跟单员工作作业流程.doc

跟单员工作流程一、跟单员定义：（什么是跟单员？）Documentary Handler 跟单员是指在公司运作过程中，以客户订单为根据，跟踪产品，跟踪服务运作流向专职人员。（不能兼职，代替） 所有环绕着订单去工作，对出货交期负责人，都是跟单员。二 。跟单员工作界定： 跟单员广泛存在于订单型生产公司和进出口外贸公司中，跟单员工作性质与特点随公司规模与性质而有所区别，但跟单员总来说是作为业务跟单与生产跟单而存在。1 业务跟单：对客户进行跟进。特别是已对我司产品已有了兴趣，有购买意向人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目的一系列活动。对外叫业务员or 业务助理。2 生产跟单：对已接来订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪，按期将货品送到客户手中。对内叫：业务经理or生产主管or总经理助理。不论是外贸公司跟单员，还是工厂公司里跟单员，她们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两某些构成。三 。跟单员工作定位：(工作性质) 跟单员是业务员。她工作不但仅是被动接受订单，而是要积极进行业务开拓，对准客户实行推销跟进，以达到订单为目的，既进行业务跟单。因而，跟单员要：（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。（2）设定目的：重要客户和待开发客户。咱们工作着重点及分派工作时间。（3）传播信息：将公司产品信息传播出去。（4）推销产品：积极与客户接洽，展示产品，为获取订单为目。（5）提供服务：产品售后服务，及对客户服务。（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。（7）分派产品：产品短缺时先分派给重要客户。跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理角色，她们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因而跟单员要：（1） 函电回答：（2） 计算报价单（3） 验订立单（4） 填对帐表（5） 目录，样品寄送与登记（6） 客户档案管理（7） 客户来访接待（8） 主管交办事项解决（9） 与有关部门业务联系跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪要点是生产进度，货品报关，装运等。因而，在小公司中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产筹划员，物控员，还也许是采购员。在大公司，则代表公司业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。四 。跟单员工作特点： 跟单员工作几乎涉及公司每一种环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员身影浮现。特点是：复杂，全方位。1 责任大。跟单员工作是建立在订单与客户上，由于订单是公司生命，客户是公司上帝，失去订单与客户将危及到公司生存。做好订单与客户工作责任重大。2 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与筹划部门，生产部门等许多部门工作是一种沟通与协调。都是在完毕订单前提下而进行与人沟通工作。沟通，协调能力特别重要。3 做好客户参谋：跟单员掌握着大量客户资料，对她们需求比较熟悉。同步也理解工厂生产状况，因而对客户订单可以提出意见，以利于客户订货。4 工作节奏多变，迅速：面对客户来自五湖四海，她们工作方式，作息时间，工作节奏各不相似，因而，跟单员工作节奏应是多变。此外，客户需求是多样。有时客户订单是小批量，但却要及时出货。这就规定外面跟单员工作效率是迅速。5 工作是综合性：跟单员工作涉及公司所有部门，由此决定了其工作综合性。对外执行是销售人员职责。对内执行是生产管理协调。因此跟单员必要熟悉进出口贸易实务和工厂生产运作流程。五 。跟单员主导意识： 什么是主导意识？就是全局观念 你要对所处环境，肩负任务及产生成果有深刻理解，这样你去做你工作主导意识就会很强。举例：足球队，每个队员有自已位置，但如只顾自已位置，这一定是个很差球队。这就要有全局观念：要不失球，要攻打，要战胜对方，要进球。 作为跟单员跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了，你们如何生产？何时完毕？出来产品如何？与我无关，那就不能做好跟单员工作。你就没有主导意识。 有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。 有方：有办法，有主意，遇到问题有解决能力 有效：有效率，有成果。 目的要达到：所有工作以最后成果，最后目的作为咱们指引思想。最后失败了，就没什么好说。 总之，主导意识你心中要装着大目的，要有全局观念，每个人工作只是整个工作链中一种某些。而不是以某一种人，一种部门来评估。因而，在你工作中，你心中要把别人（工作环节涉及到人）当作是自已部下。（不是说你就是领导，而是要给她们布置任务，明确目的，提供条件。你目的很明确：就是对最后成果负责。六 。跟单员素质规定：（跟单员训练） 跟单员工作性质与特点决定了其从业素质规定：（1） 分析能力。分析出客户特点及产品价格构成，以利于报价。（2） 预测能力。