出纳管理功能手册模板.doc

目 录第1章 概述- 1 -1.1介绍- 1 -1.2功效特点- 1 -1.3图标说明- 1 -第2章 出纳账管理- 3 -2.1出纳登账- 3 -2.2现金盘点- 4 -2.3日结- 5 -2.4月结- 5 -2.5出纳日报表- 5 -2.6出纳账对账- 5 -第3章 支票管理- 7 -3.1支票本- 7 -3.2支票处理- 8 -3.3支票汇总表- 8 -第4章 银行对账- 9 -4.1初始化- 9 -4.1.1对账初始设置- 9 -4.1.2对账条件- 10 -4.1.3企业未达账- 10 -4.1.4银行未达账- 11 -4.1.5初始余额调整表- 11 -4.1.6初始确定- 12 -4.2银行对账- 12 -4.2.1对账单余额- 12 -4.2.2企业未达账- 13 -4.2.3银行未达账- 13 -4.2.4银行对账- 13 -4.2.5银行余额调整汇总表- 14 -4.2.6银行余额调整明细表- 15 -第5章 出纳报表- 16 -5.1报表权限管理- 16 -5.2报表查询- 17 -5.3资金看板- 18 -第1章 概述1.1 介绍出纳管理子系统是新中大GE系统关键系统之一，处理出纳日常事务，如出纳账管理、支票管理、银行对账等，是企业和外部银行间桥梁。1.2 功效特点GE出纳管理为了适应企业资金管理多种需求，设置了以下几大功效点1、出纳管理本子模块是企业出纳工作统一平台，也即出纳能够经过此模块相关功效完成诸如现金银行出纳账登记、支票及其它票证实物账处理打印等工作，同时借助银企直联平台实现资金网上交易。2、支票管理企业在采购、销售或其它业务活动中，对于支票申请、领用和登帐整个步骤管理，并设有支票汇总表查询功效，以满足企业票据结算管理需要。3、银行对账银行对账是指企业每个月将企业银行存款日志账和银行发来对账单相查对，并勾销双方统计一致已达账，生成银行存款余额调整表这一过程。7、报表查询系统提供现金管理报表分成业务报表、和票据相关报表、及自定义报表共三类，分别对应于报表管理模块三个不一样菜单。多种报表查询方法是多样而灵活，全部报表查询中，系统全部提供了多个条件查询方法。同时报表不仅能够进行屏幕浏览或打印输出，还能够转换为不一样类型文件进行输出。1.3 图标说明本功效手册基础上做到关键突出，对于用户操作中可能会引发错误操作或可能碰到迷惑，功效手册中全部以“注意”、“提醒”、“说明”、“疑难解答”方法着重列出，以免用户了解错误；另外，本功效手册中示例丰富，基础上全部以列举加图片方法说明各功效具体操作步骤和方法。 这是一个“注意”图标。它提醒您注意多种需要尤其注意原因或部分有趣事情。 这是一个“提醒”图标。它向您介绍软件中部分较隐蔽功效。 这是一个“说明”图标。它对可能会引发您误解问题进行解释。 这是一个“疑难解答”图标。它提醒您部分用户在操作过程中可能带来问题操作。第2章 出纳账管理出纳账是出纳天天统计流水账簿，是企业现金流辅助账簿。出纳账管理包含出纳现金账、出纳银行账、现金盘点、出纳日结、出纳月结、出纳日报表和出纳对账七个功效菜单。2.1 出纳登账登账分为现金账和银行账，二者具体操作是相同，只是方便操作而区分开来。因为用户在使用本系统前可能已经有出纳账发生，所以第一次对某个科目进行出纳账登记时是不限定日期范围，方便用户初始以前出纳账，用户能够录入一个总额，也能够录入明细；但一旦科目进行了第一次日结，就只能录入该日结日期以后出纳账。现金账处理窗口如Error! Reference source not found.所表示：图 2.11处理窗口提醒：1、出纳账查询，按摘要和日期、金额查询，并能够按金额大小排序，其中摘要能够双击取系统摘要库。