ERP整体流程详细说明模板.doc

目錄壹、課程大綱1貳、課程目標2參、ERP整體步骤說明3一、通常企業步骤3二、採購職能作業與模組別關係6肆、採購職能必修之數位學習單元7伍、前置基础資料8一、編碼原則設定作業8二、幣別匯率建立作業8三、付款條件建立作業9四、新廠商申請建立作業9五、供應廠商資料建立作業10六、單據性質設定作業10陸、各步骤說明11一、核價單111.步骤說明112.範例及重點說明12二、請購資料維護131.步骤說明132範例及重點說明143範例及重點說明17三、詢價及審核步骤181.步骤說明182.範例及重點說明19四、料件承認步骤261.步骤說明262.範例及重點說明27五、採購步骤291.步骤說明292.範例及重點說明30六、採購變更步骤321.步骤說明322.範例及重點說明33七、進貨步骤351.步骤圖352.範例及重點說明37八、退貨/進貨折讓步骤391.步骤說明392.範例及重點說明40九、進貨發票步骤421.步骤說明422.範例及重點說明43十、結帳步骤（月結）441.步骤說明442.範例及重點說明45十一、預付步骤471.步骤說明47壹、課程大綱w ERP整體步骤說明w 採購職能必修之數位學習單元w 前置基础資料w 各步骤說明 核價步骤 請購資料維護 詢價及審核步骤 料件承認步骤 採購步骤 採購變更步骤 進貨步骤 退貨及進貨折讓步骤 進貨發票步骤 結帳步骤 預付步骤貳、課程目標在課程結束時，您應該要了解：w ERP之整體步骤及採購職能別在企業所饰演之角色w 採購職能相關作業與各模組之關係w 採購職能應修習哪些數位課程單元w 採購職能別各作業步骤及知道怎样操作各建立作業及列印憑證或報表。註：基礎操作請於鼎新ERP II企業學習網（）研讀。課程系列課程名稱基礎操作基礎操作-簡易示範篇基礎操作-憑證列印篇基礎操作-報表列印篇參、ERP整體步骤說明一、通常企業步骤報價單合約訂單訂單銷貨單生產計劃製造命令領料單生產入庫單託外進貨單託外退貨單結帳單收款單應收票據存款單應付憑單付款單應付票據提款單訂單變更銷退單庫存不足庫存不足(原物料)庫存不足 (成品/半成品)退料單BOMBOM變更庫存異動單轉撥單借入/出單會計傳票資產移轉單資產外送單資產收回單資產請購單資產採購單資產進貨單成本計算管理系統資產取得單資產改良單資產重估單資產報廢單資產出售單資產調整單資產折舊單資產減損單請購單採購單核價單進貨單採購變更退貨單合約採購詢價單各職能別之關聯說明：職能作業說明業務w 首先客戶會請業務人員報價。w 雙方會根據需求簽定合約訂單或直接下訂單。w 若庫存數量不足應付訂單數量，可執行生產計劃（詳生管/託外職能）。w 後續若雙方同意變更訂單內容可記錄訂單變更資料。w 於預交日出貨（銷貨單）。w 出貨後若客戶退貨或給予折讓，可記錄於銷退單。研發w 執行生產計劃前，設定好成品及半成品之用料資料。w 若不執行生產計劃，亦可於開立製造命令時展開BOM用料。w 後續若用料有改變，則能够BOM變更記錄之。 生管託外w 執行生產計劃後，若成品不足，可發放成製造命令（廠內自製/託外加工），若不執行生產計劃，亦可自行輸入至製造命令。w 正式生產時可於領/退料單（廠內自製/託外加工）記錄各製令用料。w 後續完工，若為廠內自製可利用生產入庫單記錄入庫資訊，若為託外加工則以託外進貨單記錄之。w 託外加工品入庫後仍有退貨需求，能够託外退貨單記錄之。採購w 執行生產計劃後，若原物料不足，可發放成請/採購單。w 若非生產性請購或不執行生產計劃，亦可於請購單直接輸入。