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总 经 办工作手册二OO六年八月目 录第一节 总则-5第二节 总经办职能和管理架构-5一、 总经办职能-5二、 管理架构-5第三节 关键岗位职责和任职要求-6一、 总经办主任-6二、 行政助理-7三、 文档主管-8四、 职员车司机-9第四节 管理制度-10一、 会议制度-10二、 总值班经理管理制度-16三、 档案管理制度-17四、 酒店印章和介绍信管理要求-23五、 酒店呈文管理要求-24六、 酒店公务接待相关要求-25七、 VIP接待规格-26八、 相关请示汇报制度-27九、 相关参观酒店要求-28十、 公文处理规则-28十一、文件管理制度-33十二、安全保密制度-34十三、总经理接待日制度-35十四、档案室管理制度-35十五、车辆管理暂行措施-36第五节 工作标准和程序-39一、 收发文件/汇报处理程序-39二、 公文制作程序-39三、 印章使用程序-40四、 总经理访客接待程序-40五、 公务接待程序-41六、 来宾意见书处理程序-41七、 文件、资料存档程序-42八、 信息汇编程序-43九、 电话接听和转接程序-43十、 会务操作程序-44十一、文书立卷程序-44十二、档案借阅程序-45十三、礼品收发程序-45十四、车辆维护保养及维修程序-46第六节 常见运行表格-47一、 文件公函处理单-47二、 文件呈批单-47三、 总经理、总值班经理检验通知单-48四、 待办事项表-49五、 公章使用记录表-49六、 酒店参观通知单-50七、 来电统计表-50八、 传真收发记录表-51九、 公关餐券申请单-51十、 打字复印记录表-52十一、 访客接待统计单-52十二、 来访人员记录表-53十三、 收文记录表-53十四、 来文处理记录表-54十五、 发文记录表-54十六、 接收传真处理单-55十七、 公务接待申请单-55十八、 编号文件发文记录表-56十九、 档案借阅申请单-56二十、 档案借出记录表-57二十一、 文件资料借阅记录表-57二十二、 办公用具领用登记册-58二十三、 会议统计-58二十四、 投诉统计单-59二十五、 酒店介绍信-59二十六、 酒店内部用车申请单-60二十七、 车辆油料申领单-60二十八、 车辆行驶统计表-61二十九、 车辆维修申请单-61三十、 车辆出入统计表-62三十一、 汽车钥匙使用记录表-63三十二、 临时通行证-63第一节 总则总经办是总经理日常办事机构。关键任务是协调各部门关系、督促总经理指令实施情况、行政事务管理和关键公文草拟、审核等，起着总经理参谋和助手作用。第二节 总经办职能和管理架构一、总经办职能：1、依据总经理指令，统筹酒店行政管理工作；2、协调酒店各部门相互关系，沟通酒店和社会各方面联络；3、督促、检验总经理各项指示和店务会议决定落实情况；4、管理酒店文书、档案和资料、为总经理提供文秘服务、和草拟并审核关键公文；5、做好接待来访工作；6、负责酒店行政办公区域管理工作，和办公用具申购和管理；7、传输和整理酒店经营管理信息，为总经理制订经营管理决议提供依据，当好总经理参谋和助手。8、确定酒店行政管理制度，为总经理提供多种信息，确保总经理室各项工作顺利开展。9、负责职员班车管理。 10、负责酒店内部宣传报道工作。二、管理架构总经办主任1人文档主管1人行政助理1人职员车司机2人第三节 关键岗位职责和任职要求一、总经办主任汇报上级：总经理直接下级：行政助理、文档主管、职员车司机联络部门：酒店各部门、总企业相关部门、政府、同行相关部门岗位职责：1、依据酒店经营管理工作和接待服务工作实际情况，根据总经理要求，组织和起草计划、总结、请示、汇报、通知、会议纪要等多种文件，并做好签发前审核和签发后打印、分发和存档等工作；2、参与每日晨会和组织安排酒店经营管理工作会议，做好会议统计，整理会议纪要和会议决议，并随时将会议决议落实情况反馈给总经理；3、做好酒店对外联络，建立和酒店业务单位友好关系，做好酒店公关工作；4、负责酒店信访工作处理，以酒店名义向客人复信；处理客人向总经理投诉，并将处理结果上报总经理；汇总整理总值班经理工作日志，上交总经理阅示。