2、出纳现金账，出纳银行账当工作科目为外币科目时，增加外币及本币金额维护，方便对账。3、出纳账登记能够引入采购，销售系统付款单和收款单信息。2.2 现金盘点会计对于当日现金实物进行账实查对。图 2.2-1当日新增盘点单，选择现金科目后，即可录入。操作完成后保留。经过选择起始日期能够查看这段期间内盘点统计，分科目进行列示。图 2.2-2此处现金盘点只是作为出纳业务显示，没有和其它功效相关联，所以不做控制，许可修改往期盘点单统计。2.3 日结日结是指出纳对某天账查对完成，就能够进行日结了，日结后，该天以前统计全部不许可修改；假如在日结时录入日期小于已经日结日期，系统会认为这是反日结，将日结日期调整到这个以前日期，但该日期不能小于已经月结会计期最终一天。图 2.31出纳日结窗口2.4 月结“日清月结”是出纳要求。一旦月结，本月出纳账就相当于封账，不能修改，不能反日结。月结时会检验日结日期是否大于此次月结会计期最终一天，假如不是，会要求用户优异行日结。反月结只能取消目前会计期月结，一旦当总账已经过账，将无法反月结，所以请谨慎。2.5 出纳日报表出纳日报表用于反应现金和银行各个科目在某一天所发生借贷发生额及本日余额。2.6 出纳账对账此功效仅作为一个辅助对账工具而存在，对账结果并不需要对期末处理或报表产生影响。对账条件窗口允很多选科目，用户假如多选科目时，先出具一张余额对账表，然后用户能够选中某一条余额统计，点击“对账”按钮，进入明细对账界面，图示以下：图 2.61图 2.62图 2.64提醒：对账条件设置包含“金额相同”（必选）、日期相同（可选）、票据号相同（可选）、方向相同（可选）。手工勾对时，弱项控制，提醒金额不等许可勾销。切换按钮显示对账和未对账部分。第3章 支票管理支票管理是帮助出纳人员对支票本进行电子化管理，包含支票本登记、支票日常业务处理和支票汇总表三部分。3.1 支票本关键包含支票本登记，目标是统计支票本公共信息，其中科目是指出该支票本是由哪家银行出具。支票本在登记完成后，会依据支票本号码范围自动生成各张支票。支票本在登记后能够修改，但只能修改部分信息；支票本在开始使用后就不能删除，支票本是否使用能够经过颜色来进行区分。“支票本登记”窗口以下图所表示：图 3.11支票本登记窗口支票本完成登记后，用户在“支票本管理主窗口”点击“详情”按钮，就能够进行具体支票查询和日常处理。注意：1、支票状态一样能够经过颜色来区分。2、支票增加了审核才能打印功效，在出纳管理基础选项杂项设置里，启用此功效，支票必需审核才能打印，审核按钮有权限控制。3、支票部分简单设置功效在出纳管理基础设置 。3.2 支票处理支票日常处理包含以下多个操作：领用：从出纳处领取空白支票，此时只有领用人是必需登记，其它信息可填可不填；报销：支票已经开出，到出纳处登记，实际金额和报销人全部是必填；勾兑：是指和总账中明细进行勾兑，现在只能进行手工勾兑；一旦勾兑后，支票就不能再修改了。外销：该功效是在集团环境下，由一个集中资金管理机构如结算中心或财务企业从外部商业银行统一购入票据，然后再转售给内部组员单位过程。挂失：是针对票据实物丢失后在系统中处理过程，经挂失处理后即不许可再对这种票据进行领用、报销、外销操作。3.3 支票汇总表支票汇总表类似和支票管理中支票列表，不一样是能够选择过滤条件。图4.3-1 支票汇总表查询过滤第4章 银行对账银行对账是指企业每个月将银行存款日志账和银行对账单查对，并勾销已达账，生成银行存款余额调整表这一过程。在本软件中，企业和银行双方对账数据，在勾销前统称为“未达账”。“银行对账”子功效点包含主菜单“初始化”、“银行对账”、“余额调整汇总表”、“余额调整明细表”、“银行对账报表”。4.1 初始化初始化过程是手工账和电脑账接口，必需妥善录入。