外贸订单流程模板.doc

外贸单证步骤

　　1．用户询盘：通常在用户下perchase Order之前，全部会有相关Order Inquiry给业务部，做部分细节上了解。
　　2．报价：业务部立即回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方法，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给用户做正式报价。
3．得到订单：经过洽谈，收到用户正式订单perchase Order。
4．下生产订单：得到客人订单确定后，给工厂下订单，安排生产计划。
5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口协议审核表”项目如实填写，尽可能将多种估计费用全部列明。协议审批需附上客人订单传真件，和工厂收购协议。审核表要由员工署名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能实施。如金额较大，或有预付款和佣金等条款，要经企业总经理审批才行。协议审批以后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
6.1：假如是L/C付款用户，通常是在交货期前1个月确定L/C已经收到，收到L/C后应员工和单证员分别审查信用证，检验是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能问题，如有问题应立即请客人改证。
6.2：假如是T/T付款用户，要确定定金已经到账。
6.3：假如是放帐用户，或经过银行D/A等方法收汇等，需经理确定。
7． 验货：
7.1：在交货期前一周，要通知企业验货员验货。
7.2：假如客人要自己或指定验货人员来验货，要在交货期一周前，约用户查货并将查货日期通知计划部。
7.3：假如客人指定由第三方验货企业或公正行等验货，要在交货期两周前和验货企业联络，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8．制备基础文件。工厂提供装箱资料，制作出口协议，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9．商检：假如是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口协议，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂未来产品出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10． 租船订仓：
10.1．假如跟客人签定协议是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理企业或船企业。应尽早和货代联络，通知发货意向，了解将要安排出口口岸，船期等情况，Q确定工厂交货能否早于开船期最少一周以前，和船期能否达成客人要求交货期。应在交货期两周之前向货运企业发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2．假如是由卖方支付运费，应尽早向货运企业或船企业咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期适宜船企业，并告诉员工通告给客人。如客人不一样意时要另选客人认可船企业。开船前两周书面定仓，程序同上。
10.3．假如货物不够一个小柜，需走散货时，向货代企业定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
10.4．向运输企业定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目标港等内容，以避免差错。
11． 安排拖柜：
11.1．货物做好并验货经过后，委托拖车企业提柜，装柜。拖车企业应选择安全可
靠，价格合理企业签定协议长久合作，以确保安全及按时。要给拖车企业传真以下资料：定仓确定书/放柜纸，船企业，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。假如有验货企业看装柜，要专门申明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联络电话等
11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号和司机联络电话。
11.3．要求工厂在货柜离开工厂后立即传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包含所装货物及数量，口岸，船企业，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车企业，柜型及数量，本企业联络人和电话等。
13． 取得运输文件：
13.1． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运企业或货运代理。补料要按找L/C或客人要求来做，并给出正确货物数量，和部分特殊要求等，包含要求船企业随同提单出船证实等。
13.2． 督促船企业立即出提单样板及运费帐单。仔细查对样本无误后，向船企业书面确定提单内容。假如提单需客人确定，要先传真提单样板给客人，得到确定后再要求船企业出正本。
13.3． 立即支付运杂费，付款后通知船企业立即取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
　　14． 准备其它文件
14.1．商业发票：L/C 要求提供文件中，对商业发票要求最严格。发票日期要确定在开证日以后，交货期之前。发票中货物描述要和L/C上完全相同，小写和大写金额全部要正确无误。L/C上对发票条款应显示出来，要显示唛头。假如发票需办理对方大使馆认证，通常要提前20天办理。
14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意是运输日期要在L/C 交货期和开船日之前，在发票日期以后。未能在发货之前办理，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运货物，FORM A证书通常要到香港中国商检企业办理加签，证实未在港对货物进行再加工。
14.3．通常原产地证：通常原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低部分。可在发货以后不太长时间内补办。假如原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
14.4．装运通知：通常是要求在开船后几天之内，要通知客人发货细节，包含船名，航班次，开船日，估计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目标港代理人等。有时L/C要求提供发送证实，如传真汇报书，发函底单等，注意按客人要求时间内办理。
14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装数量，每箱毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来总体积要和标明总体积相符。要显示唛头和箱号，方便于客人查找。装箱单重量，体积要于提单相符。
15．交单：
15.1．采取L/C收汇，应在要求交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
15.2．采取T/T收汇，在取得提单后立即传真提单给客人付款，确定受到余款后再将提单正本及其它文件寄给客人。
15.3．假如T/T收汇，要求收全款才能做柜，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16．业务登记：每单出口业务在完成后要立即做登记，包含电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
17．文件存档：全部文件、L/C和议付文件必需留存一整套以备查用。
18．单证员平时应注意搜集运价变动，船期，航线，等信息，为员工报价提供帮助。
出口程序
一、发货人在出口货运中业务
1、 签订贸易协议
2、 备货
3、 租船订舱
4、 报关
5、 货物装箱和托运
6、 投保
7、 支付运费和签发提单
8、 向收货人（买方）发出装船通知
二、船企业在出口货运种业务
1、 掌握代运货源
2、 配置集装箱
3、 接收托运