能预测出客户需求，公司生产能力及物料供应状况，便于接单，生产及交货安排。（3） 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。（4） 专业知识。对所跟单产品要熟悉。理解产品原材料特点，来源及成分。懂得产品特点，款式，质量。便于和客户及生产人员沟通。（5） 与人共事能力。与各部门人员打成一片，使其自觉完毕客户订单。（6） 人际关系解决能力。解决好与客户，与上级，与同事，与外单位人员关系。通过她们来完毕自己想要做事。（7） 法律知识。理解合同法，票据法，经济法等与跟单工作关于法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。（8） 谈判能力。有口才，有技巧。（9） 管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。（10） 物流知识。理解运送，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。七跟单员工作内容及知识，技能规定： 跟单员工作内容重要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货品运送跟单及客户联系跟踪（客户接待）。1.出口货品跟单；（外贸业务跟进）理解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同 等等）。基本外语及函电往来。2 .物料采购跟单。（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养）3 .生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。4 .货品运送跟单（出货跟进）货品运送知识，（运送工具，办法，配柜）及理解报关知识。5.客户联系跟踪 （客户接待）：理解对客户管理，懂国际礼仪知识：八跟单员工作重要性： 公司之生存与发展都是以订单为主线。跟单工作是一种公司主生命线和管理制高点。而作为订单跟进者跟单员工作跨越了公司运作每个环节，它是公司内各部门之间及公司与客户之间互相联系中心区纽和桥梁，是一种公司窗口和门户。从图表咱们可以更清晰地得到论证： 跟单员工作部门关联图：（P。4） 跟单员：对外：业务部门（国内，国外贸易部，） 客户 （国内，国外客户，外贸公司，中间商） 运送（海运，空运，汽运，铁路运送，集装箱，快递公司） 政府/金融（海关，银巷，税务，商检，保险） 对内：筹划/物料（生产筹划，物料进度，报价） 制造部门（生产进度，样品制造） 技术/品管（产品规格，新品开发，估价，产品原则） 财务/资财（出货管制，成品仓，精确报价，包装防护，汇率结算） 行政部门（派车，放行，报关，船务） 跟单员工作流程关联图：（P。5） 客户订单解决中心订单订单解决中心生产部门生产筹划采购部 （库存查询） （出货传票） 供应商进料仓库生产转换仓库出库跟单业务员工作流程（二）第二讲 外贸业务跟单本章要点：接单与审单 进出口货品基本程序 外贸业务重要就是进行货品进出口交易。咱们分别来理解一下出口货品跟单和进口货品跟单基本程序及跟单员所要做工作。货品出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货品跟单工作重要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。一接单：接单也即合同签定，订单获得。合同书面形式并不限于某种特定格式。任何载明双方当事人名称，标物质量，数量，价格，交货和支付等交易条件书面文献，涉及买卖双方为达到交易而互换信件，电报或电传，都足以构成书面合同。1下单方式：客户下单方式有：通过电话，Fax，Email或书面合同等方式。2接单途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，运用咱们网站，等等。3接单形式：在出口贸易中，跟单员接单没有特定限制，最常用是：（1） 合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。（2） 确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式合同普通合用于成交金额不大，批次较多轻工商品，日用品，土特产等。而合同用比较正规。机器设备，大棕贸易进出口。 尚有合同书，意向书，订单和委托订单等。要提是，客户从国外直接发来订单或委托订单，咱们收到后要回答，不能置之不理，否则算默认。4接单程序： 接单程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。（1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价。（2） 发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并乐意按照这些条件达到交易，订立合同一种拟定表达。在实际业务中，发盘普通是一方在收到对方询盘后作出。（3） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。（4） 接受（ACCEPTANCE）买方或卖方批准对方在发盘中提出各项交易条件，并乐意按这些条件达到交易，订立合同一种拟定表达。二审单：即审核合同1审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装规定，交货期，交货方式。