4.1.1 对账初始设置在进行首次对账前，首先要对对账账户余额进行数据初始。“对账初始设置”窗口以下Error! Reference source not found.所表示：图 4.11对账初始设置窗口对账初始条件包含：启用会计期、对账单期初余额、对账单期末余额和企业账面期初余额。4.1.2 对账条件图 4.12自动对账条件设置窗口自动对账条件包含：金额相同；单据日期相等；结算方法一致；结算单据号相同。其中对账金额肯定相等，所以系统默认该选项为必选项。4.1.3 企业未达账在企业未达账列表窗口中，企业未达账既可手工直接输入，也可由系统导入。用户假如是手工输入企业未达账，那请单击窗口中“增加”按钮，在随即弹出窗口（如Error! Reference source not found.所表示）中对照银行对账单逐一录入到上月为止企业未达账项。图 4.13企业对账单窗口在企业未达账列表窗口中，在初始化完成之前，您还能够对单据进行修改和删除操作。在企业未达账单据很多情况下，单击企业未达账列表窗口中“查询”按钮，能够帮助您快速查找并定位至所需单据。4.1.4 银行未达账单击“银行未达账”子菜单，进入银行未达账列表窗口。操作同企业未达账一致，以下Error! Reference source not found.所表示：图 4.14银行未达账列表窗口4.1.5 初始余额调整表在初始企业未达账录入和银行未达账导入完成后，即可生成调整表，具体窗口以下Error! Reference source not found.所表示：图 4.15初始余额调整表窗口在“初始余额调整表”中，“企业账面余额”这项数据将从总账中对应科目取得，由系统自动提供；“银行对账单余额”这项数据从对账单中取得，即为输入对账单初始余额；“银收企未收”是指银行已收款入账，企业还未收到款项；“银付企未付”是指银行已付款入账，企业还未统计支付款项；“企收银未收”是指企业已经收款入账，银行还未收到款项；“企付银未付”是指企业已付款入账，银行还未支付款项。企业和银行双方最终产生两项数据：企业调整后余额企业账面余额银收企未收银付企未付银行调整后余额银行初始余额企收银未付企付银未付企业调整后余额必需等于银行调整后余额，不然肯定有某一步骤发生错误，银行对账初始化部分不能完成。单击Error! Reference source not found.中“格式2”按钮，您还可看到“初始余额调整表”另一个格式。4.1.6 初始确定完成以上内容操作后，可进行银行对账初始确定工作。单击“初始确定”菜单，系统首先弹出科目确定提醒窗口。经过确定后，系统开始对用户所选科目进行初始化工作，完成以后弹出提醒窗口，如Error! Reference source not found.所表示：图 4.16 提醒窗口4.2 银行对账银行对账包含对账单余额、企业未达账、银行未达账、银行对账和银行余额调整表五个子菜单。在录入对账单后，就能够进行对账，生成调整表。4.2.1 对账单余额和初始化中一样，首先需录入对账单余额，录入窗口以下Error! Reference source not found.所表示：图 4.21对账单余额录入窗口窗口中“期初余额”取自上一会计期银行调整后余额，系统不许可修改；您只需输入“期末余额”即可。4.2.2 企业未达账企业未达账录入窗口和录入方法和“初始企业未达账”完全类似，在此不再展开介绍。导入银行数据时增加选项覆盖导入,多选删除图 4.22 导入企业未达账4.2.3 银行未达账银行未达账录入窗口和录入方法和“初始银行未达账”完全类似，在此不再展开介绍。4.2.4 银行对账单击子菜单“银行对账”，弹出对账窗口如Error! Reference source not found.