5、负责总经理来访客人接待；6、负责和酒店其它部门沟通，搜集各部门信息，掌握各部门动态，立即向总经理反馈汇报；7、促进酒店各部门沟通协调，对各部门文秘工作进行指导改善；8、组织开展常常性调查研究工作，搜集和分析信息，学习法律法规，做好管理咨询和管理决议参谋工作；9、负责酒店印章保管和使用管理；10、对酒店营业执照、特种行业许可证、卫生合格证等酒店关键证照和酒店关键协议进行申办及保管管理；11、负责酒店总值班经理排班和调班；12、负责总经办管理工作，制订部门规章制度，对下属职员进行培训和督导，提升工作效率；13、负责行政办公区域管理及卫生安排；14、负责酒店办公用具管理；15、负责职员班车管理；16、负责酒店重大活动统计及整理；17、负责酒店广告宣传品制作对外联络，和酒店宣传橱窗管理和出刊；18、完成总经理交办其它工作。任职要求:基础素质：身体健康，相貌端正，年纪合适，2845岁左右；大学专科学历或相同学历以上文化程度；接收过酒店文秘工作高级培训；含有良好沟通和协调能力；良好文字和公文写作能力。工作经验：最少3年四星级以上酒店管理工作经验，两年以上酒店办公室主任工作经验；特殊要求：了解酒店管理、服务方面系统知识；熟悉经营、财税、安全等方面法律法规和涉外法律知识，并含有较高英语听、说、读、写水平。二、行政助理汇报上级：总经办主任联络部门：酒店各部门岗位职责：1、草拟酒店相关行政管理制度及酒店计划总结等文稿；2、统计、传达总经理、副总经理领导指令，撰写相关总经理、副总经理文稿、信函等；3、统计、保管酒店公关宣传品及来访人员、各级管理人员呈交礼品；4、帮助做好上传下达、催办等工作；5、负责酒店办公用具申购和管理；6、负责酒店总值班经理排班和调班；7、负责各类文件汇报接收、外发等传输；8、搜集相关信息、资料，以供总经理、副总经理参考；9、负责印制酒店管理人员名片；10、代表总经办主任接待和会见非关键客人，处理通常来访来信；11、帮助总经办主任组织和安排多种会议，做好会议统计及草拟、落实会议纪要；12、搜集、整理部门每个月计划和总结并立即上报；13、负责和外单位联络，办理各类许可证件和归档保管工作。14、对各类证件性资料按到期日期或需换发日期分类、做好统计，立即续签或换发，确保票证类文件有效；15、负责广告宣传品制作对外联络；16、立即搜集、采访酒店内外关键活动、信息、知识、好人好事，主动策划宣传报道内容，出刊XX之窗橱窗；16、完成总经办主任交办其它工作。任职要求：基础素质：含有大专以上文化程度；掌握酒店资源搜集、整理能力；含有较强英语听、说、写技能；能熟练操作多种办公自动化设备；沟通、协调能力及应变能力强；心理承受能力强。工作经验：有2年以上4星级酒店文员及一定管理经验，熟悉酒店各部门工作程序，熟悉酒店行政事务。特殊要求：和酒店各部门人员能建立良好合作关系，能严守机密。文字和公文写作能力很好，适应加班。三、文档主管汇报上级：总经办主任联络部门：酒店各部门岗位职责：1、为总经理、副总经理提供相关资料，档案秘书性服务，如文字打印、复印、传真等。2、负责行政文件、档案、信息、资料搜集、整理、归档、保管工作，编写并登记文件号码索引；3、编写酒店关键事项备忘录，并报总经理；4、负责协调接待和电话转接工作；5、负责酒店介绍信、印章保管和监督使用。6、负责编写酒店经营管理大事记；7、负责总经理、副总经理设备保管，维护正常运行；8、负责总经理、副总经理办公室办清洁卫生、文档整理等内勤服务工作；9、做好档案材料防火、防盗、防潮和防虫等档案安全管理工作；10、完成报刊、书籍等相关资料征订和发放工作，负责书籍和刊物分类、编号和保管工作；11、严格实施档案保密制度和文件管理制度；12、负责部门内部行政事务及部门内部清洁卫生；13、负责统计酒店重大活动（即大事记），以作为酒店历史资料便于查询。14、负责各类统计；15、负责部门内部物资领用及管理；16、负责酒店办公用具申购及管理；17、负责XX之窗橱窗组稿、审稿；18、完成总经办主任交办其它工作。任职要求：基础素质：含有高等院校大学专科以上文化程度；掌握酒店档案管理规范和档案资源搜集、整理、保管能力；含有较强英语听、说、写技能；能熟练操作多种办公自动化设备；沟通、协调能力强；较强应变能力和心理承受能力。 工作经验：有2年以上4星级酒店文秘和档案管理经验，熟悉各部门工作程序。特殊要求：和酒店各部门人员能建立良好合作关系，能严守机密。