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总 经 办

工
作
手
册

二OO六年八月

目 录

第一节 总则-----------------------------------------------------------5
第二节 总经办职能和管理架构-------------------------------------------5
一、 总经办职能------------------------------------------------------5
二、 管理架构--------------------------------------------------------5
第三节 关键岗位职责和任职要求------------------------------------------6
一、 总经办主任------------------------------------------------------6
二、 行政助理--------------------------------------------------------7
三、 文档主管--------------------------------------------------------8
四、 职员车司机------------------------------------------------------9
第四节 管理制度-------------------------------------------------------10
一、 会议制度--------------------------------------------------------10
二、 总值班经理管理制度----------------------------------------------16
三、 档案管理制度----------------------------------------------------17
四、 酒店印章和介绍信管理要求----------------------------------------23
五、 酒店呈文管理要求------------------------------------------------24
六、 酒店公务接待相关要求------------------------------------------25
七、 VIP接待规格-----------------------------------------------------26
八、 相关请示汇报制度------------------------------------------------27
九、 相关参观酒店要求----------------------------------------------28
十、 公文处理规则----------------------------------------------------28
十一、文件管理制度---------------------------------------------------33
十二、安全保密制度---------------------------------------------------34
十三、总经理接待日制度-----------------------------------------------35
十四、档案室管理制度-------------------------------------------------35
十五、车辆管理暂行措施-----------------------------------------------36
第五节 工作标准和程序-------------------------------------------------39
一、 收发文件/汇报处理程序-------------------------------------------39
二、 公文制作程序----------------------------------------------------39
三、 印章使用程序---------------------------------------------------40
四、 总经理访客接待程序---------------------------------------------40
五、 公务接待程序---------------------------------------------------41
六、 《来宾意见书》处理程序-----------------------------------------41
七、 文件、资料存档程序---------------------------------------------42
八、 信息汇编程序---------------------------------------------------43
九、 电话接听和转接程序---------------------------------------------43
十、 会务操作程序---------------------------------------------------44
十一、文书立卷程序---------------------------------------------------44
十二、档案借阅程序---------------------------------------------------45
十三、礼品收发程序---------------------------------------------------45
十四、车辆维护保养及维修程序-----------------------------------------46
第六节 常见运行表格---------------------------------------------------47
一、 文件公函处理单-------------------------------------------------47
二、 文件呈批单-----------------------------------------------------47
三、 总经理、总值班经理检验通知单-----------------------------------48
四、 待办事项表-----------------------------------------------------49
五、 公章使用记录表-------------------------------------------------49
六、 酒店参观通知单-------------------------------------------------50
七、 来电统计表-----------------------------------------------------50
八、 传真收发记录表-------------------------------------------------51
九、 公关餐券申请单-------------------------------------------------51
十、 打字复印记录表-------------------------------------------------52
十一、 访客接待统计单-------------------------------------------------52
十二、 来访人员记录表-------------------------------------------------53
十三、 收文记录表-----------------------------------------------------53
十四、 来文处理记录表-------------------------------------------------54
十五、 发文记录表-----------------------------------------------------54
十六、 接收传真处理单-------------------------------------------------55
十七、 公务接待申请单-------------------------------------------------55
十八、 编号文件发文记录表---------------------------------------------56
十九、 档案借阅申请单-------------------------------------------------56
二十、 档案借出记录表-------------------------------------------------57
二十一、 文件资料借阅记录表------------------------------------------57
二十二、 办公用具领用登记册------------------------------------------58
二十三、 会议统计----------------------------------------------------58
二十四、 投诉统计单--------------------------------------------------59
二十五、 酒店介绍信--------------------------------------------------59
二十六、 酒店内部用车申请单------------------------------------------60
二十七、 车辆油料申领单----------------------------------------------60
二十八、 车辆行驶统计表----------------------------------------------61
二十九、 车辆维修申请单----------------------------------------------61
三十、 车辆出入统计表-----------------------------------------------62
三十一、 汽车钥匙使用记录表------------------------------------------63
三十二、 临时通行证--------------------------------------------------63