w 若與廠商確定產品採購價格，可於核價單記錄該資訊。w 可根據採購狀況不一样，決定是否另外找廠商或向廠商詢價，詢價資料可記錄於詢價單內。w 詢、比、議價結束後，能够雙方需求簽定合約採購單或直接下採購單。w 後續若雙方同意變更採購單內容可記錄採購變更資料。w 廠商於需求日進貨（進貨單）。w 進貨後若有退貨或廠商給予折讓，可記錄於退貨單。倉管w 倉管在供應廠商進貨及品管驗收後收貨（進貨單），若後續有退貨則將資料記錄於退貨單（參採購職能）。w 後續領料生產或退料，亦由倉庫負責記錄或點收（參生管/託外職能）。當生產入庫（或託外進貨）、品管檢驗完畢後，亦由倉庫點收入庫，若遇有託外加工件退回廠商，則以託外退貨單記錄之（參生管/託外職能）。w 後續出貨給客戶或由客戶處收到退件，資料會記錄在銷貨/退單（參業務職能）。w 除上述單據會影響庫存帳外，倉管仍會依其它需求（如：緊急入庫）輸入庫存異動單、或將料品轉撥至其它倉庫（轉撥單），或向廠商借貨或借貨給客戶（借出/入單、借出/入歸還單）。職能作業說明財務w 此部份涵蓋業務職能之立帳、收款、採購職能之立帳、付款、生管/託外職能之託外加工費之立帳、付款、票據融資管理、總務職能中跟會計總帳有關部份，和後續彙總至會計總帳部份。總務w 與財務相關之部份有：資產之取得、改良、重估、報廢、出售、調整、折舊及減損。w 與財務無關之部份有：資產之移轉、外送及收回。二、採購職能作業與模組別關係採購變更採購單合約採購變更合約採購單採購管理系統核價單(選)詢價單(選)進貨單品號廠商檔進貨庫存增加退貨庫存減少應付憑單退貨單付款單庫存相關資料表借入單驗退件退回請購單產品結構管理系統料件承認資料庫存管理系統應付管理系統肆、採購職能必修之數位學習單元註：須先修習基礎操作學習順序課程系列（模組別）課程名稱說明建議閱讀時點全程時間（分鐘）0採購管理系統採購管理系統學習地圖與引導了解與採購職能相關之其它模組說明*課前630應付管理系統應付管理系統學習地圖與引導課後371庫存管理系統品號(基础)資料建立作業了解與採購職能相關之品號基础資料*課前362品號(採購)資料建立作業*課前283庫存狀況查詢作業課後394採購管理系統採購系統簡介了解採購職能別关键作業*課前125採購基础資料篇*課前276廠商資料新增與保留*課前387採購商品定價及核價篇*課前258請購管理篇*課前269詢價管理*課前2710採購單管理及採購變更篇*課前4011進貨與退貨作業篇*課前9012進貨發票管理*課前1513進貨記錄統計與分析篇課後3114廠商評核管理篇課後4615其它批次作業與查詢作業課後2116開帳導入篇課後717產品結構管理系統BOM用量資料與取替换建立篇了解與採購職能相關之產品結構基础資料課後4518料件承認管理篇課後1319BOM自動請購作業課後920應付管理系統應付系統之結帳作業了解採購職能別與結帳、付款相關作業*課前5621應付系統之預付作業篇課後4122版更說明7.X線上版更說明-採購職能篇-*課前40建議：為達到愈加好學習效果，我們建議您在上本課程前先於鼎新ERP II企業學習網（）研讀建議閱讀時點課前之數位學習單元。註：必修之數位學習課程共計(14小時17分)伍、前置基础資料一、編碼原則設定作業位址：基础資料管理系統 建立作業 編碼原則設定作業目标：可先於本作業設定廠商代號之編碼方法，後續於供應廠商資料建立作業新增廠商資料時，可開窗找到此作業編碼方法編定新代號。