OA综合项目实施专项方案.doc

OA项目实施方案
一、 项目实施目标
1、实现无纸化办公
依据办公具体需求，建立内部OA信息通信平台，便于内部协同工作和沟通交流。结合通达OA功效，使系统顺畅安全运行，并满足日常办公应用，形成连接单位内各部门信息网。如企业公告、新闻公布等，使内部规章制度、技术交流、公告事项等能够在企业内部职员之间得到广泛传输，使职员能够即时了解企业内部发展动态。可建立企业内部邮件、短信系统，使企业内部信息交流快捷通畅。
2、实现分布式办公
多分企业（工厂）、跨地域办公模式和移动办公。企业职员在任何地方只需要上网进入OA系统就能够查看和处理自己工作。经过网络办公系统，职员在工作中交流、写作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间上障碍，全国各地分支机构和外出人员全部可访问系统，实现异地化办公。
3、实现制度规范管理
落实管理制度，推进工作步骤自动化，实现协同办公。工作步骤是OA系统关键思想，可实时监控、跟踪、处理多岗位、多部门、多分企业之间协同工作问题，从而提升工作效率。企业内部大量步骤化工作；比如公文处理、收发文、多种审批、请示、汇报等，全部是部分步骤化工作，经过实现工作步骤自动化，能够规范各项工作，提升协同工作效率，从而实现工作步骤制度化协同办公。
4、规范文档管理
在通达OA办公系统中，各类文档（比如各类文件、知识、信息、制度等）能够按权限进行保留、共享和下载，对于office文件还能够分权限在线阅读和编辑等，对于档案文件还能够使用电子档案管理进行归档保留。经过知识文档管理实施，确保文件文档规范化管理和安全管理。
5、规范资源管理
经过深度有效使用通达OA办公系统中集成“办公用具管理、固定资产管理、图书管理、车辆管理、会议管理、人事档案管理”等模块，实现企业信息、人力、财产等资源信息化管理。在OA系统中管理这些资源，能够轻松查询、使用、登记、统计、分析，这一切全部由系统自动化完成，以前需要去文件柜慢慢找，经过系统只需要几分钟甚至几秒钟即可获取。充足利用OA系统中信息资源管理，可将企业各类信息统筹到系统中，人、财、物、文件、报表、数据等信息资源由系统统一管理，对应岗位管理人员工作效率大大提升。
6、职员行为规范管理
经过通达OA办公系统中“日程管理、工作日志、任务管理、工作计划、考勤管理、人员考评等模块”，和各资源管理模块中审批管理和工作步骤审批，可实现职员日常工作、资源使用、工作汇报总结等行为规范管理，大大提升职员个人工作效率和整体协同工作效率。
二、 OA实施功效及实施时间
因为煤运、车厂、销售企业和贵州车厂各个企业地理位置上不在一起，而且实施OA项目人员有限，实施起来会比较困难，所以提议分期进行，分步骤实施,提议以下：
第一期为煤运OA实施，时间为2月4日——5月1日。分三步实施，第一步骤为系统基础数据录入及系统简单功效了解阶段，时间段为2月4日至2月28日，将煤运人员数据全部录入系统中，在此期间搜集煤运日常常见表单及步骤，抓紧制作搜集上来步骤。了解OA界面及其中简单模块，包含：通知公告、文件公布、文件交换、信息公布、资料中心、个人办公、电子邮件、OA办公精灵等基础功效。第二步骤为步骤管理、办公用具管理、项目管理、人事管理等关键模块设计及实施阶段，时间为3月1日至3月31日，将第一阶段搜集表单及步骤逐一做入系统之中，并逐一交由企业人员试运行，试运行期间还需掌握办公管理、项目管理及人事管理中使用方法。第三步骤为煤运OA项目收尾及阶段，时间段为4月1日至4月30日，因为OA系统实施会改变企业各部门现有管理模式，加之企业内人员对OA系统不熟悉，在此阶段一定会有很多问题暴露出来，所以在实施收尾阶段安排答疑及问题排除。
第二期为汽车事业部及销售企业OA实施，时间段为5月1日至5月31日，分两步骤实施，因为汽车事业部及销售企业原来就有OA系统，企业人员对OA系统并不陌生，所以第一步骤为原有数据及步骤导入阶段，时间段为5月1日至5月15日，我们先用半个月时间将原有系统中数据及步骤全部重新做入新OA系统中。第二步为试运行阶段，时间段为5月16日至5月31日，用下半个月时间进行上线试运行，并处理因改变系统而出现问题。
第三期为贵州OA实施。时间为6月1日至7月31日，因实施小组有了前面两期经验，可将贵州OA实施分为两步骤实施，第一步为数据、表单采集和贵州企业人员熟悉OA基础模块阶段，时间段6月30日。第二步骤为OA关键模块了解及OA全模块开启实施阶段，此阶段要处理开启后出现各个问题。
三、 OA实施小组组成
为了确保项目标顺利实施，各部门全部必需主动参与并配合OA系统实施。 关键组成以下：
1、 因为OA系统会改变我们原有办公习惯，所以全部会有一定排除情绪，所以一定要有一个项目标推导和实施部门或领导层。
2、 信息中心负责OA各类技术问题处理及日常维护，信息中心技术人员关键和3部分中提到OA责任人对接，以免对接人太多，反而没有责任到人。
3、 各部门必需由部门领导确定一名OA责任人员，负责两个内容，一是将本部门在使用OA过程中出现问题反应给信息中心技术人员。二是要比部门中其它人早学习OA中各个模块，负责教会部门中其它人对OA系统使用。