第一节 总则

总经办是总经理日常办事机构。关键任务是协调各部门关系、督促总经理指令实施情况、行政事务管理和关键公文草拟、审核等，起着总经理参谋和助手作用。

第二节 总经办职能和管理架构

一、总经办职能：
1、依据总经理指令，统筹酒店行政管理工作；
2、协调酒店各部门相互关系，沟通酒店和社会各方面联络；
3、督促、检验总经理各项指示和店务会议决定落实情况；
4、管理酒店文书、档案和资料、为总经理提供文秘服务、和草拟并审核关键公文；
5、做好接待来访工作；
6、负责酒店行政办公区域管理工作，和办公用具申购和管理；
7、传输和整理酒店经营管理信息，为总经理制订经营管理决议提供依据，当好总经理参谋和助手。
8、确定酒店行政管理制度，为总经理提供多种信息，确保总经理室各项工作顺利开展。
9、负责职员班车管理。
10、负责酒店内部宣传报道工作。

二、管理架构

总经办主任
1人
文档主管
1人
行政助理
1人
职员车司机
2人

第三节 关键岗位职责和任职要求

一、总经办主任
汇报上级：总经理
直接下级：行政助理、文档主管、职员车司机
联络部门：酒店各部门、总企业相关部门、政府、同行相关部门
岗位职责：
1、依据酒店经营管理工作和接待服务工作实际情况，根据总经理要求，组织和起草计划、总结、请示、汇报、通知、会议纪要等多种文件，并做好签发前审核和签发后打印、分发和存档等工作；
2、参与每日晨会和组织安排酒店经营管理工作会议，做好会议统计，整理会议纪要和会议决议，并随时将会议决议落实情况反馈给总经理；
3、做好酒店对外联络，建立和酒店业务单位友好关系，做好酒店公关工作；
4、负责酒店信访工作处理，以酒店名义向客人复信；处理客人向总经理投诉，并将处理结果上报总经理；汇总整理总值班经理工作日志，上交总经理阅示。
5、负责总经理来访客人接待；
6、负责和酒店其它部门沟通，搜集各部门信息，掌握各部门动态，立即向总经理反馈汇报；
7、促进酒店各部门沟通协调，对各部门文秘工作进行指导改善；
8、组织开展常常性调查研究工作，搜集和分析信息，学习法律法规，做好管理咨询和管理决议参谋工作；
9、负责酒店印章保管和使用管理；
10、对酒店营业执照、特种行业许可证、卫生合格证等酒店关键证照和酒店关键协议进行申办及保管管理；
11、负责酒店总值班经理排班和调班；
12、负责总经办管理工作，制订部门规章制度，对下属职员进行培训和督导，提升工作效率；
13、负责行政办公区域管理及卫生安排；
14、负责酒店办公用具管理；
15、负责职员班车管理；
16、负责酒店重大活动统计及整理；
17、负责酒店广告宣传品制作对外联络，和酒店宣传橱窗管理和出刊；
18、完成总经理交办其它工作。
任职要求:
基础素质：身体健康，相貌端正，年纪合适，28~45岁左右；大学专科学历或相同学历以上文化程度；接收过酒店文秘工作高级培训；含有良好沟通和协调能力；良好文字和公文写作能力。
工作经验：最少3年四星级以上酒店管理工作经验，两年以上酒店办公室主任工作经验；
特殊要求：了解酒店管理、服务方面系统知识；熟悉经营、财税、安全等方面法律法规和涉外法律知识，并含有较高英语听、说、读、写水平。
二、行政助理
汇报上级：总经办主任
联络部门：酒店各部门
岗位职责：
1、草拟酒店相关行政管理制度及酒店计划总结等文稿；
2、统计、传达总经理、副总经理领导指令，撰写相关总经理、副总经理文稿、信函等；
3、统计、保管酒店公关宣传品及来访人员、各级管理人员呈交礼品；
4、帮助做好上传下达、催办等工作；