二、幣別匯率建立作業位址：基础資料管理系統 建立作業 幣別匯率建立作業目标：本系統所要使用之幣別，皆需於本作業先行建立。三、付款條件建立作業位址：基础資料管理系統 建立作業 付款條件建立作業目标：對於廠商進貨後預計付款日及資金實現日等設定付款條件。四、新廠商申請建立作業位址：採購管理系統 基础資料管理 新廠商申請建立作業目标：對於新廠商可利用此作業先提出申請，後續確認後，即可產生正式廠商資料。五、供應廠商資料建立作業位址：採購管理系統 基础資料管理 供應廠商資料建立作業目标：記錄供應廠商基础資料。六、單據性質設定作業位址：採購管理系統 基础資料管理 單據性質設定作業目标：設定採購管理系統須使用之單別及其性質。註：以上基础資料之欄位說明及操作詳參採購管理系統 採購基础資料篇、廠商資料新增與保留及7.X線上版更說明 採購職能篇數位課程單元。陸、各步骤說明一、核價單1.步骤說明核價單建立作業核價單憑證核准品號廠商檔廠商端本企业要求報價報價單憑證正式報價採購人員聯絡人修改是否核價單憑證詢、比、議價註：詳參採購管理系統 採購商品定價及核價篇數位課程單元。2.範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 日常異動處理 核價單建立作業w 範例說明：針對INV1009合成皮，向廠商1001國內供應商詢、比、議價且核准後，採購人員申請核價程序，並將結果輸入至核價單建立作業。w 重點說明：1. 新增一單據，須於單據性質設定作業設定一單據性質32.核價單單據之單別。2. 輸入單據日期。3. 輸入廠商代號（須先於供應廠商資料建立作業輸入該廠商之基础資料）。4. 輸入廠商報價之品號。5. 輸入廠商報價之有效日期（即生效日及失效日）。6. 輸入廠商對該品號之報價。7. 單據存檔後執行簽核步骤，核准後，該單據會出現紅色核字。本作業資料可作為後續採購單抓取參考單價順序之來源。練習題1：針對品號INV1001 SL足墊，向廠商1002 嘉嘉供應商詢、比、議價且核准後，採購人員申請核價程序，並將結果輸入至核價單建立作業，該品號單價為$25，該核價一個月內有效。二、請購資料維護1.步骤說明請購單建立作業請購單憑證核准請購資料維護作業修改請購單憑證是否詢、比、議價需求單位提出請購需求時請購(分批)資料維護分批請購否是註：詳參採購管理系統 請購管理篇、詢價管理及7.x線上版更說明 採購職能篇數位課程單元。2範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 請購資料管理 請購（分批）資料維護作業w 範例說明：採購單位接獲請購需求，品號分別為INV1009 合成皮及INV1001 SL足墊，需求中之INV1009合成皮須分批請購，採購人員於請購（分批）維護作業輸入分批請購資料。 w 重點說明：1. 本作業关键目标在於審核請購單分批請購之需求，無須新增單別。以查詢方法找到部門別物管部門於上一單據輸入之請購單號，按一下修改鈕；進行分批請購資料維護。2. 勾選分批採購。3. 選擇分批方法。4. 按下確認鈕，系統會依選擇分批方法自動帶出分批請購相關資料。5. 確認採購人員是否正確，可另修改。6. 確認供應廠商是否正確，可另修改。7. 確認交貨庫別是否正確，可另修改。8. 若有特別事項須註明，可輸入至備註欄位，執行請購資料更新作業時可選擇將此備註資料產生至採購單。9. 採購單號不需輸入，執行請購資料更新作業產生對應採購單後由系統回寫採購單號，產生採購單後，結案碼會被更新成Y:自動結案。10. 