文字和公文写作能力很好，适应加班。四、职员车司机汇报上级：总经办主任工作职责：1、负责职员车保养、检修和年检工作，确保班车运行安全；2、负责职员车配套物品申请、补充、保管工作；3、负责做好职员车相关费用预算及节省控制；4、认真立即作好出车统计表； 5、确保依据酒店安排及部门临时用车出车任务；6、做好职员车卫生；7、关键事项应立即向上级领导汇报；8、做好领导交办其它事项；任职要求：基础素质：身体素质好，能吃苦耐劳，能适应加班，有熟练驾驶技巧和能力。工作经验：五年以上驾驶经验；持B照以上驾驶执照。特殊要求：心理承受能力强，应变快；第四节 总经办管理制度一、会议制度1、每日晨会： 1) 召开时间：每七天一至周五早晨8：302) 举行地点：会议室3) 主持： 副总经理4) 会议内容：- 通报昨日、当日客情、营业收入、能耗、工程维修；- 餐饮部预报当日、近期重大客情及服务要求；- 大堂副理通报客人投诉、表彰和提议；- 听取各部门意见，并进行沟通、协调；- 总经理和副总经理部署当日工作。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、大堂副理、客房、餐饮、营销、总经办、人力资源、财务（采供）、工程、康乐、商场、保安等部门第一责任人。2、每七天工作例会： 1) 召开时间：每七天一早晨8：302) 举行地点：会议室3) 主持： 副总经理4) 会议内容- 通报上周客情、营业收入及完成进度、能耗、工程维修、客人意见及特殊来宾意见；- 预报本周客情及关键团体、会议介绍；- 听取部门意见及提议；- 总经理和副总经理部署本周工作。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、大堂副理、客房、餐饮、营销、总经办、人力资源、财务（采供）、工程、康乐、商场、保安等部门第一责任人。3、每个月营销工作会议1) 召开时间：每个月5日2) 举行地点：会议室3) 主持： 总经理4) 会议内容- 营销中心、前厅部、客房部、餐饮部汇报上月营销情况及取得成绩，并估计下月客情、提出营销计划、方法和提议；- 财务部就营销工作提出意见和提议；- 总经理和副总经理对营销工作提出要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、财务、客房、餐饮、营销、总经办、康乐、商场等部门第一责任人。总办列席会议。4、XX表彰奖励暨职员生日会1) 召开时间：每个月8日2) 举行地点：会议室/职员餐厅/郊外3) 主持： 副总经理/人力资源部经理4) 会议内容- 宣告上月人员、班组名单；- 总经理讲话、优异代表讲话；- 为获奖人员颁奖品、证书；- 为过生日职员发生日贺卡、礼品、蛋糕；- 总经理、运转副总经理和优异、过生日职员合影留念。5) 参会人员或部门：酒店奖励评审小组组员、非当班职员。5、每个月财务及人事会议1) 召开时间：每个月10日2) 举行地点：会议室3) 主持： 总经理4) 会议内容- 介绍上月全店经营情况、人员流动、思想动态、培训、人工成本、考评奖惩等情况，分析存在问题原因并提出提议；- 总经理对全店工作进展进行评定、分析，提出问题、不足及下步工作思绪、关键、要求，明确工作分工。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、财务总监、总经办、人力资源部、财务部第一责任人。6、每个月经营情况分析会1) 召开时间：每个月11日2) 举行地点：会议室3) 主持： 总经理4) 会议内容- 前厅、客房、餐饮、娱乐汇报各营业点上月营业收入及成本费用情况； - 财务部介绍上月采购、验货、成本控制情况，分析存在问题，并提出提议和要求； - 人力资源部分析用工、工资、培训情况，并提出提议和要求；- 总经理提出工作要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、客房、餐饮、营销、总经办、人力资源、财务（采供）、工程、康乐、商场、保安等部门第一责任人。