5、负责酒店办公用具申购和管理；
6、负责酒店总值班经理排班和调班；
7、负责各类文件汇报接收、外发等传输；
8、搜集相关信息、资料，以供总经理、副总经理参考；
9、负责印制酒店管理人员名片；
10、代表总经办主任接待和会见非关键客人，处理通常来访来信；
11、帮助总经办主任组织和安排多种会议，做好会议统计及草拟、落实会议纪要；
12、搜集、整理部门每个月计划和总结并立即上报；
13、负责和外单位联络，办理各类许可证件和归档保管工作。
14、对各类证件性资料按到期日期或需换发日期分类、做好统计，立即续签或换发，确保票证类文件有效；
15、负责广告宣传品制作对外联络；
16、立即搜集、采访酒店内外关键活动、信息、知识、好人好事，主动策划宣传报道内容，出刊《XX之窗》橱窗；
16、完成总经办主任交办其它工作。
任职要求：
基础素质：含有大专以上文化程度；掌握酒店资源搜集、整理能力；含有较强英语听、说、写技能；能熟练操作多种办公自动化设备；沟通、协调能力及应变能力强；心理承受能力强。
工作经验：有2年以上4星级酒店文员及一定管理经验，熟悉酒店各部门工作程序，熟悉酒店行政事务。
特殊要求：和酒店各部门人员能建立良好合作关系，能严守机密。文字和公文写作能力很好，适应加班。
三、文档主管
汇报上级：总经办主任
联络部门：酒店各部门
岗位职责：
1、为总经理、副总经理提供相关资料，档案秘书性服务，如文字打印、复印、传真等。
2、负责行政文件、档案、信息、资料搜集、整理、归档、保管工作，编写并登记文件号码索引；
3、编写《酒店关键事项备忘录》，并报总经理；
4、负责协调接待和电话转接工作；
5、负责酒店介绍信、印章保管和监督使用。
6、负责编写酒店经营管理《大事记》；
7、负责总经理、副总经理设备保管，维护正常运行；
8、负责总经理、副总经理办公室办清洁卫生、文档整理等内勤服务工作；
9、做好档案材料防火、防盗、防潮和防虫等档案安全管理工作；
10、完成报刊、书籍等相关资料征订和发放工作，负责书籍和刊物分类、编号和保管工作；
11、严格实施档案保密制度和文件管理制度；
12、负责部门内部行政事务及部门内部清洁卫生；
13、负责统计酒店重大活动（即《大事记》），以作为酒店历史资料便于查询。
14、负责各类统计；
15、负责部门内部物资领用及管理；
16、负责酒店办公用具申购及管理；
17、负责《XX之窗》橱窗组稿、审稿；
18、完成总经办主任交办其它工作。
任职要求：
基础素质：含有高等院校大学专科以上文化程度；掌握酒店档案管理规范和档案资源搜集、整理、保管能力；含有较强英语听、说、写技能；能熟练操作多种办公自动化设备；沟通、协调能力强；较强应变能力和心理承受能力。
工作经验：有2年以上4星级酒店文秘和档案管理经验，熟悉各部门工作程序。
特殊要求：和酒店各部门人员能建立良好合作关系，能严守机密。文字和公文写作能力很好，适应加班。
四、职员车司机
汇报上级：总经办主任
工作职责：
1、负责职员车保养、检修和年检工作，确保班车运行安全；
2、负责职员车配套物品申请、补充、保管工作；
3、负责做好职员车相关费用预算及节省控制；
4、认真立即作好出车统计表；
5、确保依据酒店安排及部门临时用车出车任务；
6、做好职员车卫生；
7、关键事项应立即向上级领导汇报；
8、做好领导交办其它事项；
任职要求：
基础素质：身体素质好，能吃苦耐劳，能适应加班，有熟练驾驶技巧和能力。
工作经验：五年以上驾驶经验；持B照以上驾驶执照。
特殊要求：心理承受能力强，应变快；
第四节 总经办管理制度