採購數量會依原始請購數量再依據選擇分批方法帶出各廠商請購數量，檢視是否應依採購批量、最低補量、補貨倍量等其它原因修改採購數量。11. 確認後續發票課稅別是否正確，可另修改。12. 確認交貨日是否正確，可另修改。13. 確認採購單價是否正確，可另修改。14. 若已確認此請購需求，可將鎖定碼打勾，以區分已經確認及未經確認需求之資料。3範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 請購資料管理 請購資料維護作業w 範例說明：採購單位接獲請購需求中之INV1001 SL足墊，無須分批請購，若亦無需詢價，則採購人員可於請購資料維護作業直接確認需求。w 重點說明：1. 本作業关键目标在於審核請購單不須分批請購之需求，以同樣方法檢視請購資料。2. 若此筆請購需求不予認可（不需採購），可按工具列之指定結案鈕處理。練習題2：假設您是採購人員，請至採購管理系統 請購資料管理 請購（分批）資料維護查詢二筆資料：1. 由10 物管部門於當月1日提出之需求，品號為INV1002 底座，數量1,000個，需求日為當月8日；此張請購單分別向1011 大同企业及1012 華夏企业採購700及300個。2. 由70 倉管部門於當月1日提出之需求，品號為INV1004 通常輪，數量1,000個，需求日為當月9日。此品號因從未經核價程序，故查詢後請勿做任何維護資料，待步骤三（詢價及審核）再繼續練習。於本作業查詢之目标，在於了解70 倉管部門之需求。三、詢價及審核步骤請購資料維護作業1.步骤說明詢價單建立作業詢價單審核作業請購資料更新作業採購單建立作業請購步骤核價否是否請購資料維護作業請購（分批）資料維護分批請購=N註：詳參採購管理系統 詢價管理及7.x線上版更說明 採購職能篇數位課程單元。2.範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 詢價資料管理 詢價單建立作業w 範例說明：針對步骤二第一筆請購需求，品號INV1001 SL足墊，此品號因從未經核價程序，故採購人員向兩家廠商1001 國內供應商和1002 嘉嘉供應商進行採購前詢價並紀錄於系統中。輸入第一家供應廠商報價資料：w 重點說明：1. 新增第一家供應商報價資料，點選新增後，於請購單別欄位開窗查詢並選取請購單號。2. 輸入單據日期。3. 選取供應廠商為1001 國內供應商。4. 於請購序號欄位開窗選取請購單之原序號。系統會依該請購單明細帶出品號、規格、數量等資料。5. 在廠商報價欄位輸入廠商報價6元。6. 單據存檔後執行簽核步骤，核准後，該單據會出現紅色核字。輸入第二家供應廠商報價資料：w 重點說明：1. 向第二個廠商1002 嘉嘉供應商詢價，以同樣方法新增第二筆廠商報價資料。2. 輸入廠商報價。練習題3：品號INV1004 通常輪因從未經核價程序，故採購人員您必須詢、比、議價，請將初步詢價結果輸入至採購管理系統 詢價資料管理 詢價單建立作業：供應廠商單價1011大同企业101012華夏企业11w 作業位址：採購管理系統 詢價資料管理 詢價單審核作業w 範例說明：採購人員已建立兩筆詢價資料，將初步議價及比價之結果呈交主管審核。w 重點說明：1. 點選查詢按鈕，在請購單別欄位開窗選取已經詢好價請購單號，不需新增單據。2. 於單身核准欄位勾選最終選擇之供應廠商，如：1001 國內供應商。3. 可在備註欄位紀錄選擇原因。4. 