采购部作业流程及标准模板.doc

xxx酒店质量管理体系文件
TY/ZY-11A-

采购部作业文件

2月1日公布 3月1日实施
xxxx酒店

目 录

一、术语和定义：
最低库存量——表示在申购期应贮备物资数量 
二、作业步骤：
11．1 月、季度计划采购步骤
11．2 市场调查步骤
11．3 供货商评选步骤
11．4 零星采购步骤
11．5 原材料采购步骤
11．6 物资验收步骤
11．7 采购费用申请步骤
11．8 市场询价作业步骤
11．9 质量投诉处步骤
11．10 物资入库步骤
11．11 物资发放步骤
11．12 直拨原材料收发步骤
11．13 标准化库存量制订步骤
11．14 物资存放步骤

一、术语和定义：
最低库存量——表示在申购期应贮备物资数量 
二、作业步骤：
11．1计划采购步骤图
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

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审 批
预 算
财务审核
计划汇总
采 购
部门申报
采购计划

1．1提前20天要求部门提供物资需求计划；
1．2采购人员综合、归纳，形成采购计划；
1．3采购部把汇总后采购计划交财务部审核;
1．4财务部审核完成后，依据本年营业实绩，消耗率和损耗率，第二年营业指标及估计做采购预算；
1．5财务部将汇总计划和预算汇报送总经理审批；
1．6经同意计划由采购部实施、财务部监督。

11．2市场调查步骤

流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

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8
审 批
市场分析
内部整理
市场调查汇报
搜集数愿
资料存档
确定调查目标
市场调查

1、采购员调查周期和需求，确定调查目标；
2、搜集物资规格、型号、质量标准、数量和价格等信息；
3、采购员到市场，对产品进行调查了解（包含型号、规格、标准、价格）后，进行整理；
4、采购、财务、相关部门对市场进行分析；
5、由采购同上级部门汇报调查情况；
6、由上级部门或相关领导审批、认可；
7、相关资料统计存档；

11．3供货商评选步骤

流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

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8
审 批
评价审定
初 选
签 约
公市招标条件
资料存档
确定招标条件
选供货方

1、为使酒店采购到优质、价廉物品，应由财务责任人，物品使用部门和分管采购负责责任人组成评选小组，在公开透明管理下选择供货商、物品选购、供货商选择最少应有2-3倍被选对象；
2、在市场调查汇报基础上，由采购确定供货商指标条件，并请财务、物品使用部门会审，会审后指标条件应送主管采购部领导同意；
3、由采购部向社会公市招标条件；
4、依据供给商应标情况，由采购根据招标条件确定，供货商候选人；
5、由采购部牵头，财务、物品使用部门参与对供给方候选人进行评审，并初步确定，供给商候选人。
6、由采购部主管将供给商候选人报主管领导审批，若领导有异议，则按程序重新进行评选；
7、采供部主管同已确定供给商签署采供协议；
8、评选资料由采购部存档，采供协议送总办存档。

11．4零星采购步骤

流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

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7

审 批
审 核
审 核
采供汇总
采 购
部门申购
零星采购

1、计划外采购，属临时性；
2、部门上报由责任人签字申购单；
3、采购到库房核实，需采购进行汇总；
4、部门领导审核；
5、财务审核；
6、由上级主管部领导审核。

11．5原材料采购步骤

流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

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验 货
采 购
入 库
库房申购
原材料采购

1、库房依据库存量进行采购；
2、采购、电话采购或人员采购；
3、对产品规格、型号、产地、保质期、生产日期、数量等进行验收。

11．6物资验收步骤

步骤编号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

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退

货
对单验货
物资入库
填写验收单
直 拨
接 单
物资验收

1、申购单（注：产品要求、规格型号等）；
3、由各部门验货员、库管、采购员（资产管理员）组成验货小组参与验货；
4、对多种物资型号、数量、规格认真正确地填写验收单；
5、该入库物资入库；
6、部份物资直接调拨。