一、会议制度
1、每日晨会：
1) 召开时间：每七天一至周五早晨8：30
2) 举行地点：会议室
3) 主持： 副总经理
4) 会议内容：
- 通报昨日、当日客情、营业收入、能耗、工程维修；
- 餐饮部预报当日、近期重大客情及服务要求；
- 大堂副理通报客人投诉、表彰和提议；
- 听取各部门意见，并进行沟通、协调；
- 总经理和副总经理部署当日工作。
5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、大堂副理、客房、餐饮、营销、总经办、人力资源、财务（采供）、工程、康乐、商场、保安等部门第一责任人。
2、每七天工作例会：
1) 召开时间：每七天一早晨8：30
2) 举行地点：会议室
3) 主持： 副总经理
4) 会议内容
- 通报上周客情、营业收入及完成进度、能耗、工程维修、客人意见及特殊来宾意见；
- 预报本周客情及关键团体、会议介绍；
- 听取部门意见及提议；
- 总经理和副总经理部署本周工作。
5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、大堂副理、客房、餐饮、营销、总经办、人力资源、财务（采供）、工程、康乐、商场、保安等部门第一责任人。
3、每个月营销工作会议
1) 召开时间：每个月5日
2) 举行地点：会议室
3) 主持： 总经理
4) 会议内容
- 营销中心、前厅部、客房部、餐饮部汇报上月营销情况及取得成绩，并估计下月客情、提出营销计划、方法和提议；
- 财务部就营销工作提出意见和提议；
- 总经理和副总经理对营销工作提出要求。
5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、财务、客房、餐饮、营销、总经办、康乐、商场等部门第一责任人。总办列席会议。
4、XX表彰奖励暨职员生日会
1) 召开时间：每个月8日
2) 举行地点：会议室/职员餐厅/郊外
3) 主持： 副总经理/人力资源部经理
4) 会议内容
- 宣告上月人员、班组名单；
- 总经理讲话、优异代表讲话；
- 为获奖人员颁奖品、证书；
- 为过生日职员发生日贺卡、礼品、蛋糕；
- 总经理、运转副总经理和优异、过生日职员合影留念。
5) 参会人员或部门：酒店奖励评审小组组员、非当班职员。
5、每个月财务及人事会议
1) 召开时间：每个月10日
2) 举行地点：会议室
3) 主持： 总经理
4) 会议内容
- 介绍上月全店经营情况、人员流动、思想动态、培训、人工成本、考评奖惩等情况，分析存在问题原因并提出提议；
- 总经理对全店工作进展进行评定、分析，提出问题、不足及下步工作思绪、关键、要求，明确工作分工。
5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、财务总监、总经办、人力资源部、财务部第一责任人。
6、每个月经营情况分析会
1) 召开时间：每个月11日
2) 举行地点：会议室
3) 主持： 总经理
4) 会议内容
- 前厅、客房、餐饮、娱乐汇报各营业点上月营业收入及成本费用情况；
- 财务部介绍上月采购、验货、成本控制情况，分析存在问题，并提出提议和要求；
- 人力资源部分析用工、工资、培训情况，并提出提议和要求；
- 总经理提出工作要求。
5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、客房、餐饮、营销、总经办、人力资源、财务（采供）、工程、康乐、商场、保安等部门第一责任人。
7、信贷会议
1) 召开时间：每个月末
2) 举行地点：会议室
3) 主持： 财务总监/财务经理
4) 会议内容
- 财务部介绍各部门相关款项事宜；
- 总结并分析相关款项处理情况；
- 相关部门提出提议和要求；
- 总经理和副总经理提出工作要求。
5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、客房、餐饮、营销、总经办、人力资源、财务（采供）、工程、康乐、商场、保安等部门第一责任人。
8、采购工作协调会
1) 召开时间：每个月初
2) 举行地点：会议室
3) 主持： 财务总监/采供部经理
4) 会议内容
- 协调物资采购相关事宜；
- 相关部门提出提议和要求；
- 总经理和副总经理提出工作要求。
5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、客房、餐饮、财务（采供）、工程、康乐、商场等部门第一责任人。