7、信贷会议1) 召开时间：每个月末2) 举行地点：会议室3) 主持： 财务总监/财务经理4) 会议内容- 财务部介绍各部门相关款项事宜；- 总结并分析相关款项处理情况；- 相关部门提出提议和要求；- 总经理和副总经理提出工作要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、客房、餐饮、营销、总经办、人力资源、财务（采供）、工程、康乐、商场、保安等部门第一责任人。8、采购工作协调会1) 召开时间：每个月初2) 举行地点：会议室3) 主持： 财务总监/采供部经理4) 会议内容- 协调物资采购相关事宜；- 相关部门提出提议和要求；- 总经理和副总经理提出工作要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、客房、餐饮、财务（采供）、工程、康乐、商场等部门第一责任人。9、总经理接待日1) 召开时间：每个月第一个星期二早晨2) 举行地点：会议室3) 主持： 总经理4) 会议内容- 直接接待职员来访；- 听取意见，回复咨询。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、人力资源部经理、总经办主任10、每个月安全工作会议1) 召开时间：每个月末2) 举行地点：会议室3) 主持： 副总经理4)会议内容- 安全部通报上月全店安全工作检验情况及各部门、各部位设备设施，安全制度实施情况及存在问题，并提出当月工作关键、提议和要求；- 各部门提出提议和要求；- 总经理对安全工作提出要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、各部门第一责任人11、每三个月合理化提议会议1) 召开时间：每三个月第30天10日2) 举行地点：会议室3) 主持： 总经理4) 会议内容- 通报上季度合理化提议活动开展情况；- 评选上季度优异合理化提议，决定奖励方法；- 布署下一阶段合理化提议关键、要求；- 总经理室对合理化提议提出意见。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、合理化提议委员会全体组员12、每三个月宣传报道工作会1) 召开时间：每三个月第一月15日2) 举行地点：会议室3) 主持： 总经办主任4) 会议内容- 总结上季度宣传报道经验，分析不足，提出下步工作安排；- 各和会组员发表意见、提议；- 总经理对宣传报道提出要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、XX之窗橱窗编委会组员、各部门通讯员、宣传员13、每个月服务质量分析会1) 召开时间：每个月28日早晨2) 举行地点：会议室3) 主持： 副总经理4) 会议内容- 大堂副理通报上月来宾意见统计情况，分析不足，提出改善提议，并提出当月服务质量估计；- 副总经理通报上月日常检验及考评奖惩情况；- 各部门经理分析近期服务质量问题，并进行专题讨论；- 人力资源部部署当月培训专题；- 总经理和副总经理对近期服务质量工作提出要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、各部门经理、大堂副理、培训主管、质检主管14、每个月工程设备维修保养会议1) 召开时间：每个月28日下午2) 举行地点：会议室3) 主持： 副总经理4) 会议内容- 工程部汇报上月全店工程设备维修保养情况、存在问题，并提出当月工作计划关键点和提议方法；- 和会各部经理提出需抓紧处理问题项目及完成时间要求；- 副总经理对工作提出要求和考评奖惩意见。5) 参会人员或部门：副总经理、工程、前厅、客房、餐饮、娱乐、总办、人力资源部、财务、安全等部门第一责任人15、每个月培训工作会议1) 召开时间：每个月29日2) 举行地点：会议室3) 主持： 人力资源部经理/培训主管4) 会议内容- 各部培训员汇报本部门上月培训活动开展情况，分析存在不足，提出改善提议及下月计划；- 人力资源部通报全店总体培训开展情况，表彰优异，分析不足，提出改善提议和要求，部署当月培训专题、要求；- 总经理、副总经理对培训工作提出要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、各部门经理、培训主管、质检主管、各部门培训员16、每三个月环境保护工作会议1) 召开时间：每三个月末2) 举行地点：会议室3) 主持： 副总经理/环境保护小组组长4) 会议内容- 上季度酒店环境保护工作总结回顾；- 环境保护小组组员汇报上季度环境保护活动开展情况及下季度安排；5) 参会人员或部门：副总经理、环境保护小组组员17、年度目标任务研讨会1) 召开时间：每十二个月12月2) 举行地点：会议室3)主持： 总经理4) 会议内容- 当年客情、经营业绩分析；- 明年客情、市场分析估计、经营预算；- 各部门汇报、研讨确保完成方法；- 总经理进行工作指示。