核准後，該單據會出現紅色核字，系統亦會更新請購資料維護作業詢價碼為已核准，表示整個詢價及審核程序已完成，可繼續下一程序請購資料更新作業。5. 工具列上提供兩個核准按鈕：單筆確認及整張確認；若同一請購單有兩筆資料，假設兩筆請購品號向兩家不一样供應廠商採購，可利用單筆確認鈕處理，以避免因與另一家供應廠商詢、比、議價時間過長而延誤另一請購品之採購；假設兩筆請購品號向同一家供應廠商採購，可利用整張確認審核同一請購單資料。註：分批請購之品號不可走詢價步骤。練習題4：承上一步驟（詢價單建立作業）練習題，採購人員已建立兩筆詢價資料，將初步議價及比價之結果呈交主管審核。假設您是該名主管，請至採購管理系統 詢價資料管理 詢價單審核作業做最後審核決定。w 作業位址：採購管理系統 請購資料管理 請購資料更新作業w 範例說明：將已審核過請購資料，批次拋轉成正式採購單。w 重點說明：1. 篩選要拋轉成採購單之請購單號範圍。2. 可選擇鎖定選項為已鎖定者，篩選需求確認（未執行詢價步骤者）或已審核（有執行詢價步骤者）之請購單。註：已鎖定/未鎖定者皆可更新成採購單。3. 若有多個採購人員，則依所屬權責選擇採購人員。4. 輸入要產生之採購日期及產生哪一個單別之單據。執行結果（由系統自動產生之採購單）：w 重點說明：1. 依請購資料更新成採購明細。2. 可依是否須緊急處理勾選急料，以提醒供應廠商急件處理。3. 採購單明細也會將請購單別、單號、序號列出以作後續勾稽。練習題5：將已確認之請購單拋轉成正式採購單。請購部門品號數量需求日上一步驟10物管部門INV1002 底座1,000個當月8日分批請購70倉管部門INV1004通常輪1,000個當月9日詢價審核四、料件承認步骤1.步骤說明產品結構管理系統請購資料維護作業詢價單建立作業詢價單審核作業請購資料更新作業採購單建立作業請購步骤料件承認資料建立作業料件承認異動作業議價、比價確認品質規格核價否是否請購資料維護作業註：詳參產品結構管理系統 料件承認管理篇數位課程單元。2.範例及重點說明w 作業位址：產品結構管理系統 料件承認管理 料件承認資料建立作業w 範例說明：向供應廠商索取料件承認資料，並將此資料輸入於本作業，可作為後續購料時之管制。w 重點說明：1. 以查詢方法找出品號，按下修改鈕輸入料件承認資料。2. 料件承認碼打勾，表示後續採購單必須受到控管，已承認之廠商才能發出採購單。3. 開窗選取合格製造商代號。4. 輸入廠商合格承認型號，不可空白。5. 关键來源打勾，表示此供應商可設定為該品號之关键供應商。註：可直接於料件承認資料建立作業裡輸入同一品號全部廠商之料件承認資料，亦可於料件承認異動作業將同一品號各別廠商之料件承認資料輸入。w 作業位址：產品結構管理系統 料件承認管理 料件承認異動作業w 範例說明：廠商提供變更之料件承認資料。w 重點說明：1. 新增一筆資料，於品號欄位輸入要變更哪一個品號之料件承認資料。2. 輸入製造商代號及其承認型號。3. 修改次數會根據同一廠商、承認型號、品號之變更次數由系統自動帶出。4. 可輸入變更原因，以作後續備查。5. 輸入修改後之承認文號。6. 單據存檔後資料自動確認。五、採購步骤1.步骤說明廠商端本企业採購單建立作業採購單憑證核准進貨跟催廠商預計進貨表品號預計進貨表廠商採購交貨狀況表等.聯絡人一、傳送給廠商二、後續追蹤修改是否採購單憑證註：詳參採購管理系統 採購單管理及採購變更篇數位課程單元。2.範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 日常異動處理 採購單建立作業w 範例說明：遇有緊急採購需求（未執行請購步骤），手動輸入向廠商1001 國內供應商購買INV1002 底座500 個。