9、总经理接待日
1) 召开时间：每个月第一个星期二早晨
2) 举行地点：会议室
3) 主持： 总经理
4) 会议内容
- 直接接待职员来访；
- 听取意见，回复咨询。
5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、人力资源部经理、总经办主任
10、每个月安全工作会议
1) 召开时间：每个月末
2) 举行地点：会议室
3) 主持： 副总经理
4)会议内容
- 安全部通报上月全店安全工作检验情况及各部门、各部位设备设施，安全制度实施情况及存在问题，并提出当月工作关键、提议和要求；
- 各部门提出提议和要求；
- 总经理对安全工作提出要求。
5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、各部门第一责任人
11、每三个月合理化提议会议
1) 召开时间：每三个月第30天10日
2) 举行地点：会议室
3) 主持： 总经理
4) 会议内容
- 通报上季度合理化提议活动开展情况；
- 评选上季度优异合理化提议，决定奖励方法；
- 布署下一阶段合理化提议关键、要求；
- 总经理室对合理化提议提出意见。
5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、合理化提议委员会全体组员
12、每三个月宣传报道工作会
1) 召开时间：每三个月第一月15日
2) 举行地点：会议室
3) 主持： 总经办主任
4) 会议内容
- 总结上季度宣传报道经验，分析不足，提出下步工作安排；
- 各和会组员发表意见、提议；
- 总经理对宣传报道提出要求。
5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、《XX之窗》橱窗编委会组员、各部门通讯员、宣传员
13、每个月服务质量分析会
1) 召开时间：每个月28日早晨
2) 举行地点：会议室
3) 主持： 副总经理
4) 会议内容
- 大堂副理通报上月来宾意见统计情况，分析不足，提出改善提议，并提出当月服务质量估计；
- 副总经理通报上月日常检验及考评奖惩情况；
- 各部门经理分析近期服务质量问题，并进行专题讨论；
- 人力资源部部署当月培训专题；
- 总经理和副总经理对近期服务质量工作提出要求。
5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、各部门经理、大堂副理、培训主管、质检主管
14、每个月工程设备维修保养会议
1) 召开时间：每个月28日下午
2) 举行地点：会议室
3) 主持： 副总经理
4) 会议内容
- 工程部汇报上月全店工程设备维修保养情况、存在问题，并提出当月工作计划关键点和提议方法；
- 和会各部经理提出需抓紧处理问题项目及完成时间要求；
- 副总经理对工作提出要求和考评奖惩意见。
5) 参会人员或部门：副总经理、工程、前厅、客房、餐饮、娱乐、总办、人力资源部、财务、安全等部门第一责任人
15、每个月培训工作会议
1) 召开时间：每个月29日
2) 举行地点：会议室
3) 主持： 人力资源部经理/培训主管
4) 会议内容
- 各部培训员汇报本部门上月培训活动开展情况，分析存在不足，提出改善提议及下月计划；
- 人力资源部通报全店总体培训开展情况，表彰优异，分析不足，提出改善提议和要求，部署当月培训专题、要求；
- 总经理、副总经理对培训工作提出要求。
5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、各部门经理、培训主管、质检主管、各部门培训员
16、每三个月环境保护工作会议
1) 召开时间：每三个月末
2) 举行地点：会议室
3) 主持： 副总经理/环境保护小组组长
4) 会议内容
- 上季度酒店环境保护工作总结回顾；
- 环境保护小组组员汇报上季度环境保护活动开展情况及下季度安排；
5) 参会人员或部门：副总经理、环境保护小组组员
17、年度目标任务研讨会
1) 召开时间：每十二个月12月
2) 举行地点：会议室
3)主持： 总经理
4) 会议内容
- 当年客情、经营业绩分析；
- 明年客情、市场分析估计、经营预算；
- 各部门汇报、研讨确保完成方法；
- 总经理进行工作指示。
5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、各部门经理