2审单办法：（1）产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身产品？与咱们产品资料能否对上号？ 有诸多公司和公司产品名称代码同步也代表了规格。（2）质量： 也称品质。是货品外观形态和内在质量综合。在国际货品买卖中，货品品质不但是重要交易条件，也是咱们跟单员进行审单首要条件。（3） 数量： 应审查货品数量与否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。 约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有恰当机动。国际上对约字含义解释不一。有以为是2。5%，有以为是5%。按跟单信用证统一惯例，信用证上如规定约字，应容许有不超过10%增减幅度。（4）单价，总额审查：1 客户下单有会将单价标出，咱们要对照咱们报价表审查与否对？总额有无加错？ 新客户下单，要查看咱们给她报价。2 普通咱们以美元为结算货币，但也有以其他币种。要注意是要用在国际上流通硬货币。（英镑，港币，欧元）（5）价格条款审查： 出口货品单价条款，也称价格术语，惯用有：FOB 船上交货价（指装运港价格条件）C&F （Freight or Carriage Paid to.）运费付至指定目地交货CIF 成本+保险费+运费（指目港）价格惯用FOB CFR CIF几种价格换算及公式简介如下：（1） FOB价格换算为其他价： CFR价 = FOB价 + 运费 FOB价 + 运费 CIF价 = - 1 - 保险费率 X 投保加成（2） CFR价格换算为其他价： FOB价 = CFR价 运费 CFR价 CIF价 = - 1 保险费率 X 投保加成（3） CIF价格换算为其他价： FOB价 = CIF价 X （1 投保加成 X 保险费率） - 运费 CFR价 = CIF价 X （ 1 投保加成 X 保险费率）（6）付款方式审查：1. 付款方式与否能接受？LC ，付定金，等等。2. 支付货币能否接受？（7）包装规定审查：1 工厂产品自身有自已包装，展示给客户能否接受？2 客户提供包装（彩印，尺寸）咱们能否做？3 客户提供包装资料与否齐全？（内包装，外包装，标签，阐明书） 内包装：普合，白合，彩合，吸塑 外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最重要是唛头印刷。（8）交货期审查 （1） 跟单员应审查交货期与否合理，公司与否能及时筹办到货品，并装船送达。交货期普通应规定一种期限，而不是某个详细日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一种月，二个月，一种季度或更长。（9）交货方式审查： 运送重要有海运，陆运，空运，邮寄等等。 注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如咱们付费，尽量用海运。如报价是连同海运价，而客户规定空运 （赶销售），咱们可规定客户承担多余某些费用。关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要一步。1 寄目录，样本：2 准备样品。 （1） 工厂既有款式 （2） 新款 （3） 客户来样。要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品也许要重复修改几次。跟单员一定要保存好最后确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交比重很大。作为跟单员，咱们要做到：（1） 有完整产品资料，积极进行宣传。（2） 新品成本，价格要进行核算。（3） 新品制作要留有实样。（4） 客户来样要保存好原样。三形式发票：PROFORMA INVOICE 买方为了向其本国当局申请进口允许证或核批外汇，在未成交前规定出口方将拟出售成交商品名称，规格，价格等条件开立一份参照性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最后约束力。为了区别于正式发票，它必要明显表白“形式发票”字样。 形式发票上普通要显示订单有关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。 产品信息 （品名，数量，价格，交货期）。合同条款 （价格条款，付款办法）。此外，提供咱们银行资料以便客户开证或汇款。注意几点：1 .单价条款要明确 （FOB，CFR，CIF）2 .交期要明确3 .付款条件要明确 （L/C，T/T）四出口货品跟单基本程序： 出口货品跟单是跟单员对履行合同跟进。它以货，证，船，款为中心，涉及备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。咱们将这些程序概括为：(1).筹办货品：按订单及信用证规定，准时，按质，按量地备好货品。(2).催审单证：大多数支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。 只要所装运货品与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式合同进行催证，审核和修改跟踪工作。 催证：货品快完毕时，要催证。 审证：审证是银行和公司共同职责，但在范畴和内容上有所不同。银行从政策面上，开证国家有无贸易往来？开证行资信？公司审开证人和受益人对否？L/C货品和金额与合同与否相似？装期？特别条款？ 改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，涉及拼写错误。