公司会议费管理办法.docx

公司会议费管理办法（xx版）第一章 总则第一条 为规范xx保险股份有限公司（以下简称“公司”）会议费管理，合理控制成本，本着高效、务实、节俭的原则，特制定xx保险股份有限公司会议费管理办法（xx版）（以下简称“本办法”）。第二条 本办法适用于所有会议，各分支机构也可结合当地实际情况参照本办法的标准（不高于本办法标准）制定具体管理细则，并向总公司计划财务中心报备。第二章 会议分类第三条 根据会议参加人员的不同，分为内勤会议、外勤会议、内外勤混合会议。（一）内勤会议指由公司内勤员工参加的会议。根据会议举办的主体不同，内勤会议分为内部会议和外部会议。内部会议指由公司内勤员工参加的由公司内的部门或机构举办的会议。外部会议指公司内勤员工参加的由外部单位举办的会议。（二）外勤会议指由公司外勤员工参加的由公司内的部门或机构举办的会议。（三）内外勤混合会议指由公司内的部门或机构举办，同时有内勤和外勤参加的会议。第三章 会议费的预算管理第四条 各类型会议费预算归属要求（一）所有的会议费用开支必须严格控制在预算标准范围内。内勤会议使用管理费用预算。外勤会议使用业务费用预算。内外勤混合会议应按参会人员的比例分摊内外勤人员的费用，内勤参会人员的费用使用管理费用预算，外勤参会人员的费用使用业务费用预算。（二）凡举办会议，必须严格执行会议事前签报申请和动支制度。会议费动支采用“一事一动支”的原则，严禁将一个会议拆分成多笔金额分开动支。（三）会议费用如需分摊，经办部门负责根据参会人数分摊费用并提供会议分摊表，财务部负责将相关费用分摊至各成本中心。第五条 会议费范围及列支要求会议费指与举办会议相关的各项合理支出，包括：住宿费、餐费、杂费、场租费、住返交通费、其他等。具体要求如下：（一）住宿费原则上应优先选择公司协议酒店，如确实无法选择公司协议酒店，应提供至少三家供应商报价。供应商资质应符合公司供应商选择要求。住宿费参照公司差旅费管理办法中的标准执行。会议举办地的参会人员原则上不安排酒店住宿。（二）餐费按照不同的会议类别、不同地区核定不同标准，在标准之内据实报销。公司内的部门或机构举办的会议，原则上以工作餐为主。若会议统一用餐，则参加会议的外地人员不再单独享受餐费补贴。（三）杂费杂费包括资料费、饮用水、药品等会议必需品。原则上参会人员应自带文具。除会议资料外，不允许采购与会议无关的其他物资。（四）场租费是指在外租用会议场地费用。1.内勤人员的内部会议原则上应在公司职场举办或召开视频会议。25人及以下的内勤人员会议原则上不得发生场租费。如确实需要外租场地的必须说明原因，并在会议通知上注明会议地点。2.场租费发票需单独开具，若无法单独开具，需在发票中列明场租费金额。费用报销时场租费需单独列示。若由会务公司代为承办会议，除开具的会议费发票外，还需提供各项费用明细清单表，列明各项费用金额。（五）会议交通费是指会议期间发生的市内交通费和租车费，费用发票时间必须与会议日期相符。其中：1.租车费指临时租赁交通工具发生的费用，25人及以下会议原则上不发生租车费，租车费发票单独开具，并在费用报销单上单独列示。若由会务公司代为承办会议且含租车项目，除开具的会议费发票外，还需提供各项费用明细清单表，列明各项费用金额。2.未住宿的参会人员发生的市内交通费可以在预算额度内据实报销。3.原则上不允许员工个人自驾车参会，特殊情况需在报销时说明原因，在公共交通费的标准范围内进行报销。若存在多人共乘一辆私家车参会，仅可报销一人的公共交通费用。（六）除上述费用外的其他费用，例如奖品、奖杯、横幅、展架等需说明原因及用途，据实编制。第六条 内部会议原则上应在公司内部召开，严禁在旅游景点或度假村召开会议。严禁各部门、各分支机构利用会议发放各种纪念品、土特产。会议结束后，经办部门应在一周内提交报销单，并对所报销费用的真实性负责。第四章 内勤会议内部会议第七条 内勤内部会议按照参会机构或部门的不同层级进行分类。