11．7采购费用申请步骤

流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

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5

审 批
预 算
领 款
接 单
采购费用

2、各部门要购置产品申购单；
3、由采购部了解价格进行物资金额预算；
4、由总经理审批；
5、采购员到财务领款。

11．8市场询价作业步骤

流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

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询价汇报
询 价
相关部门责任人
采购责任人
物品价格清单
市场巡价

1、采购员每七天一、三、五到市场对酒店所采购之物品进行价格调查，对采购价格实施监督控制；
2、采购员每个月27日前制作下月采购物品价格清单（实施人）；
3、采购员每个月27日将下月需采购物品价格清单，一式三份分别报采购，财务和使用部门责任人；
4、询价员依据物品价格清单不定时到市场询价，并作好对应统计；
5、询价员应将巡价情况以书面或口头形式向上级汇报；
6、询价汇报采购部留作一份作为采购员和供给商核销费用时监督凭证；

11．9质量投诉处理步骤

流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

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5

汇 报
处 理
记 录
核 实
产品质量投诉

1、部门对物资物品质量投诉；
2、查对是人为造成还是产品质量本身质量问题；
3、是产品质量问题退还厂家或商家，要求赔偿一定数量金额，如是部门人为造成则追究责任；
4、结果向上级部门或领导汇报。

11．10物资入库步骤

流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

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7
拒收/更换
验 收
制单/上账
日 报
入 库
存档/交单
送货单/采购清单
物资入库

1、库房保管员对《申购单》、《送货单》有效性进行确定；
2、查对入库物资各项指标， 是否和《申购单》相符；
3．1假如不行物资要拒收或要求更换；
3．2物资数量和《申购单》、《送货单》不符，以物资量为准；
4、验收后立即填写《入库单》；
6、每日收入库数，金额核实交财务；
7、收相关单据交财务审核存档。
实施日期：3月1日 TY/ZY-11A- 修订状态：A/O 页码：3/5

11．11物资发放步骤

流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

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7
核 实
超标说明
填写/署名
日 报
下 账
存档/交单
发 放
物资发放

1、库房保管员首先确定《领料单》有效性，是否含有部门责任人署名；
2、核实所领取物资是否超出核定数量；
3、部门领用超标物资要说明超标原因，并由领用部门责任人署名认可后方可发放；
4、库房保管员在《领料单》上填写实发数量及金额并署名确定；
5、发放物资后时下账，确保账物相符；
6、将天天发放物资数量、金额、分部门、分类、核实、报财务；
7、将相关单据联交财务审核存档。

11．12直拨原材料收发步骤

流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

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质量检验
拒收/更换
采购单/送货单
确 认
重量、数量检验
存档/交单
直拨原材料收/发
部门申购

1、部门申购：必需注明数量、型号、规格、标准、质量要求；
2、天天原材料送到后，由后厨验货员、库房保管员、采购员、质量检验员组成验货小组参与验收，认真检验物资质量是否符合部门要求。
3、验收时应注意除去物资内外附着物，如冰块、家禽、内脏等；
5、确定物资重量或数量同时应做好对应统计，认真正确地填写《直拨单》。

11．13标准库存量制订步骤

流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

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报 批
搜集领取量
制作标准库存量表
计算最低库存量
执 行
搜集供货期
制 定

1、为了预防库存量太多造成积压，同时又要满足酒店正常经营，制订库存标准量；
2、对多种产品供货时间进行搜集；
3、库房管理员、搜集各部门天天物资领取量；
4、库房人员依据供货期和部门领取量，计算最低库存量；
6、报财务部，及上级主管领导审批。

11．14物资存放步骤

流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

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处 理
检 查
待 领
存 放
物资存放

1、物资存放时应分类，分库存放；
2、保持库房清洁卫生，干燥通风、注意防火防盗；
3．1库房保管员每半月查一次库存物资完好性保质期限；
3．2库房保管员需对已损坏或立即到将质期但可退换物资立即取系供货商或采购办理退换，已损坏不可退还物资应做书面说明并填写《物资报损单》审批；
3．3经审批确定物资可做报损后应立即销账，确保账面余额和实物数量相符。