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中小型交互式电话会议处理方案

中小型交互式电话会议处理方案
信息时代、竞争社会,怎样更有效利用时间,节省成本,提升工作效率和提升竞争力已经成为各组织、单位关键目标,以高科技为基础交互式电话会议系统为大家带来很多便利。中小型企业用户、行业用户对交互式电话会议需求愈加广泛,可是针对运行使用交互式电话会议系统前期投资成本高、系统管理维护复杂;通常会议终端设备即使价格低廉,可是通话音质差、交互方数少、业务功效单一全部使众多用户望而却步。
杭州小灵通通信设备制造凭借多年来对电话会议多点通信领域经验积累,采取多项创新理念,优化会议步骤、降低系统成本、提升会议音质,推出了适合中小型企业用户需求XLTH-2系列会议小灵通交互式电话会议系统。
XLTH-2系列电话会议系统含有交互方数大、音质清楚、使用简便、功效强大、组网成本低等特点。单系统最大支持16方交互式会议,无需改变通信网络,直接接入一般电话线,通电即可使用,含有专业会议控制平台,会场状态一目了然,更能适时快捷控制,含有小交换机功效,一套设备,多个应用,为中小型会议需求用户打造省钱、高效通信环境。
1.1方案说明
本方案对应产品版本为:会议小灵通XLTH-2系列电话会议系统。
1.2系统特点
l 系统含有小交换机功效,一套设备,多个应用,为中小型会议需求用户打造省钱、高效通信环境。
l 灵活配置方法,内线和外线能够灵活搭配,单系统支持16路用户电话线,采取专业回音消除模块,大容量会议时仍然能够确保音质清楚。
l 多样化接入方法,系统经过二线模块,使用环路中继信令连接交换机;经过四线模块,连接四线设备或会场设备;
l 系统提供录音模块,连接录音机设备。外部录音机能够经过会议音频录音输出接口,进行会议录音。
l 系统提供网络模块,经过专用会议控制软件,能够在计算机上对系统进行相关设置,实时监控和显示系统状态,对电话会议进行管理。
l 系统采取220V交流电源供电,使用方便,通电即可召开会议。
l 用户能够话机按键操作和专用会议控制软件两种方法对会议进行控制,操作管理一目了然,和会人数多也能够做到控制方便。
l 个性化语音导航,用户能够自行录制适合企业声音作为系统语音导航,升级只需加载升级软件包即可平滑升级。
l 经过系统控制台能够对对系统每个话机通道进行单独设置,调整增益和声音大小,经过控制台能够直接链接产品服务网站。
1.3需求分析(以上海某企业为例)
用户以上海为中心,外设多个分支机构,各分支机构和上海需要经过电话会议方法进行高效和方便日常办公沟通。会议系统平台经过多路电话线和上海企业交换机或申请电话线直线链接,同时可经过设备四线专线接口和视频会议系统、或其它会议终端连接。
系统组网快捷简单,运行稳定,功效强大,可扩容,使用方便,操作简单。
系统建成后可实现功效和优势:
l 上海企业和各分支机构可随时召集和举行会议,支持呼入呼出会议,无需预约,随时召开,上海企业分机、会议室终端入会不产生话务费用;各分支机构入会方法和平时拨打上海企业电话一样,方便,费用省,只需支付平时通话一样电话费用,不需要会议使用费、业务使用费等费用。
l 上海企业内部可随时召集和举行会议、公布通知及培训,内部会议不产生话务费用;
l 提升上海企业和各分支机构、企业各部门之间信息沟通和技术交流,自建设备使用方便、费用低廉,能够大大提升各个部门使用电话会议频率和习惯,无需担心昂贵租赁费用和繁琐会议业务申请,会议随时召开。
l 可用于固定召开各部门例会及下属机构参与总部会议讨论;
l 领导经过电话就能够随时随地拨入系统、随时增呼职员进行沟通布署;并在外出时能够经过电话参与视频或四线专线会议;
l 召开大型会议,领导在大会议室经过调音台、麦克风说话,除了在场组员听到外,还可经过会议系统将会议内容下传到各相关部门;音质清楚,无交流声,无回音。
l 一些关键会议需要录音备查,系统提供专用录音通讯接口,提供会议录音服务。
l 系统含有专用音频接口和视频会议系统对接,召开电视会议时,可经过电话会议系统将会议内容下传到没有视频会议会场,并能够为原有视频会议系统做备份使用。
l 功效丰富:方便、灵活电话会议功效和用户小交换机功效
l 交互力强:单系统提供8至16方全交互式电话会议,可级联扩容升级到32方
l 内外搭配:依据需求提供多个内线电话、外线电话搭配方法
l 视频备份:连接视频会议系统,轻松实现视频会议系统扩展及其音频备份;
l 会议录音:专业录音接口,经过接口进行电话会议录音
l 自动识别:自动识别内、外线配置,自动识别内外线号码并分别从内外线呼出;
l 控制方便:能够经过电话机或计算机组织、控制、管理、召开会议。
l 权限分类:支持会议主持人、讲话人、听众三种和会组员权限,确保会场秩序;
l 呼叫灵活:能够单个、分组、整体呼叫会议组员或对会议组员拆线
l 会议锁定:锁定会场可固定和会组员,组员掉线时,可自动追呼掉线组员;
l 协同工作:经过和计算机连接,登陆专用管理软件扩展专业会议管理功效;
l 状态监控:协同工作时,能够在计算机界面上清楚观察各接口、会议组员状态;
l 组员分组:协同工作时,能够编辑不一样会议组,开会时,能够组呼和会者;
l 组员编辑:协同工作时,能够编辑企业电话号码簿,可从号码簿点呼组员入会。
l 级联功效:多个系统能够经过四线或内线进行级联实现大规模电话会议。
l 平滑扩容:单系统可召集16方会议,双机互连可召集32方会议,支持多机组网。
1.4处理方案
1.4.1组网示意图:

1.4.2组网描述:
◆单系统提供外线或内线接口共16个,经过电话线和上海企业交换机相连,交换机为设备分配16个电话号码,提议经过设置将和链接到设备8路电话线统一为同一号码,作为电话会议接入号码。
◆系统采取为1U标准机箱设计,可机房上架使用,也能够桌面使用。
◆上海企业局域网内为设备分配一个IP地址,设备接入内部网络交换机,局域网内经过授权电脑能够经过专用会议控制端对整个会议系统实现实状况态监视、会场设置、管理等功效。
◆系统提供四线专线音频接口,可连接四线终端、视频设备、其它会场设备或用于双系统级联。
◆系统提供会议录音接口,利用录音设备可进行会场录音。
◆本系统主平台、管理维护终端经过企业内部局域网,以TCP/IP协议通讯。
1.4.3软件界面:
会议小灵通电话会议系统含有话机按键控制和专业会议控制平台控制两种管理方法,适合不一样场所应用。经过专业会议控制平台,会场状态一目了然,控制愈加快捷、高效,控制界面功效丰富,简练、实用。

平台设置界面

操作显示界面

会议管理界面

升级维护界面
1.5对比分析

业务租赁
自购设备
业务申请
会议召开前需提前预约资源,预聚会议需支付资源预约费用。
无需预约,能够随时召开电话会议,无需支付资源预约费用
会议时长
租用业务申请时需要注明时长,通常根据30分钟为一个计费单位,会议时间无法把握,给会议申请工作人员增加工作难度。预约时间短,会议中途中止影响领导会议;预约时间长,浪费会议资源,增加了会议开支。
会议随时能够召开,自主管理,会议根据实际需求召开,会场结束会议自动结束,会议资源不浪费,无会议业务使用费。
资源预约费
有
无
业务使用费
有
无
当地入会电话费
有
当地入会或企业当地内部召开会议,不产生电话费用。
话务费分析
均采取呼出方法,除了业务使用费,资源使用费,当地入会需要支付当地电话费,外地需要支付长途电话费用,而且根据电信话务资费标准,不支持IP电话呼入会议。
无需业务使用费,无需资源使用费,当地入会和内部开会不产生电话费,分支机构能够采取IP,手机等多个方法参与会议,和拨打一般电话完全一样,能够享受IP、手机套餐等优惠话费。
业务自主控制
无
有,经过授权电脑能够对会议设备状态,各入会话机状态进行查看,管理和实施操作。
话机控制方法
有
有
专用控制软件
无
有,经过专用控制软件控制会议,实现会议分组,组员编辑,组员会议管理等等电话会议特殊功效
小交换机功效
无
有。系统提供小交换机功效,用户能够分配分机号码,设置长途等权限。
会议录音
通常不提供,针对大用户需要收费进行提供
能够随时对会议进行录音,无需产生费用
视频系统对接
无
能够直接和视频系统音频部分对接,实现电话参与视频会议,方便出差领导和无视频设备机构。
调音台对接
无
能够和会议室调音台对接,实现传统会议和电话会议结合,扩大电话会议使用范围。
呼叫方法
基础为呼出会议,会议时间到呼出预定好号码,灵活性差。
多个呼入方法,能够采取呼入会议,由各个机构自行拨打入会,也能够呼出会议,群呼各个分支机构,还能够采取混合会议,临时增呼组员入会。
组员编辑
无
能够对企业组员联络方法进行编辑分组。
组员分组
无
有
使用方便性
需要提前预约,提前通知开会人员,入会方法复杂。
无需预约,能够设定各个部门例会时间有计划召开会议,参与会议就和平时打电话完全一样,方法简单,只要会打电话就能召集开会。