二、总值班经理管理制度
（一）值班时间：
当日18：30-次日8：30
（二）值班职责
1、值班期间代行总经理职权，根据值班要求要求内容，对各部门工作情况进行不定时检验并做好统计。
2、18：30-24：00检验关键部位是各经营部门，24：00以后检验关键是公共区域安全、保安值班巡查、节能降耗等。
3、受理客人投诉并立即处理，对重大问题须立即汇报总经理。
（三）值班人员
各部门第一责任人是关键值班经理人选，为了培养后备人员，各部门经理助理级以上人员也参与值班。
（四） 值班要求
1、总值班经理当日须在职员餐厅就餐，检验职员餐厅饭菜质量和用餐秩序，有权对出现问题进行批评和处罚。
2、检验各部门职员仪容仪表、礼节礼貌和劳动纪律，有权对出现问题要求立即整改，提出批评或进行处罚。
3、检验各部门、各区域清洁卫生和节能降耗情况，有权对出现问题要求立即整改，提出批评或进行处罚。
4、对当日各旅行团体到店具体时间做好统计，必需跟踪团体早餐。
5、认真听取团体客人对酒店服务质量提议和意见，并立即处理各项投诉。
6、统计各经营部门当日营业收入及营业结束具体时间。
7、检验各部门下班前清洁卫生，有权要求不合格部门立即整改。
8、总值班经理调班必需提前经总经理同意。并由总经办协调安排。
（五）值班人员名单：另附
三、档案管理制度
（一）总 则
1、为了加强酒店档案管理、搜集和整理工作，有效地保护和利用档案，愈加好为酒店经营活动和提升经济效益服务，特制订本要求。
2、档案是指记述和反应本店在餐饮、客房、娱乐等各项服务、销售和经营管理中形成对酒店含有保留价值多种载体历史统计。
3、档案管理采取统一领导、分级管理标准，实施综合档案室领导下分级管理制。即职能部门均设兼职档案人员，统一搜集本部门产生文件资料，并负责整理、保管。业务上接收综合档案室统一领导。
4、全店职员全部有保护档案义务。
（二）档案管理机构和职责
1、设综合档案室，归属于总经办领导，负责本店档案管理工作。
关键任务是：
1) 认真落实实施国家《档案法》和相关档案工作方针政策，依据本店实际情况，制订档案管理制度和工作计划。
2) 按相关部门形成文件材料办理分类、编目、整理、组卷、保管及判定、统计、销毁业务。
3) 建立必需检索工具，编制参考资料，主动提供利用。
4) 参与工程交工验收及设备仪器开箱验收等工作。
5) 向上级档案部门办理档案移交。
6) 对酒店各部门档案业务进行督促检验和指导。
7) 严格实施保密制度，不失密、不泄密。
2、各部门兼职档案员职责：
1) 熟悉本部门归档范围，帮助归档责任人做好本部门档案搜集、整理、立卷及保管工作。
2) 负责本部门档案材料装册、登记、借阅工作。
3) 严格实施保密制度，认真实施各项档案管理制度。
4) 参与和办理档案管理各项业务活动。
3、文件材料形成和归档内容
档案形成和归档内容，关键包含以下多个方面：
A.行政管理类：
·酒店工作、文秘工作和企业综合性会议等形成文件资料。
·职员在职培训等工作中形成文件资料。
·医务室防病治病、卫生监督和管理、计划生育等工作中形成文件资料。
·酒店对活动中形成文件资料。
·酒店后勤服务性工作、职员福利等活动中形成文件资料。
·酒店其它行政管理工作中形成文件资料。
B.经营管理类：
·酒店改革、经营策略等政策性决议工作过程中形成文件资料。
·酒店发展计划、年度计划、全方面计划管理等工作中形成文件资料。
·多种综合性或专业统计报表和综合性统计分析工作中形成文件资料。
·物资管理、订购协议协议、物资流通、仓库管理等工作中形成文件资料。
·VIP客情、客房销售、餐饮销售、旅游商品销售、康乐销售等工作中形成文件资料。
·市场分析估计、用户调查等工作中形成文件资料。
·酒店管理工作（如升级工作、企业督察等）中形成文件资料。
·其它经营管理中综合事务性工作中形成文件资料。
C.基础建设类
项目工程勘探测绘、设计、施工、完工验收和工程创优等全过程中形成档案。
D.设备仪器类：
设备计划选型购置、安装调试、维护修理、报废和设备管理等全过程形成文件资料。
E.安全保卫类：
·安全保卫等活动中形成文件资料。