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、各部门经理二、总值班经理管理制度（一）值班时间：当日18：30-次日8：30（二）值班职责 1、值班期间代行总经理职权，根据值班要求要求内容，对各部门工作情况进行不定时检验并做好统计。2、18：30-24：00检验关键部位是各经营部门，24：00以后检验关键是公共区域安全、保安值班巡查、节能降耗等。3、受理客人投诉并立即处理，对重大问题须立即汇报总经理。（三）值班人员各部门第一责任人是关键值班经理人选，为了培养后备人员，各部门经理助理级以上人员也参与值班。（四） 值班要求1、总值班经理当日须在职员餐厅就餐，检验职员餐厅饭菜质量和用餐秩序，有权对出现问题进行批评和处罚。2、检验各部门职员仪容仪表、礼节礼貌和劳动纪律，有权对出现问题要求立即整改，提出批评或进行处罚。3、检验各部门、各区域清洁卫生和节能降耗情况，有权对出现问题要求立即整改，提出批评或进行处罚。4、对当日各旅行团体到店具体时间做好统计，必需跟踪团体早餐。5、认真听取团体客人对酒店服务质量提议和意见，并立即处理各项投诉。6、统计各经营部门当日营业收入及营业结束具体时间。7、检验各部门下班前清洁卫生，有权要求不合格部门立即整改。8、总值班经理调班必需提前经总经理同意。并由总经办协调安排。（五）值班人员名单：另附三、档案管理制度（一）总 则1、为了加强酒店档案管理、搜集和整理工作，有效地保护和利用档案，愈加好为酒店经营活动和提升经济效益服务，特制订本要求。2、档案是指记述和反应本店在餐饮、客房、娱乐等各项服务、销售和经营管理中形成对酒店含有保留价值多种载体历史统计。3、档案管理采取统一领导、分级管理标准，实施综合档案室领导下分级管理制。即职能部门均设兼职档案人员，统一搜集本部门产生文件资料，并负责整理、保管。业务上接收综合档案室统一领导。4、全店职员全部有保护档案义务。（二）档案管理机构和职责1、设综合档案室，归属于总经办领导，负责本店档案管理工作。关键任务是： 1) 认真落实实施国家档案法和相关档案工作方针政策，依据本店实际情况，制订档案管理制度和工作计划。2) 按相关部门形成文件材料办理分类、编目、整理、组卷、保管及判定、统计、销毁业务。3) 建立必需检索工具，编制参考资料，主动提供利用。4) 参与工程交工验收及设备仪器开箱验收等工作。5) 向上级档案部门办理档案移交。6) 对酒店各部门档案业务进行督促检验和指导。7) 严格实施保密制度，不失密、不泄密。2、各部门兼职档案员职责：1) 熟悉本部门归档范围，帮助归档责任人做好本部门档案搜集、整理、立卷及保管工作。2) 负责本部门档案材料装册、登记、借阅工作。3) 严格实施保密制度，认真实施各项档案管理制度。4) 参与和办理档案管理各项业务活动。3、文件材料形成和归档内容档案形成和归档内容，关键包含以下多个方面： A.行政管理类：酒店工作、文秘工作和企业综合性会议等形成文件资料。职员在职培训等工作中形成文件资料。医务室防病治病、卫生监督和管理、计划生育等工作中形成文件资料。酒店对活动中形成文件资料。酒店后勤服务性工作、职员福利等活动中形成文件资料。酒店其它行政管理工作中形成文件资料。B.经营管理类：酒店改革、经营策略等政策性决议工作过程中形成文件资料。酒店发展计划、年度计划、全方面计划管理等工作中形成文件资料。多种综合性或专业统计报表和综合性统计分析工作中形成文件资料。物资管理、订购协议协议、物资流通、仓库管理等工作中形成文件资料。VIP客情、客房销售、餐饮销售、旅游商品销售、康乐销售等工作中形成文件资料。市场分析估计、用户调查等工作中形成文件资料。酒店管理工作（如升级工作、企业督察等）中形成文件资料。