w 重點說明：1. 以新增方法，輸入採購單別。須於單據性質設定作業設定一單據性質33.採購單之單別。2. 輸入單據日期及廠商代號，廠商為1001 國內供應商，系統將會帶出廠商基础資料中所預設廠商資料，如：課稅別、交易幣別、付款條件等資訊，可視情況再自行修改。3. 輸入廠別代號 (系統預設資料中第一筆廠別)及交易幣別。4. 輸入購買品號為INV1002 底座。5. 輸入購買數量500。6. 輸入採購單價，系統會依預設取價原則抓取單價，可修改。7. 輸入採購品之預交日。8. 單據存檔後執行簽核步骤，核准後，該單據會出現紅色核字，採購人員再將單據印出傳交廠商。練習題6：新增一張緊急採購單，向廠商1002 嘉嘉供應商購買INV1001 SL底座，數量600個，單價62元，預交日為當月20日。六、採購變更步骤1.步骤說明廠商端本企业採購變更單建立作業要求變更採購變更單憑證核准進貨跟催廠商預計進貨表品號預計進貨表廠商採購交貨狀況表等.採購變更單憑證一、傳送給廠商二、後續追蹤採購人員聯絡人同意變更修改是否註：詳參採購管理系統 採購單管理及採購變更篇數位課程單元。2.範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 日常異動處理 採購變更單建立作業w 範例說明：將步骤五輸入採購單變更，追加數量100個，因為緊急追加，廠 商要求價格調漲，單價修正為62元。w 重點說明：1. 本作業关键目标在於將原始採購單變更，無須新增一張單別，而是新增一個變更版次，按下新增鈕後，於採購單別開窗查詢原始採購單號。2. 選好採購單號後，由系統自動帶出變更版次，不可修改，表示變更次數 (一張採購單最多可變更9,999次)。3. 輸入單據日期。4. 選取採購單原序號。系統會依該採購單序號帶出明細資料，如：品號、規格等資料。若為增加採購品項，可於本欄位輸入該採購單據不存在之序號。5. 修改原採購數量500個為600個。6. 修改原採購單價60元為62元。7. 輸入變更原因，以作後續原因追查。8. 單據存檔後將自動確認，該單據會出現紅色核字。本作業更改資料將會回寫至原採購單中。練習題7：承練習題6，發出採購單後，物控單位通知必需要考量損耗率，所以追加數量至650個，並將預交日改為22日。七、進貨步骤1.步骤圖A.不含本系統之進口步骤庫存管理系統採購單建立作業進貨單建立作業進貨單憑證w 隨貨附發票w 月結(詳應付憑單步骤)廠商評核管理廠商ABC分析表廠商進貨統計表廠商進貨異常表等.合格庫存增加進貨單驗收作業驗退件退回作業檢驗不合格廠商送貨借入單建立作業採購管理系統庫存管理系統前置資料來源進貨單憑證註：詳參採購管理系統 進貨與退貨作業篇數位課程單元。B.含本系統之進口步骤採購單建立作業進貨單建立作業報關/贖單建立作業進貨單與費用產生作業自 動產 生採購管理系統進口作業管理系統報關/贖單關稅費用產生進口費用建立作業庫存管理系統進貨單憑證廠商評核管理廠商ABC分析表廠商進貨統計表廠商進貨異常表等.合格庫存增加進貨單驗收作業檢驗進貨單憑證驗退件退回作業不合格2.範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 日常異動處理 進貨單建立作業w 範例說明：請模擬倉管人員將前一步骤採購單做進貨入庫動作。 w 重點說明：1. 