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备用金使用管理办法

第一条 为进一步规范备用金的合理使用，加强资金监管，提高资金使用效率，严肃财经纪律，结合集团公司实际情况，特制定 本办法。
本办法适用于**集团公司本部，各子公司可参照制定相 关办法。
第二条 备用金概述
（一）备用金，是指以个人名义预支，用于公务业务支出的款 项。
（二）备用金按支付对象分为以下两类：
1、以个人名义发起预支并支付给本人的款项，指因公务需要， 公司员工以个人名义预支的相关款项，包括差旅费、培训费、业务费以及其他零星支出等。
2、以个人名义发起预支并支付给其他单位的款项，指因对公 需要，公司员工以个人名义预支，要求以银行转账方式支付给其他 单位的款项，包括预缴的税款、会费、投标保证金等。
（三）备用金按借用目的分为以下两类：
1、一次性备用金，指为完成某一特定事项，需要一次性借支 的款项，且该款项须于该事项完成后办理报销归还。
2、周转性备用金，指因员工频繁出差，或者长期派驻在外而

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借支的款项，用于在一定时间内支付交通费、住宿费或者办理其他 业务。
第三条 备用金借支程序
（一）登录本人网上报销系统，发起预支金申请。正确填写预 支款项的用途、金额、收款单位名称、开户行户名、银行账号，并上传相关合同、协议、通知书、公告等附件。对于填写内容不完整 的，财务部有权拒绝办理。
（二）部门审批：预支人成功提交预支金申请后，由所在部门 领导认真审核预支事宜，控制预支金额，并给予同意或者驳回申请 的审批意见。各部门领导对经自己同意办理的预支款项，有督促还 款的义务。因工伤治疗预支的备用金，借支人部门领导审批后需提 交至安监环保部领导加签。
（三）资金审批：预支金额在2000元以上10000元以下，由财务 部长批准；10000元及以上，由总会计师批准。营销中心人员借支各 类备用金由其主管领导批准。
（四）备用金借支原则上要求由借款人本人亲自办理。鉴于特 殊原因由他人代为办理的，预支金申请流程须通过借款人本人网报 账户发起，待资金划付完成后，代办人应在会计凭证上签字确认。
（五）因工作需要借支的周转性备用金，应按照专卡专用的原 则，将借支款与个人款项严格分离。有公务卡的，预支款应转入公 务卡，未办理公务卡的，需办理一张专用银行卡存放借支备用金， 用于业务支付。
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（六）因工作需要借支的一次性备用金，需在相关经济事项完 成后的7日内办理报销并归还。
第四条 备用金使用范围
（一）员工因公借支的备用金须专款专用，可用于差旅费、业 务费、标书款、项目部日常零星开支等，严禁用于与本职工作无关 的其他消费。
（二）能够通过单位银行转账方式支付的经济事项，不得用个 人借支的备用金进行垫付。
（三）能通过公务卡进行支付的应通过公务卡办理，降低预支 备用金的频次与金额。
第五条 备用金冲抵及归还
（一）员工因工作需要借支的一次性备用金，应在相关业务完 成后一周内到财务部门办理报销，冲抵备用金、清理借款，确因特 殊原因未及时报销清理的，需说明原因。无正当理由逾期不归还备 用金的，财务部门有权核定并加收逾期利息。
（二）员工因工作需要借支的周转性备用金，应在每年年末归 还借支款，并整理所产生的利息，经由部门领导审核后，将专用卡 中产生的利息交回财务。
（三）员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部办理备用金清 理手续。
第六条 会计处理
（一）员工借支备用金在“其他应收款-备用金”科目下核算，并

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按员工姓名及部门进行辅助核算。
（二）员工借支备用金时，按借款金额，借记“其他应收款-备用 金”，贷记“现金或银行存款”。
（三）员工报销冲抵备用金时，借记“相关科目（报销金额）”， 贷记“其他应收款-备用金/现金或银行存款”。
（四）员工归还备用金时，借记“现金或银行存款”，贷记“其他 应收款-备用金”。
（五）员工交回备用金利息时，借记“现金或银行存款”，贷记“财 务费用”。
第七条 本办法自下发之日起开始执行。第八条 本办法由财务部负责解释。