴应指定专人保管，无人使用时应及时锁好。需要使用时，须经部门负责人审批同意，且印鉴保管人员应做好用印登记记录。印章因保管原因出现违规使用或丢失等情况，应对相关责任人进行处罚年部门印章使用登记记录16.2-PR1未经领导审批刻制公司公章、法人章、合同章、部门章等印鉴，可能导致相关人员假冒公司名义从事违法或违规活动，造成公司法律风险或经济损失16.2-C8预防性公司应当设计统一的印章刻制审批表，交由行政部统一保管。印制印章时应当填写申请单，经过部门领导以及公司总经理审批后才能刻制年印鉴刻制申请单16.2-PR2刻制公章、法人章及其他重要印鉴由一人负责，刻制完成后，未及时更新台账记录并登记印章样式、刻制时间、授权使用时间、刻制人、刻制部门等关键信息，可能导致重要印鉴被挪为私用，造成公司法律风险或经济损失16.2-C9预防性公司印鉴需经总经理授权专人刻制，印鉴刻制时应有其他人员在场监督刻制并明确记录印鉴刻制数量并将印章与记录交给行政部门负责人审核年印鉴刻制记录；印章管理台账16.2-PR3无具体印章刻制字体及格式规定，可能导致各种公司印章字体大小及格式不一致，影响盖章效果16.2-C10预防性公司行政部审核并按国家有关规定设计印鉴的形体和规格年印鉴设计规定16.2-PR4未按国家有关规定到具有印鉴制作资质的企业刻制印鉴，可能导致刻制的印鉴不符合国家相关标准规定，产生质量问题16.2-C11预防性印章的内容、字体、排列顺序和规格等应按照政府主管部门的规定办理，经公安机关核准后在指定单位刻制年16.2-PR5公司公章、法人章及其他重要印鉴由一人负责保管，可能导致印鉴保管人员发生舞弊行为，造成公司法律风险或经济损失16.2-C12预防性公司公章、法人章及相关重要印鉴根据印鉴管理制度由相关部门负责保管且部门内所有印鉴不得由一人负责保管年公司印章管理制度16.2-PR6印鉴的使用无相关部门领导批示，可能导致未经领导审批违规使用印鉴，造成公司法律风险或经济损失16.2-C13A预防性部门章及各专用章须经部门负责人同意后方可用印，做好用印登记年用印审批单16.2-C13B预防性下属单位需使用集团公司印章时，先由本单位填写用印申请单，经本单位负责人审核签字后报送公司，公司业务归口管理部门领导审核同意并签署意见后核准用印。重要事项须报总经理批准年用印审批单16.2-PR7无印鉴使用登记记录，可能导致发生问责事故时无法追究事故责任人16.2-C14A预防性申请使用公司公章时，必须填写公司印章使用登记簿，登记内容至少详细记录申请日期、用途、申请人、批准人等年用印登记记录16.2-C14B预防性在使用部门印章及各专用章时，经部门领导审核批准，做好用印登记年用印登记记录16.2-PR8印鉴保管人员不在岗时，未及时交给委托代管人员负责保管，可能导致重要文件无法及时盖章或用印人员违规使用印鉴，造成公司经济损失16.2-C15A预防性持印人员外出办事或不在单位时应及时授权委托其他人员保管相关印鉴，代管人员在办理用印时除了按照用印审批程序办理外还须详细记录用印登记信息，待持印人员回来后将印鉴和用印记录一同交给持印人员年印鉴授权书16.2-C15B预防性非工作时间用印，由经办单位、部门提前一个工作日提出申请，报行政部审批，做好用印登记年用印登记记录16.2-PR9未经领导授权将重要印鉴携带外出使用，可能导致印鉴违规使用，造成舞弊风险16.2-C16预防性原则上公司印章不得携带外出，当发生需外出使用公司印鉴时，由用印人员申请，经行政部同意后使用，用印管理人员陪同，并做好用印登记年印章外借申请单16.2-PR10印鉴外借使用无相关人员监督，可能导致外借印鉴违规使用，造成舞弊风险或公司经济损失16.2-C17预防性外借公司印章办理业务时公司行政部需另派相关人员与业务人员一同外出办理业务，由外派人员负责监督业务人员对公司印鉴的使用情况并做好使用记录，回公司后监督人员将使用记录和情况向行政部门负责人汇报年用印申请单；领导审批单；用印记录16.2-PR11未经领导审批更改、收回或销毁印鉴，可能导致印鉴损坏或无法使用，影响公司正产行政办公管理16.2-C18预防性当公司相关印鉴不符合使用需要或因发生变更需要更换时，由印鉴保管人员向部门负责人及行政部提出变更或撤销申请，经相关领导审批确认后办理变更或销毁手续年公司印鉴变更/撤销申请16.2-PR12印鉴变更或销毁时无相关人员监督执行，可能导致相关印鉴未及时处理被销毁人员回收利用，造成舞弊风险16.2-C19A预防性公司印鉴变更或销毁时行政部须委派相关人员监督印鉴的变更或销毁过程并详细记录变更或销毁印鉴数量等内容年印鉴变更/销毁记录16.2-C19B预防性印鉴变更或销毁处理完毕后，监督人员向行政部负责人汇报年印鉴变更/销毁记录