规定对方修改，一份L/C，也许有几处问题，咱们要一一指出，一次性修改。(3).订仓装船：货品备妥，L/C没问题后，咱们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船阶段。按CFR 和CIF成交，咱们负责租船订仓和装船手续。一方面： 出货装柜：（P。28）跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做工作有货柜选取，制作装箱单，跟踪装柜等。A 货柜选取：（P。29）依照货品不同而选取不同货柜。惯用有：20 29 30立方/17.5吨 40 58 61 立方/22.5吨 40H 68 71立方/27.5吨B 制作装箱单：（P。30）装箱单着重体现货品包装状况。应涉及出货品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。C 跟踪装柜：（P。31）出货前一天告知关于人员并拟定出货数量精确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指引货品摆放。如一种柜内有几种货，每一规格产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。(4)制单结汇：是出口货品跟单最后一种环节。A.制单：货品装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其他单据内容制作各种单据。 要在L/C有效期内将单据送交银行。 出口单据重要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。B.结汇:如按L/C规定制作了单据，并及时送交了银行，咱们就可及时收到货款了。 单据规定：对的，完整，及时，简要，整洁五进口货品跟单基本程序：就是跟进进口合同履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。跟单业务员工作流程（三）第三讲 物料采购及物料进仓跟踪这一章里，咱们要掌握：物料采购跟单基本规定 物料采购跟单因素 物料采购跟单流程 物料采购跟单办法方略 物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明物料，品名，规格，数量及交期更进行跟踪。目：满足公司生产活动对物料需求，在必要时候，获得必要物料，避免停工待料。一采购跟单基本规定：恰当交货时间，恰当交货质量，恰当交货地点，恰当交货数量及恰当交货价格。（适时，适质，适地，适量，适价）二物料采购跟单因素： 如下因素导致咱们要对物料进行跟催：（1） 供应商方面因素：由于供应商方面因素导致交货不及时，而使咱们必要跟单因素有：超过产能接单和超过技术水准接单。制程管理不良，质量管理不充分而导致不良品增多。来自低工资员工工作效率低，完不成。等因素。（2） 公司方面因素：供应商选定有误，对她产能和技术调查局限性。所规定品质没说清晰。价格决定很勉强。进度掌握和督促不力。下订单到过远地方。（3） 沟通方面因素：信息互换不及时。三.物料采购跟单流程：（1） 制作订购单：跟单员接到所需部门请购单，要制成订购单传给供应商。制定购单时注意：审查请购单。熟悉订购物料，价格确认，确认质量原则。确认物料需求量，制定订单阐明书，发出订购单。（制作采购单P。26），将要采购物料名称，规格型号，数量，价格。交期等规定表达清晰。采购单经审核无误后发给供应商，并规定供应商签字回传。（2）订单跟踪 对长期合伙，信誉好供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。（3）物料检查 拟定检查日期，告知检查人员，进行物料检查，解决检查问题 (4)物料进仓 协调送货，协调接受，告知送货，物料入库，解决接受问题四物料采购跟单办法方略： 催单目是使供应商在必要时候送达所采购物料，使公司经营成本减少。1 催单办法：(1)按订单跟催。按订单预定进料日期提前一定期间进行跟催。 有：联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定期间进行跟催。 记录法：将订购单记录成报表，提前一定期间进行跟催。 跟催箱：制作一种31格跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应订单。（2） 定期跟催。于每周固定期间，将要跟催订单整顿好，打印成报表定期统一跟催。跟单业务员工作流程（四）第四讲 生产跟踪：（生产过程跟单）本章要掌握：生产过程跟单基本规定 生产过程跟单流程 生产过程跟单重要是理解公司生产进度能否满足定单交货期，产品与否按订单生产，因而跟单员要进一步公司生产车间查验产品质量与生产进度，发现问题要及时解决。由于生产过程跟单基本规定是使公司能按订单即时交货及按订单商定质量交货。因此咱们要进一步到生产线，查看进度，查看质量。一生产过程跟单基本规定：1准时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。准时交货跟单要点：2按质交货：生产出来产品符合订单质量规定。二生产过程跟单流程：1 下达生产告知书。 跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产告知单。告知单要明确客户所订产品名称，规格型号，数量，包装规定，交货期等。2 分析生产能力 生产告知单下达后，要分析公司生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采用什么办法？