分为A、B、C三类：A类：仅指总公司举办的一年一度的年会；B类：指总公司各部门举办的全系统条线会议，如总公司各部门年度工作会等；C类：指除A、B类以外的其他内部会议，如总公司部门内会议、分公司工作会等。第八条 内勤内部会议费标准（一）住宿费参照xx保险股份有限公司出差管理办法（xx发2013412号）和关于修订xx保险股份有限公司出差管理办法的通知（总公司计划财务中心通知xx25号）的相关标准执行。会议举办地的参会人员原则上不安排酒店住宿。（二）餐费1.餐费上限标准（单位：元/人/天）会议类别地区类别餐费A类一类地区200二类地区150B类一类地区150二类地区100C类一类地区100二类地区80备注：1）一类地区：指国内直辖市及各省会城市，含深圳。2）二类地区：指国内除上述一类地区以外的城市。2.如因路程较远需提前一天到达会场或者推迟一天回程，且启程日和回程日会议方未提供餐饮，按照xx保险股份有限公司出差管理办法（xx发2013412号）规定，12点之前启程及12点之后回程的分别给予一天误餐补贴，12点之后启程及12点之前回程的分别给予半天误餐补贴。每次会议误餐补贴原则上不超过两天。（三）杂费标准为10元/人/次。（四）会议场租费25人以下的内部会议原则上应在公司职场举行，超过25人的会议，可外租会议场地，场租费上限标准：会议类别地区类别场租费上限（元/天）26-50人51-100人101-200人201人以上A类一类地区40006000800010000二类地区3000400050006000B类一类地区3500500060008000二类地区2500350045005500C类一类地区3000400050006000二类地区2000300040005000（五）租车费25人以上会议租车费上限标准：地区类别租车费上限（元/车/次）20公里内30公里以内50公里以内50-500公里一类地区1400160018001800-5000二类地区1000120014001400-4000（六）A类和B类内部会议中涉及机构参会人员的差旅费由会议举办方承担，会议举办方可根据机构参会人员实际发生的费用向计划财务中心申请下拨预算，由参会人员在机构自行报销。第五章 内勤会议外部会议第九条 内勤人员参加外部会议必须事前申请，申请附件包括：（一）会议组织方出具的会议通知或邀请函：包括会议举办单位、会议目的、时间、地点、参会人员名单。（二）参加外部会议的公出申请。（三）外部会议费预算，包括参会费、住宿费、餐费、往返交通费、资料费等。参会费原则上应与会议通知或邀请函上的标准一致，往返交通费是指往返会议主办地的交通费，参照公司差旅费标准。若举办单位有指定住宿地点，且住宿等标准超过公司员工对应职级标准的，需在申请中特别注明，通过审批后方可据此报销。第六章 外勤会议第十条 外勤会议按照参会人员级别的不同分为主管层级会议和一般层级会议。主管层级会议指主要由主管或主管以上级别外勤人员参加的会议。一般层级会议指除主管层级会议以外的其他外勤内部会议。第十一条 外勤内部会议标准（一）住宿费参照公司差旅费管理办法中的标准执行。会议举办地的参会人员原则上不安排酒店住宿。（二）餐费餐费上限标准（单位：元/人/天）会议类别地区类别餐费主管层级一类地区120二类地区100一般层级一类地区100二类地区80（三）杂费标准为10元/人/次。（四）会议场租费25人以上会议场租费上限标准：会议类别地区类别场租费上限（单位：元/天）26-50人51-100人100-200人200人以上主管层级一类地区3500500060008000二类地区2500350045005500一般层级一类地区3000400050006000二类地区2000300040005000（五）租车费25人以上会议租车费上限标准：地区类别租车费上限（元/车/次）20公里内30公里以内50公里以内50-500公里一类地区1400160018001800-5000二类地区1000120014001400-4000 第十二条 外勤培训按外勤会议标准执行。第七章 附则第十三条 本办法由总公司计划财务中心负责解释和修订。