·消防、安全检验等工作中形成文件资料。
F.财务管理类：
·成本核实和资金流通中形成文件资料。
·会计凭证、会计报表、会计帐簿等升级工作中形成文件资料。
·财务管理规章和其它综合性文件资料。
G.人事劳资类：
·机构设置、人员编制方面资料。
·机构设置、干部政策、干部任免、调配、奖惩等工作中形成文件资料。
·劳动定员、劳动定额、劳动调配、薪酬福利等工作中形成文件资料。
·人事劳资管理工作中其它综合性工作形成文件资料。
H.声像机读类：
酒店重大活动中形成录音、录像、照片（底片）、磁带、磁盘等资料。
I.综合实物类
名人字画、珍贵工艺、奖品、礼品、署名、题词等。
J.部门之间文函往来等文件资料。
4、归档文件资料要完整、正确，要能真实地反应基建、经营管理等各项活动，归档文件资料必需层次分明，符合其形成规律。
5、各类管理性文件，由各部门按其业务范围由兼职档案员帮助部门领导搜集、整理后归档。
6、材料归档
1)酒店管理、经营、技术管理等各项工作中形成文件资料、图纸、表格、计算资料、帐簿、凭证、报表、照片、录音（像）、磁带、磁盘等，各职能部门指定专（兼）职人员进行整理归档。
2) 归档时间：
a.来往信件、各类统计、图表等由办公室集中分类立卷后，于第二年上六个月归档。
b.声像、实物档案在各项活动后随时归档。
c.会计档案由财务部立卷后保留十二个月，期满后归档。
d.基建、技改、产品等技术项目，待项目结束、验收、判定后二个月内归档。
e.外购设备包含引进设备，在开箱验收时接收归档。
f.计划、统计报表在第二年三月份前归档。
3) 归档控制方法
a．档案工作要列入酒店目标管理，列入行政计划管理、列入相关部门及相关人员职责范围，岗位责任制和经济责任制。
b.档案部门要参与相关技术会议。
c.档案部门参与产品试制判定，基建工程完工验收，设备开箱验收，项目和技术引进档案资料验收，文件材料不完整，不正确、不系统，不予验收。
d.酒店工作人员因工外出、参观学习、参与会议等带回应归档材料，需归档后经档案部门签署意见才能推行报销手续。
7、档案管理
1) 档案分类：
a.依据国家及上级相关部门分类编号要求，编制酒店档案分类措施。
b.分类编号要遵照文件资料形成规律，而且要便于提供利用。
2) 按酒店实际情况，具体分三级类目10大项
a.行政管理类：包含行政事务、监察、教育、卫生、外事、档案管理、后勤福利等，编号1类。
b.经营管理类：包含营销策略、客房销售、餐饮销售、旅游商品销售、贵宾资料、物资供给、采购、多个经营等资料，编号2类。
c.基础建设类：按项目分类，编号3类。
d.设备仪器类：按设备台号分类，编号4类。
e.安全保卫类：包含法律诉讼、政纪监察、治安保卫、交通、消防类，编号5类。
f.财务管理类：包含资金管理、会计业务、审计等文件资料，编号6类。
g.人事劳资类：包含人员编制、劳动保护、工资管理、和职员个人档案（干部档案、职员档案等），编号7类。
h.声像机读类：包含重大活动照片、录像、录音、磁带、磁盘等，编号8类。
i.综合实物类：包含名人字画、珍贵工艺、奖品、礼品、署名、题词等，编号9类。
J.部门之间文函往来等文件资料等，编号10类。
3) 档案保管
a.接收档案必需验收，并办理交接手续。
b.存放档案要科学和便于查找。
c.底图除修改送晒外，不得外借，修改后入库，要认真检验修改情况。
d.库房内温湿度要适宜，保持良好卫生环境有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等方法。
e.每六个月对库藏档案校对清理一次，做到帐卡物相符，对破损和载体变质档案要立即修补、复制，遇特殊情况应进行检验，并向领导汇报。
f.计算机磁盘档案每十二个月重新拷贝一次，以防磁统计丢失。
4) 档案统计和利用
a.建立健全统计工作，统计数字要真实、可靠。
b.档案统计关键包含基础情况统计、档案数量统计、档案利用及效果统计。
c.档案开发利用关键服务于改善酒店经营管理、提升服务质量、降低物资消耗和增加经济效益方面。
d.利用方法有阅览室、查询、外借、复印、晒图、电话通知等形式，和电脑联网检索