所表示：图 4.23对账窗口因为对账是将银行存款日志账和银行提供银行对账单逐笔进行查对，所以系统也将对账窗口设计成上下两部分，分别列出企业未达账和银行未达账，使操作更为直观、方便。值得一提是这里企业未达账和银行未达账不是正式未达账项，而是依据对账用企业和银行双方对账数据，勾销前我们也就统一称之为“未达账”。具体对账方法有两种：手工对账和自动对账。1、手工对账用鼠标单击选中两个数据窗口中金额相等两笔账，然后单击“勾销”按钮即可。若您发觉这两笔账勾销有误，窗口中“反勾销”按钮能够帮助您取消以上操作。2、自动对账首先能够单击“条件”按钮，在随即弹出窗口中选择自动对账条件，您也能够不选择，系统则将按“金额相同”条件进行勾销；接着单击“对账”按钮，系统便开始在两个数据窗口中自动寻求符合条件账，并自动完成勾销。自动对账单据也能进行“反勾销”。另外，对账窗口中“刷新”按钮用于更新目前界面显示内容，适适用于多台用户机同时进行对账操作情况；“合并”按钮可将凭证号相同凭证进行合并，“分拆”按钮则是“合并”逆操作；“切换”按钮可使目前界面显示内容在已对账和未对账之间进行切换。4.2.5 银行余额调整汇总表银行余额调整汇总表可实时提供目前对账会计期企业账面余额、银收企未收、银付企未付、企业调整后余额、银行对账单余额、企收银未付、企付银未付、银行调整后余额；还可查询其它会计期企业、银行余额调整情况；在企业调整后余额和银行调整后余额相等情况下，还可将目前银行余额结转至下一会计期。4.2.6 银行余额调整明细表银行余额调整明细表实时提供目前会计期具体科目标本单位企业账面余额、银收企未收、银付企未付、企业调后余额及银行方面银行对账单余额、企收银未收、企付银未付、银行调整后余额等明细信息。第5章 出纳报表在出纳管理主窗口中单击“报表”子功效点图标，进入报表主菜单窗口，能够看到它包含主菜单“报表查询”、“业务报表查询”、“票据查询”和“报表中心报表”。系统提供报表类型很多，但查询方法基础相同，下面着重介绍一下报表权限管理、报表查询、格式定制、报表打印、报表格式转换输出等功效和控制操作方法。5.1 报表权限管理系统对出纳管理报表权限控制关键是菜单权限，用户权限管理权限列表以下Error! Reference source not found.所表示：图 5.11出纳管理管理权限控制窗口如用户需要查询一些报表，给予对应报表权限即可。具体操作请参考权限管理中权限分配。5.2 报表查询报表查询通常是在出纳管理模块中提供明细业务录入和发生、业务数据查询和统计，由系统内定表样和输出内容，用户能够对输出内容进行定制，但无法进行自行统计和增加其它报表字段。如用户需要自定义报表，请在财务报表模块中自定义报表格式和利用系统提供出纳管理模块函数，具体功效参考财务报表模块中自定义报表。报表查询操作通常分为输入查询条件，确定查询条件，系统显示查询结果等三个步骤。以现金银行日报表为例：报表查询现金银行日报表，系统弹出查询条件设置窗口，见Error! Reference source not found.：图 5.21查询条件此处查询条件为“起止日期选择”，用户确定查询时间后即可进入“日报表”窗口，如Error! Reference source not found.所表示：图 5.22日报表窗口用户在此窗口还可经过单击右键，对具体科目进行展开、折叠查看。5.3 资金看板企业在日常生产过程中，期望能实时看到一张资金占用及资金起源报表，从而确保资金在生产过程中是协调，在出纳管理增加一个快速编辑及查看资金报表，资金从总量、时间、结构角度，把企业经营业务各个步骤，包含投资、融资、生产、采购、销售、资金支付和结算资金变动，展现在一个面板上，为决议提供依据。支持用户直接编辑，计算及跟踪具体业务发生明细。图5.3-1