新增一單據，輸入進貨單別（須先於單據性質設定作業設定一單據性質34.進貨單之單別）。2. 輸入單據日期。3. 輸入供應廠商代號。4. 利用單頭複製前置單功效鈕，可將日前採購單資料複置過來。5. 輸入此次進貨是依據哪一張採購單而來，輸入完後，請按下確認鈕。6. 由系統自動帶出前置採購單相關單別、單號、序號、品號、數量等資料，倉管人員需要再確認所點收數量後，將正確進貨數量輸入進貨數量欄位，若該產品不需經品管驗收即可入庫，驗收數量等於進貨數量。7. 數量核好後，即可將單據確認，單據確認後，庫存數量增加。八、退貨/進貨折讓步骤1.步骤說明進貨單建立作業本企业廠商端廠商送貨退貨單建立作業能够進貨單為前置單據退貨：輸入數量、單價及金額折讓：輸入金額庫存管理系統庫存減少若為退貨要求退貨/折讓聯絡人同意退貨/折讓進貨折讓單憑證列印作業退貨單憑證核准修改是否進貨折讓單憑證列印作業退貨單憑證註：詳參採購管理系統 進貨與退貨作業篇數位課程單元。2.範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 日常異動處理 退貨單建立作業w 範例說明：發現已進貨入庫之INV1002 底座有不良品50個，與廠商協商後可退回並扣款。w 重點說明：1. 新增一單據，輸入退貨單別（須先於單據性質設定作業設定一單據性質35.退貨單之單別）。2. 輸入單據日期。3. 若要退貨或折讓之對應進貨單已经有輸入發票資料，可先輸入要退貨是退哪一張發票資料，再於單身帶出其它資料。4. 確認廠別及幣別是否與對應之進貨單相同。5. 輸入退貨品號，亦可按F4查詢退貨對應之進貨單資料，選取進貨單後，品號、進貨單號及採購單號會由系統自動帶出。6. 選擇退貨類型，若為1.退貨就必須輸入數量及單價，單據確認後庫存數量會減少；若為2.折讓則只要輸入金額，兩者皆會減少應付帳款。本範例為退貨，故輸入退貨數量50。7. 單據存檔後執行簽核步骤，倉管點交出庫後確認單據。可於採購單建立作業檢查退貨數量是否有更新至採購單之已交數量，並檢查結案碼狀況，若退貨後仍要繼續進貨，可重複進貨步骤，若否可利用採購變更單建立作業或採購指定結案作業指定不繼續進貨。補充說明退貨與驗退之差異：退貨：若檢驗方法採抽檢，且商品經雙方協商後可退回，則此種情況稱之為退貨。商品必須為已入庫後退回廠商者，退貨單確認時，庫存及應付帳款會減少，若為折讓單，則只有應付帳款會減少。驗退：指於檢驗過程即發現不良，商品还未入庫，並不會影響庫存，故視同还未收到商品，並不需要支付貨款給廠商，驗退件可透過驗退件退回作業記錄處理。練習題8：本月4 日向供應廠商1012華夏企业進貨一批，其中品號INV1011 一般泡棉共5,000個，抽檢後已全數入庫。次日領料發現有瑕疵品但仍堪用，經協商後不須退回給廠商，但廠商願意給予折讓$1,000，請利用退貨單建立作業記錄之。九、進貨發票步骤 1.步骤說明採購管理系統進貨單時點一：隨貨附發票應付憑單時點二：月結應付憑單自動結帳作業w 依統一結帳日w 依廠商結帳日若進貨單已確認，於結帳前，可按進貨單建立作業工具列發票資料修改鈕補入發票資料。若單據已確認，於產生會計分錄前要修改應付憑單上之發票資料，可按應付憑單建立作業工具列之發票付款資料修改鈕處理。若為隨貨附發票則可於進貨單建立作業輸入發票資料，後續執行應付憑單自動結帳作業（依統一/廠商結帳日）可將發票資料直接產生至應付憑單，不須再另外輸入。若不為隨貨附發票，亦可執行應付憑單自動結帳作業（依統一/廠商結帳日）結帳至應付憑單，後續再補入發票資料。