其它经营管理中综合事务性工作中形成文件资料。C.基础建设类项目工程勘探测绘、设计、施工、完工验收和工程创优等全过程中形成档案。D.设备仪器类：设备计划选型购置、安装调试、维护修理、报废和设备管理等全过程形成文件资料。E.安全保卫类：安全保卫等活动中形成文件资料。消防、安全检验等工作中形成文件资料。F.财务管理类：成本核实和资金流通中形成文件资料。会计凭证、会计报表、会计帐簿等升级工作中形成文件资料。财务管理规章和其它综合性文件资料。G.人事劳资类：机构设置、人员编制方面资料。机构设置、干部政策、干部任免、调配、奖惩等工作中形成文件资料。劳动定员、劳动定额、劳动调配、薪酬福利等工作中形成文件资料。人事劳资管理工作中其它综合性工作形成文件资料。H.声像机读类：酒店重大活动中形成录音、录像、照片（底片）、磁带、磁盘等资料。I.综合实物类名人字画、珍贵工艺、奖品、礼品、署名、题词等。J.部门之间文函往来等文件资料。4、归档文件资料要完整、正确，要能真实地反应基建、经营管理等各项活动，归档文件资料必需层次分明，符合其形成规律。5、各类管理性文件，由各部门按其业务范围由兼职档案员帮助部门领导搜集、整理后归档。 6、材料归档 1)酒店管理、经营、技术管理等各项工作中形成文件资料、图纸、表格、计算资料、帐簿、凭证、报表、照片、录音（像）、磁带、磁盘等，各职能部门指定专（兼）职人员进行整理归档。2) 归档时间：a.来往信件、各类统计、图表等由办公室集中分类立卷后，于第二年上六个月归档。b.声像、实物档案在各项活动后随时归档。c.会计档案由财务部立卷后保留十二个月，期满后归档。d.基建、技改、产品等技术项目，待项目结束、验收、判定后二个月内归档。e.外购设备包含引进设备，在开箱验收时接收归档。f.计划、统计报表在第二年三月份前归档。3) 归档控制方法a档案工作要列入酒店目标管理，列入行政计划管理、列入相关部门及相关人员职责范围，岗位责任制和经济责任制。b.档案部门要参与相关技术会议。c.档案部门参与产品试制判定，基建工程完工验收，设备开箱验收，项目和技术引进档案资料验收，文件材料不完整，不正确、不系统，不予验收。d.酒店工作人员因工外出、参观学习、参与会议等带回应归档材料，需归档后经档案部门签署意见才能推行报销手续。 7、档案管理1) 档案分类：a.依据国家及上级相关部门分类编号要求，编制酒店档案分类措施。b.分类编号要遵照文件资料形成规律，而且要便于提供利用。2) 按酒店实际情况，具体分三级类目10大项a.行政管理类：包含行政事务、监察、教育、卫生、外事、档案管理、后勤福利等，编号1类。b.经营管理类：包含营销策略、客房销售、餐饮销售、旅游商品销售、贵宾资料、物资供给、采购、多个经营等资料，编号2类。c.基础建设类：按项目分类，编号3类。d.设备仪器类：按设备台号分类，编号4类。e.安全保卫类：包含法律诉讼、政纪监察、治安保卫、交通、消防类，编号5类。f.财务管理类：包含资金管理、会计业务、审计等文件资料，编号6类。g.人事劳资类：包含人员编制、劳动保护、工资管理、和职员个人档案（干部档案、职员档案等），编号7类。h.声像机读类：包含重大活动照片、录像、录音、磁带、磁盘等，编号8类。i.综合实物类：包含名人字画、珍贵工艺、奖品、礼品、署名、题词等，编号9类。J.部门之间文函往来等文件资料等，编号10类。3) 档案保管a.接收档案必需验收，并办理交接手续。b.存放档案要科学和便于查找。c.底图除修改送晒外，不得外借，修改后入库，要认真检验修改情况。d.库房内温湿度要适宜，保持良好卫生环境有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等方法。e.每六个月对库藏档案校对清理一次，做到帐卡物相符，对破损和载体变质档案要立即修补、复制，遇特殊情况应进行检验，并向领导汇报。f.计算机磁盘档案每十二个月重新拷贝一次，以防磁统计丢失。4) 档案统计和利用a.建立健全统计工作，统计数字要真实、可靠。b.档案统计关键包含基础情况统计、档案数量统计、档案利用及效果统计。c.档案开发利用关键服务于改善酒店经营管理、提升服务质量、降低物资消耗和增加经济效益方面。d.利用方法有阅览室、查询、外借、复印、晒图、电话通知等形式，和电脑联网检索