要不要外包？3制定生产筹划： 生产筹划制定及实行关系着生产管理及交货成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产告知单。4.跟踪生产进度（1） 生产进度控制流程：（2） 生产进度控制作业程序（3） 生产进度控制重点： A实际进度与筹划进度发生差别，要找因素。普通有下列因素： 1 原筹划错误 2 机器设备有故障 3 材料没跟上。 4 不良率和报废率过高 5 暂时工作或特急订单影响。 6 前制程延误累积 7 员工工作情绪低落，缺勤或流动率高（4） 跟踪生产进度表单： 有：生产日报表，生产进度差别分析表，生产进度控制表，生产异常解决表，生产线进度跟踪表。5.交期延误： 如是工厂因素，要告知客户，获得批准后方可出货。如不批准，一是协商，咱们可承担某些费用将货出去。二就只得取消订单了。6.咱们再提一下关于订单更改问题： 客户对已下订单因市场变化会有更改，有数量上，（或增长，或减少）。有包装上。（彩印，或白合）。有交期变更。（或提前，或推迟）。接到客户规定变更，一方面要看改什么？能否接受？如咱们货已生产差不多了，已收尾，就不也许再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。例如数量要减，咱们已按原数量采购了材料，通用问题不大。但如是专用，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，咱们要依照实际状况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。第五讲 货品运送跟单本章要点：出口货品跟单流程 进口货品跟单流程 集装箱货品运送跟单流程 货运单证缮制 货品通关与报关 。货品运送重要有海运，空运，铁路，陆运，集装箱。出口货品使用最广泛是海运和集装箱运送。跟单员重要工作是制作货运单据，协助报关员进行货品通关与报关。 货品运送跟单流程： 跟单流程随货品运送方式不同而有所区别。国内进出口货品运送方式大多采用海运，并用集装箱为承载容器。这里咱们讲三种货品运送跟单流程：1 海运出口货品跟单流程： 视贸易条件不同而不同，FOB成交，出口方不要租船订仓。CNF=CFR 出口方不要办保险。CIF出口方要租船订仓还要办保险。咱们出口都但愿用CIF成交。（1） 报验：收到LC 或货款，审核无误后，货也备好，向商检机构申报。（2） 租船订仓：与船公司或货代联系。（3） 办保险：CIF价，咱们要投保（4） 货品集港：出口单位要在船公司告知时间内将货品发运到港区内指定货场或仓库。（5） 报关：货品集港后，咱们应在装船前24小时向海关办理申报手续。（6） 装船：凭盖有海关放行章装货单，货品可装船。（7） 发装船告知：货品装船后，即向收货人发装船告知。内容涉及：LC或SC号，品名，数量，金额，船名，开航日期等。（8） 支付运费：（9） 退关：已完毕报关手续放行货品，因特别状况，如无舱位，货短少。不能装船，要向海关申报退回，退关货品应在运送工具结关之前或自退运之日起三天内办理手续。2 海运进口货品跟单流程： 也视贸易条件不同而有不同。CIF CFR条件进口，由出口方租船订舱。咱们进口货品大都按FOB贸易条件进口。咱们自已安排船。跟单程序如下：（1） 租船订舱：（2） 发派船告知：船位订下后，将船名，船期告知出口方，使其按期备好货，装船。（3） 办保险：咱们收到国外卖方装船告知后，即向保险公司办理投保。（4） 汇集单证：各种进口单证是办理进口报关，报验，接交等不可缺少凭证。（5） 办理商品登记：凡法检商品货到后，咱们要凭进口货品告知单向口岸商检机构登记。而后海关才受理报关。（6） 报关：所有进出口货品都需向海关申报。货品在经海关查验与申报内容一致才可放行。（7） 监卸和交接：船到港卸货前普通有理货公司理货。她代表船方将进口货品按提单，标记，唛头清点件数，验看包装后拨交给进口方。（核对标记对否？是不是应接货。对破损货品内外包装要有记录，作现场拍照。查清损失详细数量，查明残缺因素和负责人，索要证明以进行索赔。3 集装箱运送货品跟单流程： 出口跟单流程：（1） 订舱（订箱）。按货体积订箱。20 29 30 17.5t4058 61 22.5t40H 68-71 27.5t(2) 接受托运,发送空箱（3） 整箱货装箱与交货：装箱前（不得晚于装箱前24小时）向海关办理报关。（4） 拼箱货装箱与交货：货送货运站。该站人员清点接受。（5） 货品进港：在船吊装前24小时截止货进港。（6） 换取提单：货进场收据是换取提单凭证。（7） 装船：（8） 寄送资料：进口：（1） 寄送资料 （起运港船公司在货船到港前近洋24小时，远洋7天用传真或邮寄向卸货港提供提单副本，舱单，装箱单等货品清单。（2） 分发单证：船公司或其代理应及时地将起运港寄来关于货运单据分别送给关于进口货代或收货人。以使货到港前做好准备。（3） 发到货告知：船公司预告到港日，船到港后发正式到货告知。（4） 换取提货单：收货人持正本提单向船公司换取提货单。（5） 卸船提货：办理进口报关。（6） 提货时发现铅封损坏，或箱子破损，要与货运站共同签认，以便向船公司索赔。4 货运单据制作：（1） 海运单据：装船告知(Shipping Advice) 重要内容：L/C 号或S/C号，品名，数量，箱数，金额，船名，开航日，到港日等。（2） 航空运单（Airway Bill）是运送单据，而不是提货凭证。（3） 集装箱货运单据：托运单（9联单）和 装箱单5 货品通关与报关流程及操作：（1） 货品通关程序及流程：接受申报 审核单证查验货品办理征税放行。（2） 货品报关则涉及：进出口申报查验交税提货或装货。