若採月結開立發票，則可於應付憑單建立作業輸入發票資料。註：詳參採購管理系統 進貨發票管理數位課程單元。2.範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 日常異動處理 進貨單建立作業w 範例說明：廠商進貨時並無隨貨附發票，為後補發票，發票號碼為CP23592395。w 重點說明：1. 以查詢方法找出對應進貨單，按下工具列之發票資料修改鈕補入發票資料；輸入完畢後按下確定鈕將資料儲存。十、結帳步骤（月結）1.步骤說明進貨單應付憑單建立作業退貨單整批結帳應付憑單自動結帳作業結帳方法：1.依統一結帳日2.依廠商結帳日是否自動產生確認後應付帳款增加付款單建立作業確認後應付帳款減少應付帳款明細表未結案應付明細表模擬付款明細表.等應付憑單之產生方法：1.直接結帳：於進/退貨單之單據性質設定作業設定於單據確認時直接產生應付憑單。2.自行輸入：於應付憑單建立作業直接輸入要納入結帳進/退貨單。3.自動結帳：可利用應付憑單自動結帳作業，依企业統一或廠商結帳日自動產生應付憑單。註：詳參應付管理系統 應付系統之結帳作業數位課程單元。2.範例及重點說明w 作業位址：應付管理系統 日常異動處理 應付憑單建立作業w 範例說明：執行月底結帳程序，將步骤七之進貨單及步骤八之退貨單納入結帳。w 重點說明：1. 財務單位會先於應付管理系統 基础資料管理 單據性質設定作業設定一單據性質71.應付憑單之單別，可根據財務單位指示使用該單別，新增一單據。2. 輸入單據日期。3. 輸入供應廠商代號。4. 確認帳款之所屬廠別及幣別是否正確。5. 輸入收到廠商發票資料。6. 選擇來源為1.進貨及2.退貨。7. 可於憑證單別欄位按F2（單選）或F3（複選）選取憑證單別、單號、序號。8. 選取單號後，系統會自動帶出其餘資料，如：憑證日期、應付金額等。將資料存檔後，交由財務單位確認及處理後續付款程序。練習題9：將本月四日向1012華夏企业進貨及五日進貨折讓單，成立應付帳款。十一、預付步骤1.步骤說明A.單次預付-記錄採購訂金發票資料採購單建立作業採購管理系統應付管理系統應付憑單建立作業單據性質74.預付結帳單輸入訂金%付款單建立作業(訂金)進貨單建立作業應付憑單建立作業單據性質71.應付憑單單據餘款=總貨款-預付待抵金額付款單建立作業(餘款)應付憑單建立作業單據性質75.預付待抵（由系統自動產生）註：詳參應付管理系統 應付系統之預付作業篇數位課程單元。B.数次預付-記錄採購訂金發票資料採購單建立作業採購管理系統應付管理系統應付憑單建立作業(第一次訂金)單據性質74.預付結帳單輸入数次訂金%付款單建立作業(第一次訂金)進貨單建立作業應付憑單建立作業單據性質71.應付憑單單據餘款=總貨款-預付待抵金額付款單建立作業(餘款)應付憑單建立作業單據性質75.預付待抵（由系統自動產生）應付憑單建立作業(第二次訂金)單據性質74.預付結帳單應付憑單建立作業單據性質75.預付待抵（由系統自動產生）付款單建立作業(第二次訂金)註：詳參7.X線上版更說明 財務職能篇數位課程單元。C.溢付步骤-採購單訂金不開立發票採購單建立作業採購管理系統應付管理系統付款單建立作業(付訂金)進貨單建立作業應付憑單建立作業(總貨款)單據性質71.應付憑單單據付款單建立作業付款金額=總貨款-訂金應付憑單建立作業(付訂金)單據性質72.溢付待抵憑單（由系統自動產生） 沒有輸入訂金% 不開立訂金發票註：詳參7.X線上版更說明 財務職能篇數位課程單元。