4、 接收货物
5、 装船
6、 制送关键装船单证
三、集装箱码头堆场在出口货运中业务
1、 集装箱交接
2、 制订堆场作业计划
3、 集装箱装船
4、 对特殊集装箱处理
5、 和船企业业务关系
四、集装箱货运站出口货运业务
1、 办理货物交接
2、 积载装箱
3、 制作装箱单
4、 将装载货箱运至码头堆场

进口货物中国港口交接、代运程序

委托人向代办人提出代办海运进口货物中国港口接交和中国代运业务委托措施，关键有两种：
　　（１）授权代办人以委托人名义在港口办理接交代运工作；
　　（２）向代办人提出长久或临时委托。长久委托委托期通常为３年，到时如双方未提出异议，委托书使用期可自动延长３年；临时委托则以委托书注明期限为准，协议项下货物代运完成，即委托人确定收到货物，代办人确定收到全部费用，该委托书即视为终止。
　　基础程序是：
一、签定委托协议书。委托人和代办人签署《海运进口货物中国代运委托协议书》作为接交、代运工作中双方责任划分依据。

二、寄送货物装船通知及提单。委托人收到国外发货人发出货物装船通知后，立即转告代办人。同时，国外发货人按贸易协议确定交货地向货运目标港我港口所在地对外贸易运输企业发送货物装船通知及提单。　　

三、送交相关单证。委托人经过结汇银行对外付汇、赎单后，在货物到港之前，根据代办人要求，将代运依据中所提及一切相关单证送交目标港对外贸易运输企业。
相关单证包含：
（ａ）协议副本，（二份）；
　　（ｂ）正本提单；
　　（ｃ）发票（二份）；　
　　（ｄ）装箱单（二份）；
　　（ｅ）品质证实书（二份），
　　（ｆ）ＣＩＦ条件到货保险单；
　　（ｇ）进口货物许可证（原件）；
　　（ｈ）减免关税证实（原件）；
　　（ｉ）归口管理部门出具同意文件（原件）;
　　（ｊ）装船通知；　
　　（ｋ）属于危险品，还应提交危险品品质证实书等。代办人收到委托人提交单据、证件，于货物抵港后，按海关、商检，动植物检疫等相关部门要求，办理进口报关、报验手续。

四、发出到货通知。在进口货物船舶抵达中国港口联检后３日内，代办人港口机构填制《海运进口货物到货通知书》，寄送给委托人或由委托人指明收、用货单位。委托人或收、用货单位收到到货通知书后，对该通知书逐项查对，如发觉内容有误，用电报通知代办人港口机构纠正。如属于同一张提单内货物需要分运多个地点，则须通知代办人港口机构，由代分人港口机构依据港口条件酌情受理。
　　五、接货。代办人港口机构收到委托人或收、用货部门对到货通知反馈后，依据委托人授权代办加保手续和选择运输方法。在货物由港口发运后，另以承运部门提货通知（运单）或《发货通知书》，通知委托人或收、用货单位据以收货。代运货物抵达最终目标地时，收、用货单位和承运部门办理交接，查验铅封是否完好，外观有没有异状，件数是否相符，是否发生残、短。如发觉残、短，收、用货单位须立即向承运部门取得商务统计，于货到１０日内，交代办人向责任方办理索赔。如发觉国外错装或代办人错发、错运、溢发，收、用货单位须立即采取方法，妥善保管货物，并立即通知代办人。